就業分析與技能需求評價驅動的檔案專業培養體系優化策略

楊佳懌

（鄭州航空工業管理學院，河南 鄭州 450015）

檔案專業是一個小眾專業，目前全國只有三十多所學校開設，但檔案在我國科技與經濟建設過程中，起著忠實記錄、參考借鑒的作用，是國家戰略資源的核心構成，檔案專業應該成為國家重視的專業，從事檔案專業的人員，應該是國家重點培養的對象。論文以鄭州航空工業管理學院檔案學專業為研究對象，分析該專業從2008年到2015年的就業數據，研究轉變原因，并根據企業技能需求，構建涉及檔案基礎技能、專業技能和拓展技能的企業需求層次分析指標體系。根據就業與需求指標，審視現有專業培養體系，進行優化，從而培養更適用需求的檔案專業新人才。

1 檔案專業就業數據分析

鄭州航空工業管理學院檔案專業成立較早，是河南省僅有的兩個檔案專業之一，年招生四百人左右，（含建筑工程檔案管理方向和專升本），其就業數據具有代表性。

通過調研，該專業從2008年到2015年的就業情況發現，其主要的就業方向為單位辦公室8.25%，企業檔案管理部門12.875%，各航空集團、研究所等事業單位的檔案管理部門18.875%，考取研究生12.625%，檔案服務的各公司15.5%，考取公務員2.25%，其他非檔案管理崗位29.625%。該專業2008年到2015年，就業方向情況變化如圖1和表1所示，而各就業方向，從2008年到2015年的變化，如圖2所示。

圖1中，橫軸為年度，縱軸為比例，各柱體為就業方向。可以看出，在2008年，就業去向最多的是事業單位的檔案部門和企業檔案部門，但是，這兩個就業方向的比例逐年下降，2009年非檔案崗位的比例超過事業單位檔案部門，2014年，考取研究生的比例也超過了事業單位檔案部門，自2014年，從事非檔案崗位和考取研究生的比例成為最高的就業方向。

表1 2008年-2015年度各就業方向比例

圖1 2008-2015年度各就業方向變化圖

圖2 各就業方向不同年度變化圖

圖2中，橫軸為各就業方向，縱軸為比例，各柱體為2008-2015年度信息。其中，在各單位辦公室工作、各企業檔案部門和檔案服務公司就業的比例略有下降，但變化不是很大；在事業單位檔案部門下降比較多，接近10%。考取公務員的比例，本來人數就不太多，現在變化也不大，但也在下降；考取研究生和在非檔案崗位工作的比例逐年增加，增加比例接近一倍。

2 就業方向變化剖析

根據上述數據，分析就業去向變化的主要原因有如下3個方面：

2.1 就業政策拓寬就業領域

檔案專業的學生，2010年左右，就業集中于事業單位、國企的檔案部門，大約在2010年以后就業方向比較分散，表明市場經濟規律同樣適應于專業針對性較強的檔案專業，專業對口觀念有所淡化，多向就業，多向選擇的就業政策，拓寬了檔案專業學生的就業領域，這一點可以從圖2中，非檔案崗位的就業比例逐年增加中獲知。而且，自2011年開始，鄭州航空工業管理學院信息科學學院，與工業和信息人才交流中心，聯合舉辦信息技術培訓，每年都有5名檔案專業的學生參與，最后從事信息系統開發工作，占培訓人數的58.14%。雖然該校此專業招生為文理兼收，但主要以文科為主，但經過專業培訓和技能培訓，也可以從事純粹的理工科的工作。

2.2 檔案崗位特點與擴招加大了對口就業難度

與其他行業相比，檔案崗位具有穩定性、長期性等特點，不管是事業單位還是企業，與檔案管理相關的崗位較少，如鄭州航空工業管理學院，專職管理全校檔案的檔案科只有兩人，專職負責學生檔案的教師1人，兼職管理教師檔案的1 人。職工工作最短的16年，最長的30 多年，自作者進入該單位工作到現在沒有新職工增加。但是，檔案招生人數每年卻在增加，比如鄭州航空工業管理學院的檔案專業，以往一屆學生只有檔案專業2 個班級80人和專升本1個班30人左右，但這幾年來，不但增加了一個新的方向——建筑工程檔案管理方向，而且檔案學專升本的人數劇增，2015屆檔案相關畢業生達到300余人，人數增加了三倍。鄭州大學的檔案學本科專業，2012 級錄取30 人，后轉專業2 人，剩余28 人，2013 級錄取35 人，2014 級錄取40 人，人數在三年內增加了三分之一。因此，檔案崗位特點與近幾年的檔案專業人數增多，加大了對口就業難度。

