對OA 協同辦公系統應用于高校管理的思考

□葉涵敏

一、OA 協同辦公系統概述

(一)辦公自動化。辦公自動化，即Office Automation(以下簡稱OA)，是發達國家為解決辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響問題的背景下，發展起來的一門綜合性技術。［1］辦公自動化是科學技術發展和社會信息化發展的必然產物，它以行為科學為主導，以系統工程學為理論基礎，綜合應用了計算機技術、網絡技術和現代通信技術來完成各項辦公業務，以達到提高工作效率和質量的目的。［2］實現辦公自動化，必將提高日常辦公事務的質量和效率，必將有效地提高管理水平和提高勞動生產率。因此實現辦公自動化，對于提高生產力，推動現代化建設具有重大的現實意義和深遠的歷史意義。

(二)辦公自動化系統。辦公自動化系統，即OA 協同辦公系統，是指通過先進技術的應用，將人們的部分辦公業務物化于人以外的各種設備，并由這些設備和辦公人員共同完成辦公業務的人機信息系統，可以形象地理解為，辦公人員運用現代科學技術，如通過局域網或遠程網絡，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統辦公的面貌，實現無紙辦公。隨著計算機技術、互聯網建設及信息化工程的飛速發展，OA 管理系統經歷了多階段的革新和本質性的突破。從20 世紀80年代為實現文字處理的單機版辦公自動化;到20世紀90年代以局域網和關系數據庫技術為基礎、將工作流作為中心的辦公自動化系統;再到21 世紀初期以群件技術為基礎、以協同工作和知識管理為目標的辦公自動化;在2010年以后又進入了新的階段，把辦公自動化系統作為整個組織內部信息化的入口和平臺，形成跨功能多系統的全面信息和流程整合。辦公自動化不再局限于辦公領域，行政辦公和業務辦公集成為了一體，更加強了隱形知識的管理和對決策分析的支持。

二、高校行政管理的現狀

(一)金字塔式的組織結構，不利于信息全方位傳遞。目前我國高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三級管理層次。一級管一級，隸屬關系清晰，建構了一個金字塔式的組織結構。在這種金字塔組織結構下，傳遞信息通常通過幾種形式:層層下發文件或通知、召集開會、層層上報等。在這幾種信息傳遞形式下往往會產生以下問題:一是公文流轉效率低。傳遞公文主要還是通過人工傳遞，有些緊急重要的文件經過黨委書記、校長、分管領導、部門領導到具體工作人員等層層傳遞，對文件要求開展工作所剩余的時間已經不多了，有的甚至已超時了。同時流轉程序的不規范也使得效率降低。二是不利于跟進督辦。各項工作任務下發后，信息反饋慢，跟進督辦較為耗時費力。三是文山會海。雖然中央下發了“八項規定”，文山會海已經有所減少，但是在信息傳遞單調的情況下，發文開會依舊是一種較為常用的方式，行政人員還是常常疲于應付各種會議，影響了工作效率。

(二)多校區辦公，機關人員精簡。隨著近十幾年的發展，全國各高校均在不斷壯大，往往會設立多個校區協同辦學的情況，而行政人員常常要在不同校區之間奔波辦公。同時這幾年機關人員精簡，一個人往往承擔著多項分工任務，一旦有人因出差或者生病等原因而不在崗位上，將會使工作擱置不前。

(三)事后處理多，事前預測少。管理人員被繁瑣重復勞動耗去大量時間，沒有充分的時間和精力去綜合、分析、解決管理中出現的重要、重大問題，往往重心都是在事后處理上，而不是事前預測上。

(四)人員存在流動性，知識不能固化。學校管理人員存在一定流動性，使得很多工作經驗未能保留，沒有使知識固化下來。

(五)業務流程繁雜，制度執行帶有隨意性。學校各種門類的業務流程復雜繁多，如果第一次辦理業務的師生不了解流程，不熟悉各個職能部門的話，從提交申請到最終完成往往需要往返多次才能完成。另外，業務流程雖有一定的制度，但是細節上仍然會因人的不同而有所變化，帶有一定的隨意性。

