分析高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展

郭曉文

（赤峰學(xué)院 機關(guān)黨總支，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

可持續(xù)發(fā)展是目前社會高度關(guān)注的發(fā)展指導(dǎo)方針，而高校檔案對于學(xué)生來說很重要，是社會發(fā)展的重要組成部分.但因為高校的領(lǐng)導(dǎo)不重視高校檔案管理工作的發(fā)展，與高等教育事業(yè)的發(fā)展不協(xié)調(diào)，不同步，所以即使高校檔案工作雖然也在不斷發(fā)展，但還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校整體發(fā)展的水平.因此，高校檔案如何做到可持續(xù)發(fā)展是值得深思的問題.

1 高校檔案工作現(xiàn)狀中存在的一些問題

改革開放以來，隨著高考制度的恢復(fù)，我國對高等教育越來越重視，高校檔案工作也得到了高度的關(guān)注與快速的發(fā)展.高校檔案部門不斷改革著，運用現(xiàn)代化的信息管理，讓高校檔案工作越做做好，但在發(fā)展的同時也存在著一些問題.

1.1 檔案管理意識不強

有些高校對于檔案管理的意識不強，沒有認(rèn)識到檔案對于高校發(fā)展的重要性.主要表現(xiàn)在兩方面：一方面是由于教職工的人手不夠，每天的工作量相對來說就比較大，一般都認(rèn)為檔案工作是沒那么重要的，因此都處理完別的工作，才開始整理檔案，這樣的工作安排會使學(xué)校檔案得不到及時的更新，會導(dǎo)致學(xué)校在未來的發(fā)展中獲取錯誤的信息，影響學(xué)校的發(fā)展.另一方面是因為教職工沒有意識到檔案的重要性，所以通常都是簡單的整理了一下，有很多的重要信息都沒有記載，致使高校在發(fā)展的時候無法獲取到詳細(xì)的資料.

1.2 管理檔案工作的手段落后

我國目前處于快速發(fā)展的階段，信息化水平也越來越高，檔案工作的管理也開始向信息化靠攏，但是有一部分高校還是停滯于手工收集整理信息的階段.主要表現(xiàn)為：第一，我國在進(jìn)入信息化社會以后，高校的檔案管理工作也改革創(chuàng)新，跟上社會的步伐，建立起了信息化管理體系.但有些高校雖然建立了，但并沒有真正的去實施，有名無實.第二，由于檔案管理工作沒有得到學(xué)校管理層的重視，再者高校的資金預(yù)算都是有限的，因此在其他重要工作和檔案管理工作兩者中，往往都選擇了前者，忽略了后者，致使檔案管理工作停滯不前.

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待加強

高校檔案管理工作是高校檔案管理人員來具體操作執(zhí)行的，因此檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著高校檔案管理工作的發(fā)展.我國部分高校的檔案管理人員在素質(zhì)方面還有著欠缺，如：高校檔案管理人員的服務(wù)意識和競爭意識差，沒有認(rèn)識到高校檔案管理的重要性，存有得過且過的意識，對于管理工作都是敷衍了事，沒有真正意義的去整理，分類，存檔等.在檔案管理的人員中，多數(shù)是沒有經(jīng)驗和不懂專業(yè)知識的人員，對檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備的運用不熟練，致使檔案管理工作的效率較差.

2 高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展策略

通過以上對于高校檔案管理工作中存在的問題的分析，可以了解到高校檔案的管理是高校管理工作中的重要組成部分.如果這些問題不妥善的解決好，會影響高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，甚至影響高校未來的發(fā)展.我們可以通過以下幾點來改善：