2.3 企業檔案管理工作專業意識不強

據調查，目前只有中大型的國企和事業單位，在招聘檔案管理人員時，才有限的考慮檔案專業的學生，比例非常低。而且，近幾年來，招聘的檔案專業的學生，不但要負責檔案管理工作，還要從事文員、行政管理、圖書室（館）的管理工作［5］。據了解，中航工業鄭州某公司2015年招聘的兩名檔案專業學生，還要進行和企業主要業務相關的技能培訓。這對檔案學專業的學生來說，雖然是一個有利的現象，但大多數企業的檔案管理人員，多數由其他人員兼任，比如文秘專業。隨著數字檔案管理等新技術的發展，雖然對這些非檔案專業人員提出了更大的挑戰，但通過培訓和學習等，基本上能滿足簡單的管理要求，因此，并沒有專門為此去招聘檔案專業學生，這就造成檔案管理工作中，檔案專業的人員比例很低，而檔案專業的學生，專門從事檔案管理工作的人員比例也很低，這反映了在目前絕大多數企業中，檔案管理工作專業意識不強。

2.4 提高學歷、改變專業方向成為緩解就業壓力的新途徑

在圖2中，考取研究生的比例增加了一倍多，從7.3%增加到17%。而在對該校此專業大三學生的調研中，發現有接近二分之一的學生在準備考研，了解其考研動機和方向，居然有不少學生認為目前所學知識不夠，希望通過提高學歷來提高就業能力，希望通過改變學習方向，來改變知識結構，從而能更好地就業，說明提高學歷、改變專業方向的目的主要是緩解就業壓力。

3.技能需求層次指標體系構建

3.1 技能需求架構

企業對檔案專業的技能需求比較多，但主要包括基礎技能架構、專業技能架構、發展能力架構三個方面，因為檔案工作比較煩瑣，且需要耐得“寂寞”，因此，需要增加工作情商技能架構。

基礎技能架構應該是所有專業都應該具有的，也就是綜合素質，包括溝通技能、組織技能、學習技能等，對于檔案專業來說，更包括文書寫作技能。專業技能架構主要是企業、單位對大學生在完成具體檔案業務方面的技能需求，這也是培養體系優化的重點方向，而且隨著環境的變化不斷改進。發展技能架構則考慮大學生工作后的發展，是迅速提高業務能力、職務職稱的關鍵，包括創新技能、職稱規劃技能等。工作情商技能架構主要包括思想品德、個人修養、工作作風、協作意識等。

3.2 技能需求層次分析指標體系

根據企業技能需求架構，在遵循評價指標體系構建原則的情況下，最終確定一個具有1 個一級指標、4 個二級指標和25個三級指標的技能需求層次指標體系，如表2所示。

3.3 基于評價體系的分方向技能需求

專業技能需求是專業培養的重點，根據上述指標體系，通過到單位人力資源進行實地調研、對已經畢業的學生進行問卷和電話跟蹤、訪談高校從事就業管理工作人員等方式，獲得各就業方向的專業技能需求如下：

3.3.1 單位辦公室

檔案學專業的學生，應聘到各單位，從事辦公室管理工作，其實主要是辦公室文員的崗位，因為企業認為檔案學的同學，具備了辦公室工作的基本素養和技能需求，且不少企業并沒有為企業領導配備秘書，因此辦公室文員也經常需要寫一些公文。該崗位與檔案相關的工作職責和技能需求包括四個方面：一是單位文件的起草撰寫、文件收發、資料整理、文檔的歸類、印章的使用和保管等行政工作；二是添購辦公設備、辦公用品的計劃編制和申購手續工作，辦公設備、辦公用品的發放使用的管理；三是企業員工的入職、請假、調動、辭職手續，全面負責員工考勤工作；四是企業員工人事檔案材料的建立、完善。

3.3.2 企業、事業單位的檔案管理工作

此方面的工作技能需求，符合學校的培養方案，尤其是鄭州航空工業管理學院此專業學生的培養方向主要為科技檔案管理，這也是雖然就業比例降低，但依然是主要的就業方向。在此方向，除了傳統的文件材料的收集、整理、歸檔工作和檔案的收集、整理、鑒定、登記、統計、檢索等基礎工作之外，現在還要求具備檔案安全的保障能力、檔案數字化與信息化工作等新的業務技能［2］。

表2 技能需求層次分析指標體系

3.3.3 公務員和事業單位

近幾年來，各級別政府、事業單位招收檔案專業的公務員和職工的比例略有下降，但檔案專業的學生，可以考取與專業相關的其他崗位，準備公務員和事業單位考試的學生比例，僅次于考取研究生的同學。檔案專業的學生，除了考取各級政府和政府職能單位、檔案局館的檔案管理人員之外，還可以考取上述單位文職人員。這些學生，除了本專業的理論知識之外，還需要掌握《憲法》、《檔案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律條文，甚至包括公務禮儀、國際政治、軍事、經濟形勢等課程。考取事業單位的學生，還要熟知文書學、秘書學等相關課程［3］。

