淺析高速公路檔案整理的實(shí)踐意義

王 莉

貴州高速公路集團(tuán)有限公司(貴陽 550004)

隨著中國高速公路等級不斷提高，對高速公路工程質(zhì)量要求也不斷提高，作為公路工程施工管理、竣工驗(yàn)收、檢驗(yàn)工程質(zhì)量的關(guān)鍵鑰匙—高速公路工程檔案管理也越來越受到人們的重視，它對高速公路的項(xiàng)目使用、養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建提供準(zhǔn)確、可靠、真實(shí)的依據(jù)具有重要作用，對減少大量的人力、物力、財(cái)力提供了保證。本文以遵赤公路白臘坎至茅臺段高速公路項(xiàng)目檔案管理為例，淺析高速公路檔案整理實(shí)踐意義。

遵赤公路白臘坎至茅臺段高速公路項(xiàng)目（簡稱茅臺公路）經(jīng)貴州省發(fā)改委批準(zhǔn)修建，起自遵義縣鴨溪鎮(zhèn)白臘坎，起點(diǎn)樁號K0+000，經(jīng)遵義縣楓李鎮(zhèn)、青坑、平正鄉(xiāng)和仁懷市長崗鎮(zhèn)、壇廠鎮(zhèn)、中樞鎮(zhèn)，止于茅臺鎮(zhèn)溝頭，終點(diǎn)連續(xù)里程裝號K46+156.252，接省道208 線，全長46.156 公里，路基寬度為21.5 米和20 米，瀝青砼路面。茅臺公路為山嶺重丘區(qū)高速公路，全封閉、全立交，主要施工內(nèi)容為互通式立交、隧道出入口、公路兩側(cè)邊坡、取棄土場等綠化 ，共形成竣工文件4395 卷，光碟244 張。

1 檔案管理在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中的實(shí)際意義

在高速公路建設(shè)養(yǎng)護(hù)中起重要的基礎(chǔ)保證作用的就是檔案管理。眾所周知，高速公路是一個技術(shù)復(fù)雜、涉及多學(xué)科的部門，它反映在檔案管理方面，表現(xiàn)為工作量大、技術(shù)要求高。高速公路工程在施工過程中形成了大量的工程管理類、設(shè)計(jì)類、施工類、監(jiān)理類、決算類等技術(shù)文件材料，這些文件材料要用科學(xué)的方法進(jìn)行收集、整理、編制和規(guī)范，一方面，有利于在日后的養(yǎng)護(hù)和擴(kuò)建、改建時(shí)提供及時(shí)準(zhǔn)確的基礎(chǔ)性資料；另一方面，有利于綜合各方面對高速公路運(yùn)營后的評價(jià)，經(jīng)研究整理后及時(shí)反饋給有關(guān)部門，優(yōu)化設(shè)計(jì)和施工方案，節(jié)約成本，促進(jìn)高速公路的蓬勃發(fā)展。

2 高速公路工程檔案管理現(xiàn)狀

(1)真實(shí)的項(xiàng)目檔案可以反映一個工程項(xiàng)目的歷史，通過積累檔案有助于對其進(jìn)行研究，有助于工程管理、工程監(jiān)督，也助于工程管理理論水平提高。然而在公路工程施工中，不少工程管理人員只注重工程施工，不重視檔案的及時(shí)性，認(rèn)為工程檔案就沒什么的，發(fā)展形勢主義，甚至制造假材料。這些行為無形之中都在不斷損毀著工程管理和工程質(zhì)量，久而久之工程領(lǐng)域不正之風(fēng)便不斷增長。

(2)迎接檢查材料的文字材料，其內(nèi)容雖能夠做到充實(shí)簡煉，所有文字材料表格和圖形繪制的數(shù)據(jù)真實(shí)合理、準(zhǔn)確一致，文本的裝訂既美觀又大方，但未能實(shí)現(xiàn)多媒體匯報(bào)，音像材料也不夠豐富，不能充分反映整個項(xiàng)目的施工情況、效益情況，其高度、深度和廣度不夠。

(3)檔案法的宣傳與普及不夠充分和全面，有的領(lǐng)導(dǎo)檔案觀念和意識淡薄，對其重視不夠，導(dǎo)致文件材料的管理只是停留在簡單的收集、整理，形成不了，系統(tǒng)化、條理化、規(guī)范化的文件材料管理系統(tǒng)。

3 高速公路檔案管理特點(diǎn)

公路工程檔案是指在公路工程施工、管理、養(yǎng)護(hù)等工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。其包含從提出項(xiàng)目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、地址選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工、工程竣工等各階段形成的文件，記錄著整個工程項(xiàng)目的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。由于工程項(xiàng)目投資大、周期長、參建單位多、材料的進(jìn)出及供應(yīng)需要到政府審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)檢部門評定，使得文件材料收集面廣、量大、種類多，造成公路工程文件材料收集難問題。5.檔案管理優(yōu)化措施

