從《唐律疏議》看唐代公務文書的規范化

張云珂

（南京師范大學文學院，江蘇 南京　210097）

從《唐律疏議》看唐代公務文書的規范化

張云珂

（南京師范大學文學院，江蘇 南京210097）

在社會、經濟、文化空前繁榮的背景下，唐代三省六部制的中央政務體制趨于成熟，從中央到地方的文書機構隨之完善，文書工作也得到很大發展，并被納入用法律進行規范化管理的軌道。文書工作各個環節均有相應法律條文的規定，對工作中出現的過失和違法行為的處罰規定規范、明確、嚴厲。本文試圖對唐代公務文書擬制、發文辦理、收文辦理三個環節的法律規范化進程進行分析，并從中得出唐代公務文書處理規范化的意義。

《唐律疏議》公務文書規范化

我國早在部落聯盟的昌盛時期就出現了文書工作，但在秦以前，有關文書工作的相關要求極少以法律形式表現出來。直至秦統一六國后，頒布的律令中出現了涉及文書工作的條文，正式開啟了古代文書工作規范化的進程。到了魏晉南北朝時期，紙張被應用在文書領域，文書工作的管理對象發生了一定變化，從而文書工作制度也進行了適度調整，這也導致了魏晉南北朝時期文書工作的規范化進程加快，但仍不足以形成完整體系。

到了唐代，歷經各代文書工作的發展，有關文書的立法制度日趨合理和完善。在《唐律疏議》中，關于文書的各項制度制定得格外嚴密，對文書的撰寫、傳遞、收辦等各個環節都有嚴格詳細的規定，使得各級官吏及民眾有法可依。唐代文書立法，為我國文書工作的規范化和制度化提供了寶貴的歷史經驗。

一、公務文書擬制和文書內容的規范

（一）唐代公務文書文種規范

《唐六典》規定：“凡都省掌舉諸司之綱紀與其百僚之程式，以政邦理，以宣幫教。凡上之所以逮下，其制有六，曰：制、敕、冊、令、教、符。凡下之所以達上，其制亦有六，曰：表、狀、箋、啟、辭、牒。諸司自相質問，其義有三，曰：關、刺、移。”①“侍中之職掌，凡軍國之務，與中書令參而總焉，坐而論之，舉而行之，此其大較也。凡下之通于上，其制有六：一曰奏抄，二曰奏彈，三曰露布，四曰議，五曰表，六曰狀。”②“中書令之職掌，蓋以佐天子而執大政者也。凡王言之制有七：一曰冊書，二曰制書，三曰慰勞制書，四曰發日敕，五曰敕旨，六曰論事敕書，七曰敕牒。”③

可見，《唐六典》對上行、下行、平行等不同的行文關系所用的文種，以及對不同類型事情所用的文種，都有詳細而明確的規定，這有利于唐代文書工作有效開展和有序進行。

（二）唐代對文書起草的制度化要求

1.一文一事制度

一份文書只陳述一件事情，不同事由不得混雜，這種規定古已有之。“一文一事”約始于魏晉南北朝，通用于唐代，而見諸典籍記載的成文制度則是在宋代。南宋 《慶元條法事類·文書門》中記載，宋朝群臣奏陳公事“非一宗事者，不得同為一狀”④。可見，當時統治者已認識到“一狀”中只述“一宗事”的好處，并明文規定下來。一文一事是公文在內容立意上所堅持的基本原則之一，它不僅利于防止因一文多事而造成行文關系錯亂或貽誤公文處理，還能加速公文運轉和提高公文效率，所以一直沿用至今。

2.抬頭和避諱制度

抬頭制度，即文書抬頭實行“平闕式”，在《大唐六典》卷四對此有明確的規定：“凡上表、疏、箋、啟及判策、文章，如平闕之式。本注為“謂：昊天、后土、天神、地祗、上帝、天帝、廟號、祧、皇帝、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇、太后、皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗廟、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵號、乘輿、車駕、制書、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宮、御前、闕廷之類，并闕字。宗廟中陵、中行陵、陵中樹木、待制、乘輿車中馬、舉陵廟名為官，如此之類，皆不闕字。若泛說古典，延及天地，不指說平闕之名者，亦不平出。若寫經史群書及撰錄舊事，其文有犯國諱者，皆為字不成”⑤。

避諱是古代社會特有的一種歷史現象。文書中講求避諱，源起于春秋時期，到了秦漢日臻完備，在唐宋時期達到高潮，避諱的禁令也逐漸嚴格起來。避諱制度規定：行文中凡遇君主或尊長等特定的字詞，不得直稱其名，要改用其他方法避之，常用的有改字、空字、缺筆法。盡管避諱制度目的在于維護皇帝統治的權威和神秘，但對文書格式和內容的合理規范是有一定的積極影響的。

