如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉念

事業(yè)單位的檔案信息不僅記錄著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也關(guān)系著事業(yè)單位人才的考核和培養(yǎng)，因此，事業(yè)單位內(nèi)的檔案有著極為重要的作用。對(duì)事業(yè)單位而言，檔案管理工作不僅是一個(gè)重點(diǎn)，還是一個(gè)難點(diǎn)。當(dāng)前，事業(yè)單位的檔案管理模式不斷轉(zhuǎn)型，越來(lái)越離不開(kāi)信息化的建設(shè)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式越來(lái)越難以適應(yīng)新時(shí)代的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理，簡(jiǎn)化管理流程，使管理更為高效。

一、檔案管理信息化趨勢(shì)

21世紀(jì)以來(lái)，以計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)取得了跨越式發(fā)展，其以省時(shí)、高效的特點(diǎn)很快便在各個(gè)領(lǐng)域得到了普及。檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，所涉及到的企業(yè)與人員的檔案較多，無(wú)論是存儲(chǔ)還是查找都是一項(xiàng)巨大的工程。而隨著信息化趨勢(shì)的不斷發(fā)展，檔案管理可以依靠數(shù)字信息方式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)與查找，且檔案可以得以長(zhǎng)久保存和快速傳遞。同時(shí)，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實(shí)現(xiàn)資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯(lián)系和交流，優(yōu)化管理體制。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中依然存在一些問(wèn)題，使得檔案管理信息化進(jìn)程受到了阻礙，下面我們將就其進(jìn)行分析。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題

每一個(gè)新事物的產(chǎn)生與發(fā)展過(guò)程中，都會(huì)遇到諸多的問(wèn)題，有些問(wèn)題阻礙了新事物的發(fā)展，也有些問(wèn)題則一定程度上促進(jìn)了新事物的發(fā)展。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的一些問(wèn)題，對(duì)信息化進(jìn)程提出了挑戰(zhàn)，也對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員提出了要求。

1、信息化管理體系不完善

事業(yè)單位的檔案管理工作人員很多都不是科班出身，他們沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，更沒(méi)有經(jīng)歷檔案的信息化進(jìn)程。另外，很多工作人員身兼數(shù)職，沒(méi)有足夠的精力去管理檔案，使得檔案混亂無(wú)序。同時(shí)，一些檔案的資料不真實(shí)、不準(zhǔn)確，檔案管理體系不完善，管理思路混亂，管理方式落后，使得事業(yè)單位的檔案管理工作十分不正規(guī)。

2、信息安全問(wèn)題被忽視

事業(yè)單位檔案管理納入信息化進(jìn)程是一種進(jìn)步，然而卻也具有一些風(fēng)險(xiǎn)，尤其是信息安全風(fēng)險(xiǎn)，更是比較突出。檔案管理與信息技術(shù)掛鉤，一旦信息技術(shù)遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，那么檔案將面臨著泄密或者被篡改的威脅。但是，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并沒(méi)有重視到這一點(diǎn)。

3、管理人員意識(shí)淡薄

檔案管理的信息化是一個(gè)必然趨勢(shì)，但是當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作人員卻并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到這一趨勢(shì)，他們依然習(xí)慣于利用傳統(tǒng)的手工操作，依然習(xí)慣于傳統(tǒng)檔案管理方式，對(duì)于信息化進(jìn)程的認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)淡薄。而且，一些檔案管理人員認(rèn)為自己的工作并不重要，只是一些保管的事務(wù)性工作，并非單位的主要工作，只要做好檔案的保管工作就可以，所以他們的工作熱情比較低下，對(duì)檔案工作缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)知。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的舉措

在推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程中，事業(yè)單位與檔案管理人員都應(yīng)強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，作出改變。

1、完善信息化管理體系

完善信息化管理體系應(yīng)從以下兩個(gè)方面著手：

（1）制定信息化管理體系的總體規(guī)劃

事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)制定信息化管理體系的總體規(guī)劃，從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的全局戰(zhàn)略出發(fā)，制定符合本單位發(fā)展的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，從而使檔案管理形成一個(gè)完善的體系，以推動(dòng)事業(yè)單位的檔案信息化進(jìn)程。

（2）制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系

事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，不僅要制定總體規(guī)劃，還要實(shí)行檔案信息化管理體系的內(nèi)部?jī)?yōu)化，結(jié)合自身發(fā)展，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，從而更為和諧地發(fā)展與完善。

2、強(qiáng)化信息安全

前文提到，檔案管理與信息技術(shù)掛鉤，只要信息技術(shù)遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案面臨著泄密或者被篡改的威脅。為此，事業(yè)單位應(yīng)注意到這一層面的潛在威脅，強(qiáng)化檔案管理的信息安全。

（1）強(qiáng)化檔案信息安全管理制度建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化檔案信息安全管理制度的建設(shè)，使電子檔案受到嚴(yán)密制度的保護(hù)，禁止非規(guī)定計(jì)算機(jī)接入與訪問(wèn)電子檔案網(wǎng)服務(wù)器，禁止移動(dòng)設(shè)備對(duì)電子檔案的輸入與輸出，禁止非檔案管理人員直接接觸電子檔案，以一系列的制度來(lái)完善檔案管理，強(qiáng)化信息安全。

（2）強(qiáng)化檔案信息管理系統(tǒng)的定期維護(hù)

檔案信息管理系統(tǒng)的安全與否直接決定著檔案的信息安全。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大力度，強(qiáng)化定期維護(hù)，每周都要進(jìn)行例行檢查，定期進(jìn)行病毒檢測(cè)與病毒查殺、不斷進(jìn)行數(shù)字化掃描，通過(guò)多種系統(tǒng)維護(hù)方式來(lái)確保檔案信息安全。

3、提高管理人員意識(shí)

檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，即便其不是事業(yè)單位最主要的工作，卻也是最重要的工作。因此，檔案管理人員應(yīng)提高工作熱情，認(rèn)清檔案管理信息化管理的趨勢(shì)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，切實(shí)強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，提高自身信息管理意識(shí)，提高自身專業(yè)素質(zhì)，以便在檔案管理崗位上做到最好。

結(jié)語(yǔ)

在新的歷史階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著諸多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。對(duì)此，我們應(yīng)以新的思路與新的方法破除舊有觀念，完善信息化管理體系，強(qiáng)化檔案管理中的信息安全，提高管理人員意識(shí)，明確檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)方向，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，以加強(qiáng)信息化建設(shè)來(lái)解決事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的諸多問(wèn)題，通過(guò)優(yōu)化檔案管理工作來(lái)優(yōu)化事業(yè)單位的其他工作。