鍛造企業的采購管理

文/宋佳男

鍛造企業的采購管理

文/宋佳男

隨著社會經濟的飛速發展，鍛造企業間的競爭日趨激烈，如何才能在激烈的角逐中脫穎而出，走出一條非凡之路，是越來越多的企業負責人在考慮的問題。“降本增效”無疑是提高企業市場競爭力的有效手段，處于生產過程中第一位置的采購也理所當然的受到人們越來越多的關注。

建立經濟有效的采購管理體系，控制物資的采購成本，激發采購人員工作的積極性，成為擺在企業采購部門負責人面前的首要問題。合理的采購管理體系有助于降低產品的成本，不合理的采購管理體系可能會導致生產制造成本上升，如原材料質量差、設備使用周期短、員工工作效率低等一系列問題。假如一個鍛件的原材料在采購過程中出現質量問題而沒有及時發現，使其又流入下一工序，甚至生產出產品，那當最終產品檢測不合格時，再一步步追溯到原材料采購階段，這整個過程對人力、物力和設備資源、能源都會造成巨大浪費。所以，采購管理是企業管理的第一步，是基礎，只有基礎打好了，企業才能健康、持續的發展下去。

為了了解鍛造企業的采購管理現狀，本刊記者近期采訪、調查了數家鍛造企業，結合其采購部門相關負責人的介紹，經本刊記者總結整理形成此文，希望能對企業的采購管理工作起到一定的幫助作用。

采購管理制度

無規不成方圓，對于采購管理來說明文規定的作用更加重要。采購制度是否完善也能從側面體現出一個企業的管理水平和發展潛力，在采訪的幾家企業里，無論是大企業，還是小企業，均有明確的、與各自企業相匹配的采購管理制度，如《采購管理辦法》、《招投標管理辦法》、《采購價格管理辦法》、《供方管理辦法》等此類文件，一些企業甚至分門分類，根據采購品的類別分別制定相應的制度。精細、明確、有針對性的采購管理制度，使得采購工作有據可依，采購過程也更加的順暢。如一些企業在《供方管理辦法》中明確規定了采購物資發生質量問題時的處理辦法如下：

⑴供需雙方共同對質量問題進行確認，由物資歸口管理部門出具書面結論交采購部。

⑵采購部依據書面結論、雙方簽訂的合同及協議對供方進行處理及索賠，并向供方下達質量問題整改通知單，要求供方限期整改。

⑶供方制定糾正預防措施交采購部，采購部組織相關部門對措施進行論證、確認。

⑷采購部、物資歸口管理部門共同對措施執行情況進行跟蹤，并對效果進行驗證。

⑸采購部、物資歸口管理部門對驗證結果進行確認。

⑹供方1年內發生兩次嚴重交付、質量、服務等問題，取消其供貨資格。

⑺采購部提出對供方的考核意見報財務部，財務部落實。

以上管理制度完整的給出了采購物資時出現質量問題的解決辦法，采購人員只需按照相關規定執行，即可將問題妥善解決。明確、細致的采購管理制度對鍛造企業尤其是大型鍛造企業尤為重要，統一的規定，可以有效的排除個人因素造成的對同一問題的差異化處理。

采購流程

鍛造企業的采購部門是一個需要與多個部門協調、溝通的部門，與采購部門聯系較為緊密的有物資需求部門、財務部、儲運部、研發部、裝備部、監審部等。在調查的數家企業里，采購一般需經歷以下流程：

⑴物資需求部門根據需求情況，填報《物資請購單》，注明物資需求原因等。

⑵采購部根據物資請購單，編制《物資采購單》，報公司相關主管領導批準。

⑶采購部依據請購單，依據《價格管理辦法》確定采購價格。財務部以此建立采購物資價格庫。

⑷采購部依據《采購管理辦法》執行采購，其中采購資金較大的將簽訂采購合同并管控履行情況。

⑸各類物資到貨后，驗收中出現的質量、數量問題，以及在使用中發現的問題，相關部門反饋采購部處理。采購部將按《采購管理辦法》對供應商進行評價。

⑹采購部會同財務部做好物資結算工作。

⑺物資在采購過程中如不能按需求單位的預期到貨，采購部將及時向需求部門和業務主管部門反饋，相關部門將根據實際情況制定應急方案。

人員管理

人員管理無疑是采購管理的核心環節，各種管理制度的實際執行者和執行對象也是相關的人，在調查的數家鍛造企業里，采購人員一般占公司總人數的1%～3%。調查顯示，一般大型國有企業的采購人員較為穩定，多數采購人員從事采購工作已超過10年；相對來說，小型私有企業的采購人員從事采購的時間往往較短，大多在5年以內。