3.唐代文書用紙要求

唐代經過“貞觀之治”和“開元之治”，經濟繁榮、國家強大，與周邊國家的交往日益頻繁，在政務活動、編書修史、文化交流等諸多方面都需要大量用紙，用紙量劇增帶動造紙業的興盛，造紙技術得到了很大改進，紙張種類也不斷增多，因而文書用紙制度也更加完善。

唐代公務文書用紙根據不同用途而采用不同的色紙，種類繁多，主要有黃紙、白紙、青紙、五色紙和金花五色綾紙。唐初，麻紙重于藤紙，重要文書用麻紙起草，次要文書用藤紙書寫；唐中后期，隨著政治中樞權力機構的變化，翰林學士分割了中書舍人的草詔權，黃紙與白紙成為區別不同文書的重要標識，翰林學士起草的內命均用白麻紙書寫，中書舍人草擬的外制則用黃麻紙書寫，白麻紙重于黃麻紙。此外，重要公務文書如皇帝的詔令文書等必須使用黃紙，其可凸顯皇帝的尊貴，又有利于文書檔案的長期保存，一般官吏和民間是不能使用的，黃色也因此在唐代被確立為尊色并為后世朝代所沿用。

4.貼黃制度

貼黃制度，也稱貼黃、押黃，是唐代首創的文書改錯制度。宋代葉夢得在其《石林燕語》中寫道：“唐制，降敕有所更改，以紙貼之，謂之貼黃。蓋敕書用黃紙，則貼者亦黃紙也。”⑥之所以選用黃紙，原因有二：一是因為它經過特殊汁液浸泡，可防蟲蛀，紙張壽命長；二是因為唐代制、敕所用的材料就是黃紙，再用黃紙修改，能繼續保持外觀的和諧、美觀。

這一制度歷代沿用，然而到了明清時期，貼黃意義與唐代不同。明崇禎時，為禁繁文，命內閣制作貼黃式樣，令奏疏本官“自撮疏中大要，不過百字，粘附犢尾，以便省覽”⑦可見，明清貼黃實際上是對正文的概括。

5.副本謄錄制度

謄寫制度形成于唐。《唐律疏義·職制》中規定：謄寫公文，文字不得脫

漏，不得寫錯，更不能更動其中詞句；如有犯者，按情節輕重予以處罰。發文經長官與承辦人員署名后，需要謄抄的文件，由繕寫人員謄抄。“凡尚書省施行制敕，案成則給程以鈔之。通計符、移、關、牒，二百紙已下限二日，過此以往，每二百紙已上加二日，所加多者，不得過五日。”⑧“貞元五年正月，左司郎中嚴說奏：按公式令，應受事，據文案大小，道路遠近，皆有程期，如或稽違，日短少差，加罪”⑨。

（三）文書撰擬相關處罰規定

唐代文書包括皇帝御用文書和一般官文書。皇帝御用文書，包括制、敕、冊、令、教、符、詰、命等，是唐代中央發布的命令。其中，作為唐代最具權威、最重要的下行文書的制、敕，是絕對不得出現文字和內容錯誤的。在其擬定、謄寫環節中，一樣不能出現失誤。對于一般需要謄抄的文書，由繕寫人員謄抄，謄抄時間比較充足。但是對于皇帝制敕詔令或朝廷軍務急文，不許稽滯，須隨到隨抄，及時完成。若有違背，則相關責任人要受到嚴懲：“諸稽緩制書者，一日笞五十，一日加一等，十日徒一年。”⑩對一般官文書的謄抄違反時間限制的，按唐代法律《公式令》規定的程限，違令而稽程展期者，一日笞十，三日加一等，罪止杖八十。

此外，對于擬定文書官員的違法行為，如發現錯誤沒有采取必要的程序而擅自加以改正的，也要受到處罰。具體處罰分以下兩種類型：一是“諸制書有誤，不即奏聞，輒改定者，杖八十”?；二是“官文書誤，不請官司而改定者，笞四十”?。前者因為擅自改動了皇帝的制書，觸犯了皇帝的威嚴，所以處罰較后者改動官文書要重。

尚書省把擬寫好的奏書以“牒文”形式移送門下省，門下省錄事、給事中、黃門侍郎、侍中分別查勘奏狀、閱著、省察、審核發現有過錯的，應依法駁回糾正，退還尚書省主管部門。如果確實有錯失而沒有發現駁回的，這四類官員就要受到與尚書省各主管部門最下一等的從犯減輕罪行一等處罰，即“應奏之事，有失勘讀及省審之官不駁正者，減下從一等”?。

