軌道交通行業(yè)物資需求計(jì)劃的編制機(jī)制分析

張勁松，吳紹玉

(天津市地下鐵道運(yùn)營(yíng)有限公司)

軌道交通行業(yè)是國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的一個(gè)重要方面，因其投入的建設(shè)資金巨大，其后續(xù)維護(hù)維修也需要政府投入大額資金予以扶持補(bǔ)貼，為節(jié)省成本，軌道交通行業(yè)做好物資計(jì)劃的編制工作具有重要意義。

1 物資需求計(jì)劃的分類

物資需求計(jì)劃是指各部門根據(jù)公司下達(dá)的年度工作目標(biāo)、任務(wù)，結(jié)合上一年度物資使用質(zhì)量及消耗數(shù)量情況，分線提出下年度的物資需求。物資需求計(jì)劃是物資供應(yīng)的依據(jù)，它的內(nèi)涵是生產(chǎn)單位所需物資以物資編碼、名稱及規(guī)格型號(hào)和數(shù)量為主要內(nèi)容，以計(jì)劃信息的形式，在公司——段——物資處——供應(yīng)商——段之間相互溝通，并以此為依據(jù)組成物資采購(gòu)供應(yīng)及發(fā)放，它是物資質(zhì)量安全控制和成本控制的源頭。

從不同的角度出發(fā)，物資需求計(jì)劃有不同的分類:

(1)按時(shí)間劃分，分為年度物資需求計(jì)劃和臨時(shí)物資需求計(jì)劃。

年度物資需求計(jì)劃指各部門根據(jù)公司工作安排，結(jié)合本部門工作實(shí)際和下年度工作安排，分線提出下年度物資需求。年度物資需求計(jì)劃在每年7 月中旬組織申報(bào)，經(jīng)過室級(jí)、部門級(jí)評(píng)審?fù)ㄟ^后，于9 月中旬提交公司物資計(jì)劃管理匯總，經(jīng)物資計(jì)劃管理綜合平衡確定計(jì)劃采購(gòu)量，形成年度物資采購(gòu)計(jì)劃草案，于12 月將年度采購(gòu)計(jì)劃草案提交領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批。臨時(shí)物資需求計(jì)劃指在年度物資采購(gòu)計(jì)劃未批準(zhǔn)之前，因緊急情況而需提前申報(bào)的，或是在年度計(jì)劃外，因?qū)ｍ?xiàng)作業(yè)、突發(fā)故障等情況緊急需要而申報(bào)的物資需求計(jì)劃。

(2)按用途劃分，分為生產(chǎn)類物資需求計(jì)劃和辦公類物資需求計(jì)劃。

生產(chǎn)類物資需求計(jì)劃指涉及行車運(yùn)營(yíng)的物資需求，包括工具、備件、耗材三大類。其中工具可詳細(xì)劃分為通用工具、計(jì)量用儀器儀表量具;耗材可詳細(xì)劃分為建筑、裝飾及五金材料、油料、化工品、電線、電纜及電料、急救藥品、勞動(dòng)防護(hù)用品、防暑降溫、應(yīng)急物資等。辦公類物資需求計(jì)劃指辦公使用的辦公電子設(shè)備及配件、辦公家具、辦公文具及耗材、生活類電器等。

