高職高專院校會計檔案數字化建設與管理的初步思考

摘要:計算機技術和網絡技術的發展和應用，使得會計檔案數字化成為可能。高職高專院校會計檔案數字化建設，需要結合自身情況以及國家政策法規制定建設方案和管理制度，把提高會計檔案的真實性、完整性、共享性和安全性作為建設目標，為高職高專院校的發展提供基礎性資料。

高職高專院校的數量和招生規模同本科院校平分天下，培養了大量的高級技能型人才，為我國的經濟建設持續健康發展發揮了不可替代的作用。新常態下高職院校的作用和責任更加凸顯，作為記錄學校教育教學、科學研究、校園建設與發展等所發生的經濟往來賬目的財務檔案，對于分析資金投入產出效益、預測今后建設和改革方向提供了基礎性資料，為國家和地方政府分析高職高專院校的發展和建設情況提供準確的信息。計算機技術的發展和應用，特別是財務活動電算化，為財務檔案數字化、信息化、電子化建設打下了堅實的基礎。高職高專院校財務檔案應真實、準確、完整，方便查閱與分析，才能充分發揮其資料價值。但是，目前高職高專院校的數字化會計檔案的建設、管理和使用仍存在不少問題，制約高職高專院校財務分析效能，影響學校的管理和建設，不利于高職高專院校的長遠發展。

一、數字化會計檔案的重要意義

(一)方便查詢和分析

數字化會計檔案采用計算機軟件管理檔案資料，建立了電子目錄以后，使用一臺聯網的電腦或其他終端設備，取得授權許可，即可幾分鐘內在任何地點查到所需要的資料，方便快捷。而傳統的紙質會計檔案資料的查詢，需要趕到檔案存放地點，征得檔案管理員的同意，手工查詢目錄資料，根據目錄檢索再到檔案庫房翻閱相應資料，費時費力，效率低下，并且容易污損紙質檔案。

根據財務數據綜合分析和比較資金使用效果，數字化會計檔案通過調取原始資料，采用相應軟件，數分鐘內就可以得到所需要的報表。而根據紙質會計檔案資料，需要根據財務數據資料，人工分析數據之間的關系和變化規律，需要占用大量的人力物力和財力，而且不能及時得到分析結果。

對于檔案資料，能夠及時查詢和分析，才是其存在價值的真正所在。

(二)提升財務管理效率和水平

采用數字化會計檔案，財務管理面臨大量的數字資料，需要建設相應的硬件和軟件，包括計算機、網絡資源、會計專業和計算機網絡知識均有所掌握的專門人才。管理者必須轉變觀念，科學管理，同時還需要及時更新知識，才能適應新的工作環境，管理者能夠更加及時的掌握單位的財務運行狀況，預測財務運行風險，提高管理效率。

(三)節約資源

會計檔案數字化，采用磁盤、光盤、服務器等方式存儲，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和報表等不再使用紙張書寫或打印，降低打印機、復印機等的使用率，降低了紙張使用，實現低碳環保工作模式。同時，會計檔案數字化以后，提高了大量數據錄入和處理的效率，報表分析可以自動生成，降低人力資源的占用，解放出來的人力資源可以投入到財務數據的分析和預測等智慧型的工作中去，提高人力資源的勞動質量和效率。再者，采用數字化會計檔案，不需要很大的房間就可以把一個單位的所有會計資料保存起來，節約空間和場地資源。

二、高職高專院校數字化會計檔案存在的問題

高職高專院校以培養高級技能型人才為己任，而我國傳統觀念認為接受高等教育的目的是為了走向管理崗位，所謂學而優則仕。所以，高職高專院校一直沒有受到社會各界的充分重視，沒有受到本科院校特別是研究型本科院校同樣的重視，導致其占有的軟硬件資源較少，會計部門也不例外。高職高專院校會計部門開展數字化建設，會計檔案電子化，面臨著一些特殊的問題。

(一)重視不足，資金和人才投入均較少

會計檔案是財務工作的附屬工作，往往沒有受到單位領導的足夠重視，相應科室在學校的管理結構層次中，還算不上三級科室，其工作屬于學校工作層級中的最底層。會計檔案長期以來沒有得到學校的重視，現代化建設更無從談起。校領導大多不清楚會計檔案室的工作內容、工作職責、工作要求等基本知識，對于會計檔案工作的發展和建設沒有工作計劃。如此，會計檔案信息化建設工作難以取得資金投入，難以有專業知識和計算機知識都掌握的專業人才來負責會計檔案工作，會計檔案信息化建設難以取得進展。

(二)會計檔案數字化建設規劃的前瞻性不強

有些高職高專院校開展會計檔案數字化建設，沒有根據數字化發展預測今后二十年的發展趨勢，網絡硬件和軟件建成后五年左右就過時了，存放這些硬件設施的房間防水、防火等的安全等級較低，可擴展的空間有限，沒有預留網絡接口，硬件升級困難，導致后期發展難以適應會計檔案的要求。由此帶來了資源使用年限的降低，造成了浪費。