在文書行文中，凡遇有先皇帝、皇帝及其宗廟故人姓名的字，一律以其他字、詞代替，甚至與皇帝名字發音近似的字也不準用。如果是“上書奏事犯諱”，即向皇帝上書奏事，觸犯了這一規定，“杖八十”；即使因口誤及其他文書問題，也要受到處罰，“口誤及其余文書誤犯者，笞五十”。觸犯了帝王名諱，更是處罰嚴厲：“即為名字觸犯者，徒三年”?。簡言之，擅自改動制書或者明知制書有錯而不上奏以及觸犯了皇帝的忌諱的，處罰力度要重；擅自改動一般官文書上的錯誤的，處罰力度較輕。

由此可見，唐代文書工作中的違法犯罪與《唐律》規定的犯罪一樣，已有故意與過失之分，對故意與過失犯罪在處理文書工作中的違法行為在量刑輕重上，也是有區分的。

二、發文辦理

（一）發文辦理程序

文書擬制完畢，經長官與承辦人員署名后，需要謄抄的文件，由繕寫人員謄抄。文書謄抄好后，要經過勾稽、鈴印、登記，然后才能發出。《大唐六典》中詳細規定了這一過程：“凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日，納諸庫。凡施行公文應印者，監印之官，考其事目，無或差繆，然后印之。必書于歷。每月終納諸庫。”?用印之后的公文都要在“歷”，即簿冊、登記簿上登記，然后歸檔入庫，以俟后用。

（二）驛傳制度

唐代文書傳遞除了步遞、車傳和船載以外，主要是驛傳，因此，文書傳遞制度又稱驛傳制度。

1.驛使稽程

唐代文書傳遞以驛傳為主，為保障其傳遞的及時性，統治者對驛傳的時間和線路都有明確規定，不得違反。《唐律疏義》記載：“諸驛使稽程者，一口杖八十，二口加一等，罪止徒二年”?。對延誤公務文書傳遞有嚴厲的處罰。傳遞公務文書必須按照規定的線路，“假如從京使向洛州，無故輒過洛州以東，即計里加‘枉道’一等”，“枉道者，一里杖一百，五里加一等”。

2.專人專遞

唐朝公務文書的傳送強調專人專遞，以保障文書能安全地到達目的地。《唐律疏義》中表現為公務文書特別是重要文書須由驛使親自傳送，若“驛使無故，以書寄人行之及受寄者，徒一年”。?不但驛使違法，代為傳遞者也要受到處罰。公務文書必須保證其專送的特性，傳遞者不得攜帶除隨身衣物、弓刀之外的任何私物，“諸乘馬私物，一斤杖六十，十斤加一等”。?

3.失誤懲罰

公務文書的傳遞必須準確無誤，如有差錯，必將得到懲罰和制裁。具體可分為以下幾種情況：

第一，當驛傳不傳者要受處罰。《唐律疏議》規定：“諸文書應遣驛而不遣驛，凡不應遣驛而遣驛者，杖一百。若依式應須遣使詣闕而不遣者，罪亦如之”。

第二，傳遞文書必須按照規定路線，違者處罰。“假如從京使向洛州，無故輒過洛州以東，即計里加‘枉道’一等”，“枉道者，一里杖一百，五里加一等。”

第三，對延誤文書傳遞行為的處罰。“諸驛使稽程者，一日杖八十，二日加一等，罪止徒二年”“若軍務要速，加三等；有所廢闕者，違一日，加役流；以故陷敗戶口、軍人、城戍者，絞”?可見，唐代在文書傳遞與處理方面都是有時限的。稽延行程的，一般文書要受身體刑——杖刑、徒刑的處罰，而耽誤了軍情文書傳遞的，根據違法情形和后果，不僅要受到身體刑的處罰 （徒刑、流刑等），還要受到生命刑——絞刑的處罰。

第四，對誤投文書行為的處罰。驛使送遞文書，應把文書套加封并在封面上寫明所送往的州府名稱。如果驛使不按題署文字要求，誤詣其他地點，由此造成文書延期投遞，要“隨所稽留以行書稽程論減二等”?，延遲一天到達的，杖六十；延遲兩天的，加刑一等，但最多判處徒刑一年。如果是題署有誤，則應當處罰原發文部門把收文機關寫錯的人，“若由題署者誤，坐其題署者”?。

《唐律疏議》賦予了公務文書程限與傳遞的權威性、時效性和規范化的特征。這在文書傳遞過程中有著極大的價值，它規范了文書傳遞行為，使文書的傳遞工作更加有效快速和穩定。

三、收文辦理

唐代官府收文一般包括登記、批辦、檢案、判案、執行、勾稽、抄目等環節，《唐律疏議》中對這些環節有明確的規定。

1.登記、勾對和送付。各級官府錄事收到來文后，交給勾官，由勾官對來文收到日期和文件情況（文種、事由等）進行檢查和登記，然后及時把來文交給有關人員行判，并且要在來文上標注、蓋章。

