淺析高校如何優化報賬方式、提高報賬效率、解決報賬難的問題

潘峰

摘要：隨著高校規模化發展和多校區管理運行，高校的財務報賬工作面臨著新的挑戰。本文中筆者將從高校報賬難存在的問題入手，分析報賬難的根源及報賬方式存在的問題，并進一步提出優化高校財務報賬方式、提高報賬效率的方法。

關鍵詞：優化報賬方式 報賬效率 報賬難

隨著高校規模化發展和多校區管理運行，高校教學經費、科研經費等資金來源渠道的多元化，使得高校財務部門報賬業務量劇增，作為高校管理重要組成部分的財務管理同樣面臨著新的挑戰。高校不論是開展教學工作，還是進行科研活動或發揮服務社會的其他功能，都需要高校財務部門做好支持工作。如果高校財務工作效率低下，服務質量不高，會在很大程度上影響高校職能的充分發揮。在高校大量的財務工作中，財務報賬是最基礎性的工作之一。財務報賬是會計信息準確的基礎，更是學校相關經濟決策的重要依據。各高校財務報賬工作中普遍存在類似“報賬難”的問題，接受報賬服務的師生怨聲載道，提供報賬服務的財務人員也是叫苦不迭。因此，尋找科學合理的解決途徑是提高高校財務報賬效率、提升財務服務質量的一個亟待解決的問題。

一、高校財務報賬難存在的根源

（一）經費使用審批環節的現狀及存在的問題

經費使用審批環節涉及經費歸口管理部門的確定、審批責任的明確、審批權限的設定等問題。高校各部門經費主管領導往往身兼數職，公務繁忙，找他們簽字很難一兩次完成。單張發票金額或同類發票總金額超限的，還需相關部門領導簽字；科研經費開支規定經費主管不得自報自批，經費主管本人的發票應由其所在單位主管財務的領導審批。一筆賬有時要跑多趟，花費了的大量時間，若因為手續仍不齊全被財務人員退回要求補齊某些手續才能報銷時，報賬人往往會積怨爆發，對財務部門、財務制度產生抱怨心理，甚至會遷怒于財務人員，認為財務人員小題大做、有意刁難。

（二）審核原始憑證環節的現狀及存在的問題

1.錯誤觀念問題

有的老師觀念認識存在錯誤，把科研經費和私人賬戶相掛鉤，總是認為自己申請來的科研經費就是自己私人的錢款，經費入賬時被學校扣除了管理費、稅費等費用已經讓他們很不滿，在報賬時使用自己的錢，還被各種條款制約更讓他們憤怒。他們沒有意識到，他們所申請的科研經費是以學校的名義進行的活動，不是自己的私人行為，經費進入學校，必然要接受學校的管理。當這些老師們要違規使用科研經費而被財務人員拒絕時，他們通常大發脾氣、不耐煩聽財務人員的解釋，甚至對財務部門、財務制度、財務人員爆粗口，更加激化矛盾。

2.原始憑證的真實性、合法性、合理性審核

這其實是最難把握、最耗費時間、精力的，也是最容易產生矛盾的一個環節。粗制濫造的假發票用肉眼就可輕易辨別其真偽。有的發票看似真實，但和稅務局網上信息不符；有的發票本身是真實發生的，但不屬于報賬人；有的發票和稅務局網絡信息一致，但其開票內容和實際業務不符。有的報賬人一次拿來大量重復車牌號的出租車車票；大量不合理的購買辦公用品、燃油費等發票。有的報賬人會拿來大量的學生假期私人活動的車票、甚至收集的車票，湊成往返車票，大量報銷差旅費和差旅補助。這些違規發票和真實性嚴重存疑的發票被財務人員退回后，有些報賬人或悄悄換一個財務人員審核、或分散發票報賬、或干脆換一個校區報賬，試圖蒙混過關。

3.原始憑證的正確性、完整性審核

受理到信息不完整的原始憑證，財務人員會要求經辦人員補充相關信息。如：原始憑證無日期、無數量、無單價、無接受單位或單位錯誤；業務內容含糊不清無法確定、公章模糊不清或不是發票專用章或沒有加蓋發票專用章，這些票據都必需予以退回；超過一定金額的票據，必須提供對方開具加蓋公章的明細清單。

