基于就業工作的高校校友檔案管理研究

劉艷萍

（樂山師范學院 學生處，四川 樂山 614000）

就業是民生之本，不僅關系到大學生個人的前途命運，更關系到學校的生存發展以及社會的和諧穩定.面對當前嚴峻的就業形勢，各高校除了依靠校內力量做好就業工作，還注重挖掘各種社會資源推動就業.校友資源的開發和利用是高校最直接、最有力的社會資源.高校校友檔案是開發、利用校友資源的第一手重要資料.本文將從就業服務工作的角度對當前高校校友的檔案管理進行研究.

1 高校校友檔案管理現狀

校友資源是高校重要的人脈資源，高校在尋求自身生存、發展、壯大的過程中，充分利用高校校友資源變得尤為重要.然而基于人力、物力、財力等各方面的原因，高校對校友資源的開發、對校友檔案的管理重視度參差不齊，尤其是地方院校在校友檔案的建立與管理中還需要進一步加強.

1.1 校友檔案管理機構不健全

校友資源既包括校友自身的人才資源，又包括校友所擁有的財力、物力、信息、文化和社會影響力等資源.校友資源的開發和利用成為高等院校研究的朝陽項目，校友會的出現成為該項目的關鍵點，校友檔案的建立與管理是該項目的出發點.部分高校已經意識到校友檔案建立的重要性，但是絕大多數高校仍處于被動狀態，僅把校友會作為臨時聯系校友的橋梁，沒有建立健全完善的校友檔案管理機構.因此出現校友檔案管理有歸于學校檔案館管理的，有歸于學校校友會管理的，也有歸于地方校友會或學院分校友會管理的局面.

1.2 校友檔案內容不完整

當前高校校友檔案管理中面臨最困難的問題便是校友檔案內容的不完整.首先校友個體與群體的檔案不完整.校友是指曾經在學校學習過的各種層次和各種類別的學生，以及在學校工作過的教授、兼職教授和教職員工等人員.校友個人的檔案既包括在學校的經歷，同時包括畢業或離開學校之后的信息.就校友個人檔案而言信息不完整，尤其是離校后的信息欠缺.從整個校友群體而言完整的校友檔案數量極少.

其次是橫向與縱向的不完整.校友是一個動態群體，隨著時間的推移，人數在不斷增加，在收集校友檔案的時候既要有橫向數量的擴大，同時也要注重個體縱向的發展，校友信息要隨著校友的發展變化而不斷更新，然而在很多高校的校友檔案收集中對校友橫向和縱向的把握缺失.

1.3 校友檔案價值運用單一

校友檔案對校友資源的開發起著至關重要的作用，校友檔案管理不善，校友資源就不能有效的開發利用.在高校不斷發展的時代，校友資源的價值被高校所重視，但是很多高校所看重的是優秀校友的人力、財力以及信息等物質資源價值，對校友的文化價值、影響力價值重視不夠.所以僅依靠校友會作為挖掘校友資源的渠道不能將校友價值充分利用.

2 基于就業工作的高校校友檔案管理意義

2.1 體現人才培養質量

高校人才培養質量是就業工作的生命線.黨的十八大報告提出要實現更高質量的就業，高質量就業前提要保證高質量的人才培養.校友的工作狀況直接或間接體現高校人才質量培養，是高校人才培養與社會需求是否接軌的有效憑證.高校可通過第三方測評工具對校友進行人才質量培養調查，通過反饋結果能夠對學校的人才培養方案起參考作用，同時為學校的專業設置、教學計劃、教學內容以及教學方法等改革提供依據，進而增強學生的就業競爭力.因此，校友檔案信息是否全面是反映調查結果是否真實的首要資料.

2.2 彰顯就業教育

就業教育是大學教育的重要組成部分，是提高學生就業能力，滿足社會需要、服務社會的教育.高校除了校內的師資力量對大學生進行就業教育外，更大一部分來自于校友的力量.校友在就業指導隊伍中扮演者重要的角色，有的學校正在積極探索和利用，而有的學校卻因為校友檔案不全而無法開展.首先是職業觀引導，其次是職業目標、職業規劃的引導.在當前嚴峻的就業形勢和價值多元化影響下，大學生就業觀念滯后，職業價值取向功利化，職業選擇單一化，從而出現就業結構性矛盾突出，大學生就業壓力增大.加強大學生職業指導成為就業工作的重點，如何有效的引導大學生職業價值觀又成為高校就業工作的難點.在困于校內就業指導力量薄弱和指導效果不佳的同時，應該轉變思維，充分發揮校友的影響力.校友具有在校學習的經歷，同時校友又有豐富的社會經驗，他們的經歷易于學生接受.校友的影響力在大學生中始終顯性或隱性地起著示范作用.校友資源的利用是提高大學生職業指導的有效途徑.

2.3 提供就業幫扶

校友資源對高校就業工作提供幫扶具有潛在地推動作用.首先，提供就業信息.在嚴峻的就業形勢下，就業結構性矛盾日益突出，大學生就業競爭越加激烈.有效的、適合擇業意向的就業信息受到學生的高度關注.這些信息的來源途徑之一就是廣大校友提供.隨著高校校友數量的不斷增加，高校可以通過校友檔案發動校友的力量，校友可以將所在單位的用人信息傳遞給母校.這樣的信息既符合單位的選拔要求，同時也符合學生的擇業意向，學生對校友提供的單位也有信任感和認同感.其次，提供校企合作的機會.高校校友遍及各地，其中不乏杰出的優秀校友，他們有的自己創辦企業，有的則在單位擔任骨干.通過發揮校友資源，以校友為橋梁，高校與校友所在單位建立校企合作關系，建立畢業生就業實踐基地，緩解就業壓力.再次，提供資金支持.校友對母校的回饋最直接的就是資金支持.尤其是畢業于歷史悠久的高校的校友，他們當年的大學生生活都頗為節儉，在他們事業有成的時候，校友對母校的感恩，對生活困難的師弟師妹的生活感同身受，因此校友們也更愿意對學校提供資金幫扶，用于解決困難畢業生就業.