(3)按是否通用劃分，分為通用類物資需求計(jì)劃和專用類物資需求計(jì)劃。

通用類物資包括五金材料、生活電器、辦公家具、辦公文具及耗材等。專用類物資指特定用途的工具、計(jì)量用儀器儀表量具、專用備件等。

(4)按采購(gòu)主體劃分，分為公司物資采購(gòu)計(jì)劃和部門自主采購(gòu)計(jì)劃。

公司物資采購(gòu)計(jì)劃由公司采購(gòu)人員執(zhí)行采購(gòu)程序，包括年度物資需求計(jì)劃、臨時(shí)物資需求計(jì)劃。自主采購(gòu)計(jì)劃指在搶險(xiǎn)作業(yè)、特殊專項(xiàng)任務(wù)、維修作業(yè)過程中發(fā)生的計(jì)劃外的低值易耗品和原材料的緊急采購(gòu)，且采購(gòu)金額和采購(gòu)單價(jià)必須在公司規(guī)定的部門自主采購(gòu)限額內(nèi)。需求部門對(duì)所購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量負(fù)責(zé)，直接執(zhí)行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊箜殧y帶由部門經(jīng)理及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批的自主采購(gòu)申請(qǐng)單、到貨通知單、發(fā)票原件及復(fù)印件、領(lǐng)料申請(qǐng)單，經(jīng)倉(cāng)庫(kù)保管人員檢驗(yàn)核對(duì)后，方可辦理入庫(kù)出庫(kù)手續(xù)，并統(tǒng)一向核算室報(bào)銷。在遇緊急情況下，部門可事先口頭請(qǐng)示本部門經(jīng)理后執(zhí)行采購(gòu)，待緊急情況處理完畢后補(bǔ)齊所有書面程序。

2 物資需求計(jì)劃的編制

(1)各部門要對(duì)物資進(jìn)行深入研究，識(shí)別出通用物資和專用物資，明確是否單一來源，確保申報(bào)物資的安全性能良好，以保證物資在使用過程中能夠保障行車安全、員工安全和乘客安全。

(2)公司需根據(jù)工作實(shí)際制定《勞動(dòng)防護(hù)用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，各部門在編制各線勞動(dòng)防護(hù)類用品的需求計(jì)劃時(shí)，既要結(jié)合各自的實(shí)際使用情況，又要嚴(yán)格遵守《勞動(dòng)防護(hù)用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，不得超標(biāo)申報(bào)。

(3)公司根據(jù)各部門工作實(shí)際制定《辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，各部門在編制各線辦公用品的需求計(jì)劃時(shí)，既要結(jié)合各自的實(shí)際使用情況，又要嚴(yán)格遵守《勞動(dòng)防護(hù)用品配備標(biāo)準(zhǔn)》，不得超標(biāo)申報(bào)。

(4)各部門在編制各線需求計(jì)劃時(shí)，涉及工器具、儀器儀表的需求部門，需要由相關(guān)專業(yè)技術(shù)管理、班組工長(zhǎng)對(duì)工具的適用性進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立《工具配備標(biāo)準(zhǔn)》，申報(bào)計(jì)劃時(shí)嚴(yán)格遵守《工具配備標(biāo)準(zhǔn)》，同時(shí)又要結(jié)合工具質(zhì)量，還要滿足自身工作對(duì)特殊工具的需求，配備必需的工具保障維修維護(hù)工作得以開展。

(5)各部門建立《應(yīng)急物資配備標(biāo)準(zhǔn)》，自行申報(bào)應(yīng)急物資，不得超標(biāo)申報(bào)。

(6)國(guó)內(nèi)物資采購(gòu)周期一般需要1～2 個(gè)月左右，進(jìn)口物資采購(gòu)周期一般需要12 個(gè)月左右，各部門在編制物資需求計(jì)劃時(shí)必須考慮到采購(gòu)周期。

(7)各部門在申報(bào)化學(xué)品物資時(shí)需要識(shí)別出該物資是否為危險(xiǎn)化學(xué)品，如屬危險(xiǎn)化學(xué)品要按日常使用量申報(bào)危險(xiǎn)化學(xué)品的需求計(jì)劃。公司物資計(jì)劃管理應(yīng)建立《危險(xiǎn)化學(xué)品名錄》，并提供給需求部門參考。在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)要嚴(yán)格把控危險(xiǎn)化學(xué)品的年度采購(gòu)量，要求供應(yīng)商必須提供化學(xué)品安全技術(shù)說明書。

(8)采購(gòu)部門需在公司下達(dá)編制年度計(jì)劃任務(wù)的同時(shí)，向各部門發(fā)送至少2年內(nèi)物資采購(gòu)單價(jià)一覽表，以保證需求部門在填寫物資單價(jià)時(shí)盡可能接近市場(chǎng)行情，使物資計(jì)劃的預(yù)算金額與實(shí)際采購(gòu)金額更加接近。對(duì)于首次購(gòu)買的物資，需求部門在填寫計(jì)劃單價(jià)時(shí)可進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，多方詢價(jià)。