3.3.4 檔案服務公司

檔案服務公司是這幾年新興的從事各機關、企事業單位的檔案整理業務的公司，具體工作主要包括8 個方面：①文件與檔案管理技術咨詢、交流；②文秘與檔案人員實用技術傳授服務；③檔案館、室信息化、智能化建設；④工程文件編制與檔案整理；⑤檔案工作達標升級業務指導；⑥各種文件與檔案數字化技術服務；⑦文檔管理軟件開發與技術支持；⑧文檔用品與設備銷售等。這些企業招聘的學生，除了檔案相關技術外，還注重學生的打字速度，要求工作仔細認真，嚴謹周到，但因為大多數工作主要是檔案數字化，所以待遇不高，且需要經常長期出差，因為人員流動性比較大。

考取研究生和從事非檔案崗位的學生，則根據學位方向和崗位的具體技術要求，有不同的自我學習和培訓內容。但經調研發現，在這些非檔案崗位中，只有極少部分學生從事有技術含量的工作，其他人員主要集中在人事專員、銷售代表、客服專員、各級助理等方面。

4 檔案專業培養方向剖析

4.1 檔案就業市場逐漸廣闊需要全面人才

近幾年來，國家和各單位對檔案的重視程度越來越高，不但要求高級別大規模的企業應該擁有更加完善的檔案館、室，而且要求政府部門也加強檔案力量，發揮檔案作用。除了傳統的編史修志之類的工作外，認為在民生政事決策、科學發展觀建設等方面，也可以發揮其重要的憑證和參考作用。2008年5月1日起開始實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》明確規定“各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利”、“行政機關應當及時向國家檔案館、公共圖書館提供主動公開的政府信息”。這些要求需要檔案人員除了具備傳統的檔案技能外，還需要掌握信息收集、分析和挖掘能力。

4.2 檔案管理技術日新月異需要新技能

檔案信息化和數字化的普及，不僅僅包括傳統檔案的二次加工，還包括檔案建立伊始的數字化；數字檔案整個生命周期的管理和安全要求，需要具備信息管理、安全管理知識的檔案人員，甚至還需要具備硬件技術、軟件技術、網絡技術和數據庫技術；從檔案的多媒體展示到新媒體展示和全媒體展示，又需要檔案人員具備較強的數字檔案使用技術［4］。上述技術不但對檔案管理人員提出技術挑戰，對檔案專業的培養方案、培養環境也提出了更高的挑戰和要求。

4.3 檔案服務功能提高需要

現如今，檔案除了傳統的參考和憑證作用之外，在服務社會、服務民生方面，也開始發揮積極的作用。有價值檔案的整理；民生檔案的有償或免費提供；社會保險業務檔案、城鄉居民最低生活保障檔案、農村五保戶供養檔案、民事訴訟檔案、農村土地承包經營權確權登記檔案、集體林權制度改革檔案等群眾關切的檔案服務等工作，內容多且雜亂；檔案主動服務、上門服務、全面代理服務等理念的提出等等，都體現出檔案工作的社會化服務功能越來越強，分工越來越細，所提供的服務越來越專業，這就要求檔案人員不但“術業有專攻”，而且還要具備較強的組織能力、社交能力和工作熱情［5］。

5 檔案專業培養體系優化

根據上述研究，提出就業分析與企業需求評價驅動檔案專業培養體系優化策略

5.1 就業需求驅動的培養體系優化

除了傳統的檔案學相關課程之外，應該建設少部分符合就業需求的課程，直接面向就業單位，減少就業單位在招聘之后的繼續培訓時間，提高畢業生的實際“上手”能力。根據往年就業方向和就業前景與趨勢分析，應該設置三個新的課程模塊：

5.1.1 辦公自動化模塊

此部分在原有課程體系中，僅包括大一時設置的48個課時的計算機基礎，而且學習內容比較多，考試也為理論考試，學生難以提高，而且不少高校和專家甚至認為，目前的電腦普及率比較高，這方面的知識學生早已經自學了，從每年指導畢業生論文中可以看出，其實此方面的能力，各個專業的學生都比較差。

5.1.2 電子商務模塊

隨著“互聯網+”和雙創的提出，不少檔案學專業的學生，將電子商務作為創業的方向，這不但是畢業之后的選擇趨勢，不少在校生也在課余兼職。但主要因為選擇方向不清晰，跟風隨大流的思想占據主流，所以失敗較多。

