淺議高校公務卡支付結算的財務管理

●湖北大學 彭曉晴

淺議高校公務卡支付結算的財務管理

●湖北大學 彭曉晴

公務卡是主要用于公務活動開支結算的信用卡，其作為現代財務管理的工具，在普通高等院校全面推行以來，改變了高校傳統的財務報銷模式，大幅提升了高校公務開支的透明度，加強了高校預算管理監督，完善了高校費用支出內控機制，提高了高校財務管理的科學化、規范化、現代化水平。本文從分析實行公務卡強制結算給高校財務管理帶來的影響入手，研究提出了公務卡強制結算方式下高校財務管理如何加強風險防范的建設性建議。

公務卡財務管理 風險防范

引言

公務卡是主要用于公務活動開支結算的信用卡，其作為現代財務管理的工具，在普通高等院校全面應用推行以來，改變了高校傳統的財務報銷模式，提升了高校公務開支的透明度，加強了高校預算管理監督，完善了高校費用支出內控機制，有效提高了高校財務管理的科學化、規范化、現代化水平。但由于公務卡具有財務管理工具和金融信用卡雙重屬性，加之高校推行公務卡強制結算起步相對較晚，相關的用卡環境和配套制度還不夠健全，公務卡在高校財務管理的應用中還存在一些風險，如何防范風險，怎樣充分發揮公務卡的現代財務管理功能，是高校財務管理部門的必修課。

一、實行公務卡強制結算對高校財務管理產生的影響

近年來高校侵吞、挪用、濫用科研經費以及貪腐的案例頻繁曝光，高校的財務管理也因此備受關注。反思高校的腐敗案例，我們不難發現，財務支出缺少約束、經費使用不規范、相關監督機制不健全是主因。而公務卡結算強調授信有據、開支有序、報銷有度，正是有效解決上述問題的利器。可以預見高校公務卡結算的全面推行，必將有效規范高校的財務管理行為，進一步推動高校財務管理的規范化、科學化。

（一）公務卡強制結算改變了高校傳統的財務報銷模式。高校作為相對獨立的事業單位，長期以來其財務管理相對比較封閉，雖然校園卡、銀聯支付已廣泛應用于高校財務運轉之中，但高校的賬務報銷以及大多數員工仍習慣于用現金方式結算。隨著高校強制實行公務卡結算，新的、非現金的財務結算方式，正悄然改變高校原有的結算方式，公務開支一般不得使用現金，必須用公務卡開支，并憑刷卡底單和發票報銷正逐漸成為高校財務管理的新常態。

（二）公務卡強制結算大幅提升高校公務支出透明度。高校公務開支點多面廣，開支項目比一般的行政事業單位復雜。而公務卡作為一種網絡化、信息化的現代支付結算工具，其用卡消費的信息，包括收款方以及消費發生的時間、金額、項目等均會被如實、準確地記錄在案。在傳統報銷模式下，高校公務活動費用支出的真實性是難以甄別的，財務人員能做的往往只是核對票據的真假，而不能掌握實際開支使用情況。如某高校某科研課題主要負責人，多次用科研經費為個人購買家具和裝修材料，一律開具實驗器材發票，財務人員僅憑票據根本查不出來。因此，傳統報賬模式讓賬務管理人員承擔了許多無法承擔的風險和責任。而公務卡的強制使用，使得發票、POS單等核查有據，信息追蹤反饋及時到位。高校財務部門在公務卡報銷審核階段，可直接通過集中支付系統來核實相關信息，從而對公務消費行為實施有效地甄別、審核，大幅提升了高校公務開支的透明度。

（三）公務卡強制結算有效加強了高校預算管理監督。傳統的預算管理監督屬于事后監督，預算單位期初報預算，期末報決算，很多預算單位為了把預算花掉，往往年底突擊用錢，甚至虛列費用，年初縮手縮腳、年底大手大腳，財政部門只能按其上報的決算報表對公務支出的情況進行事后評價，預算事中控制不得力，預算管理監督容易流于形式。公務卡使用信息的電子化、網絡化，為高校財政管理部門將公務支出信息及時準確地納入財務活動動態監控提供了硬件平臺支撐。財務管理人員根據工作需要，可經常對公務卡開支、結算信息進行分析審核監督，一旦發現違規支付行為，即可及時進行核查處理，從源頭上有效預防和避免了財經違規違紀現象的發生。

（四）公務卡結算完善了高校費用支出內控機制。在公務卡強制結算背景下，高校普遍實行的是“四位一體”的財務管理模式，即“專項經費、公用經費、自有資金、工資”等財務管理業務必須在一家銀行開戶辦理。這樣高校自有資金賬戶必須與該單位零余額賬戶是同一家開戶銀行，并與其零余額賬戶聯網管理，共同納入財政國庫動態監控系統，接受財政的動態監控。同時，高校的員工只能在本單位零余額賬戶開戶行開立一張公務卡，高校包括公務卡在內的所有支付業務也必須在這家銀行辦理。目前，高校的自有資金也必須并入國庫集中支付系統統一管理，在國庫集中支付系統和公務卡的雙重緊箍屏障下，單位的每一筆開支都能做到清晰明了，有跡可尋。這種管理模式完善了高校費用支出的內控機制，有利于杜絕資金挪用、冒領等腐敗行為的發生。

