事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

劉明

（龍江縣畜牧獸醫(yī)局，黑龍江龍江161100）

事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

劉明

（龍江縣畜牧獸醫(yī)局，黑龍江龍江161100）

目前，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理中依然存在一些問題，這就要求事業(yè)單位結(jié)合現(xiàn)行的國(guó)家制度以及本單位工作性質(zhì)、發(fā)展現(xiàn)狀等，制定完善的檔案管理制度。加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的專業(yè)培訓(xùn)，全面提高他們的管理技能和專業(yè)知識(shí)，并在實(shí)際的工作中充分應(yīng)用信息化技術(shù)。

事業(yè)單位；檔案管理工作；優(yōu)化途徑

1 我國(guó)事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步發(fā)展，要求事業(yè)單位逐漸加快自身的發(fā)展步伐，然而新的發(fā)展形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位自身的檔案管理工作提出了新的要求。所以，在事業(yè)單位面臨嚴(yán)峻形勢(shì)的情況下，應(yīng)提高自身的管理能力。此外，在事業(yè)單位日常管理中，檔案管理尤為重要。檔案管理涉及人才選聘、職工考核以及記錄單位活動(dòng)等相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涉及檔案收集、檔案鑒定、檔案資料統(tǒng)計(jì)以及檔案整理等基本內(nèi)容。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作是本單位取得發(fā)展的主要途徑。

2 我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的三大問題

其一，管理制度不夠完善，現(xiàn)行的制度存在著執(zhí)行力度不足的問題。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，因?yàn)闄n案管理制度的混亂，導(dǎo)致工作無章可循。甚至有部分事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，未能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。對(duì)于《檔案法》等有關(guān)制度的認(rèn)識(shí)程度不夠，未能夠制定符合本單位的管理制度?，F(xiàn)行的制度存在著執(zhí)行力度不足的問題。這些都是造成檔案管理混亂的主要原因。

其二，事業(yè)單位在檔案管理中缺乏檔案的信息化管理，信息化管理能力差。近年來，計(jì)算機(jī)等高新科技的普及以及應(yīng)用，對(duì)人們的生活以及工作等起到重要作用，并且為檔案的信息化管理提供了技術(shù)支持，使得檔案管理更加方便。然而我國(guó)部分事業(yè)單位并沒有將信息化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案管理中，導(dǎo)致管理效率偏低，也沒有采取相應(yīng)的單子文件監(jiān)督措施。對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用力度不足。

其三，檔案管理員的管理能力偏低，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)處理能力。我國(guó)多數(shù)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)，管理員的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)技能不足。其中一些管理員并沒有參加專門的培訓(xùn)，在不具備專業(yè)檔案知識(shí)的情況下參加工作，未能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，對(duì)檔案要求、檔案收集以及檔案裝訂等并沒有采取專門的措施，管理意識(shí)不強(qiáng)。此外，還有部分管理員身兼多職，人員調(diào)動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不穩(wěn)定。這些問題對(duì)檔案管理工作的穩(wěn)定性以及持續(xù)性產(chǎn)生了直接的影響。

3 我國(guó)事業(yè)單位優(yōu)化處理檔案管理工作的有效途徑

其一，采取統(tǒng)一管理和差異管理相結(jié)合的優(yōu)化措施。事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化管理的過程中，應(yīng)在《檔案法》的指導(dǎo)下，堅(jiān)持“統(tǒng)一”和“差異”相結(jié)合的管理原則，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)行的管理規(guī)范以及管理標(biāo)準(zhǔn)等的認(rèn)識(shí)，制定符合本單位的管理制度，促進(jìn)檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向發(fā)展。此外，在制定檔案管理制度的過程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案的差異性管理，不同檔案采取不同的管理措施，保證檔案管理的針對(duì)性，并能夠符合該單位的特征和性質(zhì)。對(duì)于性質(zhì)不同以及規(guī)模不同的事業(yè)單位，在檔案管理中一定會(huì)存在差異。所以，建議事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身工作性質(zhì)以及管理特征，加強(qiáng)總結(jié)和探索，制定符合實(shí)際的工作制度。

其二，制度制定和制度執(zhí)行相結(jié)合的優(yōu)化途徑。事業(yè)單位在檔案管理中，制定檔案管理制度，是優(yōu)化檔案管理的首要工作。而制度的執(zhí)行則是基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位在制定檔案管理制度的基礎(chǔ)上，還應(yīng)加大檔案的執(zhí)行力度，切不可忽視制度的執(zhí)行。在檔案的優(yōu)化管理過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)高度重視制度的貫徹和落實(shí)，對(duì)制度的執(zhí)行應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和管理。

其三，事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理員參加專業(yè)培訓(xùn)。新時(shí)期，對(duì)檔案管理員的工作提出了新的要求。所以檔案管理員在掌握基本的檔案管理技能以及措施的基礎(chǔ)上，還應(yīng)掌握電子檔案的管理技能。此外，因?yàn)闄n案管理標(biāo)準(zhǔn)的逐漸完善，所以建立素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍極為重要。這就要求事業(yè)單位定期組織檔案管理員參加各種專業(yè)培訓(xùn)，嚴(yán)格實(shí)施外出培訓(xùn)制度以及輪崗制度等，全面提高檔案管理員的專業(yè)知識(shí)，提高他們的專業(yè)管理技能，讓他們能夠運(yùn)用信息化技術(shù)，對(duì)檔案資料加強(qiáng)管理。

其四，處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者間的關(guān)系?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中多是采取紙質(zhì)檔案管理措施。而隨著技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字化檔案管理成為必然發(fā)展趨勢(shì)。這種技術(shù)采取的是電子檔案管理方式，它能夠提高檔案的管理效率。因此筆者認(rèn)為事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理工作的過程中，應(yīng)處理好紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理這兩者的關(guān)系，將紙質(zhì)檔案利用電子形式進(jìn)行保存，提高管理效率。

4 結(jié)語

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工作，其包括了對(duì)檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編目、保管、檢索和研究分析等全部?jī)?nèi)容。而事業(yè)單位注重對(duì)檔案的規(guī)范化管理，對(duì)提高管理效率發(fā)揮著積極作用。此外，隨著國(guó)家的繁榮昌盛，事業(yè)單位在進(jìn)行改革的過程中，檔案管理問題逐漸暴露出來，限制了檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。為此，筆者認(rèn)為應(yīng)尋求優(yōu)化途徑，加強(qiáng)檔案管理。

［1］羅幼明.淺析事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］.才智，2014，（03）：37-38.

［2］吳清越.事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對(duì)策［J］.廣西農(nóng)學(xué)報(bào)，2014，（01）：185.

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1674-8646（2015）09-0102-02

2015-06-05