我國人事檔案管理需要考慮的問題

張玉穎(哈爾濱日報報業集團有限責任公司)

我國人事檔案管理需要考慮的問題

張玉穎
(哈爾濱日報報業集團有限責任公司)

摘要:現階段我國的人事檔案管理改革的進程已經進行到一個非常重要的階段，在這一階段的發展與決策將會直接影響到我國人事檔案管理的發展，所以需要對一些問題進行細致的研究分析。

關鍵詞:人事檔案;管理;改革;進程;發展

1　前言

隨著我國又計劃經濟向市場經濟轉變的不斷深入，在改革的過程中人員的流動已經逐漸成為一種發展趨勢。但是在這一過程中，我國的人事檔案管理并沒有隨之發生變化，而大部分的管理方式、方法依舊采用傳統的一些做法，這已經不能滿足時代的發展需要，因此，我們需要對一些問題進行深入的探討與思考。

2　我國人事檔案的所有權

在我國人事檔案管理的過程中，如果涉及到一些人事檔案所有權的問題，相關部門給出的答案也往往存在著一定的不確定性，甚至某些認識都存在問題。由于這些不正確的認識以及錯誤使得我國在人事檔案管理方面的改革總是會出現一些問題。

跟我國人事檔案的總體狀況來講，其所有權主要有以下三種形式: (1)人事檔案歸國家所有; (2)人事檔案歸集體所有; (3)人事檔案歸個人所有。但是在實際的工作中，有大多數人都認為人事檔案應該歸個人所有，恰恰是大多數人都認為正確的事情，實際卻是錯誤的。因為，我們所使用的人事檔案是相關的組織、或是人事主管部門等在人事工作中記錄形成的，是客觀、真實、準確的記錄人員家庭、工作等各項信息的資料，并且是以個人或是單位集中起來的，擁有保存的價值。依據我國人事檔案相關的法律規定，以前所形成的人事檔案的所有權應該屬于國家。所以作為人事檔案的管理部門就不能向人事檔案的相對人收取保管費用，雖然這一收費已經在今年取消，但是這也正說明了我國的人事檔案管理一直存在著問題，需要不斷的進行改革、完善。

3　對人事檔案相對人全體的保障情況

在我國處于計劃經濟的時期，所使用的人事檔案管理的辦法以及制度，客觀的講以及使得人事檔案相對人的民主權利基本喪失。如，我國的人事檔案管理部門就有這樣的規定，人事檔案的相對人不能查看自己的人事檔案或是相關直系親屬的人事檔案。也正是這種規定，使得我國的人事檔案管理戴上了一些神秘的色彩。在我國逐漸由計劃經濟時代向市場經濟時代發展的過程中，在采用原有的人事檔案管理制度進行人事檔案的管理，以及不能滿足社會的發展需要，所以對傳統的人事檔案管理模式進行改革已經成為首要的問題。傳統的人事檔案管理所表現出來的問題主要有以下幾點:

(1)由于人事檔案管理人員的工作失誤等原因，造成的人事檔案相對人的檔案處于缺乏真實性，并且由于相對人對自己的人事檔案沒有知情權，這就使得人事檔案中出現的任何問題只能接受，根本無法提出更改申請。

(2)由于相對人對自己的人事檔案沒有知情權，這就使得一些存在誤差的“組織評價”等內容，會對相對人造成物質上甚至上精神上的損失。

(3)對于相對人來講，人事檔案的這種管理特性使其根本沒有辦法知道自己的人事檔案中都記錄的哪些內容，是否將自己最新的信息也收錄其中。

對于這些問題，我國的人事檔案管理制度如果不能進行改革，尤其是在人事檔案相對人的知情權方面，這將會抑制我國人事檔案管理工作的發展，并且也會在一定程度上對國民的工作熱情帶來負面的影響。所以，為了給國家的發展提供有力的保障，需要對人事檔案管理制度進行相應的改革，例如:

①可以根據實際情況對人事檔案的管理條文等進行修改、規范，并且對一些不合乎情理的規定進行刪除。

②通過制定相關的文件，讓相對人可以在得到人事檔案管理部門的授權后，查看自己的檔案信息，如果人事檔案管理單位已經實施了網絡辦公，則可以讓人事檔案相關人通過內部的網絡查看自己的人事檔案，對于沒有實行網絡辦公的單位則可以讓相關人在監控的區域內查看自己的人事檔案。

③在相對人可以提供相關材料支持的前提下，應當允許相對人向人事檔案管理部門提出修改人事檔案的申請，并且人事檔案管理部門應當在限定的期限內完成對相對人提供材料的審核工作，如果人事檔案的內容確實存在問題應當進行及時的更改，并且將相對人所提供的材料進行封擋留存。

④同時我國的人事檔案管理部門應當允許相對人對直系親屬的檔案資料進行查閱，但如果查詢的是在世的相對人資料，需要得到相對人授權以后就可以進行查閱。如果相關人所查閱檔案的直系親屬已經辭世，則作為人事檔案的管理部門應該在審查以后按照相關的規定允許查閱并且允許復印留底。

4　我國人事檔案的管理權限

(1)很多的部門都在進行人事檔案的管理工作，早在上世紀八十年代后期，我國中組部以及人社部就曾經規定，我國流動人員的人事檔案統一由黨委組織部門以及我國政府的人事部門進行統一管理，其余任何的組織、單位都不能進行檔案的管理。但是由于某些客觀因素的影響，現在很多部門以及單位都在進行著人事檔案的管理工作，甚至存在著，某些組織已經將存管人事檔案作為是一種盈利的方式。

(2)與此同時，我國的人事檔案管理也存在著都不管的情況，大多數的人事檔案管理部門僅僅是對人事檔案的流轉工作出具手續，并沒有真正的對人事檔案進行動態化的管理，這造成了人事檔案的過于陳舊，并沒有及時的得到更新，不能真實準確的反映出社會人員的工作經歷。

解決上述問題的根本出路在于:改革現行的人事檔案制度，明確公共部門與非公單位人事檔案管理的區別，建立相互分離的管理制度。具體來說，就是通過改革現行的人事檔案制度，明確規定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管該組織是公共部門或是三資、民營企業，都應在法律規定的制度和原則的框架范圍內，享有人事檔案的管理權。

5　結語

綜上所述，我國的人事檔案管理工作必須進行深化的改革，并且要確保改革的方向符合我國的實際情況以及今后相當長一段時間內的市場經濟的發展情況，同時也需要對人事檔案管理人員的工作想法以及工作理念，要求工作人員的思想跟上時代發展的步伐。

參考文獻:

［1］紀紅衛.人事檔案向本人有條件開放［J］.浙江檔案，2002，(3) .

［2］杜旭亮.從“棄檔”談人事檔案的管理［J］.浙江檔案，2003，(10) .

［3］孟海琳等.從“棄檔”透視人事檔案管理的弊端［J］.浙江檔案，2003，(12) .

收稿日期:2014－12－11

中圖分類號:U492

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)05－0171－01