高校教學(xué)秘書的職業(yè)素養(yǎng)具備與提高措施

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2095-980X（2015）03-0113-02

收稿日期：2015-02-23

作者簡(jiǎn)介：謝遷（1980-），女，四川成都人，大學(xué)本科，助理實(shí)驗(yàn)師，主要研究方向：教學(xué)管理。

AStudyofProfessionalQualityofTeachingSecretariesofUniversitiesandColleges

XIEQian

（SichuanTourismUniversity，Chengdu，Sichuan610000，China）

Abstract：Teachingsecretaryisthebasicmanagerandperformerofateachingmanagementtroop，first-classteachingquality comes from the first-class teaching management，management level of teaching secretary can affect teaching quality，only by strengtheningtheconstructionofprofessionalqualityofteachingsecretary，canitbepossibletoadapttothedevelopmentofmodern universitiesandcollegeswhichareadvancingwiththetime.

Keywords：secretary；management；quality

1　教學(xué)秘書應(yīng)具備四種能力

（1）具備豐富的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。這里的專業(yè)知識(shí)不僅指任職院系的學(xué)科專業(yè)知識(shí)，還指管理、文秘方面的專業(yè)知識(shí)。首先，從院系的學(xué)科管理來說，由于各院系的專業(yè)類型較多，各個(gè)專業(yè)的課程又不盡相同，這就要求教學(xué)秘書不僅要了解各專業(yè)的學(xué)科知識(shí)，還要熟悉各專業(yè)的《人才培養(yǎng)方案》；不僅要熟悉每門課程的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃，還要熟悉每門課程的統(tǒng)籌分配。其次，從管理與文秘專業(yè)知識(shí)方面來說，要求教學(xué)秘書必須學(xué)習(xí)相關(guān)管理、文秘方面的專業(yè)知識(shí)，包括秘書學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、文秘處理等，并在工作中加以運(yùn)用，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提高工作水平。在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，應(yīng)熟練運(yùn)用各種辦公軟件和教務(wù)管理系統(tǒng)，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)制定學(xué)期開課計(jì)劃，協(xié)助高校教務(wù)管理部門完成教學(xué)管理工作。

（2）具備只謀事不傳事的能力。這是當(dāng)好教學(xué)秘書的要訣。“謀事”就是要為領(lǐng)導(dǎo)的決策收集信息，及時(shí)將有用的、急需的信息和深思熟慮的想法、建議提供給領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀。“不傳事”就是說話必須要謹(jǐn)慎，克服隨意性，同樣的話別人可以說你不能說，同樣的事別人議得你議不得，因?yàn)槟阍陬I(lǐng)導(dǎo)身邊，別人很容易把你說的與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系在一起，加以議論、猜測(cè)和傳播，以免造成不良的影響。

（3）具備懂得傾聽和準(zhǔn)確溝通的能力。在傾聽能力方面，教學(xué)秘書要懂得傾聽老師提出的各種意見，并將意見準(zhǔn)確、及時(shí)的傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)；教學(xué)秘書在接受領(lǐng)導(dǎo)布置工作時(shí)，在交流過程中，要懂得運(yùn)用眼神交流，使領(lǐng)導(dǎo)感受到你的認(rèn)真傾聽。若是領(lǐng)導(dǎo)在談到工作重點(diǎn)或即將講完時(shí)，應(yīng)點(diǎn)下頭或小聲應(yīng)答一下，說明贊同他的看法，也能讓領(lǐng)導(dǎo)體會(huì)到你已經(jīng)了解了他的想法。在聽從領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)一定要等領(lǐng)導(dǎo)說完，不能在中間插話，若是有問題可記在紙上或心里，等領(lǐng)導(dǎo)說完后再提出自己的問題。在溝通方面，應(yīng)具備良好的溝通能力，良好的溝通能力包括：①清楚的敘述。②合適的匯報(bào)。③有效的解釋，每個(gè)人對(duì)話語的理解有所不同，怎樣才能讓溝通更順暢，確認(rèn)雙方已經(jīng)理解了談話的內(nèi)容，這就需要教學(xué)秘書掌握其中的技巧。

（4）具有較強(qiáng)的組織和協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書需要安排

院系的教學(xué)活動(dòng)；處理突發(fā)的教學(xué)狀況；當(dāng)好學(xué)校教務(wù)管理部門與院系之間的紐帶，院系與老師、學(xué)生之間的橋梁；與此同時(shí)教學(xué)秘書還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)召開各種教學(xué)會(huì)議。因此，教學(xué)秘書需具備較強(qiáng)的組織能力和協(xié)調(diào)能力。

2　教學(xué)秘書應(yīng)具備四種精神素養(yǎng)

