淺談煤礦建設(shè)工程項目的檔案管理工作

摘要：煤礦建設(shè)工程項目專業(yè)性強(qiáng)、系統(tǒng)復(fù)雜，近年來我國煤礦開采技術(shù)得到快速發(fā)展，生產(chǎn)能力和裝備水平不斷提升，投資規(guī)模大幅增長。文章針對當(dāng)前煤礦建設(shè)工程項目存在的檔案管理問題進(jìn)行分析，找出關(guān)鍵問題和解決辦法，希望對煤礦建設(shè)項目檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：煤礦建設(shè)工程項目；煤礦開采技術(shù)；檔案管理；檔案資料；檔案管理制度 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2015）12-0186-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.12.093

煤礦建設(shè)工程項目具有投資大、建設(shè)周期長、行業(yè)特征突出、專業(yè)技術(shù)復(fù)雜等特點，其檔案資料從項目論證決策、立項審批以及實施建設(shè)、竣工使用等全過程中形成。歸檔卷宗的類別涉及項目前期論證審批事項資料，工程地質(zhì)勘查測量數(shù)據(jù)，煤礦專業(yè)單項設(shè)計資料、現(xiàn)場指導(dǎo)施工圖紙，工程監(jiān)理監(jiān)督記錄資料，設(shè)備材料采購技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和合同以及項目竣工驗收文件資料等。檔案資料針對項目管理的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，必須將項目的管理過程和工程的施工過程反映清楚。在煤礦復(fù)雜和隱蔽的環(huán)境下，煤礦建設(shè)工程項目檔案顯得尤為重要，是企業(yè)安全生產(chǎn)和經(jīng)營活動的關(guān)鍵憑證和依據(jù)。

1 當(dāng)前煤礦建設(shè)工程項目檔案管理中存在的突出問題

1.1 對檔案管理工作重視程度不夠

煤礦建設(shè)項目是一個繁雜的系統(tǒng)工程，很多項目在建設(shè)過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足，另一方面對建設(shè)項目檔案管理工作約束和要求不嚴(yán)，加之煤礦建設(shè)項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠。而煤礦建設(shè)各項工程門類繁多，各參與建設(shè)單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責(zé)監(jiān)督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴(yán)重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行龐大的煤礦建設(shè)項目檔案資料時，相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標(biāo)準(zhǔn)，項目參建單位之間協(xié)調(diào)溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。

1.2 未能構(gòu)建完整的檔案管理體系

項目的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在項目機(jī)構(gòu)建立初期就同步形成，很多煤礦建設(shè)工程項目由于地處偏遠(yuǎn)地區(qū)，在建設(shè)初期條件艱苦，設(shè)施簡陋，檔案管理機(jī)構(gòu)不能及時建立或者辦公設(shè)施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質(zhì)量和安全，更與項目建設(shè)的信息化技術(shù)要求不相適應(yīng)，無法滿足當(dāng)前現(xiàn)代化礦井建設(shè)的需要。近幾年，我國飛速發(fā)展的采礦技術(shù)已經(jīng)與世界先進(jìn)水平接軌，因此構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設(shè)的基礎(chǔ)。

1.3 檔案資料基礎(chǔ)工作薄弱

項目建設(shè)與檔案管理工作的專業(yè)性都很強(qiáng)，在職責(zé)不明確和管理松散的項目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術(shù)人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，煤礦建設(shè)項目檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，造成了煤礦建設(shè)項目檔案工作滯后，影響了工程各方面對項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術(shù)文件資料有時存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。

