高校教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)具備與提高措施

文獻標識碼：A

文章編號：2095-980X（2015）03-0113-02

收稿日期：2015-02-23

作者簡介：謝遷（1980-），女，四川成都人，大學本科，助理實驗師，主要研究方向：教學管理。

AStudyofProfessionalQualityofTeachingSecretariesofUniversitiesandColleges

XIEQian

（SichuanTourismUniversity，Chengdu，Sichuan610000，China）

Abstract：Teachingsecretaryisthebasicmanagerandperformerofateachingmanagementtroop，first-classteachingquality comes from the first-class teaching management，management level of teaching secretary can affect teaching quality，only by strengtheningtheconstructionofprofessionalqualityofteachingsecretary，canitbepossibletoadapttothedevelopmentofmodern universitiesandcollegeswhichareadvancingwiththetime.

Keywords：secretary；management；quality

1　教學秘書應具備四種能力

（1）具備豐富的專業(yè)知識和計算機應用能力。這里的專業(yè)知識不僅指任職院系的學科專業(yè)知識，還指管理、文秘方面的專業(yè)知識。首先，從院系的學科管理來說，由于各院系的專業(yè)類型較多，各個專業(yè)的課程又不盡相同，這就要求教學秘書不僅要了解各專業(yè)的學科知識，還要熟悉各專業(yè)的《人才培養(yǎng)方案》；不僅要熟悉每門課程的教學大綱、教學計劃，還要熟悉每門課程的統(tǒng)籌分配。其次，從管理與文秘專業(yè)知識方面來說，要求教學秘書必須學習相關管理、文秘方面的專業(yè)知識，包括秘書學、管理學、心理學、公共關系學、文秘處理等，并在工作中加以運用，不斷總結經(jīng)驗提高工作水平。在計算機應用方面，應熟練運用各種辦公軟件和教務管理系統(tǒng)，協(xié)助院系領導制定學期開課計劃，協(xié)助高校教務管理部門完成教學管理工作。

（2）具備只謀事不傳事的能力。這是當好教學秘書的要訣。“謀事”就是要為領導的決策收集信息，及時將有用的、急需的信息和深思熟慮的想法、建議提供給領導，當好參謀?！安粋魇隆本褪钦f話必須要謹慎，克服隨意性，同樣的話別人可以說你不能說，同樣的事別人議得你議不得，因為你在領導身邊，別人很容易把你說的與領導聯(lián)系在一起，加以議論、猜測和傳播，以免造成不良的影響。

（3）具備懂得傾聽和準確溝通的能力。在傾聽能力方面，教學秘書要懂得傾聽老師提出的各種意見，并將意見準確、及時的傳達給領導；教學秘書在接受領導布置工作時，在交流過程中，要懂得運用眼神交流，使領導感受到你的認真傾聽。若是領導在談到工作重點或即將講完時，應點下頭或小聲應答一下，說明贊同他的看法，也能讓領導體會到你已經(jīng)了解了他的想法。在聽從領導安排時一定要等領導說完，不能在中間插話，若是有問題可記在紙上或心里，等領導說完后再提出自己的問題。在溝通方面，應具備良好的溝通能力，良好的溝通能力包括：①清楚的敘述。②合適的匯報。③有效的解釋，每個人對話語的理解有所不同，怎樣才能讓溝通更順暢，確認雙方已經(jīng)理解了談話的內容，這就需要教學秘書掌握其中的技巧。

（4）具有較強的組織和協(xié)調能力。教學秘書需要安排

院系的教學活動；處理突發(fā)的教學狀況；當好學校教務管理部門與院系之間的紐帶，院系與老師、學生之間的橋梁；與此同時教學秘書還要協(xié)助領導召開各種教學會議。因此，教學秘書需具備較強的組織能力和協(xié)調能力。

2　教學秘書應具備四種精神素養(yǎng)

（1）具備較高的政治思想覺悟。思想是行為的先導，什么樣的思想決定什么樣的行動。這就要求教學秘書首先要有較高的政治覺悟，優(yōu)良的思想品質，全心全意為老師和學生服務，并且具有較強的責任感和服務意識。在思想和行動上與黨中央保持一致，熱愛教育事業(yè)，不怕辛苦，腳踏實地，大膽創(chuàng)新，立志獻身于教育事業(yè)。其次，教學秘書必須擺正自己的位置，認清自己所從事工作的重要性。

（2）具備謙虛敬慎的態(tài)度。教學秘書平時接觸的對象一是學校教務管理部門，二是院系領導、老師和學生，由此可以看出教學秘書處在一個非常特殊位置，因此，教學秘書更應注意自己的言行。聽從領導安排時要認真傾聽，仔細分析，抓住重點，準確轉達；向老師傳達任務或通知時語氣應謙虛和氣；在與學校教務管理部門溝通時，要起到上傳下達、下情上報的聯(lián)絡作用，及時、準確的將教務管理部門下達的信息和通知傳達給院系，并將本部門的執(zhí)行情況、意見和建議及時、準確的反饋給學校教務管理部門。

（3）具備良好的心理素質。教學秘書的工作繁雜、責任重大，某個環(huán)節(jié)出錯將造成教學事故，影響教學工作的順利完成。因此，教學秘書應具備良好的情緒修養(yǎng)，遇事要做到情緒穩(wěn)定、樂觀向上，不感情用事；還應具備良好的自我調節(jié)能力，遇事不煩、不慌，以開朗、輕松、平靜的心態(tài)去面對每一項工作。