(三)管理制度缺失，檔案資料不完整

有效的管理制度是機構高效運行的保障，數字化會計檔案建設需要相應的管理制度為之提供運行和維護的制度保障。但是，有些高職高專院校建立的信息化會計檔案，由于沒有配套的管理制度，資料收集、整理、歸檔不及時，沒有對原始資料進行分析總結和歸納，使用和維護不能保證會計檔案的完整，導致會計檔案容易出現缺失和不完整，甚至損毀，造成難以挽回的損失。

(四)信息化會計檔案工作人員專業知識不完整

信息化會計檔案工作人員，不僅需要熟練掌握會計專業知識，還需要掌握會計電算化以及計算機網絡相關知識。但是，受到經費以及傳統觀念的影響，會計檔案管理人員大多由新進人員或者將要退休人員管理，這些人員的最新會計專業知識、計算機知識有限，會計檔案信息化管理的能力不強，制約著會計檔案信息化建設。

三、高職高專院校數字化會計檔案建設意見

(一)提高會計檔案重要性的認識

學校領導特別是分管財務的領導，應自覺學習和更新會計知識，包括《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等，正確完整的認識會計檔案的歸檔內容和要求，提高對會計檔案重要性的認識，重視會計檔案工作，推進會計檔案信息化、數字化建設。觀念改變和提升是事業成功的前提和基礎。

(二)重視會計檔案的硬件和軟件建設

會計檔案信息化、電子化建設，需要計算機、網絡、服務器以及存放這些設備的房間，建設這些設備和設施需要結合本單位的現狀以及未來至少二十年的發展趨勢，預留足夠的發展空間，避免頻繁大修、更換設備甚至搬遷，節約資源和資金，同時滿足未來的發展需要。購置的存儲會計檔案的軟件，要滿足兼容性、可升級、安全性、分級提供服務、自處理等功能和要求，簽訂安全和保密協議，明確權責。

(三)建立可操作的信息化會計檔案管理制度

考慮《會計檔案管理辦法》（征求意見稿），根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等，結合單位實際情況，制定切實可行

的詳細管理制度，是信息化會計檔案有效管理的制度保障。為此，可以從會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、鑒定銷毀以及查閱、維護、安全措施等環節制定管理制度，明確管理職責。屬于歸檔范圍的會計資料包括會計憑證（原始憑證，記賬憑證）、會計賬簿（總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，其他輔助性賬簿）、財務會計報告（月度、季度、半年度、年度財務會計報告）以及其他會計資料（銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料）等。

(四)培養或引進專業會計檔案管理人員，提升知識水平

會計檔案專業技術人員是檔案管理質量和水平的決定性因素。根據單位的人員情況，把那些責任心強、專業能力好、愿意為會計檔案事業盡力盡責的人員派出去培訓，充實和完善知識結構，提高專業技術能力。或者引進那些懂得計算機、信息管理、財務管理、資產評估等專業知識的專業性技術人才，確保會計檔案工作優質高效開展。

(五)提高數字化會計檔案的共享能力

會計檔案保管與維護價值主要體現在使用上，包括本單位用戶的使用以及相關單位用戶的使用。為此，需要實現會計檔案電子化信息的資源共享。目前，互聯網高度發達，為會計檔案共享創造了客觀條件。當然，資源共享需要遵循相應的會計檔案資源利用的規定，符合法律規定?？梢愿鶕鲉挝坏膶嶋H情況，對會計檔案數字化資源分級、分層次地共享，加入校園網系統，設置不同的訪問權限。把享受共享資源的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、校領導以及省市主管部門等不同的用戶，根據各自所擁有的訪問權限，訪問和使用相應的會計檔案電子化資源。

(六)加強數字化檔案的安全性

21世紀的世界已經進入信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，數據的錄入、傳輸、復制變得異常簡單，這些技術的發展為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳遞和使用帶來了巨大的方便。但是，開放的互聯網時代，網絡上的數據被修改、刪除和再編輯同樣變得容易起來，導致會計檔案數據有可能被惡意刪除或篡改，給會計檔案帶來安全隱患，危害到數據的真實性和完整性，而且，這種事故常常難以修復。為此，必須對數字化的會計檔案采取安全措施，例如雙備份或者多備份，設置網絡安全密碼等。當然，會計檔案的安全措施是相對的，沒有絕對的安全。安全性越高，所需要的投入也越大。可以采用多重安全措施，將會計檔案的安全性提高到該信息資料所需要的水平。

四、結束語

會計檔案信息化，可以提升檔案的使用效率、降低資源消耗，高職高專院校會計檔案信息化建設，需要根據會計檔案真實性、完整性、安全性要求高，結合自身辦學經費有限、人力資源不足等實際情況，量力而行，并考慮空間和硬件的可擴展性、兼容性要求，制定相應的管理辦法，建設高質量的會計檔案信息化管理模式，為高職高專院校的發展提供基礎性資料，分析高職院校的辦學效率，為學校以及政府的決策提供參考。