二、公務卡強制結算背景下高校財務管理的風險防范

自2007年下半年我國普通高等院校全面推行公務卡制度改革以來，公務卡強制結算逐漸成為高校財務管理的新常態。公務強制結算在減少高校財務管理現金流量、規范公務支出行為等方面發揮了積極作用。由于是新生事物，公務卡在運用和管理中也出現了一些問題，如：公務卡發放不合規、公務卡使用事前報批制度不完善、信息維護系統不完整、公務卡消費信息傳遞不及時、公務卡查詢渠道不順暢、代理銀行記賬滯后、用卡網點終端分布不廣等。這些問題直接影響了部分預算高校公務卡使用效率，制約了公務卡強制結算制度的全面施行。同時，這些問題也給高校的財務管理帶來了一些風險，也使得違規和腐敗行為仍有發生的可能。筆者認為，各預算高校在積極推行公務卡結算方式過程中，除了加強員工廉政教育，保持廉政建設高壓態勢外，還應從加強公務卡管理制度機制的建設入手，從根本上防范公務卡強制結算背景下的財務管理風險。如何防范公務卡應用中的風險，筆者有以下建議：

（一）明確對象，嚴格發放。公務卡是信用卡的一種，且在使用方面優于一般的信用卡：如終身免收年費、很多聯網商家消費打折力度較大。而公務卡作為公務人員身份象征，也受到了一些社會人員的推崇。我國的高校普遍經過整合，教職工人數眾多，大大超過一般行政事業單位。受傳統的尊師重教思想的影響，高校教職工給人的社會印象一向較好。有的銀行為了完成信用卡任務，對高校公務卡發放大開綠燈。相當一部分高校財務部門也沒有充分認識到公務卡獨有的特點，認為反正是信用卡，還不了賬跟單位也沒關系，甚至對高校非正式人員也蓋章發卡。針對這些問題，預算高校應根據國家政策規定，結合本校實際，由人事部門和財務部門聯手制定具體的發卡、銷卡制度，人事部門負責正式人員的管控，財務部門負責審查資格，同時應與協議銀行簽訂公務卡發放管理及代理服務協議，明確雙方的責任、權利、義務及管理邊界，切實保證發卡銀行、持卡對象責任義務明確規范。對于個人持卡對象，應保證正式教職員工一人一卡，杜絕一人多卡。對于單位持卡對象，則應嚴格把握資質條件，嚴格控制副卡發放范圍，杜絕單位公務卡隨意和無序使用。

（二）事前報批，流程控制。無論是個人公務卡，還是單位公務卡，其用于公務消費的范圍都是比較廣泛的，而高校在某種程度上是個“小社會”，高校公務卡應用范圍則更為復雜多樣。要確保公務卡用在“應該用、必須用”的地方，那就要建立公務卡預先報批制度，按照預算管理規定預先審核公務卡消費行為，以確保每筆公務開支都能按預算要求有序實施。同時，明確公務卡特別是單位卡的用卡規范，如：單位卡消費時必須有兩名以上經辦人員同時在場；辦理公務卡結算報銷手續時，必須調取該公務卡消費信息，核實合規，方能報銷。筆者所在的高校是一省屬高校，為落實中央八項規定，對校外公務接待費的支出報銷明確規定：報賬時需提供“五單”，即事前審批單需說明緣由、事后報銷單需部門負責人認可、餐飲發票、詳細酒水菜單、就餐人員單位接待函、公務卡消費POS底單。此項舉措措施得當，尤其是事前報批和接待函兩項具體要求，實施效果顯著。老師們普遍反映該吃的飯少吃了，不該吃的不敢吃了，辦事簡化了，效率提高了，酒桌壓力沒有了，僅推行當年公務招待費開支就下降了90%。

（三）規范授信，調高從緊。公務卡的銀行卡和信用卡屬性，使其具有一定的透支信用額度。根據有關財務管理規定，公務卡的首次授信額度是有一定要求的，但在實際使用中有時會遇到需臨時調高額度的情況。為避免違規行為發生，預算高校應明確要求公務卡委托代理銀行嚴格按規定確定公務卡的授信額度，并明確規定臨時更改、調整特別是調高額度的辦理規范和流程。公務卡對公用于公務消費刷卡，對私可用于個人消費刷卡，其作為新型的公私統一消費結算工具的便利性越來越為人所熟悉。發卡銀行也抓住了這一商機，游說持卡人提高信用額度、分期付款，甚至不需要書面文件，只需電話溝通就調高了透支額。筆者所在的單位就經常有職工反映銀行隨意上調授信額度，而且并未得到單位授權。雖說絕大部分持卡人都能自覺地按國家規定合法用卡，但也不排除少數人抱著僥幸心理，如透支套現，甚至炒股等，一旦不能及時還款，也會給所在單位造成困擾。財務部門應該向本單位公務卡發卡行預告警示此類風險，對持卡對象確因公務需要，要求臨時調高額度的，必須由持卡對象所在的單位財務部門按程序向代理銀行提出書面申請；事務緊急的，也應先通過電話、短信或網絡等方式申請，事后再補辦有關手續。

