如何管理電腦資料？4招教你擺脫混亂

鐘佳德

身處信息時代，是一種幸福，因為我們可以很廉價地獲取大量免費的資料。但是當我們獲得的資料越來越多的時候，資料的管理卻往往讓很多人頭疼。電腦是我們存儲資料的重要工具，如何整理并管理好電腦的資料便成為很多人關注的問題。本期小編就為大家總結了4個整理電腦資料的妙招，讓大家擺脫資料管理混亂的窘狀。

合理構建文件夾結構

電腦是以文件夾的形式存儲資料的，文件夾便是文件管理系統的骨架，對管理電腦資料至關重要。因此，建立科學且適合自己的文件夾結構，是管理電腦資料的第一步。

文件夾是用來組織和管理磁盤文件的一種數據結構。其一般采用多層次結構（樹狀結構），在這種結構中每一個磁盤有一個根文件夾，它包含若干文件和文件夾。

在創建文件夾結構時需要注意，首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。其次，要保證文件夾的層級數不要超過4級別，文件夾數量不宜超過100個，而且文件夾結構一旦建成，就需要長期堅持，不要輕易修改和破壞結構層次。

此外，文件夾建立需遵循以下原則：1、每級目錄盡量控制在7個文件夾左右，尤其是根目錄不宜太多。2、假想任何文件都能夠找到歸屬。比如朋友臨時傳來一張圖片，你應該放到那里。3、每個文件夾下都預留一個臨時文件夾，以防當新接收到的文件因為不知道如何歸類而導致根目錄無限擴張。

讀者們可以根據文件夾建立原則，結合mindmanager（思維導圖）設計屬于自己的文件夾結構。mindmanager（思維導圖）的結構與文件夾的層次結構相同，均采用多層次結構（樹狀結構），這有助于我們形成符合自己的文件夾結構。

科學命名文件

存儲的資料最重要的就是找到它們為自己所用，因此，正確尋找到資料是我們管理資料的目的。目前，電腦本身也具備搜索信息資料的功能，也有很多實用的文件搜索管理軟件供使用，比如能快速搜索到電腦信息資料的Everything軟件。但是所有搜索工具均依據文件的命名進行搜索，用戶也是使用關鍵詞等進行信息資料的搜索，因此科學命名文件就顯得尤為重要。

為文件夾和文件命名沒有固定的形式，用戶可以根據自己的喜好進行設置。但是科學命名文件卻需要遵循一些原則。比如：命名規則統一、名稱直觀簡短、可排序性等。

命名規則統一，即用戶需要定制一個符合自己習慣的命名規則，每個文件命名時候均含有相同的規范模式，比如：所有文件均按照“數字”+“-”+“名稱”的格式命名，如01-演講比賽；02-書法比賽。依據統一的模式命名，既可以讓用戶快速地搜索文件關鍵詞而找到文件，也可以讓文件進行排序管理，方便用戶查看。不過用戶一旦確定了命名模式就不要更改，要堅持使用，這樣才會有效果。

名稱直觀簡短，即要求用戶在命名文件時盡量讓文件名稱簡短且能體現文件的內容性質，讓人一看到這個文件名稱就大概知道文件的內容。

可排序性，即文件名稱中有能讓電腦進行降序或者升序排列的符合名稱，比如數字、日期等。我們可以加一些特殊的標示符，如在文件名稱前加上一個“1”或“★”，這可以使這些文件和文件夾排列在同目錄下所有文件的最前面讓經常使用的文件排在前面。充分利用排序管理文件能大大提升查找資料的效率。

當然用戶也可以在命名文件時增加關鍵詞，比如圖片文件，統一按照“數字”+“-”+“圖片”+“文件名稱”的方式命名，如：“01-圖片-春節燒烤”；音樂文件，則可以統一按照“數字”+“-”+“音樂”+“文件名稱”的方式命名，如“00-音樂-XX專輯”。用戶可以根據自己的喜好合理界定關鍵詞，便于自己搜索和整理。

如圖所示，該文件夾的命名方式統一采用“數字”+“文件名稱”的形式統一命名，然后其“文件名稱”是根據文件夾內容進行命名，讓人直觀地了解該文件夾里面的大致內容。文件名稱中含有數字，因此可以對文件進行排序管理。

善用搜索工具整理信息

在整理資料的時候，搜索工具就必不可少了。合理運用搜索工具，將會大大提升整理資料的效率。小編在這里為大家介紹windows自帶的搜索工具和Everything軟件。希望對大家整理資料時能有所幫助。

以前的windows系統，電腦自身的搜尋體驗并不好，但自從vista之後，受到google desktop search的刺激，微軟的自身搜索已經很強了，速度可以比擬網絡搜索。右圖小編使用XP系統為大家演示下其自帶的搜索功能。

當然，windows自帶的搜索工具需要用戶提前知道文件或文件夾的名稱的關鍵字，這樣才有助于用戶快速搜索到想尋找的資料。但是對于不知道名稱的文件就比較難搜索。因此小編在這里為大家演示一款快速搜索到電腦資料的Everything軟件。Everything是速度最快的文件搜索軟件，其速度之快令人震驚，百G硬盤幾十萬個文件，可以在幾秒鐘之內完成索引。

當然，使用Everything軟件也要注意搜索技巧，這樣可以讓我們的搜索工作事半功倍。在Everything的搜索框中可以輸入多個關鍵詞，以空格分開，表示“與”，表示搜索結果要包括全部關鍵詞。對應“與”的還有“或”（OR）運算，用半角豎線表示：|。當你不確信關鍵詞的準確描述時，這種方式非常有用。

巧用云存儲

電腦的硬盤容量都是有限的，如果不做好整理工作，很容易讓電腦的存儲空間爆滿，嚴重影響使用體驗。對于電腦上的資料，我們還可以巧用云存儲工具為自己的電腦“減負”。目前，云存儲技術已經發展得較為成熟，主流的云存儲工具包括百度云、115盤、360云盤等。用戶可以根據自身的喜好，選擇一個適合自己的云存儲工具整理電腦上的資料。

當然，使用云存儲工具整理資料也需要注意一些技巧與細節。比如，要遵循構建科學文件夾結構、科學命名文件、加密文件。也許很多人問為何需要加密文件，那是因為云存儲畢竟存在一定的安全風險，所以，適當的文件加密可以有效降低文件泄露的風險。在互聯網時代，樹立信息安全意識還是很重要的。

小編在此以360云盤作為例子演示一下如何運用云存儲為電腦“減負”。360云盤有個好處就是空間足夠大，用戶可以將其作為存儲自己一些不太重要卻有用的文件。當然上傳的所有文件需要適度進行加密。

靈活利用云盤可以有效實現存儲自己電腦上的資料，當然使用云盤存儲資料需要做好加密工作，除了壓縮軟件自帶的加密功能，用戶也可以選擇其它加密軟件對資料文件進行加密。當然為了防止信息資料丟失，用戶可以將文件同時存放一份至另外一個品牌的云盤中，實現備份。小編不建議使用云盤自身的備份功能。