財務(wù)共享運行模式的優(yōu)化提升

馬建軍(勝利油田孤東采油廠, 山東 東營 257000)

0 引言

在具體落實財務(wù)共享服務(wù)模式的過程中，具體流程的設(shè)置及相關(guān)配套措施能否落實到位，將直接影響這一新型財務(wù)管理模式的實施效果。

1 實施財務(wù)共享初期的運行流程現(xiàn)狀

財務(wù)共享模式下的運行流程，就是從企業(yè)到共享服務(wù)中心實現(xiàn)財務(wù)核算完整運作的整個過程。狹義的運行流程通常指工作步驟的表現(xiàn)形式；廣義的運行流程往往會上升到企業(yè)的管理，包括具體的形式、監(jiān)控、分析、優(yōu)化，以及對工作流程的全程管理，并促使企業(yè)的管理水平保持螺旋式上升。

在財務(wù)共享模式下，企業(yè)與財務(wù)共享服務(wù)中心的分工是明確的，從企業(yè)轉(zhuǎn)移到共享中心的業(yè)務(wù)主要有財務(wù)核算部分及期末財務(wù)報表。基本的流程比較簡單，首先由企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，或者企業(yè)外委業(yè)務(wù)的相關(guān)人員負責收集或出具原始憑證，經(jīng)相關(guān)部門或領(lǐng)導審核、同意結(jié)算后，經(jīng)企業(yè)財務(wù)整理、審核，提交財務(wù)共享中心；共享中心接收到資料后，按照中心內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置和崗位分工，及時完成入賬、核算工作，并在期末出具相關(guān)財務(wù)標準報表。

這個看似簡單的流程，涉及到工作質(zhì)量和效率問題，影響到企業(yè)的滿意度、共享中心的承受力，最終影響到企業(yè)、乃至集團的財務(wù)決策。

2 財務(wù)共享運行流程優(yōu)化提升思路

在上述的運行流程中，有幾個重要的環(huán)節(jié)是實施財務(wù)共享服務(wù)模式初期挖潛的方向。

2.1 信息系統(tǒng)優(yōu)化

這是財務(wù)共享模式賴以生存的基礎(chǔ)，流程運行效率的關(guān)鍵，也是企業(yè)集團付出成本最大的項目之一。

作為一套復雜的計算機程序軟件，其編制思路和結(jié)構(gòu)是非常關(guān)鍵的。既要有穩(wěn)定的功能、較強的實用性、較高的自動化程度，又要便于不斷地更新改造，更好地為企業(yè)和共享中心服務(wù)。

同時，還要力爭操作上的簡單化，不要把系統(tǒng)設(shè)計的像“專業(yè)相機”似的，盡量避免“發(fā)明”一些新鮮詞匯，減少不必要的系統(tǒng)操作知識和培訓工作。試想，如果把系統(tǒng)設(shè)計的像“傻瓜相機”一樣，大家只要簡單看一下說明書，親自上手簡單一試就會操作，那么工作效率和工作質(zhì)量將會大幅度提升。

另外，財務(wù)共享中心不能永遠依賴系統(tǒng)顧問“拄拐”前行，要盡早逐步嘗試接管信息系統(tǒng)，最終脫離顧問獨立運作，這既是降低成本的需要，也是財務(wù)共享中心逐步走向成熟的需要。

2.2 企業(yè)提交資料的環(huán)節(jié)

企業(yè)通過系統(tǒng)錄入資料的工作不一定要由財務(wù)部門來完成，包括資料的圖片影像。現(xiàn)在數(shù)百元的掃描儀、甚至手機都可以采集資料影像，這些工作完全可以交給業(yè)務(wù)人員來做，比如，某員工出差回來需要報銷，他自己就可以按照簡單的說明書準備資料、采集圖像，最后經(jīng)領(lǐng)導同意、財務(wù)審核并交存檔案，馬上就可以提交共享中心入賬、拿到報銷款，這個效率是很高的。當然，這又涉及到前面說的信息系統(tǒng)的設(shè)計思路，需要把錄入的界面設(shè)計的簡單一點，該哪個環(huán)節(jié)輸入的內(nèi)容就在那個環(huán)節(jié)顯示，不該這個環(huán)節(jié)輸入的內(nèi)容，就要在錄入界面上一律屏蔽，或者根據(jù)查閱權(quán)限設(shè)置，列示一旁僅供參考。

2.3 財務(wù)檔案的管理

在多年的運行管理下，原來的企業(yè)檔案管理還是比較成熟的；定期、不定期的審計檢查、內(nèi)控檢查雖然可以通過系統(tǒng)影像遠程進行，但是如果離開了對原始單據(jù)的檢查，這是有風險的；在財務(wù)核算過程中，難免會有賬務(wù)差錯、調(diào)整、附件補、退、修改、備注等操作，如果能把檔案留在企業(yè)，這些工作可以按照原有的成熟做法便利完成，而把檔案移交共享后，其便利條件大不如前；而且檔案的工作量、檔案的管理由多家改為一家獨自完成，其質(zhì)量也很難保證；特別是檔案資料的傳遞成本也確實有違財務(wù)共享的初衷，檔案留在企業(yè)，不但可以節(jié)約成本、降低內(nèi)耗，而且有利于提高企業(yè)提交業(yè)務(wù)的操作時效，便于實時入賬，大大提高流程運行效率。

