基于信息化視角下的高校固定資產管理

江蘇信息職業技術學院 任遠 俞紅梅

作為高等學校的教學、科研以及后期的管理工作，都是高校固定資產的信息化管理的前提和基礎。高校固定資產隨著科技日新月異的發展，高校自身的發展狀況存在著固定資產信息化管理不規范的問題。

一、高校固定資產的信息化管理的含義

所謂的高校固定資產，顧名思義就是指高校的經濟財產，這直接體現了一所高校的辦學規模。房屋建筑物、專用設備、一般設備、圖書設備等是高校固定資產的重要組成部分，其中儀器設備直接會用來教學和科工作的研探究，技術含量較高，品種較為齊全，耗用的資金數額巨大。

因此，對于高校固定資產的管理工作人員而言，十分不便。如何實現對高校固定資產進行科學管理配置呢？采用信息化管理固定資產是非常必要的，可以減少工作誤差，保護高校固定資產的安全、完整，也有利于防止資產流失，對高校的教學帶來不良影響。

高校固定資產是保證教學、科研、行政、后勤等工作長期順利實行的物質保障，是衡量一所高校的辦學質量和規模的首要因素，也是國有資產的重要組成部分。但由于部分高校長期緊抓教學、科研工作，放松對固定資產的信息化管理，這無疑會成為高校內部管理的弱項。隨著部分高校固定產的流失，高校資產總量的增加，信息化管理開始引起各大高校的關注焦點。

所以，大力推進信息化管理成為當今高校的當務之急，強化對高校固定資產的信息化管理，是改善資產管理最有效的途徑之一。

二、信息化在高校管理固定資產的重要性

(一)提升了固定資產的科學化、智能化管理

信息化在高校固定資產管理中的科學運用，改變了傳統管理的單一性，實現了高校固定資產的合理開發使用。同時，現代網絡的時效性、便捷性，能夠及時準確地為高校工作人員提供管理所需的信息，保障固定資產的安全有效。

高校固定資產網絡化，必須嚴格落實“責任到人”的要求，從對固定資產的采購、審核等登記，這個過程都必須要明確到具體負責人，這一些列的過程必須透明管理，規范操作，避免失誤。這樣，高校固定資產的分配、使用、報廢等都實現了動態化的管理，每件物品的使用都有了保障。

首先，所有的高校固定資產都必須由領導小組經行統一登記，制定合理的固定資產使用的制度，對于損害固定資產的高校教師給于一定的經濟處罰。資產管理處的工作人員具體負責固定資產的管理，高校其他各個部門都必須積極配合，每個部門都要指派專門固定資產管理員具體負責操作，實施固定資產的借用程序制度。

其次，高校各個部門要嚴格明確固定資產的負責人，確定專職或是兼職管理工作人員，把具體的管理責任落實到具體人，切實做好人員落實和工作落實的工作。每個管理工作人員對于固定資產，及時查缺補漏，定期向學校領導小組的負責人進行匯報，學校領導小組的負責人必須對固定資產的了解做到心中有數。

最后，明確規定高校各個管理部門的職責，負責對固定資產的監督、審核、報銷等，高校財務處根據經費的使用情況，對固定資產的發票單進行檢驗。高校每年可根據實際情況，從財務處撥出資金購置有利于教學、科研的固定資產，提升教學的質量。

由此可見，實現信息化的高校固定資產管理，具有很強的操作透明度。通過網絡資源平臺，對獲得的數據進行統計和對比，科學化、智能化的管理，對于國有資產的流失可以起到良好的保障作用。

(二)節省了人力和開支，提高了工作效率

在當今大多數高校中，都會存在一些“三張皮”現象，即指高校的財務部門、資產管理部門、資產使用部門由于信息不暢，缺少聯系和制約，未能將固定資產的管理責任落實到位，給高校的固定資產帶來了損失。

實現信息化的高校固定資產管理，明確各個部門的具體責任，通過網絡信息化的功能為每個部門的負責人設置權限。網絡會對固定資產進行跟蹤，一旦出現違規情況，會自動提醒部門負責人。這樣操作簡單，給各部門負責人的管理工作帶來了很多方便。一方面，減少了人力資源和一些不必要的開支，節省了資金支出；另一方面，也有效促進了各管理部門負責人的責任意識，有效解決固定資產中的浪費現象。

