淺談基層單位檔案交接工作中的問題和對策

陳婧婧

摘要：檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環節，但在實際工作中，單位或檔案人員卻忽視了這一工作環節。本文通過分析基層單位檔案工作存在的問題，針對具體問題提出了相應的對策。

關鍵詞：檔案交接工作檔案管理基層單位

根據檔案管理工作的相關規定，檔案管理人員在崗位輪換時，一定要做好檔案交接的相關工作。但是，在實際工作中，經常有一些檔案管理人員或者是某些基層單位領導忽視這一工作的重要性，不少基層單位往往會出現人已離開檔案管理崗位，但檔案卻還未曾交接的情況；有些基層單位檔案管理人員在離開檔案管理崗位時，把已立卷的檔案和近期未歸檔的材料胡亂堆放在一起，給后來接手的檔案管理人員開展工作，帶來了困難。[1]

在《機關檔案工作業務建設規范》中規定：“機關檔案人員在調動工作時，務必在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”[2]要做好檔案交接工作，不僅要明確檔案人員責任，也要維護檔案的安全性和完整性，確保檔案連續性的必要因素，這也是在檔案相關的法律、法規中有明確要求的。

一、檔案人員交接時的交接的步驟與內容

基層單位的檔案交接工作。步驟如下：一是檔案交接工作需要預處理，先由交出方就本單位檔案工作概況對接收人員進行簡要說明，然后帶領接收人員到檔案庫房查看。二是由主管檔案工作的負責人召集檔案交接雙方人員，提出交接方案及具體要求，正式啟動檔案交接工作。三是按順序交接全部材料，與接收人員明確交接工作的注意事項，對具體交接事項進行協調對接，保證檔案交接工作順利進行。四是按年度編排檔案管理臺賬，對照實體檔案分類、載體，依次以案卷為單位進行交接，在交接過程中發現問題及時記錄。對檔案室常年增量、各種類、各載體檔案數量變化，以及檔案鑒定銷毀期限、已銷毀檔案進行說明。對于檔案有無重大破壞、損傷、受災等事故發生，外借檔案有無丟失，尚未歸還等問題，都要向接收人員作具體說明，對于如果有檔案計算機管理系統的單位，還要對系統進行演示，對程序操作及注意事項逐次講解，對數據庫運行、曾經發生的重大故障予以說明，直到接收方掌握為止。五是交接雙方在預先準備好的檔案交接清單上簽字，至少一式三份，交接方、接收方、單位存檔各一份，注明交接具體日期、交接雙方職務（職稱），然后送請分管檔案的領導審閱無誤后，由分管領導在“監交人”一欄簽字蓋章。六是交接工作善后事宜。前任檔案員可以對現任檔案員具體介紹檔案全宗結構，檔案管理制度沿革、檔案檢索利用特點，以及檔案整理、統計、鑒定等若干工作標準、環節、方法、技巧和管理經驗，使得本單位檔案管理工作具有良好的延續性。[3]

前任檔案人員在交接時應仔細核實以下內容：一是核實檔案柜的標簽與實際存放內容是否相符，清查柜內檔案的數量，認真核對每一年的數量，使移交的檔案分門別類，排列有序。二是催還借出檔案，暫時不能歸還的檔案需要注明情況。三是對檔案工作制度、檢索工具、現存和移出檔案的數量、銷毀檔案等情況逐項列表。四是核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內文件及需要移交的其他材料。五是尚未完成的檔案工作，應請示單位領導明確下一步工作的完成人員。

繼任檔案人員則應做好接交工作：一是了解檔案交接工作的相關規定。二是逐項核對移交人員開列的表格、單據和其他交接材料，逐柜逐卷（件）核查檔案數量，對于不清楚的事項及時向移交人員或有關領導問明情況，必要時做書面記錄。三是抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀。四是學習檔案管理軟件或數據庫、檔案安全保管設施設備的使用方法。五是向監交人員報告接交的具體情況。六是辦好檔案交接的其他工作，并及時填寫檔案移交單，要求移交人、接手人、監交人簽字。確認移交工作順利完成，并明確其在今后的工作中如遇到不明白的事宜，可以向誰詢問。[4]

二、基層單位檔案交接工作中存在的問題

（一）領導對監督檔案交接工作重視不夠

不少基層單位的領導對待檔案工作的態度，仍然是上級檢查時很重要、真正落實時很次要、工作繁忙時可不要。特別是在機構調整中，很多基層單位的領導首先要解決的是人員的安置問題，而對檔案工作關注不夠，影響檔案工作的開展。通常表現為：一是忽視檔案的交接工作，檔案交接工作應該有監管，領導控制，但實際黨政領導重視不夠，沒有分管領導監管，主管部門負責人也不承擔責任。二是忽視交接文件的基本要求。三是忽視檔案交接工作的重要內容。

（二）缺乏制度保障

檔案交接是一項責任重大的工作，在交接工作中應認真細致、手續規范。但有時候，檔案人員在離開或調動時，交接手續不齊，程序不規范，內容不清楚，該檢查的不檢查，該簽字的也不簽字。主要原因是檔案管理工作中沒有檔案交接工作的制度和流程的制約，很多單位檔案管理制度不健全，或者制度中沒有明確的檔案交接制度。[5]

（三）缺乏必要的專業能力

基層單位檔案工作水平的大幅下降是造成檔案機構精簡、檔案人才流失的直接結果。基層單位檔案管理崗位通常設在辦公室，辦公室一般都人手緊張且檔案管理人員都是兼職。部分檔案管理員甚至身兼數職。此外，繼任檔案人員大多先被分配到檔案工作崗位，然后才參加檔案業務培訓，使得繼任檔案人員到崗后只具有理論知識，并無實際操作經驗。若碰到粗心的檔案人員接任，很可能把多年的寶貴材料當作廢物處理，給單位造成不可彌補的損失。因此，在交接崗位時需督促前任把規定的工作做完，否則不予以調崗。