4.手續齊全性審核

如：粘貼單必需有單位主管、報賬人簽字；發票背面必需有除經費主管以外的經辦人和證明人簽名；涉外票據必需有相關的批件、需要招投標競價的必需有招標競價文件、必需簽合同的必需附合同、工程款必需有審計處的工程預算表和工程結算表；單張發票超2000元的需提供POS機刷卡小票或銀行轉賬記錄；同一天同一個售貨單位的發票累計超2000元，視同單張發票超2000元；一個經費主管當天報銷的辦公用品累計金額超5000元需2個主管領導簽名，超10000元需3個主管領導簽名；設備款、工程款等款項使用的經費來源不同，款項金額對應的審批程序的要求也不同。當報賬人前期忽視了這些必需具備的流程、手續時，后期報賬時自然不會順利。

5.對應性審核

是指對報賬事項是否對應財務制度的規定。如：票據有效期是否符合規定；經費支出業務范圍、開支比例、開支標準是否對應規定；報賬必需出具經費卡，且相關單據上必需有相對應的經費主管及相關項目主管領導的簽名，經費卡必需和經費主管一一對應，不能對應則需經過授權等。

6.發票分類、粘貼凌亂問題

發票不分類，將各種類型、各種面額、各種單位的發票不加以分類，混合起來粘貼，甚至上一張發票粘住下一張發票的信息，導致有些發票不能報銷。如此凌亂的發票必然會加大財務人員的審核難度。

7.雖然財務部門開通了網上自助報賬系統，但還只有部分老師嘗試自助報賬

有相當一部分主動嘗試自助報賬的老師將網上自助報賬理解成了網上自由報賬，以上種種在現場報賬中還會有所收斂的問題，更是變本加厲地出現在網報單中。后期制單的財務審核人員需逐一打電話與報賬人員溝通，所耗費的時間、精力更甚于現場報賬。財務部門還需要一定時間的推廣、宣傳使老師們明白網上自助報賬必需一如既往地遵守的學校的財務制度，在此基礎上他們才能逐漸體現到網上自助報賬的優越性。

8.財務部門工作環境與業務量問題

多數的經費項目負責人習慣性地將報賬業務累積在周末、寒暑假、學期末、年末、或財務催支出進度、國庫即將關閉時扎堆報賬，月月如此、年年如此。大量的報賬業務集中在這些時間段使財務核算量在短期內劇增，即使財務部門引進了叫號機，但為數眾多的報賬人員還是經常習慣性地圍在前臺，報賬大廳每日如同鬧市、人滿為患，財務人員和報賬人員之間的問答解釋的聲音，與報賬人員之間高聲交談、聊天的聲音此起彼伏。在如此嘈雜的環境中，面對眾多的人流，財務工作人員既要審核原始票據，又要審查簽批流程的手續，還要將報賬人那些搖搖欲墜或已墜的發票重新粘貼加固，并告知報賬人今后應該怎樣分類整理發票、粘貼發票等注意事項，工作強度可見一斑。工作環境的嘈亂不僅影響了財務人員的情緒，也使其在高強度的工作中處于更加緊張、疲憊的狀態，長久處于如此嘈雜的環境中，勢必會影響到報賬的速度和準確度，也使得報賬變得更加困難。

9.調賬問題

有的經費主管不了解自己經費項目立項時的注意事項，或明知道卻不在意，等到項目結不了題時，或要被查賬時，就將近則幾天前，遠則幾年前報的賬進行大量調賬，財務人員在面對日常報賬工作的同時，還要面對經常性的調賬工作。

10.報賬秩序問題

有的報賬人員學院有委派會計，出于種種原因不回學院找委派會計，卻到報賬大廳報賬，占用報賬大廳有限的報賬資源；有的報賬人怕過號，一人取多個報賬號，造成大量空號，常常是報賬大廳坐滿了報賬人，一個財務人員卻能一連呼叫二十幾個空號，浪費了報賬時間