（4）具備嚴謹求實的工作作風。教學秘書的工作其中有一項職責就是統(tǒng)籌規(guī)劃教學過程中的每一個環(huán)節(jié)，包括安排每個教學環(huán)節(jié)的時間節(jié)點和工作內容。由此可以看出，教學秘書工作的有序性和嚴謹性是推動整個院系教學工作有序、順利進行的核心，所以，教學秘書對待工作應認真細致，不可有絲毫的疏漏和懈怠。

3　提高教學秘書職業(yè)素養(yǎng)的措施

（1）加強對教學秘書隊伍的認識。一直以來，高校管理層對教學秘書崗位的認識不夠深入，沒有認識到教學秘書隊伍建設和教師隊伍建設同樣影響著教學質量。絕大多數(shù)高校都普遍存在著教學秘書隊伍穩(wěn)定性差，職業(yè)認同感低等現(xiàn)象。教學秘書隊伍的穩(wěn)步發(fā)展是教學秩序正常穩(wěn)定進行的重要保證之一，因此，高校管理層要改變過去陳舊的思想，要把教學秘書隊伍建設與學科建設、師資隊伍建設擺在同樣重要的位置。

（2）加強培訓體系的建設。大部分教學秘書不是學管理、文秘專業(yè)出身，高校又沒有專門為教學秘書開設關于教學管理方面的相關培訓，使得部分教學秘書難以真正適應教學管理工作，新任職的教學秘書也只能在自學和摸索中前進。但教學秘書的工作又包含了方方面面，比如：管理、文秘、應用文寫作，以及辦公自動化等，培訓的缺乏給教學秘書本就繁重的工作帶來了不便，給教學秘書的心理和精神帶來了無形的壓力，影響了管理質量的提高。因此，建立系統(tǒng)的培訓體系，是增強教學秘書隊伍專業(yè)化水平發(fā)展的重要途徑。

（3）加強管理，建立目標激勵機制。高校的教學秘書人數(shù)較多，應當加強管理，實行崗位責任聘任制，制定崗位職責，明確工作范圍和任務。教學秘書的工作事務多，作用大，學校以及院系應采取相應的激勵措施，實行目標績效管理，獎優(yōu)罰劣，以獎為主，給予先進工作者表彰和物質獎勵，對不能勝任崗位的人員要更換崗位直至解聘。

（4）樹立不斷學習的風氣。教學秘書要有自我完善，不斷學習的思想，要努力學習新知識、新技術，不斷更新和完善自我。隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，教學管理工作將更加繁重和復雜，也就意味著教學秘書將面臨更加巨大的挑戰(zhàn)，加強教學秘書隊伍建設，建全培訓體系，建立激勵機制，關心教學秘書的身心健康是提高教學秘書職業(yè)素養(yǎng)的主要途徑，只有提高了職業(yè)素養(yǎng)，高校教學管理水平才能更上新臺階，才能適應高校教育事業(yè)的快速發(fā)展。

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文化等方面。在建設中不僅要引入企業(yè)的技術、人才，也要引入農(nóng)業(yè)企業(yè)的文化建設。將企業(yè)文化融入校園文化，融入實訓基地建設、融入校園建設。

4　著眼以人為本大局

以人為本，就是要關注教師成長與學生發(fā)展。①積極為教師的職業(yè)發(fā)展提供機遇。培養(yǎng)具有社會責任感、創(chuàng)新精神和實踐能力的學生，重點在于擁有社會責任感、創(chuàng)新精神和具備實踐能力的教師。教師是學校最寶貴的財富，學校要善于應用各類激勵保障措施提高教師的教學積極性。要創(chuàng)造機會和平臺促進教師的教學研究與專業(yè)發(fā)展，使教師能夠不斷嘗試成功的喜悅，促使教師“樂于教”、“善于教”。教師是學校生存與發(fā)展的重要保障，在學校發(fā)展的同時，要為教師創(chuàng)造自我提升的機會。例如，引入企業(yè)優(yōu)秀人才來校任教，將校內優(yōu)秀教師送入企業(yè)進行實訓等，要使每一位教師都成長為技能過硬的雙師型教師。②為學生發(fā)展創(chuàng)造平臺。學生是學校的主體，因此在學校建設方面一定從學生的角度出發(fā)去思考?，F(xiàn)代職業(yè)學校的一個重要目標就是要重塑那些學習興趣和自信心都缺失的孩子。重樹他們的自信心，激發(fā)他們的學習興趣，培養(yǎng)他們的社會責任感、創(chuàng)新精神和實踐能力。讓每個孩子都成為有用之才，為使學生們“樂學”、“好學”、“會學”，最終“學有所成”。對于學生來說，最重的是能力與素質的提升。而能力的提升離不開教師們的培養(yǎng)與訓練。因此，在教學中一定要本著以人為本的原則，注重學生社會能力、方法能力的培養(yǎng)。例如在教學中體現(xiàn)團隊合作精神、培養(yǎng)自我學習能力、提供人際溝通交流的機會，提高學生的可持續(xù)發(fā)展通力，為其今后發(fā)展創(chuàng)造機會。

5　建設效果

①能力提升，學生受益。在以人為主本思想的指導下，學生不僅提高了專業(yè)技能，更提高了社會能力與發(fā)展能力，為其今后在工作中的進一步發(fā)展奠定了基礎。②技能提升，教師受益。由于學校為教師成長提供了更多接觸企業(yè)先進的機會，使得教師隊伍素質不斷提高，教師的技能不斷提升。③名氣提升，學校受益。通過打造精品專業(yè)，使得學校在本地區(qū)乃至全省、全國都享負盛譽。④因教借力，地方受益在農(nóng)業(yè)類中等職業(yè)學校服務地方經(jīng)濟的建設思想與行動的帶動下，地方經(jīng)濟在農(nóng)業(yè)學校的支持下了有進一步展。