（1）具備較高的政治思想覺悟。思想是行為的先導(dǎo)，什么樣的思想決定什么樣的行動(dòng)。這就要求教學(xué)秘書首先要有較高的政治覺悟，優(yōu)良的思想品質(zhì)，全心全意為老師和學(xué)生服務(wù)，并且具有較強(qiáng)的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)。在思想和行動(dòng)上與黨中央保持一致，熱愛教育事業(yè)，不怕辛苦，腳踏實(shí)地，大膽創(chuàng)新，立志獻(xiàn)身于教育事業(yè)。其次，教學(xué)秘書必須擺正自己的位置，認(rèn)清自己所從事工作的重要性。

（2）具備謙虛敬慎的態(tài)度。教學(xué)秘書平時(shí)接觸的對(duì)象一是學(xué)校教務(wù)管理部門，二是院系領(lǐng)導(dǎo)、老師和學(xué)生，由此可以看出教學(xué)秘書處在一個(gè)非常特殊位置，因此，教學(xué)秘書更應(yīng)注意自己的言行。聽從領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)要認(rèn)真傾聽，仔細(xì)分析，抓住重點(diǎn)，準(zhǔn)確轉(zhuǎn)達(dá)；向老師傳達(dá)任務(wù)或通知時(shí)語氣應(yīng)謙虛和氣；在與學(xué)校教務(wù)管理部門溝通時(shí)，要起到上傳下達(dá)、下情上報(bào)的聯(lián)絡(luò)作用，及時(shí)、準(zhǔn)確的將教務(wù)管理部門下達(dá)的信息和通知傳達(dá)給院系，并將本部門的執(zhí)行情況、意見和建議及時(shí)、準(zhǔn)確的反饋給學(xué)校教務(wù)管理部門。

（3）具備良好的心理素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作繁雜、責(zé)任重大，某個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)將造成教學(xué)事故，影響教學(xué)工作的順利完成。因此，教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的情緒修養(yǎng)，遇事要做到情緒穩(wěn)定、樂觀向上，不感情用事；還應(yīng)具備良好的自我調(diào)節(jié)能力，遇事不煩、不慌，以開朗、輕松、平靜的心態(tài)去面對(duì)每一項(xiàng)工作。

（4）具備嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作作風(fēng)。教學(xué)秘書的工作其中有一項(xiàng)職責(zé)就是統(tǒng)籌規(guī)劃教學(xué)過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，包括安排每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和工作內(nèi)容。由此可以看出，教學(xué)秘書工作的有序性和嚴(yán)謹(jǐn)性是推動(dòng)整個(gè)院系教學(xué)工作有序、順利進(jìn)行的核心，所以，教學(xué)秘書對(duì)待工作應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，不可有絲毫的疏漏和懈怠。

3　提高教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)的措施

（1）加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書隊(duì)伍的認(rèn)識(shí)。一直以來，高校管理層對(duì)教學(xué)秘書崗位的認(rèn)識(shí)不夠深入，沒有認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)和教師隊(duì)伍建設(shè)同樣影響著教學(xué)質(zhì)量。絕大多數(shù)高校都普遍存在著教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定性差，職業(yè)認(rèn)同感低等現(xiàn)象。教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)步發(fā)展是教學(xué)秩序正常穩(wěn)定進(jìn)行的重要保證之一，因此，高校管理層要改變過去陳舊的思想，要把教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)與學(xué)科建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)擺在同樣重要的位置。

（2）加強(qiáng)培訓(xùn)體系的建設(shè)。大部分教學(xué)秘書不是學(xué)管理、文秘專業(yè)出身，高校又沒有專門為教學(xué)秘書開設(shè)關(guān)于教學(xué)管理方面的相關(guān)培訓(xùn)，使得部分教學(xué)秘書難以真正適應(yīng)教學(xué)管理工作，新任職的教學(xué)秘書也只能在自學(xué)和摸索中前進(jìn)。但教學(xué)秘書的工作又包含了方方面面，比如：管理、文秘、應(yīng)用文寫作，以及辦公自動(dòng)化等，培訓(xùn)的缺乏給教學(xué)秘書本就繁重的工作帶來了不便，給教學(xué)秘書的心理和精神帶來了無形的壓力，影響了管理質(zhì)量的提高。因此，建立系統(tǒng)的培訓(xùn)體系，是增強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍專業(yè)化水平發(fā)展的重要途徑。

（3）加強(qiáng)管理，建立目標(biāo)激勵(lì)機(jī)制。高校的教學(xué)秘書人數(shù)較多，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，實(shí)行崗位責(zé)任聘任制，制定崗位職責(zé)，明確工作范圍和任務(wù)。教學(xué)秘書的工作事務(wù)多，作用大，學(xué)校以及院系應(yīng)采取相應(yīng)的激勵(lì)措施，實(shí)行目標(biāo)績(jī)效管理，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以獎(jiǎng)為主，給予先進(jìn)工作者表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不能勝任崗位的人員要更換崗位直至解聘。