3 基于就業工作的高校校友檔案管理模式

校友檔案管理在高校存在不同的管理模式，創新校友檔案管理模式是提高校友檔案利用率，充分發揮校友資源的條件保障.

3.1 分散收集、集中管理模式

基于就業工作的校友檔案管理應堅持分散收集、集中管理模式.運行此模式的前提是要建立健全校友檔案管理機構和完善校友檔案管理制度.建立校友會，作為校友檔案集中管理的責任單位.各學院設立校友分會，地方設立地方校友會，主要分散收集校友檔案材料.首先，確定校友檔案管理的責任單位.校友會是校友自愿聯合的合法社會團體，其宗旨是加強校友之間及校友和母校之間的聯系，激勵校友發揚母校優良傳統，為母校的發展和國家建設貢獻力量.因此校友檔案的歸檔管理集中在學校校友會，校友會安排專人負責校友檔案的收集、更新管理.各學院分校友會負責完善畢業生在校期間的檔案并提供給校友會管理，同時協同學校就業部門負責畢業后學生的離校跟蹤，確保與校友長期聯系.各地方校友會負責收集管理地方校友的檔案信息，并及時上報學校校友會便于及時更新檔案信息.

3.2 統籌兼顧、重點關注的管理模式

基于就業工作的校友檔案管理模式既要注重校友檔案收集的全面性，同時要重點關注校友檔案為就業工作的可開發性.因此學校就業工作部門應該與校友會緊密聯系，隨時將所收集的校友檔案信息及時傳遞給校友會，確保校友檔案的全面和更新.同時，就業工作部門應該根據校友會提供的校友檔案重點關注校友的發展狀況，積極做好校友跟蹤調查，了解學校人才培養質量情況，為提高就業質量提供依據.同時就業工作部門要對有代表性的、優秀校友進行重點關注，并保持聯系，讓這部分校友能夠為學校的就業工作發揮潛在的推動作用.

4 高校校友檔案在就業工作中的運用價值

校友檔案在高校就業工作中的運用價值較大，但很多高校并沒有將校友資源的潛在價值完全開發利用.因此校友檔案在就業工作中運用價值還有很大的空間.

4.1 充分發揮校友示范作用

校友在校期間的特殊表現和校友離校后的卓越成就，對在校學生具有很強的示范作用，也很容易讓在校學生接受.因此高校要充分挖掘校友中的典型代表為大學生樹立正確的人生目標和擇業方向進行引導.可在校史展覽館陳列優秀校友的先進事跡，編寫校友事跡在學生中傳閱，定期開展優秀校友事跡報告會，讓學生在這種濃烈的校友文化氛圍中受到熏陶和感染，讓學生在校友的示范作用下提高自身學習能力和明確自己的人生目標.

4.2 做好校友跟蹤和信息反饋

校友畢業后的發展狀況是學校人才培養結果最直接的檢驗標準.因此要積極做好校友跟蹤調查，獲得最真實的信息反饋結果，從本質上提高學校人才培養質量，提高就業質量.學校就業工作部門要利用校友檔案信息，通過用人單位回訪和畢業生跟蹤調查了解校友工作狀況和用人單位滿意度，或者通過麥可思等第三方調查機構對每一屆校友開展就業能力測評.并及時對測評結果進行研究分析，查漏補缺，充分利用好校友信息反饋結果為在校生就業服務.

4.3 積極獲取就業信息資源

在就業工作中，校友提供的就業信息已成為學生就業的主渠道，校友回校招人受到學生的高度認可.在就業競爭日趨嚴峻的今天，爭奪就業崗位的前提是獲取有價值的就業信息.當前畢業生主要通過學校就業信息發布平臺、校外網絡招聘、親朋好友等渠道獲取就業信息.從就業信息的利用而言，校友提供的就業信息成功率偏高，因為校友提供的信息具有親緣性、可信性和針對性.因此高校就業工作部門應該根據校友檔案信息，主動出擊、多方聯系校友.一方面邀請具有用人權限的校友回校招聘，另一方面獲取校友身邊有用的就業信息.

4.4 挖掘校友中的創業資源

高校校友群體中有很大一部分創業成功的人士，這部分校友對高校的就業工作有非常大的推動作用.高校就業工作部門可以通過校友檔案信息挖掘校友中的創業成功人士，充分發揮這部分校友資源的價值.一是可以開拓校企合作領域.學校與成功創業的校友建立校企合作關系，建立就業實習基地，更利于實現雙贏.二是積累校友成功創業經驗，指導學生創業.黨的十八大報告中指出，要促進就業和鼓勵創業，各高校在不斷探索開展創業工作.大學生創業不僅需要國家、政府和高校的政策支持，更需實際的創業指導和資金幫扶.校友豐富的創業經驗可以為有創業意向的學生提供現身指導，同時校友也有機會為學生提供創業基金幫扶.

校友檔案的有效管理對高校的發展能夠提供支持和幫助，尤其是對學校的就業工作有較大的推動作用.校友資源也將成為高校就業指導與服務體系的重要力量，因此建立和完善校友檔案勢在必行.

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