(六)數據統計工作多，人工收集分析效率低。高校經常有各種調研問卷，基本采用人工收集統計的方式，無論對于被調研人員還是調研工作人員都是一件較為麻煩的事情。同時統計工作量大，也比較容易出錯。

三、OA 協同辦公系統應用的意義

(一)OA 協同辦公系統對于高校行政管理水平的意義。一是合理改善了金字塔式的組織結構模式。OA 協同辦公系統采用全方位且多層次的網絡模式，改變了傳統單一垂直的信息傳遞方式，拓寬了信息傳遞途徑，大大提升了信息傳播速度。更使得高校行政組織結構朝扁平化發展，各級成員尤其是基層人員，有了合適渠道再去傾訴合理意見，真正參與到校園事務中去，打破了傳統的層級限制，淡化了層級區別。二是提高決策的科學性。在有著成千甚至上萬規模的高校中使用傳統的人工收集處理數據的傳統決策方式顯然是會影響到最終的決策時效和準確性的。隨著高校辦公自動化的發展，高校各職能部門間實現了數據共享，大大提升了高層決策的時效與科學性。三是深入促進高校行政管理科學化和透明化。傳統的行政管理模式人工操作為主導，有著一定的隨意性和潛在的不合規的可能性，而上級的監督也存在不及時性。隨著OA 辦公系統的應用，可使得高校行政管理更加透明并且科學。四是促進管理成本下降，提升管理效率。OA 辦公系統的應用，有效減少了人為負擔，大大提升了日常行政處理速度。

(二)OA 協同辦公系統對于高校提高教學管理的意義。除了行政管理外，教學管理同樣是所有高校的一項重點工作。教在日常教學管理中，例如公文管理審批、會議管理、日程安排、公共信息查閱、甚至是高校學生的選課安排，及學科成績查詢等，均可通過辦公系統緊密聯系起來，因此OA 協同辦公系統能有效平衡并分享教育管理信息資源，從而對提高高校教學管理水平的工作效率具有重要意義。辦公系統在高校中的應用程度，更可作為一項評估指標來衡量高校的教學管理水平。

四、OA 協同辦公系統實施的對策建議

(一)領導重視，立項規劃。高校各領導應該充分認識到OA 協同辦公系統與現代管理結合的重要意義，重點立項并牽頭規劃，并在建立和推廣過程中給予堅定支持與監督，如此方能確保該項目能按時合理實施。

(二)技術支持。OA 協同辦公系統是現代科技的產物，因此無論是建立和維護都離不開技術的支持。高校應當視OA 協同辦公系統的功能相結合，統籌規劃，分步落實，對高校硬件設備與應用軟件進行淘汰與更新。

(三)傳統辦公與辦公自動化的銜接與過渡。隨著OA協同辦公系統的建立，傳統辦公與辦公自動化的銜接同樣是需要高校考慮的問題。由于目前公文的法定效力只有在紙質文件呈現的基礎上才能得到公認，所以對于公文審批簽署流程可以通過辦公自動化來完成，但最終的公文仍需要通過紙質形式來保存。因此在辦公自動化系統和傳統辦公系統并行階段，需要做好傳統文檔管理工作，以便順利過渡。

(四)辦公人員綜合素質提升。OA 協同辦公系統離不開辦公人員的操作，雖然高校中辦公人員素質普遍較高，但也不排除部分資歷深但計算機技術不足的人員，因此有效的專業技術培訓和辦公自動化意識宣導與灌輸還是必不可少的。只有辦公人員綜合素質提升了，才能有效推廣高校辦公自動化管理。

(五)制度設立，明確責任，加強督查與反饋。在實行辦公自動化時，針對系統的安全性、信息可靠性、管理科學性和發文規范性制定一個完整的規章體系，從而明確各崗位人員的職責，并加強督查和反饋，使得整個管理系統能有效、安全運營。

［1］李民強．辦公自動化設備與應用［M］． 北京:中國鐵道出版社，2007

［2］余慧，王曉永．辦公自動化(OA)系統設計淺析［J］．今日科苑，2010

［3］陸劍江，錢培德，楊秀文．OA 系統的現狀及發展趨勢研究［J］．辦公自動化，2003