通過網絡信息化的資產管理，有效梳理資產操作的各個環節和分離支點，節約成本，提高工作效率。

(三)信息化的管理輕松實現高校資源共享

在網絡發達暢通的環境下，資產管理部門可以對固定資產及時監控，能及時的了解到固定資產的第一手資料。無論是學校領導、部門負責人，還是普通教職工，坐在電腦旁，通過軟件平臺，只要輕敲鍵盤，就可以在電腦上了解到想要知道的信息，快速實現資源共享的精確。

合理運用信息化管理手段，可以輕松利用現有資源，根據掌握固定資產的使用情況和空置情況，科學分配，提高固定資產的使用率，保證高校資源有效運用于教學之中，輕松實現資源共享。

三、高校固定資產的信息化管理存在的問題

(一)管理制度不健全，責任不明確

依據高校固定資產的現狀，高校固定資產的管理制度主要沿用原有校區的陳舊制度，這些管理制度墨守成規，與時代的發展脫軌，沒有根據高校固定資產的具體情況去改變創新。陳舊的管理制度，沿襲了管理體制的多元化，導致了財政部門只管賬，不管物的現象經常發生；教學部門只需管理儀器設備，損壞的儀器無人處理；后勤部門只是管理基建房產的一般設備。這樣的管理制度造成了固定資產設備出現損壞的情況，各部門互相推卸責任，資產設備基本處于交叉的盲點。 資產管理缺乏科學化制度，造成了固定資產的大幅度損壞。

高校各個部門把分配到的資產占為己用，把固定資產的使用權與所有權混為一體。這些管理部門從不將就輪流使用，投入和產出也不嚴格登記，甚至是有些部門寧可讓資產閑置到報廢，也不愿給需要的部門交換使用。大量空置的資產長期儲存，就失去了原本應有的功能。

經營性的固定資產管理制度僵化生硬，各高校部門無償使用學校固定的資產，更有甚者可以把這些學校資產間接轉化為個人私有財產變賣，造成高校資產流失，沒有起到應有的使用效果。

(二)資產管理部門機構精簡，專職人員編制少

在當前諸多高校中，很多學校為了節省支出，資產管理部門的工作人員由一些教職工兼任，缺乏統一有效的管理。多數固定資產管理部門的工作人員多數都是聘用制或是合同制，專職人員的編制偏少，與飛速發展的校區規模和辦學質量相違背。

一些高校在固定資產的機構設置中，多采用一些部門職能精簡的形式，也因此出現資產管理工作人員直接納入了黨政職能范圍、綜合職能范圍，或是納入后勤部門。這樣沒有出于工作考慮因素的安排，重此失彼的現象嚴重發生，造成固有資產沒有專職人員管理，流失現象慘重。

(三)各部門交流不暢，信息孤島現象嚴重

高校固定資產的管理部門，對資產管理記錄不明確，各部門也很少組織專門的研討會交流溝通，相互不了解。在傳統管理模式的壓制下，通常關注固定資產的原值和折舊核算相關的信息，對于固定資產的型號、功能沒有形成完整的記錄，這必將影響盤點和更新資產設備。高校的盤點人員在核算資產時，根本無法判斷固定資產的情況，是否符合最初的賬面情況，無據可依，這會導致一些不法人員違法操作。同時，由于固定資產記錄不詳細，審批人在審核資產時，不知道是否已經存在類似財產，也無法正確合理采購，這會造成重復投資的現象，影響高校財產的合理支出。

高校資產管理部門之間相互不了解，相關的信息溝通不暢，他們對資產設備的了解只是道聽途說，無法正確判斷真假。譬如，各部門領導和后勤部門之間就沒有直接的聯系，他們唯一進行交流的是一張授權審批單，還有一些部門領導對于審批單粗心大意，存在僥幸心理。后勤部門領導也很可能迫于一些壓力，忽略了實際情況直接簽字，導致資產信息不一致，固定資產的管理無效。

