機構知識庫相關政策研究

吳越+聶華+崔海媛

摘要 機構知識庫作為機構智慧成果管理的重要部分，其建設正日益成為研究型圖書館的重要職責之一。機構知識庫的建設不僅依靠技術平臺的搭建，政策的制定也十分關鍵。機構知識庫政策不僅為知識庫的構建和發展提供重要的依據和宏觀指導，也是知識庫建設質量的重要保證。該文首先介紹全球機構知識庫政策建設的現狀與問題，然后通過調研當前國內外機構知識庫政策的建設情況，充分利用調研結果，結合北京大學實際情況，為北京大學機構知識庫政策的制定提出建議。

關鍵詞 機構知識庫 開放獲取 OpenDOAR ROAR

為了更好地推動全球學術成果的快速傳播和利用，國際科技界、學術界、出版界和信息傳播界利用互聯網自由傳播的特性一并發起了全球開放獲取運動（Open Access，簡稱OA）。開放獲取知識庫是隨著開放獲取運動的發展而興起的一種新型學術傳播方式，是開放獲取運動的一個重要組成部分。隨著開放獲取運動在全球如火如荼地開展，機構知識庫的數量從2006年的310個猛增到2013年的2401個，然而本應在機構知識庫建設初期即完成的政策制定和發布卻沒有得到足夠的重視。根據開放存取知識庫目錄（OpenDOAR）2013年9月的數據顯示，2401個機構知識庫中高達75%左右沒有制定相關的開放獲取政策。

本文調研國內外機構知識庫政策，結合北京大學實際情況，提出北京大學機構知識庫在內容、提交、使用、保存、撤回和隱私等6個方面的政策思考，以期對國內機構知識庫的政策制定提供參考。

1 機構知識庫政策制定現狀

1.1 機構知識庫政策的分類

機構知識庫政策通常根據知識庫的類型、職能、學科跨度及所服務的對象進行制定，盡管在具體內容上不盡相同，但體系基本一致，通常包含兩類政策：知識產權類和操作類。知識產權類政策通常規范知識庫的存儲范圍、版權、數據復用等，操作類則通常包括提交、撤回、保存等操作層面的政策。

若對政策再進行細分，EIFL-OA項目負責人Iryna Kuchma曾提出機構知識庫的政策可具體分為五類：內容政策、提交政策、數據復用政策、保存政策和撤回政策。其中內容政策主要規范知識庫的類型、存儲的資料類型、主要使用的語言等；提交政策用于提交人的定義、提交內容的質量控制、版權聲明等；數據復用政策主要規范如何對元數據和全文數據再利用；保存政策定義知識庫對所存儲的內容提供何種保存策略；撤回政策規范撤回的條件及流程。在開放存取知識庫目錄OpenDOAR中，則定義開放獲取政策應包含元數據政策、數據政策、內容政策、提交政策和保存政策。其中在元數據政策和數據政策中，OpenDOAR認為不僅應涵蓋元數據和數據的重用政策，還應規范機構知識庫中存儲的元數據和全文描述信息。

1.2 國外機構知識庫政策的制定情況

根據OpenDOAR中提供的截止2013年9月的數據，2401個注冊成功的機構知識庫中，僅有13.6%的知識庫制定了元數據復用政策，15.2%制定了數據復用政策，16.7%制定了內容政策，17.6%制定了提交政策，8.1%制定了保存政策。而根據開放存取倉儲注冊（ROAR）中提供的截止2013年9月的數據，2841個注冊成功的機構知識庫中，僅有14.4%在開放獲取強制存檔政策注冊（ROAR-MAP）中登記并發布了政策信息。由以上兩個著名開放獲取知識庫注冊機構提供的數據可知，在全球范圍內，機構知識庫在建設過程中均沒有對政策給予足夠重視。

1.3 國內機構知識庫政策制定情況

根據ROARMAP中提供的數據，在ROAR中成功注冊的國內機構知識庫有88個，但正式發布政策的僅6個，中國大陸僅中國科學院一家發布了政策。然而，中國科學院知識服務網格（irgrid）雖明確發布了中國科學院機構知識庫開放獲取政策，但涵蓋的內容仍不夠全面，僅限于內容、提交、傳播授權許可三個方面，對于撤回、保存、隱私等方面沒有制定相關的政策。根據OpenDOAR中政策發布情況更為細致的分類統計，國內機構知識庫政策通常只關注了提交和內容兩方面的政策，對于元數據重用、數據重用和保存等方面尚未制定任何政策。

