高校照片檔案的管理現狀及對策

摘要：高校照片檔案是指在高校活動中直接形成的以靜止攝影影像形式存在，有保存價值的歷史記錄。傳統的照片檔案和新型的數碼照片檔案都是高校檔案的重要組成部分，作為高校檔案的重要檔案信息資源，不論是傳統的還是新型的照片檔案的規范管理都應該提上議事日程。從高校照片檔案管理存在的問題入手，探討了照片檔案管理的有效途徑。

文獻標志碼：A

文章編號：1674-9200（2015）05-0108-04

收稿日期：2015-04-16

作者簡介：陳正嬌，文山學院辦公室館員。

一、高校照片檔案的定義、種類、特點

（一）高校照片檔案的定義

高校照片檔案指在高校教學、科研、管理等活動中直接形成的以靜止攝影影像形式存在的，有保存價值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。

（二）高校照片檔案的種類

1.按照片影像存儲材料，分為銀鹽感光材料照片、數碼照片。

2.按攝影的目的與表現方式，分為記錄照片檔案、藝術照片檔案。

（三）高校照片檔案的特點

1.形式、規格多樣。

2.時間、空間感強烈。

3.形意結合、形象逼真。

二、高校照片檔案管理存在的問題

（一）制度不健全

《照片檔案管理規范》（GB/T11821—89）自1990年7月1日實施以來，為照片檔案的收集、整理、保管等過程的規范化、標準化起到了重要的作用，但卻忽略了照片的鑒定、統計和利用等方面的規定。盡管之后對《照片檔案管理規范》有所修定，即現行的國家標準《照片檔案管理規范》（GB/ T11821-2002），但目前該規范僅適用于銀鹽感光材料照片檔案,即傳統的膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。但隨著科學技術的迅速發展，各式數碼相機被廣泛應用，傳統的膠片照片幾乎已被數碼照片取代，在數碼相機給各單位帶來便利的同時，其特殊性也給照片檔案的管理帶來了新的挑戰，而《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）并未涉及對數碼照片檔案的管理。缺少制度可依，數碼照片檔案的管理呈現無章可循，制度不健全的問題。

（二）安全性、完整性及真實性隱患

1．由于制度的不健全，多數部門的照片處于自由形成、自由處理的狀態，沒有統一管理。許多珍貴的照片散落于各職能部門，許多人員對照片檔案沒有意識，甚至將照片視為己有，不愿意上交或者不妥善保管，以至照片被丟棄、遺失，直接影響了照片的安全；數碼照片存儲介質的特殊性，也會直接因其存儲設備的故障影響數碼照片的安全；再有，不備份，利用與存儲都只用原始檔案，利用不當使照片檔案丟失或損壞，或者備份了沒有異地保存，沒有定期檢查等現象的存在。

2．隨著數碼相機的廣泛使用，學校各職能部門在一次活動中往往會形成幾十甚至上百張照片，學校檔案館（室）沒有及時和各部門交流溝通，各職能部門沒有及時刪除質量不佳的相片，也未對具有代表性的照片補充文字說明，時間一長，隨著存儲照片數量的增多，拍攝者也無法補充齊全照片的各要素，這直接導致許多珍貴照片無法歸檔和利用，而完整的數碼照片檔案是由數碼照片、文字說明、EXIF信息構成的。這三要素，只要其中一樣不真實、準確，數碼照片就無完整性可言，其再具有代表性，也無法歸檔并體現其應用價值。

3．數碼照片依賴于計算機、磁盤、硬盤等介質存儲，對先進介質的依賴性也決定了其易更改性，數碼照片的元數據即文字說明和EXIF信息一旦被人為更改或被其他不定性因素如計算機病毒、各種軟件編輯器、軟硬件損壞等影響，照片的真實性就無法保障。

（三）存儲條件差，照片檔案壽命堪憂

傳統照片的制成材料是銀鹽和磁性介質，數碼照片依賴計算機、磁盤、硬盤等介質，相較紙質檔案，照片檔案的保管條件更加嚴格，但許多院校庫房條件差，“八防”（防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜）工作無法達標，甚至沒有專門的庫房，沒有專用的照片檔案設備，大量的照片檔案和紙質檔案共存于文書檔案柜，時間一久，照片乳劑層中的化學物質發生變化，照片顏色變黃，影像亦逐漸消退，照片檔案壽命嚴重折期。