（四）離任檔案人員的責任心不強

在檔案交接過程中，由于即將離任的檔案人員責任心不強，或者只是匆匆看看檔案室，抑或只是簡單地移交了鑰匙，使繼任檔案人員對檔案的種類，檢索工具，數量，狀態，儲存方位都不明確，導致對未來工作的錯誤引導。此外，一些即將離任的檔案人員帶著情緒離開或轉崗，倉促交接，急于“甩包袱”，致使繼任檔案人員對單位檔案工作的情況不清，造成工作無法銜接。

三、基層單位檔案交接工作的對策endprint

改變基層單位檔案交接工作中存在的問題，切實做好檔案交接工作，這不僅需要基層單位的領導者在思想上認識到做好基層單位檔案工作的重要性，更要尊重檔案工作的專業性，給予檔案工作足夠的重視。具體對策及措施如下：

（一）嚴格管理，規范檔案交接程序

對于前任檔案人員來說，進行移交工作前應主要做好以下幾項工作：一是全面清查所有檔案，做到賬物相符合；二是分類存放未整理的零散文件材料，做到系統有序；三是及時催還借出的檔案，對于未能歸還的檔案，要在借據上注明未及時歸還的原因；四是按檔案移交要求編制檔案移交表；五是編寫檔案移交說明并簽字。對于繼任檔案人員來說在接收之前要做好幾項工作：一要了解檔案管理的基本理論知識；二要了解檔案移交準備工作情況；三要向前任檔案人員了解目前檔案工作的情況；四要了解移交單位職能活動內容和工作活動情況。

值得注意的是，在前任檔案管理人員調離檔案管理崗位前，要預留一定的時間，使繼任檔案人員充分適應目前的崗位，并在交接結束后評價前任工作人員在交接工作上是否認真負責，將結果告知前任檔案人員并在人事檔案中注明，使其意識到交接工作表現將對其未來擇業產生直接影響。

（二）先培訓后上崗

繼任檔案人員，要做到先培訓再上崗。在工作交接中由前任檔案人員向繼任檔案人員介紹單位檔案工作的基本情況、傳授工作經驗和方法。檔案工作做得越久，經驗越豐富，前任檔案人員的經驗往往能讓繼任檔案人員少走彎路。因此，要更多地給予繼任檔案人員提前了解檔案工作的機會和時間，盡快地熟悉檔案工作。[6]

（三）提高檔案人員的事業心和工作責任感

一些基層單位對檔案工作者缺乏應有的重視和關懷，對檔案工作人員權利的忽視，影響了檔案人員的工作熱情。因此，基層單位的領導要主動關心檔案人員的工作和生活，幫助他們解決待遇、職稱、在職培訓和繼續教育等諸多實際問題。或者是基層單位領導大力提拔檔案管理人員，使其成為單位的中層領導。此舉措既提高了檔案管理人員的工作積極性，又體現了檔案人員的工作價值，還能為單位的檔案工作添磚加瓦，保持檔案人員隊伍的穩定性，提高檔案人員的工作責任心，有效開展檔案交接工作，確保基層檔案工作的連續性。[7]此外，基層單位領導還要做好思想教育工作，這是增強事業心和責任感的一種重要方法，通過檔案移交工作，明確崗位職責，并將檔案工作列入部門年終考核中，讓檔案人員意識到責任感和使命感。

（四）加強過程監管和結果考核

在實際工作中，基層單位要將檔案交接工作納入單位每年的工作計劃及規章制度中去，列入分管領導、部門領導以及檔案人員的崗位職責之中。當新老檔案人員進行交接時，單位負責人應及時安排相關人員負責監管整個交接過程，至少一名分管領導、一名部門領導來做好檔案交接的監交工作，這會對檔案的交接起到鑒證和監督的作用。當檔案人員離崗或調動工作單位時，做到檔案人員離職離崗前，先辦理工作交接手續，分管檔案工作的領導要把好檔案交接關，然后再辦理調動手續。對不辦理檔案交接手續的檔案人員，不得為其辦理工資轉移手續，不得讓其離開原工作崗位。不允許調動其人事檔案或扣留其人事檔案，直至其辦理完成檔案移交手續。

基層單位的檔案，記載著單位發展的歷史、取得的成績和前輩們做出的貢獻，它是基層單位的一種特殊資源和財富。做好檔案交接工作對于維護每個基層單位檔案的完整性，確保檔案工作的連續性，有著十分重要的促進作用，希望上述經驗能對檔案交接工作有所幫助。

參考文獻：

[1]白慧平.基層單位檔案交接工作的現狀與對策[J].山西檔案，2009，（1）：34.

[2]高愛芹.基層單位檔案交接工作之我見[J].檔案管理，2010，（3）：83.

[3]王曉平.對基層單位檔案交接工作的幾點認識[J].檔案，2006，（6）：40.

[4]徐婧.對加強檔案交接工作的一點思考[J].檔案與建設，2010，（6）：60.

[5]湯麗紅.做好檔案交接工作應采取的幾項措施[J].浙江檔案，2010，（8）：41.

[6]周欣.基層檔案移交工作中的幾個問題[J].檔案管理，2010，（6）：78.

[7]朱永軍.企業檔案管理人員更替時的業務交接[J].檔案管理，2012，（2）：89.endprint