2.1 加強對檔案工作的認(rèn)識

高校檔案管理工作之所以會出現(xiàn)這么多的問題，是因為高校管理人員對于檔案管理工作不重視，沒有責(zé)任感造成的，只有加強檔案管理人員的責(zé)任意識，才能管理好高校檔案.可以從以下幾點做起：第一，通過宣傳、開會以及管理工作，提升高校管理人員和檔案管理人員對于檔案管理工作的認(rèn)識，了解檔案對于學(xué)校發(fā)展的重要性，提高他們的責(zé)任意識，讓他們對檔案管理高度重視起來，做好可持續(xù)發(fā)展的策略.第二，當(dāng)今社會的信息化發(fā)展很迅速，高校檔案管理人員的意識和管理手段要跟著社會的發(fā)展不斷創(chuàng)新與進(jìn)步，檔案的內(nèi)容也要及時更新，只有這樣才能促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.第三，制定有關(guān)檔案管理工作的規(guī)章制度，讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，加強對檔案管理人員的約束，對于不盡職責(zé)的檔案管理人員要進(jìn)行懲罰，這樣不但可以提高檔案管理人員的責(zé)任意識，而且可以提高高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

2.2 對高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新

創(chuàng)新意識是高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的核心，只有將創(chuàng)新意識融入到高校檔案管理工作中去才能促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.可以從以下幾方面入手：第一，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，計算機和網(wǎng)絡(luò)在日益的進(jìn)步，高校檔案管理工作和管理設(shè)備也應(yīng)該跟上時代的步伐，進(jìn)行改革和創(chuàng)新.在高校檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息化的管理手段，不但可以減少管理人員的負(fù)擔(dān)、提高工作的效率，而且可以及時更新檔案內(nèi)容，避免出現(xiàn)不必要的錯誤，解決了高校檔案管理工作停滯不前的現(xiàn)象.第二，高校檔案一般由于高校建立的時間越長，檔案管理起來就越復(fù)雜.因此，合理的利用現(xiàn)在正處于不斷發(fā)展中的云技術(shù)和現(xiàn)代化存儲技術(shù)是最好的途徑.不但可以很好的管理檔案、查找所需要的內(nèi)容，而且可以很快的對資料進(jìn)行備份和復(fù)制，保證了檔案資料的便捷性和安全性.

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員對于高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展起著不可或缺的重要作用.因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)是很重要的事，要從以下幾點來加強：第一，因為高校檔案記錄的都是從建校以來最真實的情況，是最完整的資料，所以對于檔案管理人員的素質(zhì)要求要很嚴(yán)格，檔案管理人員要具備實事求是的精神，對于檔案的管理一定要做到認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、不出一絲差錯，保證高校檔案的完整性和安全性.第二，高校在安排檔案管理人員時，一定要具備一定的專業(yè)知識，并且熟練掌握現(xiàn)代化的檔案管理工作設(shè)備.第三，要培養(yǎng)高校檔案管理人員之間的合作精神，提高整體的綜合素質(zhì)以及自身的個人能力.

2.4 高校檔案資源體系建設(shè)

高校檔案工作的建設(shè)一定要擁有豐富的檔案資源，“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”應(yīng)該作為高校檔案工作的根本保證.高校的檔案室除了收集平常的基本檔案資料以外，應(yīng)該樹立檔案資源全面化意識，構(gòu)建出一個擁有豐富資源、完整類別、特色洋溢的高校檔案資源體系.第一，對于各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的整合分類，對各部門各單位的檔案進(jìn)行實體整合，以便統(tǒng)一管理.第二，把師生的檔案資源全部收集整合起來，建立覆蓋全校師生員工的檔案資源體系.第三，收集好學(xué)校的重大活動、重要項目、各種研究事項、文化傳承以及重大會議等各方面不同的檔案資料，方便作為未來高校發(fā)展的重要參考依據(jù).第四，針對學(xué)校各個時期的特色檔案進(jìn)行收集，建立專屬校園特色檔案資源，例如，高校的名人檔案和校友檔案、高校發(fā)展是所發(fā)生的一些特色事情等.