(9)需求計(jì)劃原則上不允許跨年度使用，年度終了計(jì)劃指標(biāo)作廢(在途物資除外)。未執(zhí)行計(jì)劃部分如果確實(shí)還需要，須在下一年度重新申報(bào)。因此，在申報(bào)年度物資計(jì)劃時(shí)，對(duì)于已經(jīng)下發(fā)計(jì)劃號(hào)卻未到貨的物資，需求部門在申報(bào)時(shí)需備注此項(xiàng)物資的計(jì)劃號(hào)，說明未到貨數(shù)量，便于物資計(jì)劃管理在匯總審核物資時(shí)對(duì)需求數(shù)量綜合庫(kù)存數(shù)量和在途物資數(shù)量進(jìn)行平衡，編制出采購(gòu)計(jì)劃。

(10)物資的規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求必須填寫正確、詳細(xì)、清晰、全面，需求部門在申報(bào)物資計(jì)劃時(shí)需對(duì)物資進(jìn)行分類，明確規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求方面的必填內(nèi)容，包括材質(zhì)、強(qiáng)度等級(jí)、色系、單位、容量、國(guó)標(biāo)、物資代碼等內(nèi)容。使采購(gòu)人員通過規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求項(xiàng)的描述對(duì)該項(xiàng)物資有直觀具體的認(rèn)識(shí)，便于后續(xù)采購(gòu)工作順利開展。

3 物資需求計(jì)劃的審批

物資需求計(jì)劃的審批實(shí)行逐級(jí)審批制度，室級(jí)、部門級(jí)、公司級(jí)物資審批工作的把控重點(diǎn)不同。室級(jí)評(píng)審物資計(jì)劃著重于每項(xiàng)物資的申報(bào)數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否詳細(xì)具體全面，要求申報(bào)原因充分，各修程申報(bào)物資數(shù)量與相應(yīng)修程實(shí)際消耗數(shù)量相一致，若有出入需明確原因。部門級(jí)評(píng)審物資計(jì)劃著重于各線申報(bào)物資金額的對(duì)比，同類物資的申報(bào)在規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求、品牌建議、單價(jià)等方面做好統(tǒng)一，在生活類耗材的申報(bào)數(shù)量上做好把控。公司級(jí)評(píng)審物資計(jì)劃著重于各部門申報(bào)物資金額的對(duì)比，各線申報(bào)物資金額的對(duì)比，同類物資的申報(bào)在規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求、品牌建議、單價(jià)等方面做好統(tǒng)一，對(duì)于涉及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要級(jí)別物資優(yōu)先審批。

4 物資需求計(jì)劃完成情況分析

(1)召開月度物資例會(huì)，跟進(jìn)物資到貨情況，協(xié)調(diào)物資相關(guān)問題

部門實(shí)行月度物資例會(huì)制度，由各線物資管理對(duì)各線物資到貨情況、急需物資、物資領(lǐng)用、物資消耗情況進(jìn)行匯報(bào)分析，提出需部門或公司協(xié)調(diào)解決的問題。公司實(shí)行月度物資例會(huì)制度，由各需求部門物資管理、公司物資計(jì)劃管理、庫(kù)務(wù)管理、采購(gòu)員、主管物資工作的領(lǐng)導(dǎo)參加，協(xié)調(diào)解決急需物資到貨等問題，保障生產(chǎn)工作順利進(jìn)行。

(2)年度物資計(jì)劃完成情況分析

每年1 月份，公司采購(gòu)人員對(duì)到貨情況、預(yù)算金額、實(shí)際完成金額、預(yù)算單價(jià)、實(shí)際單價(jià)，在途物資、到貨周期等情況進(jìn)行匯總分析比較。需求部門對(duì)到貨情況，物資出庫(kù)使用情況進(jìn)行匯總分析，明確未到貨物資項(xiàng)目、數(shù)量、類別，對(duì)生產(chǎn)的影響等情況進(jìn)行總結(jié)。

綜上，軌道交通行業(yè)申報(bào)物資計(jì)劃需明確要求，細(xì)化分工，從申報(bào)環(huán)節(jié)上做好嚴(yán)格把控，要求申報(bào)計(jì)劃的相關(guān)部門、人員緊密配合，在細(xì)節(jié)要求上做好把控。從而杜絕資源浪費(fèi)。

［1］劉曉，胡習(xí)權(quán). 提高基層物資需求計(jì)劃準(zhǔn)確率的方法及實(shí)施措施［J］. 鐵路采購(gòu)與物流，2013，(9):122.