天津水利科研電子檔案建設與管理工作探討

佟 旸，張一凡，吳 遜

（天津市水文水資源勘測管理中心，天津 300061）

水利科研檔案是水利科研活動的歷史紀錄，是水利科技檔案的重要內容。水利科研項目從開展到結束產生了大量的數據，形成了大量可貴的文獻資料，這些數據和文獻資料經整理形成水利科研檔案。但是，這些寶貴的水利科研資料由于管理力度的薄弱、管理手段的單一、借閱查詢方法的繁瑣導致查閱和使用困難，使其得不到有效的利用。怎樣挖掘水利科研檔案的潛力，使水利科研成果進一步發揮作用是科技管理工作的一項重要任務。在當前信息時代，利用信息技術建設電子檔案，實現水利科研檔案管理與服務信息化，對水利科研成果的推廣應用和水利科研工作的管理有著重要的意義。

1 天津水利科研電子檔案建設與管理的必要性和重要性分析

水利科研檔案有著重要的作用和價值，而這一重要價值和作用只有通過水利科研檔案的利用才能發揮出來。因此，水利科研檔案的管理和應用是水利科研價值發揮的關鍵，需要高度重視。

水利科研檔案是水利科研活動真實、完整的記錄，但對檔案管理來說，紙質檔案不能滿足當前檔案管理的需求。水利科研工作從立項、研究到得出最后成果，需要開展很多工作，產生大量文件。以水利科研報告來說，它是水利科研活動全過程的記錄，是水利研究工作的最終結果。但是，紙質檔案保存的水利科研報告，是課題組根據驗收專家意見修改后的版本，是加工后的產品，已不是原始的第一手材料。特別是在數據方面，水利科研活動產生的大量數據，需要經過計算或模型運算產生結果，然而由于篇幅局限，水利科研報告往往只提供計算公式或模型算法和給出結論，大量的數據計算和模型運算無法采用紙質介質存入檔案，許多寶貴的數據和資料流落在個人手中或就此丟失。

隨著水利信息化的發展，水利科研工作高度借助于信息技術。網絡傳輸、視頻監控、錄音錄像、多媒體應用、GIS技術、數據庫技術等在水利科研中廣泛應用，水利科研檔案迫切需要建立與之相適應的信息化管理方法和管理系統。以水環境研究為例，紙質檔案一般保存的僅是水質指標和變化說明等數據和語言描述，而錄像、照片、監控等信息技術應用產生的電子文件可以提供直觀可視的水質變化過程、方便研究分析、提高工作效率和提升水利科研水平和質量。但是，這些電子文件只有通過信息管理系統科學的組織、利用，才能發揮應有的作用。

如何提高水利科研檔案管理水平，挖掘水利科研檔案的潛力，為社會和水利科研工作及時、有效地提供水利科研檔案信息服務，是當前信息時代水利科研檔案管理和應用的緊迫問題。利用信息技術，建設水利科研電子檔案，規范水利科研檔案管理，提高水利科研檔案質量，實現水利科研檔案管理與服務信息化，使水利科研成果進一步發揮作用，正是解決這一問題必要而有效的方法。

2 天津水利科研電子檔案管理平臺架構和功能

天津水利科研電子檔案建設是遵循電子文件歸檔與管理規范，建設電子檔案應用平臺，為檔案收集、立卷、保存、管理和應用提供一體化的服務支撐。其主要內容是平臺的架構和功能、檔案的收集與保管、應用服務和系統安全保障。

2.1 電子檔案的文件類型

電子檔案由電子文件及其相應產品組成。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體依靠計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳輸的文件。

一般來說，電子文件主要有以下幾種文件類型：①字處理文件，是用計算機字處理技術形成的文字文件、表格文件等；②圖像文件，是用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態圖像文件；③圖形文件，是采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件；④影像文件，是用數碼攝像機等視頻設備獲得的動態圖像文件；⑤音頻文件，是用音頻設備獲得并經計算機處理的文件；⑥多媒體文件，是用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式；⑦數據庫文件，是采用數據庫系統制作的數據文件及可能產生的各種相關輔助文件；⑧超文本文件，主要是采用Web 技術制作的瀏覽器文件。

2.2 電子檔案管理平臺架構和功能

（1）平臺架構。電子檔案管理平臺架構由數據存儲、數據處理、檔案管理、Web 服務4 層體系組成。平臺開發基于SOA 面向服務的技術結構和J2EE 技術，以XML 和Web Service 作為基礎服務和數據接口標準，以“Web/中間件/服務器”的技術架構構建平臺。平臺采用多層B/S 應用體系，通過Web表示層提供應用系統的用戶接口，通過檔案管理層和數據處理層實現內部檔案管理和對用戶的基礎應用服務，通過數據存儲層實現數據的集中存儲和管理。平臺支持LDAP 目錄訪問協議；支持主流的數據庫系統和組件化開發；具有良好的安全性；支持負載均衡和集群技術，提供良好的可擴展性和容錯性。

（2）基礎軟件。系統采用工作流引擎、OCR（光學字符識別）服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等成熟的基礎軟件，為系統功能實現提供基礎性的應用服務。

