高校圖書館搬遷工作的規劃與實踐

謝球英

（廣東海洋大學 寸金學院，廣東 湛江 524000）

高校圖書館搬遷工作的規劃與實踐

謝球英

（廣東海洋大學 寸金學院，廣東 湛江 524000）

高校圖書館搬遷工作是一項復雜而艱巨的任務。結合高校圖書館搬遷的規劃和實踐情況，總結出一套高效、省力和有序的辦法，提出搬遷工作分為前期準備、中期實施和后期整理三個階段，每個階段相應地詳細介紹了搬遷工作的內容和實用操作技巧。最后指出高校圖書館應以搬遷為機遇，從而改善藏書結構、增強團隊凝聚力和樹立圖書館嶄新形象。

高校圖書館；圖書館搬遷；圖書搬遷

隨著高等教育投入的加大以及信息技術的應用和發展，各高校圖書館原有的規劃布局、館舍面積和藏書空間已遠遠不能滿足讀者的需求，許多高校相繼新建或擴建圖書館，都涉及到了搬遷問題。高校圖書館搬遷工作規劃與實踐的好壞，直接關系到新館能否樹立良好形象，館藏文獻資源是否及時被讀者利用。高校圖書館的搬遷工作，并不是圖書以及設備的簡單搬遷，而是需要做大量的準備工作，以便科學有效地組織規劃，避免浪費不必要的人力和物力。

一 搬遷工作的前期準備

高校圖書館搬遷離不開科學的規劃，全面、細致的前期準備是提高搬遷工作效率的前提。高校圖書館搬遷工作在規劃時要考慮圖書館的館藏數量、空間大小、各類圖書每年購買情況、館員配置等等各方面要素，盡量使每個環節、細節都做好充分的規劃，確保新館搬遷工作按計劃順利進行。

（一）組織保障

要順利完成搬遷這一艱巨的任務，高校圖書館必須高度重視，做到分工明確，各負其責，相互配合，齊心協力，加強組織保障。首先，爭取各級領導支持和校內外多方面的幫助，保證擁有足夠的人力、物力和財力作保障。其次，成立由館長為總指揮、副館長為副總指揮的搬遷工作指揮部，全面統籌整個新館的搬遷工作。再次，下設搬運協調、宣傳動員和后勤保障等幾個小組，組織協調搬遷工作隨時出現的問題。

（二）調研論證

除了在網上交流圖書館搬遷的經驗和技巧，還可以通過外出開會、實地訪問和參觀學習等多種調研方式，重點考察國內外高校圖書館新館搬遷的發展規劃、創新模式、崗位設置、網絡系統和藏書布局等經驗[1]。在調研基礎上，反復論證，結合本館的實際情況制定出管理模式、服務理念以及搬遷工作方案。

（三）加強培訓

搬遷培訓的重點是館員，應對所有圖書館館員進行搬遷業務知識培訓，使每個館員都能夠熟悉搬遷工作流程和技術要求，從而能在與搬運公司的合作中起到指揮和質量把關的作用。培訓人員可以是圖書館業務骨干，也可以請專業人員到館進行現場講解。針對分工不同，培訓方式可采用集體指導和個別輔導。培訓的內容包括搬遷工作的要點、難點和時間節點。要把搬遷工作方案、任務及步驟講清楚，明確每人所在崗位的要求和任務，做到群策群力。

（四）新館布局

高校圖書館進行新館總體布局時，堅持布局設置的科學性、合理性與實用性原則，做到“借、閱、咨、檢、研、藏”和“人、機、書”的有機統一。首先，根據本校專業設置情況和特色，確定圖書館自身的館藏文獻服務體系。其次，考慮各類圖書的數量、利用率的高低與存放空間的大小，結合新館的建筑結構，將其作為一個整體科學合理地劃分各區域和用途。再次，要做到為讀者營造既富于文化氣息，又具備幽雅舒適的閱讀環境，同時又便于圖書館開展服務和進行管理。

（五）圖書清查

在搬遷之前要摸清自己的“家底”——即館藏文獻的類別及數量。通過圖書清查整理，得到真實的數據，為搬遷打下扎實的基礎。第一，順架。將架位滿的圖書復本、臨時存放的圖書以及亂架的圖書等分別按順序排列好；將缺損書標的圖書通過系統檢索，重新貼上新書標；對一種圖書兩個索取號或者兩種圖書一個索取號的編目失誤現象進行糾正。第二，剔舊。將破損嚴重、陳舊過時、失去閱讀價值、借閱率極低的圖書進行剔除。第三，清點。清點現有庫存圖書的實數，并與數據庫的書目進行核對，摸清需要搬遷圖書真實數量。同時，清點結果將為新館確定庫位、架位以及藏書布局提供最可靠的數據[2]。

（六）選擇軟件

隨著圖書館規模的擴大，服務模式的改變，自動化、網絡化和數字化程度的提高，原有圖書館自動化管理軟件逐漸不適應圖書館的管理，借新館搬遷的契機，重新選擇優秀的軟件系統，是搬遷后做好藏書管理、提高讀者服務質量的基本保證。

