會計電算化檔案管理在醫療系統中的思考

溫州市衛生和計劃生育委員會 王驄

會計電算化是會計核算準確性、及時性強有力的保障，隨著電算化發展，會計工作日益趨向規范化，促進會計工作效率及質量提升，降低了財務人員工作強度。當前，財務人員最佳工作伙伴即計算機，但鑒于會計電算化工作環境的特殊性，無論操作模式、信息存儲模式等均有所改變，故探討會計電算化管理現存問題，提出針對性解決措施至關重要。

一、現存問題

(一)缺乏保密性

由于電磁遞質容易受損，且受損后修復困難，故易增加會計信息毀壞或丟失風險。同時，鑒于部分軟件無記錄操作日志功能，不利于出現問題時究責。再加上未加設保密措施保護數據庫，這無疑為外部打開進行修改操作提供了便利。另外為占領軟件市場，部分商業軟件還提供給用戶修改既往賬目等功能。諸如此類情況均會降低會計資料的保密性，影響其可靠性和真實性。

(二)檔案內容不完善

會計電算化檔案雖然在近幾年發展較快，但仍有部分人員對其認識不全，不清楚其組織內容，常出現會計軟件、數據的光盤、磁遞質及其相關文檔資料歸檔不及時的情況，特別是醫院進行會計軟件更換升級，通常不會立即整理歸檔原有文檔材料和文件軟件。所以，導致會計電算化檔案殘缺不全。

(三)缺少專業人才

眾所周知，會計電算化屬于一門邊緣學科，它融合了會計學、管理學、計算機學以及信息學，而會計專業培訓課程雖開設了計算機培訓等課程，但其所教不適用實際工作中。當前，我國緊缺具備會計專業知識和財務經營管理知識，與精通網絡信息技術的復合型人才。另外，最關鍵的問題在于會計電算化培訓內容跟不上時代發展腳步，相對較為滯后。

(四)安全性較低

電算化系統需要眾多應用程序作為支撐，故當這些應用程序受到惡意攻擊或存在BUG，便會對系統安全造成危害。特別是針對病毒黑客的入侵，Web平臺運行網絡的實行，確保網絡數據以及操作系統的安全性問題將極為關鍵。

二、改進策略

(一)整合紙質檔案與電子檔案

雖然會計電算化環境下，醫院不再依賴傳統紙質檔案，但仍無法改變紙質檔案長期存在的現狀，故而，針對會計電算化環境，有效整合電子檔案與傳統紙質檔案，充分發揮電子檔案的優勢，與傳統紙質檔案形成注互意補明，確有會利計于檔促案進內檔容案范管圍理，工包作括的4個有方效面性：和首科先學，與性會。計整業合過務程相中關需的原始憑證，計算機打印輸出或手工填制的各類會計報表、賬簿等會計資料。其次，計算機軟硬件中所有的文檔資料，如計算機硬件存儲空間、系統型號等；計算機、網絡及漢字操作系統等；相關數據結構文件、程序文件等。其三，各時段財務情況對比分析資料，各類經濟合同等書面文件。其四，計算機硬盤或脫機磁盤、光盤等遞質內存儲的目標程序、源程序等文件資料。

(二)提高財務人員專業水平

要提高財務人員專業水平，醫院必須做到兩點：首先，招收高校會計電算化專業人才，選撥院內財會骨干到高校進修，學習檔案管理專業知識以及計算機專業知識。其次，院方應積極引導院內財務人員進行會計電算化理論知識、計算機技術、檔案管理知識的學習，以確保會計電算化檔案管理與時俱進，促進檔案管理水平進一步提升。

(三)加強風險防范

易復制、處理、傳遞和高效率是電子檔案的特點，故要發揮其優勢必須加強風險防范，即保證信息傳遞和存儲的安全性。電子檔案以光盤、磁盤、硬盤及可移動存儲介質為主要存儲介質，但任何存儲形式均有出錯可能性，因此，可采取數據備份方法可避免該問題。而針對信息傳遞過程中面臨的安全問題，可采取網絡訪問權限控制結合專網專用的方法解決此問題。

(四)完善管理制度

建立健全管理制度，是檔案管理工作開展的前提，隨著會計電算化的發展，傳統檔案管理制度明顯跟不上時代變更的步伐。故結合《會計電算化工作規范》《會計電算化管理辦法》等現有會計電算化檔案管理法規所提出的基本要求，以及信息化建設的特點，制定約束會計電算化檔案管理責任的相關規章制度刻不容緩。主要包括3個方面：其一，明確工作職責；其二，制定定期檢查備份制度；其三，建立嚴格使用權限制度與借閱手續制度。同時對會計電算化檔案設置加密保護，明確規定未經單位領導批準不得替外界拷貝存有會計數據的磁遞質；會計電算化檔案借閱僅限于檔案室內不得帶出，必須在獲得單位領導批準后才能進行會計資料查詢，且在借閱過程中應登記相關信息，以備日后問責等。

三、結束語

綜上，隨著信息時代的來臨，醫院會計電算化發展是必然，其不僅有利于提高管理效率，還有利于整合、匯總信息等，但醫院會計電算化的應用還存在檔案內容殘缺，安全性、保密性不足以及專業人才匱乏的問題，故為避免這些問題，必須加強財務人員會計電算化培訓，明確檔案管理內容，強化風險防范措施，完善管理制度，以促進會計電算化檔案管理工作正常有序的運行。

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