財務共享運行模式的優化提升

馬建軍(勝利油田孤東采油廠, 山東 東營 257000)

0 引言

在具體落實財務共享服務模式的過程中，具體流程的設置及相關配套措施能否落實到位，將直接影響這一新型財務管理模式的實施效果。

1 實施財務共享初期的運行流程現狀

財務共享模式下的運行流程，就是從企業到共享服務中心實現財務核算完整運作的整個過程。狹義的運行流程通常指工作步驟的表現形式；廣義的運行流程往往會上升到企業的管理，包括具體的形式、監控、分析、優化，以及對工作流程的全程管理，并促使企業的管理水平保持螺旋式上升。

在財務共享模式下，企業與財務共享服務中心的分工是明確的，從企業轉移到共享中心的業務主要有財務核算部分及期末財務報表。基本的流程比較簡單，首先由企業的業務人員，或者企業外委業務的相關人員負責收集或出具原始憑證，經相關部門或領導審核、同意結算后，經企業財務整理、審核，提交財務共享中心；共享中心接收到資料后，按照中心內部的機構設置和崗位分工，及時完成入賬、核算工作，并在期末出具相關財務標準報表。

這個看似簡單的流程，涉及到工作質量和效率問題，影響到企業的滿意度、共享中心的承受力，最終影響到企業、乃至集團的財務決策。

2 財務共享運行流程優化提升思路

在上述的運行流程中，有幾個重要的環節是實施財務共享服務模式初期挖潛的方向。

2.1 信息系統優化

這是財務共享模式賴以生存的基礎，流程運行效率的關鍵，也是企業集團付出成本最大的項目之一。

作為一套復雜的計算機程序軟件，其編制思路和結構是非常關鍵的。既要有穩定的功能、較強的實用性、較高的自動化程度，又要便于不斷地更新改造，更好地為企業和共享中心服務。

同時，還要力爭操作上的簡單化，不要把系統設計的像“專業相機”似的，盡量避免“發明”一些新鮮詞匯，減少不必要的系統操作知識和培訓工作。試想，如果把系統設計的像“傻瓜相機”一樣，大家只要簡單看一下說明書，親自上手簡單一試就會操作，那么工作效率和工作質量將會大幅度提升。

另外，財務共享中心不能永遠依賴系統顧問“拄拐”前行，要盡早逐步嘗試接管信息系統，最終脫離顧問獨立運作，這既是降低成本的需要，也是財務共享中心逐步走向成熟的需要。

2.2 企業提交資料的環節

企業通過系統錄入資料的工作不一定要由財務部門來完成，包括資料的圖片影像?，F在數百元的掃描儀、甚至手機都可以采集資料影像，這些工作完全可以交給業務人員來做，比如，某員工出差回來需要報銷，他自己就可以按照簡單的說明書準備資料、采集圖像，最后經領導同意、財務審核并交存檔案，馬上就可以提交共享中心入賬、拿到報銷款，這個效率是很高的。當然，這又涉及到前面說的信息系統的設計思路，需要把錄入的界面設計的簡單一點，該哪個環節輸入的內容就在那個環節顯示，不該這個環節輸入的內容，就要在錄入界面上一律屏蔽，或者根據查閱權限設置，列示一旁僅供參考。

2.3 財務檔案的管理

在多年的運行管理下，原來的企業檔案管理還是比較成熟的；定期、不定期的審計檢查、內控檢查雖然可以通過系統影像遠程進行，但是如果離開了對原始單據的檢查，這是有風險的；在財務核算過程中，難免會有賬務差錯、調整、附件補、退、修改、備注等操作，如果能把檔案留在企業，這些工作可以按照原有的成熟做法便利完成，而把檔案移交共享后，其便利條件大不如前；而且檔案的工作量、檔案的管理由多家改為一家獨自完成，其質量也很難保證；特別是檔案資料的傳遞成本也確實有違財務共享的初衷，檔案留在企業，不但可以節約成本、降低內耗，而且有利于提高企業提交業務的操作時效，便于實時入賬，大大提高流程運行效率。

3 在財務共享配套措施中尋求優化提升的空間

在實際工作中，財務共享模式的運行效率，不僅取決于具體的運行流程，而且取決于與之相關的配套設施。配套設施落實到位了，會促進流程運行效率的提高。

3.1 妥善處理共享中心與企業的關系

由于財務管理模式的變化與舊有觀念，習慣的更新不能同步，共享中心自成立的那一刻起就會與企業產生微妙的關系，甚至會在具體工作中產生一些抵觸情緒。當然，這應該只是短期現象，相信隨著時間的推移，觀念是會逐漸改變的。

作為共享中心的財務人員，應該樹立牢固服務理念，主動理解和配合企業財務人員的工作。在具體工作中，要妥善處理有分歧的業務。比如在入賬時，發現企業的提交錯誤后，不能沖動退單，也不要不敢退單，更不必求助于系統開發、利用“協審、協同”功能來記錄證據、撇清矛盾責任，這些因素會大大影響工作效率。其實，不論是企業財務人員，還是共享中心財務人員，對基本的財務核算工作并不會有很大的分歧，因為財務標準和規范基本上是明確的，對不明確的細節，應該充分尊重企業的意見，落實服務理念。對有些確實需要退單的問題，該退單就退單，結合好了，企業是能理解的，沒有必要通過系統操作來回記錄、討論。至于責任證據只是為了特殊情況下的查證，是極少用到的，一個簡單的電話錄音就可以解決這個問題。這已經是一種很成熟、低成本的處理經驗，很多大公司在面向社會、處理客戶意見方面都是這么做的，非常有效。

3.2 不斷優化共享中心內部的機構設置和崗位分工

比如，為了避免沖動退單，妥善處理與企業的關系，也為了提高流程運行效率，共享中心內部應該設立“專家組”，由業務相對全面，且善于與人溝通的人員來擔任。專門負責處理疑難及企業提交錯誤的問題，這樣各部門發現的問題業務立即轉交給專家組，需要退單的，還能起到退單前的復核作用，又不耽誤各部門正常業務的處理，有效提高了流程運轉的效率。

再比如，為了保證財務核算的工作質量，共享中心內部應該建立稽核部門，同時，各業務部門內部實施分組抽查、互查，也能起到一定的督促、學習作用。

3.3 不斷完善相關制度及操作規范

由集團層面牽頭，共享中心配合，在具體的業務處理細節方面，建立統一的規范和標準。同時，不斷完善財務操作細則，借助網站等技術手段對共享中心及企業財務人員直接公開、提供查詢服務，明確具體操作方法，有效提高共享流程的運行效率。

4 依靠廣大財務人員的智慧尋求優化提升的具體措施

群眾性的合理化建議是職工向企業提出的，有關改進和完善生產、經營等方面不足之處的意見和建議，是企業促進技術創新、管理創新，推進企業發展的有效措施。在知識經濟全面發展的今天，群眾性的合理化建議成為企業發展取之不竭的動力源泉。在財務共享中心和相關企業的財務隊伍中開展群眾性的合理化建議活動，可以啟發、挖掘、集結廣大財務人員的聰明才智，激發職工的主人翁意識，穩定、發展企業的財務管理工作，推動財務共享模式的健康有序、持續發展。

5 結語

綜上所述，在成立財務共享中心初期，會有大量的工作需要去做。圍繞財務共享服務模式的目的，圍繞運行流程的優化提升，挖掘潛力點，適應新變革，從具體的運行流程和影響運行流程的配套措施入手，找到優化提升的思路和方向，可以為財務共享模式的日臻完善找到行之有效的具體措施。