3 在財務(wù)共享配套措施中尋求優(yōu)化提升的空間

在實際工作中，財務(wù)共享模式的運行效率，不僅取決于具體的運行流程，而且取決于與之相關(guān)的配套設(shè)施。配套設(shè)施落實到位了，會促進流程運行效率的提高。

3.1 妥善處理共享中心與企業(yè)的關(guān)系

由于財務(wù)管理模式的變化與舊有觀念，習慣的更新不能同步，共享中心自成立的那一刻起就會與企業(yè)產(chǎn)生微妙的關(guān)系，甚至會在具體工作中產(chǎn)生一些抵觸情緒。當然，這應(yīng)該只是短期現(xiàn)象，相信隨著時間的推移，觀念是會逐漸改變的。

作為共享中心的財務(wù)人員，應(yīng)該樹立牢固服務(wù)理念，主動理解和配合企業(yè)財務(wù)人員的工作。在具體工作中，要妥善處理有分歧的業(yè)務(wù)。比如在入賬時，發(fā)現(xiàn)企業(yè)的提交錯誤后，不能沖動退單，也不要不敢退單，更不必求助于系統(tǒng)開發(fā)、利用“協(xié)審、協(xié)同”功能來記錄證據(jù)、撇清矛盾責任，這些因素會大大影響工作效率。其實，不論是企業(yè)財務(wù)人員，還是共享中心財務(wù)人員，對基本的財務(wù)核算工作并不會有很大的分歧，因為財務(wù)標準和規(guī)范基本上是明確的，對不明確的細節(jié)，應(yīng)該充分尊重企業(yè)的意見，落實服務(wù)理念。對有些確實需要退單的問題，該退單就退單，結(jié)合好了，企業(yè)是能理解的，沒有必要通過系統(tǒng)操作來回記錄、討論。至于責任證據(jù)只是為了特殊情況下的查證，是極少用到的，一個簡單的電話錄音就可以解決這個問題。這已經(jīng)是一種很成熟、低成本的處理經(jīng)驗，很多大公司在面向社會、處理客戶意見方面都是這么做的，非常有效。

3.2 不斷優(yōu)化共享中心內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置和崗位分工

比如，為了避免沖動退單，妥善處理與企業(yè)的關(guān)系，也為了提高流程運行效率，共享中心內(nèi)部應(yīng)該設(shè)立“專家組”，由業(yè)務(wù)相對全面，且善于與人溝通的人員來擔任。專門負責處理疑難及企業(yè)提交錯誤的問題，這樣各部門發(fā)現(xiàn)的問題業(yè)務(wù)立即轉(zhuǎn)交給專家組，需要退單的，還能起到退單前的復核作用，又不耽誤各部門正常業(yè)務(wù)的處理，有效提高了流程運轉(zhuǎn)的效率。

再比如，為了保證財務(wù)核算的工作質(zhì)量，共享中心內(nèi)部應(yīng)該建立稽核部門，同時，各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部實施分組抽查、互查，也能起到一定的督促、學習作用。

3.3 不斷完善相關(guān)制度及操作規(guī)范

由集團層面牽頭，共享中心配合，在具體的業(yè)務(wù)處理細節(jié)方面，建立統(tǒng)一的規(guī)范和標準。同時，不斷完善財務(wù)操作細則，借助網(wǎng)站等技術(shù)手段對共享中心及企業(yè)財務(wù)人員直接公開、提供查詢服務(wù)，明確具體操作方法，有效提高共享流程的運行效率。

4 依靠廣大財務(wù)人員的智慧尋求優(yōu)化提升的具體措施

群眾性的合理化建議是職工向企業(yè)提出的，有關(guān)改進和完善生產(chǎn)、經(jīng)營等方面不足之處的意見和建議，是企業(yè)促進技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，推進企業(yè)發(fā)展的有效措施。在知識經(jīng)濟全面發(fā)展的今天，群眾性的合理化建議成為企業(yè)發(fā)展取之不竭的動力源泉。在財務(wù)共享中心和相關(guān)企業(yè)的財務(wù)隊伍中開展群眾性的合理化建議活動，可以啟發(fā)、挖掘、集結(jié)廣大財務(wù)人員的聰明才智，激發(fā)職工的主人翁意識，穩(wěn)定、發(fā)展企業(yè)的財務(wù)管理工作，推動財務(wù)共享模式的健康有序、持續(xù)發(fā)展。

5 結(jié)語

綜上所述，在成立財務(wù)共享中心初期，會有大量的工作需要去做。圍繞財務(wù)共享服務(wù)模式的目的，圍繞運行流程的優(yōu)化提升，挖掘潛力點，適應(yīng)新變革，從具體的運行流程和影響運行流程的配套措施入手，找到優(yōu)化提升的思路和方向，可以為財務(wù)共享模式的日臻完善找到行之有效的具體措施。