2 做好煤礦建設(shè)工程項目檔案管理的四點建議

2.1 充分重視煤礦建設(shè)工程項目檔案管理工作

在企業(yè)投資建設(shè)項目中，煤礦建設(shè)項目屬于政府核準(zhǔn)類別。盡管近兩年國家對煤礦等能源類建設(shè)項目的核準(zhǔn)審批在逐漸放寬，但按照國家相關(guān)核準(zhǔn)項目的審批制度和要求，從項目前期論證，到項目支撐性的文件設(shè)計審批，均有嚴(yán)格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設(shè)項目實施的過程中，煤礦監(jiān)管部門對工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項目的煤礦建設(shè)工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項目全面管理的基礎(chǔ)，也是項目順利實施和產(chǎn)生效益的根本保障，因此，煤礦建設(shè)項目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項目檔案的管理工作。

對具體的煤礦建設(shè)工程項目而言，要求各級領(lǐng)導(dǎo)要高度重視煤礦建設(shè)項目檔案工作，工程項目從實施初期，項目負(fù)責(zé)人就應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)圖紙、文件、聲像記錄以及計算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任制及考核獎懲辦法。項目負(fù)責(zé)人在抓好工程質(zhì)量和安全生產(chǎn)的同時，要有注重檔案管理的思想意識，把工程項目的檔案管理工作納入日常工作的管理當(dāng)中，調(diào)配業(yè)務(wù)素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時要在設(shè)施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經(jīng)濟(jì)保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

2.2 加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項目檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

煤礦建設(shè)項目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調(diào)一致、協(xié)調(diào)統(tǒng)一，項目業(yè)主即建設(shè)單位是整個過程項目的統(tǒng)領(lǐng)者，因此對項目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設(shè)單位的檔案管理部門。建設(shè)單位的檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)對參與建設(shè)的各部門和各單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，做到上下協(xié)調(diào)，并與過程施工建設(shè)同步。建設(shè)單位的檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)定期組織參建單位有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對有關(guān)人員普及檔案管理的知識，同時檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設(shè)方面的信息和專業(yè)知識。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核，建立和健全各項規(guī)章制度。

2.3 加強(qiáng)煤礦建設(shè)工程項目檔案資料的收集和整理

收集歸檔是檔案工作最基礎(chǔ)、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實加強(qiáng)對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時將檔案移交給建設(shè)單位；建設(shè)單位在項目竣工驗收前，應(yīng)當(dāng)組織并申請檔案部門進(jìn)行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設(shè)單位方可組織項目的竣工總驗收；建設(shè)單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。其職責(zé)就是在參加驗收的過程中嚴(yán)格把關(guān)，并審查各項檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項竣工檔案資料時，要重點檢查各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實性。對查出的問題要記錄在案，并及時跟蹤到底，確保問題最終解決，為項目檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.4 規(guī)范檔案管理制度建設(shè)

由于國家產(chǎn)業(yè)政策不斷調(diào)整，煤礦建設(shè)工程的規(guī)模和技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展。近年來煤礦建設(shè)工程項目多以系統(tǒng)繁雜和技術(shù)裝備先進(jìn)而成為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展過程中引人注目的投資項目，做好項目檔案的管理工作是保障項目建設(shè)順利實施的根本保證。建設(shè)項目檔案管理相關(guān)制度的建立和落實，是科學(xué)有序的檔案管理工作的保障。在項目實施過程中簽訂的各項合同，應(yīng)當(dāng)把檔案管理的有關(guān)職責(zé)約定明確，要在合同中提出檔案歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確竣工移交檔案資料的數(shù)量、時間和質(zhì)量要求，并將其與工程款支付相掛鉤，形成嚴(yán)格的約束機(jī)制，從而確保工程施工檔案歸檔工作有序規(guī)范地進(jìn)行。

檔案管理人員應(yīng)愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實，做好建設(shè)項目檔案管理工作，在項目建設(shè)期間，大力提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，讓檔案在項目中發(fā)揮重要作用，同時適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和項目建設(shè)的需求，推動項目檔案管理提高到新的水平。

作者簡介：韋曉黎（1970-），女，新疆烏魯木齊人，供職于新疆神新發(fā)展有限責(zé)任公司，研究方向：技術(shù)檔案及文書檔案管理。

（責(zé)任編輯：王 波）