2.檢案，即有關文書人員對即將行判的文件進行檢查、為行判準備的過程。主要有：把兩頁以上的文書粘連起來，并在背縫處簽署姓名，并檢查文件有無缺漏差錯，如沒有問題，在文件上注明“牒，檢案，連如前”。

3.判案。即是由判官、通判官、長官對一份文件如何處置作出的最后決定。一般有以下幾個步驟：第一步由主典檢復案文，根據判官指示，對公文作判前準備工作。第二步，判官根據勾官提供的公文內容，提出處理意見，寫出判詞，交通判官、長官最后決定。

4.注辦。即對公文辦理結果由文書人員所作的記錄。公文辦理完畢之后，文書人員要將辦理結果記錄在原件上，并署上本人姓名及時間，作為以后的查詢依據。各項公文通過“執行”這一環節，其辦理結果便一目了然。

5.勾稽。勾稽，是文書人員，一般是勾官，對公文進行歸檔前檢查的過程。檢查的內容有以下幾點：第一，該文書是否處理完畢；二，判詞，即長官的批示是否得到落實；三，需要粘連之處是否粘連起來，押縫處是否簽署劃押；四，該公文是否違期，注明該公文收到及處理完畢時間。檢查完畢，應寫明“檢無稽失”，加蓋印章。還有要補充的情況，也可以此注明。

6.抄目。勾官所作供檢索之用的抄目，類似于今天擬寫的文件標題或案卷標題。目的是為了查找方便。因為唐代文件一般是卷軸式保管的，文件卷起來的，抄目正好露在外面，查找時，不用打開卷軸就知道這個文件是什么內容，非常方便。

四、唐代公務文書規范化的意義

唐代統治者非常重視文書工作，通過設立關于公務文書的制作、內容、成文時限、文書傳遞、文書管理等方面的法律條文，使其最大限度地發揮作用。《唐律疏議》將稽留文書、誤制文書等一般行政失職行為當作犯罪而給以刑事處罰，既反映了封建法制的殘酷性，也體現出了唐代政府對公務文書制度給予的高度重視，這與我們當今社會的文書工作有很大不同。如今的秘書工作中如果出現了一般公文工作方面的過失行為，相關人員最多是受到批評、口頭警告等，除非出現非常嚴重的失誤和失職行為，給工作上帶來了非常嚴重的損失，一般情況下并不需要承擔過多的法律責任。

由于唐代已經建立了比較完善的違反文書處理工作規定的處罰制度，并以法令的形式保證了其貫徹執行，這對保證唐代前斯政治的清明、高效以及政令的暢通，具有相當積極的意義。同時，唐代文書違法行為的處罰規定區分了故意和過失兩種犯罪行為，這表明唐代有關過失犯罪的立法和司法實踐在整個封建社會也是十分完備的，凸顯了唐代法律的先進性。

從這一角度來看，唐代對公務文書立法實質上更好地規范了文書工作，有利于推進了文書工作的發展，使其更加富有條理；賦予了公務文書更多的權威性與嚴肅性，增加了文書工作部門的工作效率與溝通能力，實現了公務文書制作、傳遞的規范化；對侵犯公務文書的行為，也設立了細致嚴苛的懲罰規定，使公務文書活動受到了必要的保護。可見，公務文書立法實在是非常必要的，法律賦予公務文書的權威性與保護是公務文書發展的必備條件，這對我們今天健全行政制度、加強公務文書管理、提高政府機關的行政效率等方面，都有很多可取之處。

注釋：

①《大唐六典》.三秦出版社，1991：19.

②《大唐六典》.三秦出版社，1991：176.

③《大唐六典》.三秦出版社，1991年：199.

④潘嘉，著.《中國文書工作史綱要》.北京：檔案出版社，1985（5）：31.

⑤《大唐六典》.三秦出版社，1991：88.

⑥葉夢得.《石林燕語》卷三.中華書局，1984：42.

⑦檔案史話.北京：檔案出版社，1985：211.

⑧《大唐六典》.三秦出版社，1991：20.

⑨《唐會要》.上海古籍出版社，2006（12）：1176.

⑩《唐律疏議》卷九《職制》.中華書局，1983：196.

?《唐律疏議》卷九《職制》.中華書局，1983：200.

?《唐律疏議》卷九《職制》.中華書局，1983：201.

?《唐律疏議》卷五《名例》.中華書局，1983：113.

?《唐律疏議》卷九《職制》.中華書局，1983：200-201.

?《大唐六典》.三秦出版社，1991：20.

?《唐律疏議》卷五《名例》.中華書局，1983：126.

?《唐律疏議》.中華書局，1983：127.

?《唐律疏議》.中華書局，1983：127.

?《唐律疏議》卷十《職制》.中華書局，1983：208.

?《唐律疏議》卷十《職制》.中華書局，1983：210.

?《唐律疏議》卷十《職制》.中華書局，1983：210.