（四）信息化建設步伐滯后

檔案信息化是信息時代實現檔案信息資源共享和最佳便捷利用的必然發展趨勢，照片檔案的信息化亦如此。照片檔案的數字化是其信息化建設的第一步，然而，多數高校傳統的照片檔案仍然沒有實現數字化，以傳統的手工查找為主，但由于照片檔案的特殊性，目錄查找無法第一時間體現照片的內容，查全率、查準率低。數碼照片檔案無底片，以數字形式存儲，數量多，內容繁雜，科學的數碼照片檔案管理軟件是實現科學管理和信息化的必然選擇，與校園信息化建設密切關聯，實現數碼照片檔案信息的匯集、內容的提煉、分類、處理，以便更好地服務民生成為必然。但是，多數高校信息化建設步伐仍然相當滯后。

（五）照片檔案編研工作發展遲緩

照片檔案編研，指的是以照片檔案為素材，按特定的主題和編研方式，將照片檔案通過加工做成成品，以便更好地利用與研究。目前有直接利用照片粘貼成冊、將照片復制粘貼并編輯制作成簡單的畫冊或者畫報、將照片編制成版直接印刷出精制畫冊等。不管以哪種類型編制，首先要確保照片檔案的完整性，即照片、底片、文字說明的完整，歷史照片要么沒底片，要么沒文字說明，完整性極差，且因照片保管條件等原因造成質地差，圖像不清晰等問題，這都會阻礙照片檔案編研工作。照片檔案編研工作投入的人力、財力相較純文字的書籍和文章，成本相對較高，照片數量的繁雜，更是增加了篩選工作的難度。各高校在舉辦展覽、校園宣傳櫥窗、招生宣傳畫冊、年鑒等工作中都充分地利用了照片檔案，但以照片檔案為基礎的專題照片檔案編研工作仍然發展遲緩。

三、提高照片檔案管理的有效途徑

（一）加強制度建設

1．各檔案館（室）要加強《檔案法》的學習，并在實際工作中切實體現出《檔案法》所賦予檔案工作者的義務性、權利性、禁止性、職責性，依據這些規范建立健全高校的各種檔案規章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。除了加強自身對檔案法律法規的學習，各專職檔案工作者還要擔起培訓各職能部門專兼職檔案人員對各檔案法律法規的學習責任，盡量擴大檔案法律法規的宣傳力度。

2．建立健全數碼照片歸檔制度

根據已有的《照片檔案管理規范》，不斷完善學校的照片檔案管理規范，并根據實際建立適用于各校的數碼照片檔案管理規范，使照片檔案從歸檔范圍、收集方法、價值的鑒定、整理、歸檔到保管統計利用，每一個環節都有標準可依，特別是數碼照片數量多，拍攝者多，形成于各職能部門，攝影者必須按規定定期向各單位檔案機構或檔案員移交，實行集中管理，任何單位和個人不得據為己有；檔案工作人員鑒定照片時要把握主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點，并確保數碼照片的元數據齊全；堅持移交不跨年原則，并在整理過程中，始終遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。

（二）庫房、設備保障

1．照片檔案庫房條件除了努力達到“八防”要求外，其他的各項指標都應符合JGJ25（檔案館建筑設計規范）的規定；管理人員在確保庫房的整齊、清潔的同時，要嚴格遵照庫房使用、存放規則，規范庫房管理，努力改變高校檔案庫房即保管室、儲藏室的混亂現狀。

2．工作人員必須保證底片、照片的貯存柜架的制作材料除了必不可燃、耐腐蝕外，其噴涂用料亦應穩定耐用。庫房管理要確保恒溫、恒濕，鑒定照片的貯存期限后，嚴格按照《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）中關于長期貯存、中期貯存的條件和要求保存照片檔案；同時，如果提供利用房間的溫度、濕度與庫房的溫度、濕度相差較大，為確保照片檔案在其提供利用前緩沖過渡，那么就很有必要設置緩沖間。

3．特殊照片、底片如幅面超過底片冊芯頁尺寸的大幅底片，應在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張，再放入專用的檔案袋或檔案盒中；硝酸片基膠片會釋放出有害氣體，因此要單獨存放，并配備單獨的通風系統；對于珍貴的、重要的、使用頻率高的底片必須進行拷貝，并異地保存，提供利用拷貝片，盡量避免使用母片。