（三）國庫集中支付的科研經費可使用期限較短

中央國庫、省國庫集中支付的科研經費可使用期限較短，特別是省國庫經費，高校一般都要到5月份以后才能陸續收到省國庫集中支付的科研經費撥款指標，撥款時滯較長，但均在年末將結余資金收回國庫。國庫項目經費主管為避免造成經濟損失，只能在短短幾個月內加快預算執行進度，眾多老師一起突擊報賬的結果又會加重審批環節、審核環節的矛盾。

（四）財務人員偏少，工作能力參差不齊

高校財務人員偏少，流動性大，新上崗的財務人員基本上是一邊向其他財務人員學習崗位業務知識、一邊直接上崗工作，不但新上崗的財務人員自身壓力大，也給其他財務人員在承擔本身繁忙的工作以外帶來新的壓力，這些都必然會對報賬工作產生一定影響。

二、改善高校財務報賬難的措施

高校整個財務報賬流程是一種流水線工作，一定要按照流程的先后順序才能完成整個財務報賬過程。這種流水線的報賬流程注定是一種耗時且低效的報賬流程，只有改變這種報賬流程，才能從根本上解決報賬難的問題。

（一）提高財務人員專業素質

財務人員的工作能力和職業素養直接關系到財務工作的質量。高校財務人員要熟悉國家會計法律法規制度，掌握高校財務工作的運作流程，了解高校教學、科研、行政等工作的特點，以明確高校財務工作的實際要求。只有這樣才能在財務工作中做到勤勉盡職、服務周到。

財務部門為此需要做好如下工作：

一是不斷加強財務人員的思想道德、職業素養和業務知識的培訓教育，不斷組織全體人員參加業務學習，不同崗位財務人員以PPT的形式總結、交流自己的工作經驗與教訓，探討在工作中遇到的新問題，既可以加強自我建設，又可以提升其他財務人員的服務能力和服務水平。

二是進行財務人員的繼續教育和最新的財經法規和有關學科的培訓、學習、交流，不斷地拓展財務人員業務知識的廣度和深度。

三是為了適應會計電算化對計算機系統、網絡等硬件設備、軟件系統維護的需要，引進計算機方面的專業人才，以改善隊伍的知識結構，并能及時排除硬件設備、軟件系統的故障，保障了報賬流程的暢通無阻。

（二）組建報賬大廳，引入叫號機，增設咨詢、接收網報單窗口，改善報賬環境

基于高校報賬業務量逐年增大，財務部門學習銀行前臺服務模式，組建報賬大廳，引入叫號機，報賬人還可以通過財務部門網頁上的——“大廳辦理情況實時播報”，時時了解報賬大廳里的報賬進度，不必在報賬大廳里等待叫號，既節約了等待的時間，也改善了無序報賬的狀況。咨詢窗口負責各類業務流程的咨詢工作，接聽咨詢電話，以及報賬人領取涉及報賬的相關單據等工作。咨詢崗位需要全面了解學校各類財務規章，清楚各類業務流程，做好財務規章制度的宣傳和解釋工作；在履行咨詢職責的同時，咨詢崗位要接收、初步預審報賬人網上自助報賬的網報單。設立咨詢崗位，可使高校財務報賬工作前移，方便了報賬人員，提高工作效率，節約報賬時間。

（三）通過網絡平臺報賬等技術手段

1.付款方式改變傳統的現金收付方式

實行“無現金報賬”方式，借助銀行卡、網上銀行等先進手段，實行資金收支業務的電子劃轉，最大限度地減少現金流動，甚至最大限度地減少支票業務，改由網銀支付，教職工各項收入、學生補助發放、學生學費收繳、各部門之間的業務結算等均實現無現金結算，使得資金收付工作更加安全、方便、快捷，大幅度地提高工作效率與服務質量。

2.建立網上自助報賬系統

為加快推進財務信息化建設，進一步為廣大師生提供優質高效的服務，財務部門推出“網上自助報賬系統”。網上自助報賬系統通過網絡實現，不受時間和空間的限制，可以為廣大師生提供“全天候”報賬服務。教職工可以隨時在辦公室或家中登錄“網上報賬系統”，錄入報賬信息，報賬人將網報單和相關原始憑證交到財務部門，經財務部門接單人員初審后即可持回執離開，后續的審核、復核、銀行轉賬等工作都由財務人員處理，報賬人無需到報賬大廳排隊等候，更為方便快捷。審核人員對網報單和相關原始憑證審核糾錯后，自動生成記賬憑證，經復核人員復核無誤后，將由出納人員直接支付報賬金額到報賬人指定的銀行賬戶上。自助報賬系統按照高校財務制度的要求對會計科目進行了預設，每個會計科目都配有詳細的科目涉及業務范圍，方便非財務專業的廣大師生操作，提高了財務記賬的規范性，加強了會計基礎工作。