(四)資產管理部門授權審批程序復雜，效率低下

對于傳統的固定資產管理辦法，嚴格制定了審批程序，但由于程序太過復雜，影響了固定資產管理的效率。通產情況下，審批程序包括：資產使用部門申請資料、相關部門領導審批、后勤部門審核校對、后勤領導批準申請、相關部門外出采購、后勤部門實行登記、財務部門報銷經費、資產部門分配資產。這些繁瑣的程序前后銜接，如若其中的一個程序出現差錯就要返回重新申請，一項資產的申請要經歷很長一段時間的審批。如果一項資產緊急運用于教學中，長期的申請資料得不到有效回復，就失去了教學實施的有效性，教職工也對學校資產應用教學失去了興趣。下次出現類似的情況，就不愿在申請購買資產設備，也從一個方面降低了教學和科研質量。

四、提升高校固定資產的信息化管理的建議

(一)加強資產管理的建設，轉變傳統模式為現代信息化管理

近年來，隨著高等院校相繼建立數字化信息平臺，資產管理部門可以應用學校網絡平臺，建立一套行之有效的規范資產信息管理體系。對于高校的每一件固定資產都要隨時進行動態、多維監管，反映出固定資產在運用教學、科研過程中經歷申請、分配、維護、報廢的周期。對于固定資產的整個生命周期，都運用信息化的管理精細化、動態化，這必將徹底改變傳統模式繁雜的程序、落后的信息、溝通的困難。對于現代信息化的管理資產，將會使高校資產真正應用于教學設施中，也使管理手段更加科學、規范。

(二)利用現代信息技術化科學規范管理固定資產

高校可以根據實際情況，建立專業的固定資產信息化部門，成立專門機構，對固定資產進行分類、登記，對每件固定資產進行詳細記錄，明確每個管理部門的使用權限和職責權限。

高校必須加強對固定資產信息化的管理和監督工作，通過對固定資產實行科學分類的登記，建立“物品身份證”，將會有效了解資產部門和使用部門定期檢查，盤點固定資產的儲存，定時了解固定資產的有效動態。利用網絡信息技術化的管理，減少固定資產的報損漏洞，讓資產的管理面向全校教職工，完全透明化，從根本上解決了固定資產報損處置的問題，有效保障了固定資產的安全增值。

不僅如此，高校還應該加強對固定資產管理工作人員的培訓和考核，建立一支業務熟練、素質過硬、效率較高的資產管理隊伍，這是保障高等教育事業質量的前提和基礎。固定資產管理人員，必須切實落實組織協調、監督管理的責任，部門資產管理人員必須具備一定的專業素養，這體現了一所高校自身發展、創新改革的需要。

學校領導小組定期對固定資產管理人員進行抽查、培訓，通過一些列的具體活動讓每位資產管理人員明確自身的責任，強化責任意識，在管理工作中不斷總結經驗，在年末列出全年經驗和來年計劃，對固定資產有全新的認識。

(三)利用信息化管理增強固定資產的安全性能

由于高校固定資產數量龐大、種類繁多、價值頗高，為了防止固定資產的流失與重復購置，必須利用信息化手段增強固定增產的安全性能。

第一，固定資產管理工作人員充分做好備份和審核工作，資產管理部門領導人隨時錄入信息系統，在系統中形成有效的“驗收單”，依照次序進入資產使用部門，回收到管理部門。對于當年采購的固有資產必須嚴格按照年初部門預算，不得隨意采購。如果確實是需要采用的設備，經過相關部門領導人的批準審核，資產管理部門方可依據審批單建立額外增加資產的信息數據庫，并對固定資產進行標簽打印。

第二，固定資產進行轉移時，應有轉出部門在管理系統中填寫“固定資產調劑單”，然后由固定資產部門在管理系統中進行調整，做好備份存檔工作。

第三，在固定資產管理系統中必須增加口令管理功能，即登錄帳號和密碼，將登錄用戶根據部門確定使用權限，依據權限進行不同的操作。對管理系統中數據進行加密，資產管理部門負責人每天可以隨時看到每位教職工使用資產管理系統的動態，加強對管理系統的監護功能。

高校固定資產信息化管理工作比較繁瑣，容易出現差錯。高校應該根據社會發展的趨勢，加快管理創新的步伐，提高高校管理的效率，建立健全科學化的管理機制，明確每位高校管理者的任務，從而真正實現高校固定資產信息化管理的目標，使高校朝著又好又快的方向發展，為社會主義建設事業培養創新型人才。

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