（3）系統管理。系統管理主要由系統角色分配和權限管理來實現。①系統角色。系統角色有系統管理員、檔案管理員、課題承擔人和普通查詢人，通過系統角色管理來設置和控制系統的功能權限和使用范圍，通過權限管理實現對歸檔和查詢的應用控制。②權限管理。系統管理員具有對系統運行維護和日志管理等權限；檔案管理員具有檔案管理、調閱和審查授權查閱的權限；課題承擔人具有該課題建檔和歸檔的管理權限；普通查閱人通過申請和授權，可以查閱授權范圍內的相應資料。

（4）單機版（離線工作）。為了減輕網絡壓力，同時也可以為課題歸檔提供充裕的時間和方便，系統除提供在線使用方式外，還提供與在線應用一致的C/S 方式單機版，支持用戶離線工作。用戶只需預先從B/S的在線應用系統中導出相關設定參數的配置文件，即可單機離線開展課題立項的前期工作和檔案收集、整理、歸檔工作。在使用單機完成上述工作后，可通過數據打包上傳的方式將數據及原文上傳到在線應用系統，繼續后續工作。

（5）系統安全保障。系統安全和文件轉換的真實可靠，是電子檔案建設的關鍵問題，實際應用中除建立身份認證、權限設置、反入侵、防篡改等安全機制外，還應對水利科研檔案的內容、文件收集、文件轉換、存儲方式、使用權限等制定標準、規范和管理辦法，不斷地解決發現的問題，完善系統功能。

3 天津水利科研電子檔案管理和服務

3.1 檔案管理

天津水利科研電子檔案管理主要包括歸檔指導、收集歸檔和檔案保管。

（1）歸檔指導。檔案管理員通過歸檔指導，進入某一具體課題檔案歸檔界面，可以查看該課題的工作情況，并可以以文字形式提出指導意見，但不能對其進行任何直接改動。

（2）收集歸檔。檔案管理員授權1個課題只有1名課題檔案員。課題檔案員負責組織課題成員按規范收集整理課題檔案，從項目立項、試驗研究、項目驗收、成果管理、水利科研獎勵、成果推廣幾個方面完成全過程檔案整理，并建立檔案清單，封裝后在線提交檔案管理員，完成課題歸檔。重要的文件同時提交相應的紙質文檔。對于數據量大的多媒體數據，如影音、圖像和有價值的測試、計算、分析數據，可以光盤等介質形式隨同紙質檔案一并提交。

（3）檔案保管。檔案歸檔存儲后，系統通過數據庫管理安全機制對檔案數據進行安全保管。同時，通過以下功能提供數據安全保障：①開發文檔轉換服務，可以將標準桌面文檔格式自動轉換為PDF或HTML 等便于發布和保存的格式，同時將轉換文件連同原始文件一并保存在檔案系統中，為訪問和查閱檔案提供簡單的途徑；②普通用戶僅能訪問檔案的PDF版本，僅有檔案管理人員才能訪問檔案的原始版本；③對存儲區域進行自動加密，任何存放到該區域的文檔系統自動加密為只讀文件，無法更改，防止修改、刪除或損毀文件。

3.2 應用服務

借助天津市水務局政務網，開設水利科研網頁，提供水利科研檔案的應用服務。應用服務分為一般服務和專業服務。

（1）一般服務。一般服務主要面向大眾，通過登錄網頁即可瀏覽水利科研成果目錄、內容摘要、技術專利、近期科研方向、在研項目名稱和主要內容、科研隊伍、人才介紹等天津水利科研基本情況。

（2）專業服務。專業服務需通過身份認證或申請授權進入服務范圍，主要有檔案檢索、信息服務、檔案利用和特約服務。①檔案檢索。使用搜索引擎，通過輸入人員姓名、業務類別、時間范圍、研究內容、獲獎級別等關鍵詞，實現對水利科研檔案卷宗的檢索。②信息服務。對檢索出的水利科研檔案，按用戶提出的需求，提供參研人員、研究內容、研究過程、數據計算和分析、研究小結、研究結論、專利名稱、驗收意見、成果獎勵等完整信息。③檔案利用。對搜索到的檔案，經申請授權，提供瀏覽卷宗、部分打印或下載功能。④特約服務。對一些特殊的需求，如查閱多媒體文件、紙質文檔等，可以通過電話、短信等與檔案管理員聯系并預約。

與此同時，根據需要可開發手機版電子檔案管理服務。

4 結語

水利部于2010年印發了《水利科學技術檔案管理規定》，對水利科技檔案工作提出了明確要求。水利科研檔案是水利科技檔案的重要內容，水利科研成果有著與其水平相應的經濟價值和社會價值。使用信息化管理方法，做好水利科研檔案管理，使水利科研成果更好地服務于社會，是水利科研檔案管理發展的方向，也是對水利部要求的具體落實。水利科研電子檔案是信息時代水利科研檔案管理和開發利用的一個新課題，有許多問題和方法需要在實踐中不斷地發現和解決，隨著信息技術和檔案管理研究的不斷進展，電子檔案建設和管理將會不斷地進步和完善。