（四）強制目錄，結算有據。高校的公務開支活動因高校工作的特殊性，具有其自身的特點。為確保開支有據、報銷有序。高校財務管理部門應當根據公務卡管理相關制度規定，結合本單位公務開支的特點，制定本單位實施公務卡強制結算目錄。高校可以考慮將制訂的強制結算目錄作為內部財務管理規范的重要組成部分，并張貼在財務部門報賬大廳的醒目位置，或通過網絡、微信等方式讓每位持卡人知曉。同時，預算高校的公務卡強制結算目錄還應隨著國家政策調整和用卡環境的改善，及時調整更新。

（五）控制現金，支取從嚴。在公務卡強制結算背景下，高校教職員工的工資福利支出通過個人工資卡來管理，而日常的公務活動開支則必須用公務卡結算，高校現金結算僅限于少數零星開支及一些特殊的無法使用公務卡結算的事項。且實行公務卡結算方式后的大額現金提取必須強制實行財政審批制度。這樣一來，高校財務管理中的現金流量理論上已大幅減少。高校雖然是非營利性單位，但仍有一些小額日常現金收入，如查檔費、補考費、四六級考試報名費等，甚至受傳統現金觀念影響有的學生家長還堅持現金繳納學費。如筆者所在的學校收費室，日均現金收入有時達到10萬之巨。出納人員有時懈于繳存銀行，日常報銷時應報銷人員的要求直接給予現金，這種現金的內部消化表面上既免除了財務人員進賬的麻煩，又避免了公務卡轉賬繁瑣的流程，有的單位領導也對此現象睜一只眼閉一只眼，無形之中成了不成文的常規做法。公務卡管理規定雖然明文規定嚴格限制現金結算，但是面對人治的大環境仍不能完全排除現金的使用。因此一方面將現金收入及時進賬，實行備用金限額控制，另一方面建立結算報銷現金支出限控制度就成為當務之急。各預算高校財務部門應嚴格遵循國家和所在省級財政部門的規定，全面研究分析本單位現金開支的特殊情況，科學合理地制訂本單位實行公務卡結算方式后的現金管理辦法，對各類特殊情形制定明確的辦理規定和規范，從而有效控制日常現金流量和現金風險。

（六）信息同步，更新及時。公務卡持卡對象及消費行為的信息是動態的，因此與之相關的財務管理也應是動態及時更新的。高校是人才密集之地，高校的教職員工特別是教師流動性高于一般的行政事業單位。高校應建立人事部門、財務管理部門和公務卡代理銀行三者之間的聯動機制，以隨時掌握職工異動信息，確保每張公務卡都不失控。此外，為了避免因國庫、銀聯、銀行信息系統的不順暢等非人為因素造成的報銷打款不及時，引起的公務卡延時還款糾紛等，預算高校還應從人性化管理的角度出發，對公務卡報銷時限、特殊或突發情況的處理作出具體規定，并制定糾紛和突發的情況處理預案。如筆者在工作中曾遇到這樣一次糾紛：報賬人幾年前辦了一張公務卡，但是在有效期內一直未激活。幾年后財務部門補辦一批新卡，該職工又取得第二張公務卡。兩張公務卡在單位的系統中都有記錄。一次公務活動中，該職工持第二張公務卡消費。報銷時，系統自動默認第一張卡為有效轉款卡。持卡人很是疑惑：第一張卡已失效，賬是如何轉上去的？而且因為第一張卡已過了有效期，錢也無法取出。經與銀行信用卡部聯系，報銷款最終通過第二張公務卡取出。這件事雖然得到圓滿的解決，但也給我們提出一個問題：怎樣才能準確掌握每張公務卡的全面信息？有鑒于此，高校除了對公務卡消費信息進行及時收集管理以外，還應通過集中支付系統對職工的還款信息異動、公務卡用卡狀態、持卡人信用等情況進行及時的反饋和維護。

在高校財務管理中實行公務卡強制結算制度，是進一步深化國有單位公務支付制度改革的有效舉措，簡化了預算高校財務結算與報銷流程，減少了財務管理的人力、作業成本以及財務成本，給高校的財務管理帶來了新常態。預算高校要學會充分利用和發揮這種新型、現代化財務結算管理方式的功用，在建立健全公務卡強制結算管理制度的基礎上，進一步加大公務開支強制使用和公務卡結算的宣傳培訓力度，鼓勵引導職工優先在具有刷卡條件的商戶進行公務消費，使公務卡真正成為高校財務管理的強大工具。■

湖北省財政廳.2014.公務卡使用資料匯編。

（本欄目責任編輯：王光俊）