集團資金集中管理存在內控缺陷及改進建議

申能（集團）有限公司 徐亮

A集團成立于1987年，主要從事電力、燃氣、石油和清潔能源等業務。A 集團秉持“銳意開拓、穩健運作”的經營理念，通過連續多年主動、高強度、高效率的金融投資和運作，形成數百億的優質金融資產和產融結合的產業結構。截止2014 年末，A 集團總資產1300 億元、所有者權益1000億元；2014年度營業收入300億元、歸屬于集團公司的凈利潤22 億元。2014 年度經營活動產生的現金流量凈額為25.48 億元，年末貨幣資金余額達85.57億元。為提高集團資金的安全性和使用效率、降低財務成本，A集團與2013年起，利用信息化手段建立資金集中管理體系，從近兩年的效果來看，集團資金集中管理基本達到預設目標，但在執行過程中，還存在一些內控缺陷。

一、集團資金集中管理存在內控缺陷

(一)信息平臺安全性

A集團資金集中管理信息平臺由用友軟件公司根據A集團資金管理實際情況及需求進行開發。這意味著，該信息平臺并非經過權威部門認證的市場化的商業軟件。A 集團在運行該信息平臺時，基于時間進度的考慮，未邀請權威部門對該信息平臺的安全性和穩定性進行評估。因此，該信息平臺自身是否存在固有缺陷，從而可能導致系統癱瘓或崩潰尚不得而知。

(二)集團信息部門架構不完善

作為以信息化為主要管理手段的現代大型集團企業來講，構建完善的信息管理部門，負責對信息系統進行管理與維護，是實現企業信息化管理的基礎。受制于職工編制數量，A 集團目前并未組建專門的信息部門，而是將信息系統的管理和維護工作外包給第三方公司，由第三方公司派遣固定的系統管理人員常駐公司實施系統管理和維護。這種模式至少存在以下缺陷：

1、同工不同酬

在外包模式下，A 集團以系統管理費的形式向派出方公司支付服務費，而外派人員薪酬由派出方公司支付。由于雙方在薪酬體系上的區別，外派人員和集團員工的收入存在差異，容易造成各方心理的不平衡，從而影響工作的質量。

2、數據外泄

在外包模式下，外派人員以系統管理員的身份實施系統管理和維護，其不可避免的會接觸到某些與A 集團生產經營相關的機密數據。由于外派人員不屬于集團員工，受集團保密制度的約束較小，因此其對外泄露數據的可能性大大高于集團員工。

(三)成員公司銀行賬戶監管缺陷

在資金集中管理體系中，除部分特殊公司之外，A集團分別對成員公司的開戶銀行和銀行賬戶數量進行了規定和限制，但這種企業內部的規定對銀行開戶業務的辦理沒有任何約束力。而在A集團的管理架構上來講，成員企業均屬于獨立的企業法人，其公章、法人印鑒和財務專用章均有公司自行保管和使用，因此，成員公司完全有可能在集團不知情的情況下，擅自在集團指定銀行之外的銀行開立存款賬戶，并將部分資金轉移至該賬戶，使這部分資金脫離集團資金集中管理體系的監管范圍，從而可能影響集團資金的安全和完整。

(四)信息平臺數據更新仍存滯后性

A 集團資金集中管理系統銀企前置機最短2 小時、最長4 小時，通過銀行遠程數據端更新資金數據。雖然這種方式可以將集團對成員公司大額資金變動的監管適度前移，但仍難以實現實時監控的目標。因此，仍存在成員公司大額資金違規流出未被及時掌控的可能性，雖然集團監管人員可以通過數據更新在盡可能短的時間內發現異常，但由于資金流出已經發生，想要更正已無可能。

