事業單位檔案管理工作優化分析

劉明

（龍江縣畜牧獸醫局，黑龍江龍江161100）

事業單位檔案管理工作優化分析

劉明

（龍江縣畜牧獸醫局，黑龍江龍江161100）

目前，我國事業單位在檔案管理中依然存在一些問題，這就要求事業單位結合現行的國家制度以及本單位工作性質、發展現狀等，制定完善的檔案管理制度。加強對檔案管理員的專業培訓，全面提高他們的管理技能和專業知識，并在實際的工作中充分應用信息化技術。

事業單位；檔案管理工作；優化途徑

1 我國事業單位優化檔案管理工作的現實意義

國家經濟的穩步發展，要求事業單位逐漸加快自身的發展步伐，然而新的發展形勢對事業單位自身的檔案管理工作提出了新的要求。所以，在事業單位面臨嚴峻形勢的情況下，應提高自身的管理能力。此外，在事業單位日常管理中，檔案管理尤為重要。檔案管理涉及人才選聘、職工考核以及記錄單位活動等相關內容，同時還涉及檔案收集、檔案鑒定、檔案資料統計以及檔案整理等基本內容。對于事業單位而言，檔案管理工作是本單位取得發展的主要途徑。

2 我國事業單位在檔案管理工作中存在的三大問題

其一，管理制度不夠完善，現行的制度存在著執行力度不足的問題。事業單位在進行檔案管理的過程中，因為檔案管理制度的混亂，導致工作無章可循。甚至有部分事業單位并不重視檔案管理工作，未能夠充分認識到檔案管理的重要性。對于《檔案法》等有關制度的認識程度不夠，未能夠制定符合本單位的管理制度。現行的制度存在著執行力度不足的問題。這些都是造成檔案管理混亂的主要原因。

其二，事業單位在檔案管理中缺乏檔案的信息化管理，信息化管理能力差。近年來，計算機等高新科技的普及以及應用，對人們的生活以及工作等起到重要作用，并且為檔案的信息化管理提供了技術支持，使得檔案管理更加方便。然而我國部分事業單位并沒有將信息化技術充分應用到檔案管理中，導致管理效率偏低，也沒有采取相應的單子文件監督措施。對于信息化技術的應用力度不足。

其三，檔案管理員的管理能力偏低，缺乏專業的業務處理能力。我國多數事業單位對于檔案管理的專業性不強，管理員的專業知識以及專業技能不足。其中一些管理員并沒有參加專門的培訓，在不具備專業檔案知識的情況下參加工作，未能夠認識到檔案的重要性，對檔案要求、檔案收集以及檔案裝訂等并沒有采取專門的措施，管理意識不強。此外，還有部分管理員身兼多職，人員調動頻繁，隊伍不穩定。這些問題對檔案管理工作的穩定性以及持續性產生了直接的影響。

3 我國事業單位優化處理檔案管理工作的有效途徑

其一，采取統一管理和差異管理相結合的優化措施。事業單位對檔案進行優化管理的過程中，應在《檔案法》的指導下，堅持“統一”和“差異”相結合的管理原則，加強對現行的管理規范以及管理標準等的認識，制定符合本單位的管理制度，促進檔案管理工作朝著標準化和規范化方向發展。此外，在制定檔案管理制度的過程中，應充分認識到檔案的差異性管理，不同檔案采取不同的管理措施，保證檔案管理的針對性，并能夠符合該單位的特征和性質。對于性質不同以及規模不同的事業單位，在檔案管理中一定會存在差異。所以，建議事業單位應結合自身工作性質以及管理特征，加強總結和探索，制定符合實際的工作制度。

其二，制度制定和制度執行相結合的優化途徑。事業單位在檔案管理中，制定檔案管理制度，是優化檔案管理的首要工作。而制度的執行則是基礎。因此事業單位在制定檔案管理制度的基礎上，還應加大檔案的執行力度，切不可忽視制度的執行。在檔案的優化管理過程中，單位領導人員應高度重視制度的貫徹和落實，對制度的執行應加強監督和管理。

其三，事業單位應定期組織檔案管理員參加專業培訓。新時期，對檔案管理員的工作提出了新的要求。所以檔案管理員在掌握基本的檔案管理技能以及措施的基礎上，還應掌握電子檔案的管理技能。此外，因為檔案管理標準的逐漸完善，所以建立素質高的檔案管理隊伍極為重要。這就要求事業單位定期組織檔案管理員參加各種專業培訓，嚴格實施外出培訓制度以及輪崗制度等，全面提高檔案管理員的專業知識，提高他們的專業管理技能，讓他們能夠運用信息化技術，對檔案資料加強管理。

其四，處理好紙質檔案和電子檔案兩者間的關系。現階段，事業單位在進行檔案管理中多是采取紙質檔案管理措施。而隨著技術的進步，數字化檔案管理成為必然發展趨勢。這種技術采取的是電子檔案管理方式，它能夠提高檔案的管理效率。因此筆者認為事業單位在優化檔案管理工作的過程中，應處理好紙質檔案管理和電子檔案管理這兩者的關系，將紙質檔案利用電子形式進行保存，提高管理效率。

4 結語

檔案管理是一項復雜、系統的工作，其包括了對檔案資料的收集、整理、統計、編目、保管、檢索和研究分析等全部內容。而事業單位注重對檔案的規范化管理，對提高管理效率發揮著積極作用。此外，隨著國家的繁榮昌盛，事業單位在進行改革的過程中，檔案管理問題逐漸暴露出來，限制了檔案管理工作的創新和發展。為此，筆者認為應尋求優化途徑，加強檔案管理。

［1］羅幼明.淺析事業單位檔案的數字化管理［J］.才智，2014，（03）：37-38.

［2］吳清越.事業單位檔案管理存在的問題與改進對策［J］.廣西農學報，2014，（01）：185.

G271

A

1674-8646（2015）09-0102-02

2015-06-05