2.5 建立高校檔案安全體系

安全工作是高校檔案管理工作的保障，只有建立好高校檔案管理工作的安全體系，才能保證高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.如何確保檔案安全保密萬無一失，可以從以下幾點入手：第一，抓好檔案室建設(shè)的安全，做到防霉、防曬、防灰塵、防震等，保證檔案的保管安全.第二，對于涉及個人隱私、國家機密、學(xué)校發(fā)展的檔案要確保不泄密，一些珍貴檔案原件要封存，只提供電子檔或復(fù)印件查閱.在利用檔案是一定要確保檔案不會泄露，不會遺失，強調(diào)利用者要增強安全意識.第三，檔案實體要保存好，可以采取因地制宜的方式，用不同的材質(zhì)不同的地方來對檔案實體進(jìn)行保存，以防自然災(zāi)害與社會事件這些不確定因素的危害.第四，確保利用信息化存儲的檔案的安全性，不會被惡意的更改、泄露和破壞.

3 不斷更新觀念

3.1 開放觀念

在實際工作中，因為教職工的檔案意思薄弱，再加上繁瑣的查閱手續(xù)，讓人望而卻步，很少有人去查檔并利用，所以導(dǎo)致了檔案管理人員對待工作越來越怠慢松懈，缺乏了積極性，形成了一種你來查閱我再幫你找的慣性思維.高校檔案管理工作必須根據(jù)時代的發(fā)展，由封閉式管理改為開放式管理.要主動的為高校各部門各單位服務(wù)，開展檔案宣傳，為利用者營造出一個良好的查閱利用檔案的環(huán)境.增加教職工對檔案的認(rèn)識，讓他們都能利用到檔案，這樣才能促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

3.2 法制觀念

高校檔案管理人員一定學(xué)好高校檔案工作的法律、法規(guī).只有學(xué)好了，才能應(yīng)用好.隨著高校的發(fā)展，也都結(jié)合學(xué)校的真實情況結(jié)合檔案的法規(guī)制定了一定的行為準(zhǔn)則.作為高校的檔案管理工作人員一定要以身作則，具備良好的法制觀念，規(guī)范好自身的工作，以這些法律法規(guī)為準(zhǔn)則，維護(hù)檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性與安全性.對于那些涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法的行為，可以拿起法律的武器與之作斗爭.從而進(jìn)一步使檔案工作走向法制化.

3.3 服務(wù)觀念

服務(wù)觀念是直接影響到高校檔案管理工作的一個重要課題,要提高服務(wù)意識，就要改變以前的只保管不利用的工作思路，應(yīng)該做到高校發(fā)展與檔案利用同時出發(fā)，服務(wù)也要跟上步伐不能落后.同時高校的檔案管理工作人員具有了較強的服務(wù)觀念，那么服務(wù)態(tài)度自然也就上來了.高校檔案管理工作服務(wù)的主要對象就是高校的教職工和學(xué)生.首先，教師對檔案的需求不一樣.其次，因為學(xué)生都來自不同的地方，地域的差異致使學(xué)生的素質(zhì)參差不齊，這些都會對檔案管理工作人員造成接待、查閱、登記等各方面的問題，工作人員勢必會越來越不耐煩.只有檔案管理工作人員具備了較強的服務(wù)觀念，才能為教職工和學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，做到熱情、主動、及時、全面，不厭其煩的回答利用者的問題.在現(xiàn)代社會里，不但要時刻強調(diào)高校檔案服務(wù)觀念的更新，更要重視高校檔案服務(wù)創(chuàng)新意識的培養(yǎng)，要打破原有的思想定勢和障礙，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)工作.這樣才能更好的促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展.

4 總結(jié)

通過以上對高校檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展中存在的問題和應(yīng)對的措施的分析，我們可以知道，高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展對于高校的可持續(xù)發(fā)展的重要性.在未來一段時間高校檔案管理工作的建設(shè)是高校整理發(fā)展中十分重要的一環(huán).可持續(xù)發(fā)展是對人類對發(fā)展認(rèn)識深化的標(biāo)志.

〔1〕張宏靜.新時期高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展的對策[J].蘭臺世界，2013(35):97-98.

〔2〕李飛虹.淺談高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展[J].才智，2014(04):171.