二 搬遷工作的中期實施

高校圖書館的搬遷，主要涉及到設備搬遷和圖書搬遷。設備搬遷，只要事前告知搬家公司每個設備家具搬遷到新圖書館指定的房間和地點就可以。但是圖書的搬遷，不像搬遷設備家具那么簡單，它耗時多、工作細、要求高，是搬遷工作中的重點。圖書的搬遷，立足于整個搬遷工作的全部過程，一般包括圖書打包、圖書搬遷和圖書上架三個環節。

（一）圖書打包，是整個圖書搬遷工作中最為關鍵一個環節

圖書下架打包看似簡單，實際卻是在為后續的搬遷和圖書上架作鋪墊和準備，它是最為關鍵的一個環節，如果圖書打包工作做細做好，則后兩者工作就會十分順利。

（1）制定打包標簽。在打包前按圖書分類號和書架的順序設計好標簽，以便搬遷后對號入座。打包標簽可以這樣制定：首先，要按書庫和圖書大類填寫，如書庫：經濟類第一書庫；分類號：哲學類就填寫B；包號：按順序，根據圖書的分類，按書架每一列從上到下，每一行從左到右的順序。每一類從第一包開始，一直到這類的最后一包。其次，填寫完整分類號、冊數、新館地址、架位以及打包人名字的信息。書包外的標簽要醒目，確保藏書進入新館可一次到位。這樣，打包標簽可以反映某類圖書的館藏情況，同時為新館圖書上架這一類目書架的預留做好準備。

（2）確定打包尺寸。因為書架每層的長度都是82厘米，我們根據新館的書庫面積、書架的數量和藏書數量，經過多次的測算，確定每包書的厚度為30厘米，具體打包操作時可用一根長30厘米的尺子作衡量。新館的開放書架滿架率達到60%左右，剩余40%左右作為發展空間；密集書庫書架滿架率達到90%以上。因此我們在開放書架每層放兩包書，密集書庫書架每層放三包書。

（3）人員組織分工。全體館員都應參與圖書打包工作，任務均分到各部門，再將任務包干到組，責任到人。安排每兩人一組，其中一人從書架上搬書以及在包上注明信息，另一人專門負責打捆，并把打好的包放在原書架上或按要求的地方放好。各組負責人要對本小組的成員做好時間安排、任務進程、質量保證等協調工作。除負責人之外的工作人員允許由搬運工或勤工助學的學生負責，也可以交替輪換進行[3]。

（4）圖書下架擺放。根據以往的經驗，井字型圖書打包是最有效的方法，要求在打包時勒緊繩子，并在兩條繩子相交的地方交叉纏繞，使兩條繩子纏繞結為一個整體，并把標簽貼在繩子交叉處。這種書包的打法非常結實，可以防止在圖書搬遷的過程中出現破裂散落的現象。圖書的下架在原有分類編排的基礎上，按書架從左到右、從上到下的順序依次進行，可以避免亂架，減輕后期整理工作，在圖書搬遷過程還能夠核對是否有遺漏。

（二）圖書搬運，是搬遷中工作勞動強度最大的環節

圖書搬運工作是重體力的活，是工作勞動強度最大的環節，龐大的圖書數量不是圖書館館員能夠獨立運作，要請搬家公司一齊配合完成。

（1）制定搬運具體方案。我們首先要制定出圖書搬運的具體方案，方案內容包括搬運日期、裝卸車地點和行車路線，每一位工作人員都要嚴格按照搬遷方案執行。另外，圖書館工作人員還要熟悉圖書放置的先后順序，在裝車時，能夠指揮先上哪些圖書，后裝哪些圖書，以監督搬運工人按方案操作，做到忙而不亂。

（2）合理安排搬運分工。圖書搬運工作中的所有工作人員應統一安排，合理進行分工。在圖書搬運過程中，一部搬運車輛應安排4人配合，我們把原來打包的每兩個組合為一組，具體分工如下：第1個人負責在舊館，按新館的架位順序發放打包好的圖書；第2個人一直在車上指揮搬運工人，負責舊館裝車和新館卸車；第3個人在新館，負責接單核對后交給接收人；第4個人即接收人，負責帶領搬運工人將書包搬至新館相應的書架前。

（3）實施搬運工作。圖書搬運主要包括以下步驟：出庫、裝車、運輸、卸車、入新庫。需要注意的是：按圖書分類進行，同類的書放在一起，避免混搬；圖書運輸途中要有專人押車，防止圖書從車上掉下來，如出現問題及時報告、解決；卸車時注意每包書不能亂扔亂放，要按順序擺放；入新庫時要將每包圖書運到前期規劃好的書架。為了提高搬運的效率，可采取交叉搬運的辦法，即同時由兩輛車對分布在不同樓層書庫的圖書進行運輸[4]，既可避免電梯擁擠，又可避免人員、車輛排隊等候，耽誤了時間。