二、改進建議

(一)對信息平臺的安全性進行測試

針對A集團資金集中管理信息平臺安全性未經權威部門評估的缺陷，有兩種可行的解決方案：

在信息平臺的實際使用過程中，逐步發現和解決可能存在的潛在缺陷。這種方案的優點在于隨著信息平臺的深入使用，可以使專業人員逐步熟悉信息平臺的核心架構，也可使A 集團和信息平臺開發公司用友軟件的合作關系進一步加深，并且可以節省系統安全性評估成本。但是一旦由于信息平臺自身的缺陷到時資金集中管理系統崩潰或癱瘓，技術人員很難在短時間內消除缺陷恢復系統，這樣，A 集團就會承擔難以評估的時間成本，并且可能付出額外的系統恢復費用。

聘請權威的第三方評估機構如上海市信息系統及產品質量監督檢驗站對信息平臺進行全方位的評估，找出信息平臺潛在的缺陷，并進行缺陷消除。這種方案的有點在于，可以在源頭上防止信息平臺因自身的設計缺陷而導致系統崩潰或癱瘓的情況發生，最大程度的保證系統安全穩定的運行。缺點在于可能需要付出高額的評估費用。

(二)構建完善的信息系統管理部門

現代化大型集團企業需要信息化的管理手段，A 集團目前采用信息系統管理維護外包的方式不符合集團企業管理方式的發展方向。除了資金集中管理系統外，A 集團還有諸如OA 辦公系統、財務系統等諸多信息系統，如不能設立專門的信息部門，會影響集團未來的信息化發展。因此A 集團應該及時設立信息部門，并且配備合適的職員。根據目前A集團的實際情況，信息部門可以獨立設置，也可隸屬于在其他部門。

(三)嚴格開戶審批強化審計監督

對于成員公司擅自開立銀行賬戶的缺陷，目前尚無有效的技術手段從源頭上進行根除，但是可以通過以下幾種控制手段的組合使用，降低缺陷發生的可能性：

1、完善董事會對董事長的授權

一般而言，董事長是公司的法定代表人，其印鑒也是銀行賬戶開立的必備條件。A 集團可以利用其控股地位，通過成員公司董事會強化對董事長的授權，規定在未經集團相關管理部門批準前，不得將法人印鑒用于銀行賬戶的開立。

2、加強內部審計

在無法事前防風險陷時，事后內部審計就成了發現風險最有效的方法。A集團目前采用的是年度審計為主（二級公司每年必審，三級公司每三年全覆蓋審計），貨幣資金、物資管理等專項審計相結合的內部審計模式，其中貨幣資金專項審計為每年必須進行的項目。內審人員在進行年度審計或專項審計時，可以由成員公司財務人員陪同，前往公司基本戶開戶銀行獲取截止某一特定時點的銀行賬戶開戶清單，并將其與成員公司財務賬簿或集團資金集中管理信息平臺中有關銀行賬戶的信息進行核對，從而發現可能存在的擅自開立銀行賬戶的情況，并上報集團管理層。

3、強化追責

在內部審計發現擅自開立銀行賬戶的情況并上報后，集團管理層應當考慮相應的措施進行追責，目前可行的追責行為如下：

調整成員公司管理層當年考核得分，通過扣減年終績效獎的形式追溯管理層的責任；對于嚴重違規的情況，集團管理層可以建議成員公司董事會重新考慮成員公司管理層的構成。對于情況嚴重且給集團造成重大損失的情況，集團管理層可以提請集團紀委介入處理，必要時可以采用司法途徑予以解決。

(四)加強審計以適當彌補滯后性缺陷

由于受制于銀行數據系統的更新時間，A 集團資金集中管理信息平臺數據更新相對滯后的情況，目前尚無有效方法予以解決，也只有通過事后審計和追責的手段，進行適當彌補。

三、結束語

企業應對自身的資金集中管理體系進行深入的梳理，發現其中存在的可能引發風險的內控缺陷，并根據企業實際情況，進行有針對性的修正，從而更好的發揮資金集中管理體系的作用。

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