(1)建立檔案管理責(zé)任制

公路工程建設(shè)必須在工程最初開始時(shí)，就應(yīng)該嚴(yán)格按照規(guī)定建立檔案管理責(zé)任制，設(shè)置專門的檔案室，有專人嚴(yán)格履行檔案工作各項(xiàng)制度。實(shí)踐中，首先要充分學(xué)習(xí)、研究有關(guān)工程檔案制度和國家、行業(yè)相關(guān)檔案規(guī)章，最后制定出適合本項(xiàng)目的《工程檔案工作制度》、《預(yù)立卷工作制度》、《歸檔工作制度》。

工程檔案是在嚴(yán)格的過程后產(chǎn)生的，它差不多覆蓋了工程的每一項(xiàng)工作、每一位職員的工作， 所以，“責(zé)任”對于高速公路檔案管理至關(guān)重要。忽視工程檔案工作的人，是在忽視自己的責(zé)任。因而，做好工程檔案管理工作有益于工程管理責(zé)任的進(jìn)一步明確和加深，并將有益于控制工程領(lǐng)域的不正之風(fēng)。

(2)及時(shí)收集、歸檔資料

實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)及時(shí)收回歸檔工程文件才料是必要的。若工程交工一段時(shí)間后再向施工監(jiān)理單位收集文件才料，存在以下難題：一是應(yīng)有資料不齊全，二是監(jiān)理簽字蓋章不齊全。此時(shí)施工監(jiān)理單位已經(jīng)退場，其人員已離開工地而分散各地，實(shí)際上這些工作已經(jīng)無法完善，最終，導(dǎo)致整個工程項(xiàng)目檔案無法補(bǔ)全。給工程文件材料和整個工程留下“尾巴”。

正常情況下，工程竣工文件在竣工驗(yàn)收3 個月內(nèi)按照有關(guān)規(guī)定向項(xiàng)目法人單位檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。這樣既有助于維護(hù)工程項(xiàng)目質(zhì)量，也可避免工程項(xiàng)目檔案拖拉后無法補(bǔ)全，也可防治不法分子在工程檔案中做手腳。

(3)做好文件預(yù)立卷工作

項(xiàng)目實(shí)施過程中，檔案管理專員要及時(shí)掌握項(xiàng)目施工的進(jìn)度，針對項(xiàng)目施工的每一階段應(yīng)形成的原始材料進(jìn)行督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，確保項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)做好預(yù)立卷工作，保證文件材料的完整性。

實(shí)踐中，文件材料歸檔時(shí)常不及時(shí)，給立卷階段的工作留下了弊端，這樣的話，整個工程檔案工作和工程管理工作都會受到影響。這主要是由于工程建設(shè)中不少工程管理人員沒有意識到工程檔案管理的重要性，盲目的認(rèn)為工程建設(shè)大于一切，有著工程檔案要給工程建設(shè)的思想，這嚴(yán)重影響到了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作應(yīng)與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，才能保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。所以，必須提高工程建設(shè)所有參與人員對工程檔案的認(rèn)識水平，本著工程管理要嚴(yán)格的思想，且要加快后一階段的歸檔回收工程資料工作，才能把立卷階段的工作做出成

(4)竣工文件的組卷工作

茅臺公路是按照交通運(yùn)輸部《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》交辦發(fā)（2010）382 號進(jìn)行文件材料整理、歸檔工作，由案卷目錄替代了原來的總目錄，案卷題名更能準(zhǔn)確反映本案卷的基本內(nèi)容，更快捷查找檔案，提高了檔案的利用效率；同時(shí)按照文件材料的自然過程并保持其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)化整理組卷，避免了部分文件材料的重復(fù)組卷。

6 結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，高速公路工程檔案管理的工作內(nèi)容會越來越繁雜，工作負(fù)擔(dān)也會越來越重，它是一項(xiàng)具有長遠(yuǎn)意義的基礎(chǔ)性工作，作為檔案管理專員，一定要肩負(fù)起工程檔案管理的責(zé)任，緊密聯(lián)系實(shí)際，正確理解和運(yùn)用檔案管理的工作條件和方法，爭取充分實(shí)現(xiàn)工程檔案的利用價(jià)值，使工程檔案這個寶貴的信息庫為工程建設(shè)創(chuàng)造出更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

[1]馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論(第二社)[M].北京:中國人民大學(xué)出社社,2006。

[2]福建省檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處.建設(shè)工程檔案工作常用文件(二)[M].福州:福建省檔案局,2006.

[3]全國人民代表大會常務(wù)委員會.中華人民共和國檔案法.

[OL]http://tclgb.taicang.gov.cn/art/2011/10/27/art_5214_13198 4.html