為加快推廣“網上報賬系統”的使用，財務部門每天在報賬大廳里用幻燈片的形式循環播放網上自助報賬的每一步具體操作流程，方便廣大報賬師生在等待報賬的同時，更加直觀地了解網上自助報賬的流程。與此同時，財務部門、科技處、紀監辦聯合開展多場科研政策、科研經費管理宣講活動，到各學院、各部門上門宣講科研政策、科研經費管理、使用科研經費的重要原則，財務報賬中的重要注意事項，以及宣傳網上自助報賬的優越性等。

（四）建立暢通的信息溝通渠道、增強高效和諧的服務意識

1.充分利用財務部門網頁平臺，建立暢通的溝通渠道

普及學校各類財務規章制度，及時更新財務信息，解決財務人員與報賬人員信息不對等問題。報賬人員對財務信息的了解程度對否能順利報賬起決定性作用。在財務網頁上公布各類報賬業務的規范化詳細的流程，讓廣大師生了解報賬規定。為校內各單位提供賬務經費查詢、經費到賬查詢開通、教職工收入明細、公積金查詢等自助服務，突破時間、空間的限制，最大限度地提高財務信息共享。

2.報賬現場，增強財務人員的服務意識

對于復雜業務做到耐心細心，時刻牢記自己的工作職責；運用恰當的招呼語和必要的工作引導語；做好鮮明的標志指引；在報賬大廳里提供供報賬人員使用的足夠的、舒適的座椅等，都是至關重要的信息溝通渠道。

3.財務部門可以定期開展一些報賬師生的基本財務報賬須知培訓

重點講解報賬知識，如：各類經費的報賬禁忌、報賬的基本流程、如何辨別真假發票、發票的分類整理、票據的規范粘貼、每一種單據的填寫要求等，以此提高報賬人員的財務素質。報賬人員了解基本報賬規則會減少財務人員的詢問，同時也會減少票據的粘貼和補充信息的返工率，從而節省財務人員的解釋和審核時間，會大大加快報賬速度，緩解報賬難現象。財務部門后期還可根據培訓效果將基本的財務知識、報賬規范和報賬師生普遍關注的報賬疑問整理成簡單易懂的文件，放在財務部門的網頁上，方便不能前來參加培訓的師生下載學習。

（五）設計靈活科學的報賬形式、優化財務報賬流程與步驟

高校財務報賬業務量每月分布不均勻，通常在每年的5-6月、10-12月，報賬人員會激增，特別是12月，報賬業務會達到全年的高峰期，其他時間段卻比較輕松。財務部門根據報賬業務的不同特點和要求，科學設計不同的報賬通道和報賬形式對于報賬效率的提高具有重要作用。比如，優先處理網報單；設立快捷報賬通道，可以讓簡單報賬業務得到優先、快速辦理；分散報賬時段，均衡財務工作量，引導教工有票據盡可能及時處理，不要累積扎堆報賬。強化報賬材料的前期準備工作的重要性，在報賬前準備工作做得齊全，報賬時需要返工的情況就會大大減少，這樣就能加快財務報賬辦理的速度，節約大家的時間。

三、結語

高校財務人員在提升自身業務能力的同時還要強化全局意識、創新意識，堅持原則與靈活變通相結合，將財經法規融入到業務辦理中。建立暢通的信息溝通渠道、推行“無現金報賬”方式、建立網上自助報賬系統等，都是對當前報賬體制進行的完善。隨著財務管理信息水平的提高，財務報賬體制還會不斷的創新和優化，營造一個更加井然有序的報賬環境，徹底解決報賬難的局面，是進一步加強構建和諧校園建設、提高高校財務管理水平的關鍵舉措。

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（作者單位：華南理工大學財務處）