在大陸高校范圍內，機構知識庫的政策建設更是處于起步階段，政策的制定一直滯后于機構知識庫平臺和內容的建設。廈門大學和集美大學僅在機構知識庫主頁上發布了與版權相關的聲明。而集美大學雖在其網站介紹中提及了與政策相關的內容，但并沒有將其提煉成正式的政策。清華大學、北京工業大學、北京科技大學等校的機構知識庫雖在政策建設方面進行了一定的研究和探索，但始終沒有最終制定和發布其相關政策。

在港臺地區，臺灣的TAIR僅發布了與文獻著作權相關的政策，對于其他方面并沒有制定正式的政策。香港的HKIR中的8個大學機構知識庫，除香港中文大學和浸會大學，其他6所均在網站中發布了開放獲取政策，但涵蓋的內容多集中于內容、提交和版權三個方面。只有香港科技大學通過使用OpenDOAR提供的政策工具（Policy Tools）詳細制定了OpenDOAR所提倡的五個方面的政策。2北京大學機構知識庫的開放獲取政策

2013年7月8日，北京大學圖書館在發布北京大學機構知識庫（Peking University InstitutionalRepository，簡稱PKU IR）時，同時發布了試行的開放獲取政策，涉及知識庫的定義以及內容、提交、使用、保存、撤回和隱私等六個方面的政策。

2.1 內容政策

內容是機構知識庫的主體。內容收集的范圍直接影響著一個機構知識庫自身的定義。因此，在機構知識庫中收錄哪些類型的內容，必須進行通盤考慮?？的螤柎髮W的E-Commons@Cornell，麻省理工大學和劍橋大學的Despace@Cambridge均在政策文檔中首先提及了內容政策，可見其重要性。在E-Commons@Cornell的內容政策中規范了知識庫中存儲內容的類型、格式、大小和所有權四個方面。Despace@Cambridge則在其內容政策中重點提出了對內容質量的要求。endprint

在PKU IR的內容政策中，主要規范了存儲內容和存儲需求兩方面的內容。在存儲內容中，規定PKU IR存儲的作品必須全部或部分由北京大學全體教員、研究人員、職員或學生產生。同時，也舉例說明了可以存儲的內容類型包括：書籍、期刊論文、會議論文、學位論文、研究報告、數據集、學習對象、預印稿、技術報告、演講介紹、工作文檔、圖片、錄音記錄、軟件、視頻等。在存儲需求中，主要列明了PKU IR對所存儲的內容的要求，以保證知識庫中的內容具備科研價值，并可以供PKU IR進行長期保存和開放獲取。

2.2 提交政策

提交政策定義機構知識庫內容的收繳方式。Despace@Cambridge有單獨的提交政策，定義了提交人、提交過程中的版權問題。而E-Commons@Cornell沒有單獨的提交政策，僅是將內容的收繳方式、提交者的定義、提交內容的質量以及版權問題歸納在其存儲政策中。

機構知識庫通常有三種提交方式。一種為分布式模式，完全由作者或資源提供者本人上傳。第二種是半分布式，由機構內各單位指定專人負責上傳本單位的智慧產出。第三種是集中式，由圖書館或機構內指定單位上傳并管理本機構的研究成果。PKU IR當前還在建設初期，更多采用的是第三種集中式代理上傳的方式，僅有少量內容采用第一種方式。因此，PKU IR吸收康奈爾大學和劍橋大學的實踐，結合當前的提交方式定義了提交人可以為作者本人或作者授權的代理提交人（簡稱代理，如科研秘書、圖書館員、院系行政人員等）。

在這項政策中，同時還對存儲作品的版權和出版商或資助方的作品禁錮期（embargo period）問題制定了相關條例。政策中聲明了存儲作品的版權由原作者持有，所有由第三方持有的版權也給予保留；在PKU IR存儲作品的過程中，作者授予PKU IR如下權利：為了存檔、保存和轉移目的，對機構知識庫中存儲的作品進行復制和轉化；對存儲的作品進行再加工以使其可以在網上對公眾開放；在所有出版商或資助方的作品禁錮期結束前，PKU IR將不會對所提交的內容提供公開訪問獲取。