4．在貫徹執行對照片、底片的抽樣檢查和全面檢查時，工作人員要根據照片檔案的實際，相對縮短檢查周期，隨時抽查照片檔案，并對發現的問題及時采取補救措施。

（三）提高檔案人員及拍攝人員素質

1．檔案業務素質的提高。學校建立檔案人員終身教育體制，不斷加強其繼續教育，通過培訓、進修、交流考察、自學等方式不斷擴展其知識面，提升其業務水平和服務能力，并定期對各專兼職檔案人員進行培訓、指導、監督。

2．攝影技術的提高。數碼照片的形成容易，產生量大，分散程度高，儲存依賴性強等特點決定了檔案工作者在照片檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、利用等工作環節中工作量的增多。因此，凡是涉及拍照的人員，不管是檔案專業人員還是兼職人員，都應該加強對攝影知識的學習，只有技術過硬，才能拍到有價值的可以保存利用的珍貴相片，做到少而精，盡量減輕后期照片的篩選、鑒定工作量，同時也是對學校發展過程中每一個歷史點最真實的的記錄，因此，學校攝影工作者攝影技術的提高勢在必行。

3．計算機運用維修能力、圖片編輯軟件能力、網絡運用技術能力的提高。新時期的檔案工作人員，要確保照片檔案的安全性、完整性和真實性，在加強對檔案業務知識學習的同時，要增強對計算機、網絡技術等相關學科知識的掌握力度，要能熟練地掌握計算機運用維修技術、圖片編輯軟件技術、網絡技術等相關技術。

（四）照片檔案的利用

充分發揮高校照片檔案的文化魅力，讓照片檔案在校園文化建設中體現其價值。學校可以通過把記錄學校地理概貌、校園建筑風格、校園風光、教學設施、標志性實物、領導以及著名人物參加本校或與本校有關的重大公務活動的照片，學校組織的重要外事活動照片，記錄學校教學科研的照片，學生活動照片等重大事件及其他具有保存價值的各種反映高校主要職能活動的照片合理地與學校的招生宣傳、校史陳列、展覽、年鑒等工作相結合，這些形象逼真、畫面豐富的照片生動鮮活地承載著學校的歷史滄桑，在記載學校發展歷程的同時，又反映出學校發展過程中大的社會背景和人文環境、教風、學風，是學校物質文明和精神文明不可或缺的演繹者，其原始性、真實性是宣傳教育最好的說服者，甚至其濃厚的文化底蘊比文字更具說服力和感染力，因此，檔案工作者要充分利用照片檔案的文化傳承作用，讓其與校園文化建設的每一個環節息息相扣，讓其在被利用中求發展，在發展中體現其價值。

（五）照片檔案工作與學校檔案信息化建設同步

基于數碼照片的激增和高校信息管理的發展趨勢，高校照片檔案的科學管理迫在眉睫。利用現代科學技術，將照片檔案的信息匯集，提煉其精華，正確科學地分類和處理，實現照片檔案信息資源的共享，以便更好地服務師生，是高校照片檔案信息化建設的最終目的。高校的照片檔案要想實現這一目的，必須和所對應的相關的文字類檔案信息環環相扣，做到收集、分類、鑒定、歸檔的同步，并依賴學校的信息建設平臺實現其和檔案信息建設同發展共進步的發展目標。

（六）加強照片檔案編研工作力度

高校檔案工作者要緊緊抓住學校舉辦的各專題展覽、宣傳櫥窗、招生畫冊、年鑒等工作時機，積極爭取資金和人力，將能真實有效地反映學校歷史原貌的各照片檔案科學地、有機地、系統地再編研以達到更好的利用效果，充分體現照片檔案的價值。

The Current Situation and Countermeasure of the Management of Photo Archive of Universities

CHEN Zheng-jiao (School Offi ce,Wenshan University,Wenshan 663099,China)

Abstract:The photo archive of university is still photography image form and worth preserving records.Traditional and new digital photo archives are the important part of vniversity archives.The standard management of traditional or new photo archives are the important archival information resources of university photo archives,which should be put on the agenda.According to the problems of archive management,the paper explores the effective ways of photo archives.

Key word:university;Photo archive;management;countermeasure

（責任編輯　楊愛民）