檔案管理工作存在的問題與對策

于群

摘 要：本文主要討論檔案的管理中存在的問題和解決措施。為今后在單位更好的開展檔案管理工作提供可行性指導方案和意見。

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

1 檔案管理工作存在的問題

1.1 管理人員專業素質不夠

管理人員經常發生變動，員工素質高低不等。加上現在的一部分單位不關注檔案管理工作，投入的財力人力都很少，或是根本不設專門的檔案管理部門，管理工作由兼職人員或其他崗位人員來擔任。而臨時人員對檔案的歸檔整理、存檔要求不夠熟悉，受專業水平限制，工作能力不強，不能適應新時代下對檔案管理的新要求。作為檔案管理人員他們的檔案管理工作并不是唯一的職責，出現了他們不能把足夠多的精力放到檔案管理上。有些人員是從其他部門臨時借調的，這也決定了檔案管理人員素質能力不夠和理論知識匱乏的落后局面。

1.2 檔案制度存在弊端

檔案管理制度落后，沒有現代管理手段做支撐。有些單位的管理制度雖然設置但并不執行或者落實的不到位，如有些單位在上級檢查和評審時，隨便找國家的檔案管理規章或者其他機構的檔案管理制度應付檢查，帶來的效果可想而知，國家的制度只是個框架可操作性并不強，而其他機構的制度則會出現針對性不強的情況。隨著電子計算機技術的發展和普及，電子檔案出現并與紙質檔案共存存在于檔案管理工作中。但是卻有絕大部分的檔案管理人員對電子檔案的管理和信息安全并沒有實際操作的能力，對計算機的病毒入侵的預防更是無從下手。

1.3 管理人員對待工作的態度

一個單位運營的效果，不僅依靠管理層的指揮決策，更有賴于工作人員對工作的態度和辦事的能力效率，檔案管理工作發展的好壞也離不開工作人員的工作態度。工作人員本身不能對工作的重要性程度引起重視，那么做工作時就難免存在偷懶和投機取巧的情況。認為工作對單位的效益并無太大影響對待工作懈怠應付，不能及時的將檔案歸檔保存，缺乏責任心，也不能及時發現工作中的問題，這樣的工作態度對事業單位的良好發展會有很大負面影響的。

2 解決檔案管理出現的問題的對策

2.1 加強人員的檔案管理技能

單位應當給檔案管理人員在新人入職前進行相關工作培訓，并定期開展培訓，加強他們的專業技能，提高工作人員對工作的重要性的認識，端正正確的工作態度。進入二十世紀末以后，我國的發展步伐逐漸加快，因此快節奏的發展對信息的需求量就越大，所以檔案管理的工作人員必須要跟上發展的步伐，單位也應該加以重視檔案管理工作，任用專業人員負責管理工作。建立高素質管理團隊，實現理論知識的普及。首先，在人員的任用上要實現標準化、專業化。最好聘用專職人員擔任檔案管理工作，降低檔案管理人員的流動性。檔案管理人員從臨時兼職轉變成專職人員，來提高檔案管理人員的工作效率。對已入職的職員開展專業化培訓，提高人員的工作能力、計算機技術水平和獨立處理檔案保管工作的能力，不斷提高其檔案管理的方法和手段，確保檔案信息保存的及時性、準確性和有效性；同時也要積極引入高水平的檔案管理系統和相關技術的專業人才，給單位的管理提供支持，促進檔案管理工作的系統化、科學化。單位的領導應當對檔案管理工作給予足夠重視和大力支持，加大檔案管理的人力和財力投入；號召其他部門也要積極配合檔案管理部門的工作，為檔案管理工作提供支持；做好檔案收集、整理和及時提交檔案信息，善于利用檔案信息，將檔案的價值最大化。

2.2 制定檔案管理制度的有關規定

創新管理概念與手段，實現管理現代化。不要受傳統的觀念，管理就是保管的思想所左右，明確檔案是企業持續發展的關鍵信息的重要來源。工作作風一改往常的坐等上門，而是主動收集信息檔案，樹立檔案管理的動態觀。明確市場條件下的競爭意識，樹立檔案管理的效率觀。創新檔案管理方法，充分利用現代信息技術和計算機技術，抓住電子檔案的改革潮流，對傳統的紙質檔案管理模式加以革新，加強電子檔案的管理效率，實現電子檔案及時歸檔，有效利用。建立各類多媒體數據庫，并通過設置科學合理的管理權限，將信息檔案等數據庫分部門開放使用，以提高檔案管理工作的現代化水平。

2.3 強化檔案的保護與更新等

應當做好對檔案的保管工作，按期開展檔案審核，在發現空缺后及時調整更改補充。檔案管理人員經常進行經驗交流提高整體的工作效率。檔案的保管工作不是一項人人做得好的工作，從事檔案工作的人員要有耐心和認真的態度做工作，單位每天都發生變化，單位的信息每天都需要更新，所以檔案管理人員必須及時處理信息更迭，及時的收集新的數據信息補充檔案庫，檔案工作做的越有序，那么單位的發展也將有條不紊。不斷向高效和高質量方向前進。

重視檔案開發與利用，操作統一規范。首先，檔案部門要牢牢明確自己的責任意識，緊緊圍繞單位的中心工作來開展完成，積極參與單位的各項重大活動等，善于使用多種媒體和工具做好檔案管理工作。其次，單位的檔案管理部門還要不斷開發新的領域，檔案管理部門不僅可以為本部門本企業提供信息支持，還可以為科研和教學工作提供單獨的服務。最后，檔案管理部門還要不斷挖掘檔案信息的多層次的價值，即對檔案信息進行深層加工處理，編寫各類專題的匯總經驗材料，例如單位地基礎信息匯編、大事記記錄等，多途徑、全方位地開發檔案中的信息價值，為使用者提供全方位、多角度、高效的信息，提高檔案重要作用。這種責任意識和行為除了要在檔案管理部門中推廣，還要在整個單位中形成一種習慣，讓負責一部分檔案收集和整理工作的其他部門主動將資料移交到檔案室，從而實現檔案信息化管理。■endprint