2.3 使用政策

使用政策是針對元數據、全文文檔及全文數據資料的復用所制定。中科院的irgrid在提交政策中要求提交者按創作共用協議（Creative Commons Li-cense，CC）的“署名一非商業性使用一禁止演繹”進行傳播授權，并鼓勵提交者按CC協議的“署名一非商業性使用一相同方式共享”進行傳播授權_5]。Despaee@Cambridge針對全文數據和元數據分別設置了使用政策和元數據政策兩項。PKU IR則在使用政策中不僅制定了授權許可書，還規范了他人在何種情況下可以以何種形式使用PKU IR中提供的元數據和全文數據，包括：1）任何人在未經允許的情況下都不得以營利目的使用PKU IR中存儲的元數據和全文數據；2）當使用PKU IR中的元數據時，應提供原元數據記錄的鏈接或OAI標示符；3）在使用全文數據時，用戶必須給出作者、標題、詳細書目信息、原元數據頁面的超鏈接或URL，不能以任何形式修改原文內容。

2.4 保存政策

長期保存是機構知識庫的重要使命，機構知識庫更是知識資產長期保存的基礎。E-Commons@Cornell在保存政策中明確提出了自己的長期保存策略。DSpaee@Cambridge和英國巴斯大學也制定了較為詳細的保存政策。

PKU IR在這項政策中主要規范了保存年限、功能性保存、關閉政策；為了更好地存儲內容，PKUIR還列明了推薦的文件格式；并承諾會采用目前最佳的方式對所有的文件進行定期備份和維護。

2.5 撤回政策

PKU IR作為開放獲取機構知識庫，希望對存儲的資料提供長期持久的獲取。然而，在特定的情況下，可能需要從PKU IR中移除資料。很多機構將撤回政策歸并在了保存政策中。在E-Commons@Cornell的撤回政策中明確規范了當內容被撤回時，元數據記錄的變化情況。在DSpace@Cam-bridge則明確列出了允許撤回的條件，當內容涉及經過驗證的侵犯版權或抄襲、法律要求、國家安全、造假等四種情況之一時，將被撤回。而在PKUIR的該項政策中只規定了所有的撤回內容的原始條目記錄將被保留，這些記錄（包括所有的原始元數據）將繼續向用戶提供開放訪問。

2.6 隱私政策

機構知識庫中存儲的內容及在內容收繳過程中收集到的信息，或多或少涉及提交者或使用者的個人信息，因此必須保證個人信息不被使用于商業、公益目的或透露給任何單位或個人。在OpenDOAR倡導的五類政策中沒有涉及隱私政策。但是在E-Commons@Cornell和DSpace@Cambridge中均對隱私保護進行了相關規定。隱私政策的制定對OA政策具有補充作用，使得政策不僅對機構知識庫的各項操作進行了規范，也對與機構知識庫交互的提交者或使用者進行了保護，一定程度上會增加用戶對機構知識庫系統的信賴。因此，PKU IR通過學習借鑒這兩家機構的隱私政策，也制定了自己的隱私政策，即在PKU IR的整個運行過程中，將遵照北京大學保密辦公室的相關規定和北京大學相關政策中的互聯網隱私保護部分對用戶的隱私進行保護。

3 總結

根據調研結果，相較于OA機構知識庫數量近年來的突飛猛漲，機構知識庫的政策制定顯得嚴重滯后。在建設OA機構知識庫之初就關注政策的制定，有利于構建具有特色且符合實際需要的OA機構知識庫。因為制定并發布系統而詳盡的政策，不僅能夠保證機構知識庫發展的持續性和一致性，還可以使更多的人了解機構知識庫，了解開放獲取，從而擴大機構知識庫的影響力，進而促進其長期穩定發展。

在北京大學機構知識庫政策制定的過程中，充分利用了網絡調研這種研究形式。通過對國內外已經建成的著名OA機構知識庫的政策進行全面調研，學習和借鑒其優秀經驗，找出了普遍共同重視的政策內容和各機構知識庫獨有的特色政策，然后立足本機構的實際情況和需求，制定符合本機構特色的OA政策，從而確保了所制定政策既有普適性又有本地化的特殊性。endprint