在采購人員分工上，主要有兩種方式：

一是按照物資類型進行分工，如分為工具、耗材、設備、原材料等，每一種類型的采購品由專人負責，這樣分工的好處是采購人員通過長期采購一類物資，會漸漸的熟悉該類物資市場行情，如供貨商、供貨時間預估、物資質量評定、價格行情等，有利于以較低的價格、較短的時間完成某一類物資的采購工作。但由一個采購人員負責某一類物資采購的全過程，往往不易監督，長期下來可能導致采購人員在采購過程中不規范行為的發生，因此，需要有相對完善的采購人員管理制度來規范、約束采購人員的行為。

二是按采購工序進行分工，即供應商管理、價格管理、合同管理等工序分別由不同人員負責，這樣就可有效避免由一個工作人員完成一類物資采購時產生的不易監督問題，但這種分工方式采購人員的工作相互交叉，對于某一類物資的市場行情的了解可能相對較少。

兩種采購人員分工方式可謂各有利弊。也有采購人員較多的大型企業兼顧兩種采購方式的優點，即直接采購人員分工是按物資類型分工的；而采購管理人員是按工序的方式進行分工的。這種綜合性的分工方式既避免一人負責一類物資采購時難以監督的問題，又使得直接采購人員對物資也較為了解，方便完成物資采購。

人員評定及考核

采購人員的職業水平決定了是否能夠按時、保質的完成物資的采購，能否以較合理的價格采購某一類需求物資也決定于采購人員的職業素養，采購人員的職業素養可以從以下幾個方面來衡量：

⑴職業素質。有較強的事業心和責任感，忠誠于企業，顧全大局，維護企業整體利益。

⑵技術業務能力。有相應的理論知識、業務技術水平、組織協調和綜合分析能力、解決實際問題的能力等。

⑶工作業績。完成目標任務和履行崗位職責的情況，完成工作任務的數量、質量，以及取得的效益、效果。

人員考核是評定采購人員在一段時間內工作質量的標準，完善的考核制度既有助于激發員工的工作積極性，又能起到監督采購人員的工作狀態的作用，有獎有懲的考核制度是采購管理中不可或缺的一個組成部分。調查顯示，鍛造企業里采購人員的月度/年度工資一般都是根據各公司績效管理辦法來計算的，其中主要依據部門和個人KPI指標完成情況來核算工資。

團隊穩定

穩定的人員配置的對于采購團隊來說至關重要，一個熟門熟路的采購者是采購某一物資時間和質量的最大保證，那么如何保證采購團隊的穩定呢？

穩定采購人員團隊主要有以下幾種渠道：

⑴積極向上的企業文化教育。使員工感覺到公司是一個有前景的公司，值得為其付出汗水，使員工感覺到努力會有回報。

⑵定期的員工培訓和活動。培訓學習能讓員工不斷提升業務素養、規范工作行為，使員工的在工作中更加得心應手。適時的組織一些集體活動，能有效增加員工的歸屬感，增加采購團隊的凝聚力。

⑶公平、合理的績效管理辦法。讓員工時刻有危機感，不斷提高工作效率，使員工有努力的方向。

在一些企業里，如果采購人員以低于預期的價格采購了某一類物資，那么采購人員的績效收入便有相應獎勵，這對于采購人員來說是很好的激勵措施。

結束語

鍛造企業采購的主要管理重點往往在原材料采購上，國內鋼廠的狀況、價格和交付是影響采購管理的重要因素，建立原材料的到貨周期與鋼廠的交付周期相匹配的供應模型，建立鋼材價格與市況聯動，建立供需雙方互信的價格體系，是提高資金周轉速度，控制采購成本和庫存的重要前提條件，也是企業提高競爭力的手段之一。

采購過程的重要因素有供應商、質量、交付、價格、服務、技術等。不同的物資類型，這些因素側重點不一樣，企業里往往通過綜合評價和審核，以總采購成本最優的原則實施采購。尤其是其中的“供應商管理”，可謂采購管理的重中之重，通過供應商評價，選擇與自己的企業實力、理念匹配的供應商，是實現穩定整個供應鏈管理的前提條件。