（4）樹立不斷學(xué)習(xí)的風(fēng)氣。教學(xué)秘書要有自我完善，不斷學(xué)習(xí)的思想，要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷更新和完善自我。隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學(xué)管理工作將更加繁重和復(fù)雜，也就意味著教學(xué)秘書將面臨更加巨大的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，建全培訓(xùn)體系，建立激勵(lì)機(jī)制，關(guān)心教學(xué)秘書的身心健康是提高教學(xué)秘書職業(yè)素養(yǎng)的主要途徑，只有提高了職業(yè)素養(yǎng)，高校教學(xué)管理水平才能更上新臺(tái)階，才能適應(yīng)高校教育事業(yè)的快速發(fā)展。

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文化等方面。在建設(shè)中不僅要引入企業(yè)的技術(shù)、人才，也要引入農(nóng)業(yè)企業(yè)的文化建設(shè)。將企業(yè)文化融入校園文化，融入實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)、融入校園建設(shè)。

4　著眼以人為本大局

以人為本，就是要關(guān)注教師成長(zhǎng)與學(xué)生發(fā)展。①積極為教師的職業(yè)發(fā)展提供機(jī)遇。培養(yǎng)具有社會(huì)責(zé)任感、創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力的學(xué)生，重點(diǎn)在于擁有社會(huì)責(zé)任感、創(chuàng)新精神和具備實(shí)踐能力的教師。教師是學(xué)校最寶貴的財(cái)富，學(xué)校要善于應(yīng)用各類激勵(lì)保障措施提高教師的教學(xué)積極性。要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)和平臺(tái)促進(jìn)教師的教學(xué)研究與專業(yè)發(fā)展，使教師能夠不斷嘗試成功的喜悅，促使教師“樂于教”、“善于教”。教師是學(xué)校生存與發(fā)展的重要保障，在學(xué)校發(fā)展的同時(shí)，要為教師創(chuàng)造自我提升的機(jī)會(huì)。例如，引入企業(yè)優(yōu)秀人才來校任教，將校內(nèi)優(yōu)秀教師送入企業(yè)進(jìn)行實(shí)訓(xùn)等，要使每一位教師都成長(zhǎng)為技能過硬的雙師型教師。②為學(xué)生發(fā)展創(chuàng)造平臺(tái)。學(xué)生是學(xué)校的主體，因此在學(xué)校建設(shè)方面一定從學(xué)生的角度出發(fā)去思考。現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校的一個(gè)重要目標(biāo)就是要重塑那些學(xué)習(xí)興趣和自信心都缺失的孩子。重樹他們的自信心，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)興趣，培養(yǎng)他們的社會(huì)責(zé)任感、創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力。讓每個(gè)孩子都成為有用之才，為使學(xué)生們“樂學(xué)”、“好學(xué)”、“會(huì)學(xué)”，最終“學(xué)有所成”。對(duì)于學(xué)生來說，最重的是能力與素質(zhì)的提升。而能力的提升離不開教師們的培養(yǎng)與訓(xùn)練。因此，在教學(xué)中一定要本著以人為本的原則，注重學(xué)生社會(huì)能力、方法能力的培養(yǎng)。例如在教學(xué)中體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)合作精神、培養(yǎng)自我學(xué)習(xí)能力、提供人際溝通交流的機(jī)會(huì)，提高學(xué)生的可持續(xù)發(fā)展通力，為其今后發(fā)展創(chuàng)造機(jī)會(huì)。

5　建設(shè)效果

①能力提升，學(xué)生受益。在以人為主本思想的指導(dǎo)下，學(xué)生不僅提高了專業(yè)技能，更提高了社會(huì)能力與發(fā)展能力，為其今后在工作中的進(jìn)一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。②技能提升，教師受益。由于學(xué)校為教師成長(zhǎng)提供了更多接觸企業(yè)先進(jìn)的機(jī)會(huì)，使得教師隊(duì)伍素質(zhì)不斷提高，教師的技能不斷提升。③名氣提升，學(xué)校受益。通過打造精品專業(yè)，使得學(xué)校在本地區(qū)乃至全省、全國都享負(fù)盛譽(yù)。④因教借力，地方受益在農(nóng)業(yè)類中等職業(yè)學(xué)校服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)的建設(shè)思想與行動(dòng)的帶動(dòng)下，地方經(jīng)濟(jì)在農(nóng)業(yè)學(xué)校的支持下了有進(jìn)一步展。