企業檔案管理模式研究

姜麗芬

（鶴崗市住房保障局，黑龍江鶴崗154100）

企業檔案管理模式研究

姜麗芬

（鶴崗市住房保障局，黑龍江鶴崗154100）

隨著企業規模的擴大，檔案管理這一服務于企業整體發展的非營利性工作內容也得到越來越多人的重視。但目前我國企業的檔案管理工作仍然處于發展不平衡、不完全的階段，要想真正實現科學管理，符合時代發展需求，還需要我們做好當下，把握機遇，不斷創新，依靠創新推動發展。

企業；檔案管理；管理模式創新

1　檔案管理的重要性

企業檔案管理工作是一個企業發展的必不可少的組成部分，是一個企業文化的精髓所在，也是企業發展的根基所在。從紀念意義上來說，檔案管理是一個企業的歷史，是企業一步一步走到今天的見證，是老員工的情感寄托，是企業文化的重要組成部分。從實用性來說，詳盡的檔案記錄對于企業維護自身利益有著重要作用。比如，當外界對企業提出質疑和抵制時，企業可以根據自身的信用檔案、企業產權檔案、客戶資信檔案、知識產權檔案、企業文化檔案等資料，依靠法律的武器維護自身合法利益。

2　檔案管理模式劃分

2.1按檔案集中程度劃分

檔案管理的劃分方式有很多，通常最為常見的就是根據檔案管理的集中程度進行劃分。從集中程度由高向低，可以劃分為檔案集中統一管理、檔案分級管理、檔案分散管理三種模式。不同的管理模式有著不同的特性，也使得各自在不同情況下得以使用。檔案集中統一管理有利于檔案資源的利用率提高和統一調度，在管理和調用上程序較為精簡，但其缺點同樣明顯，即其管理水平受到企業自身的限制，較難得到提高。檔案分級管理應用十分廣泛，這種方法最大的好處就是權責明確，容易實現“誰簽字誰負責”的管理模式，盡管這樣的管理模式往往伴隨著效率不高等諸多問題，但針對我國現階段企業的發展現狀，這一方式無疑是最合適的。最后就是分散管理模式，這種方式是指將檔案按照不同內容，交由相關部門各自保管。

2.2按管理對象進行劃分

按管理對象進行劃分可以將檔案管理模式劃分為檔案綜合管理、文檔一體化管理、信息一體化管理。但相較于按照集中程度的劃分方式，這種劃分標準使用率較低。

3　立足于當下，完善企業檔案管理工作

3.1行政部門

國家的行政部門作為全國眾多企業檔案工作的最終管理者，對全國各地企業的檔案管理工作有著整體統籌規劃的職責，也是各個企業進行各自檔案管理工作的風向標，這就需要行政部門首先提高自身工作質量。首先是提高自身的工作管理理念，先進的管理理念是制度創新的前提。其次是端正自身工作態度，充分重視自身工作，尊重各企業從事檔案管理工作的工作人員。最后是加強全國統一規章制度的建設工作，對于許多企業，特別是尚處于起步和發展階段的企業來說，檔案管理工作還存在諸多盲區，經驗不足將導致其工作效率低下，如果有一個規范科學的規章制度作為各企業的行為參照，可以有效幫助企業檔案管理工作步入正軌。

3.2企業自身

首先是要真正重視檔案管理工作，營造一個良好的工作氛圍，只有管理層真正重視起來，基層工作人員才有熱情更好地投入到工作中去。雖然大多數企業還處于壯大階段，資金更傾向于使用在“刀刃”上，但是一個有著遠大目標的企業應該把眼光放遠一些，重視檔案管理是企業做大做強的必要內容，應該積極響應上級部門號召，從硬件采購、軟件升級維護、工作人員培訓、工作制度、獎懲制度建立等諸多方面進行努力，應爭取營造出一個積極主動的工作環境，最大限度地在現有基礎上實現資源的高效利用。

4　著眼于未來，加強檔案管理模式的創新工作

4.1工作平臺創新

檔案管理的數字化是必然的發展趨勢，要想真正符合時代的發展需求，必須加快信息化建設的步伐，通過先進的數據庫的建立以及數據信息管理平臺的構建實現檔案管理工作的創新，使管理規范性、高效性都邁上新的臺階。

4.2服務機制的創新

檔案資源的管理實質上還是應該為企業的經濟效益服務，檔案的保管固然重要，但檔案資源的深度開發利用才是管理工作的核心所在。檔案管理從業者歷來有著“重藏輕用，以藏為主”的觀念，并不能真正放開手腳進行資源的整合、開發利用，從而守著財富卻不能真正兌現。所以我國企業檔案管理除了進行淺層次的修修補補外，更重要的是進行資源利用模式即服務機制的創新。

5　結語

為了營造一個良好的檔案管理工作環境，需要政府、企業通力合作，改變以往消極的態度，真正將檔案管理工作提升到發展戰略地位，將推動檔案工作與企業同步發展緊密聯系在一起，保證企業自身穩定、持久發展。

［1］陳寶順.新時期企業檔案管理模式研究［J］.上海檔案，2010，（03）：55-56.

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1674-8646（2015）09-0124-02

2015-06-12