（三）圖書上架，是圖書搬遷工作中的最后環節

圖書搬到新館后，需要進行上架，直接與讀者見面，因此圖書上架是圖書搬遷工作中的最后環節。此項工作是否順利，將直接影響整個圖書流通。

（1）對號入座。由于搬運前已做了充分的準備工作，在以書包為單位上架之前，把所有的書包序號寫在不干膠紙上，如果第1個書架第一層上第一包書，就寫一個架位號1-1-1；上第兩包書，寫架位號1-1-2，依此類推，按前面排好的順序貼在各個架位上。這樣，搬入的圖書沒有急于拆包，確定無誤后再拆包上架[5]，就可以對號入座、萬無一失。

（2）拆包順號。由于打包的時候，有時可能存在亂號的情況，所以拆包的時候要進行順號。如果前面的打包工作是嚴格按順序的，順號也只是對各個包里的書進行順號，屬于局部性的工作。大家可以同時開工，各拆各的、各順各的，互不影響，齊頭并進。

（3）上架整理。由原來打包的2人小組負責，分工明確，各負其責，每小組只需對新館每包圖書按順序上架，稍加整理即可，這樣上架簡便快捷而不亂，可一步到位，避免不必要的串架錯位，大大提高了圖書上架進度。

三 搬遷工作的后期整理

在搬遷工作的后期整理階段，圖書館需要做好設備、網絡和標識圖等安裝、制作工作，并處理好與學校師生員工的宣傳和溝通關系，以嶄新的面貌迎接廣大讀者。

（1）安裝和調試設備。設備安裝和調試工作的專業性比較強，要根據先讀者服務部門后其他部門的原則，安裝并調試圖書館的服務器、工作人員電腦、讀者電腦、電子閱覽室設備、防盜系統、門禁管理系統、自動閉路監控系統、消防安全系統等，確保開館接待讀者時不出差錯。

（2）檢測數據庫和網絡。按照新的館藏地點對數據庫系統進行調整，并做好書刊數據的備份工作。同時，也要做好自動化系統的安裝和調試工作，對自動化系統的軟、硬件設施進行安裝、測試，主要是對各閱覽室、書庫、會議室等信息點進行網絡布線、安裝、測試，并升級或更換原有圖書館管理軟件系統，為新館數字化建設提供良好基礎。

（3）讀者宣傳工作。由于學校師生對新環境、新設備的適應與調整需要一段時間，因此在新館初期將難免出現一些問題，這就需要高校圖書館建立與讀者的宣傳溝通機制，及時處理讀者的意見和建議。可以成立一個由圖書館老師牽頭，由在校勤工儉學學生和志愿者組成的“新館讀者服務學生工作小組”，讓工作小組在新館開館初期直接參與圖書館服務及讀者引導工作，為圖書館的正常運行提供良好宣傳、輿論氛圍。

（4）制作各種標識圖。各種指示標志如圖書館平面布局圖、引導牌、標識牌等的制作是很有必要的，都要在開館之前完成[6]。各種標識圖應采用統一形象系統設計，內容簡潔，形式精美，能夠與新館優雅環境融入一體。如在圖書館門口設置圖書館分布示意圖，以便讀者盡快熟悉圖書館的環境；尤其是新館的書刊借閱區面積大，做好導讀圖顯得非常重要；每個書庫，除了制作每列書架兩側的大架標外，還要制作每層書架的小架標，避免讀者花費很長時間才能尋找到相應的位置。

四 結 語

圖書館的搬遷工作是一項系統工程，要真正做到有計劃、有安排，遵循各個時間節點，精心規劃，勇于實踐，圓滿完成搬遷的工作任務。搬遷工作對高校圖書館來說，既是挑戰也是機遇，我們要善于抓住機遇，將高校圖書館的藏書進行一次徹底的整理和改善，同時鍛煉和優化圖書館的隊伍，增強團隊的凝聚力，創新服務的內容，營造圖書館的新形象，把圖書館館藏與服務工作推向一個新臺階。

[1]李亞波.圖書館搬遷中紙質書刊搬遷的實用技巧——以吉林農業大學圖書館為例[J].圖書館學研究,2012,(21):29-31.

[2]錢嘉燕.圖書館的藏書搬遷與藏書組織[J].圖書館論壇,2006,(3):262-263.

[3]鄧敏.勤工助學工作團隊參與高校圖書館藏書搬遷的實踐研究——以廣西工學院圖書館為例[J].科技信息,2013,(4): 496-497.

[4]周范林.高校圖書館搬遷工作之我見[J].科技情報開發與經濟,2011,(20):27-31.

[5]趙軍,吳海華.圖書搬遷過程中的“五定”——從揚州大學圖書館藏書搬遷說起[J].圖書館建設,2010,(9):86-87,90.

[6]魯逢蘭.淺談高校圖書館搬遷規劃與實施[J].農業圖書情報學刊,2012,(7):153-155.

（責任編校：張京華）

G251

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1673-2219（2015）06-0183-03

2015—04—14

謝球英（1976—），女，廣東湛江人，廣東海洋大學寸金學院助理館員，從事高校圖書管理與理論研究。