5.1.3 社交能力培養模塊

不管是從事檔案管理工作還是文員行政工作，現在的檔案管理都提倡“走出去”、主動服務，這就要求檔案管理人員需要具備較強的溝通能力、組織能力和協調能力，這不僅需要學生自己在學校里參加社團當班干部培養，更需要專業的課程體系進行指導，增加針對性。

5.2 技術發展驅動的培養體系優化

檔案數字化和數字檔案已經成為檔案管理的主流工作，在現代檔案管理的收集、傳輸、加工、存儲、維護和使用的所有階段，都充分需要技術支撐。這需要增加三個方面的課程模塊：

5.2.1 數字檔案加工課程

數字檔案的加工，不僅包括簡單的掃描處理，還包括對加工內容偏斜度、清晰度、失真度等的質量處理，對影響內容的雜質進行去污處理，對藍圖的消藍處理，對大幅檔案的拼接處理，對影像、動畫檔案的采編，對實物檔案的智能3D處理等。

5.2.2 數字檔案安全管理課程

安全管理涉及加工的安全、存儲的安全和使用的安全。主要需要學習備份技術、加密技術、確認技術、訪問控制技術等相關課程。

5.2.3 數字檔案使用技術

如今，數字檔案的使用，不僅包括在電腦上閱讀，還包括在專門的檔案閱讀器上使用，展示的形式，除了平面展示，還包括以多媒體、全媒體等技術支撐的立體展示。

5.3 網絡學習模塊優化策略

目前，網絡上的學習資源比較多，但針對檔案專業的資源較少，能夠進行學習和考核的平臺更少。福建省檔案干部培訓中心研發了福建省檔案專業人員繼續教育網絡學習平臺（http：//dajy.91open.com/），主要面向已經工作的檔案人員，還開發了手機端，值得借鑒。

針對檔案專業的學生，開發專門的自學和考核平臺，提供除了檔案基本知識之外，主要培訓針對就業需求和技術發展需求的課程，這樣即提高了檔案專業學生的綜合能力，又不占用課堂時間，而且通過學號登錄，記錄學生的學習情況，在線完成考核，也可以納入到學生的畢業審核中去，提高學習動力。另外，將一些檔案資源建立成網絡資源庫，也允許已經畢業的學生，在不違反單位保密原則和不損失單位利益的情況下，將工作資源上傳，有利于學生參考學習［6］。

5.4 實踐教學模塊優化策略

在檔案專業的本科教育過程中，主要還是采取理論教學為主，雖然在教學大綱中，制定了認識實習、專業實習和就業實習等模塊，但基本上還是以“聽”、“看”為主。在專業實習中，有的學生參加檔案服務公司提供的實踐學習，但主要內容也是檔案數字化中的錄入和掃描，而就業實習則主要由學生根據未來的就業情況選擇，那些被事業單位錄取的學生，因為單位性質，也不可能提前去單位進行實習。因此，除了傳統的實習模塊之外，應該增加更多的實踐教學模塊，真正發揮實習基地的作用，而不是“合同”基地。應該積極與國企和事業單位溝通，盡早和不斷的開展實踐教學；聘請檔案機構的工程師，進行實踐操作培訓；邀請從事檔案管理工作的畢業生，與在校生開展學習交流、就業跟蹤反饋，及時提供針對性更強的就業需求，促使在校學生在畢業前，聚集更多的專業技能和經驗。

根據鄭州航空工業管理學院檔案學專業的就業分析和技能需求評價，該專業的所在院系，一直積極調整培養體系，比如：為了增加學生的辦公自動化處理能力，開設了《檔案職業與行政能力》、《自動化辦公》和《文檔一體化技術》課程，為了增加學生的信息管理能力，開設了《政務信息資源管理》、《知識產權保護與信息利用（案例）》、《信息管理學》、《信息檢索》課程，為了提高學生信息處理能力，開設了《多媒體信息處理與檢索技術》、《信息導航與網站設計》、《信息系統分析與設計》和《計算機信息網絡》。經就業跟蹤調研，這些課程有效地提高了學生的就業能力，拓寬了就業渠道，符合專業培養體系。

［1］ 李春燦.檔案學專業本科生就業能力的構建與培養研究［J］.檔案管理，2013（6）：39-41.

［2］ 王云玲.檔案信息化建設對人才的需求與培養［J］.蘭臺世界，2015（4）.

［3］ 李芳.檔案工作保密需求實踐與探討［J］.蘭臺世界，2015（20）：44-45.

［4］ 付永華.基于電子紙的工程電子文件閱讀設備研究與設計［J］.檔案管理，2014（5）：33-35.

［5］ 王桂芝，王彤，李學廣.遠程利用檔案需求與效益分析［J］.中國檔案，2013（4）：58-59.

［6］ 付永華.數字圖書館閱讀筆記云分享系統研究［J］.圖書館工作與研究，2014（8）：37-40.