地鐵工程檔案管理策略探析

摘 要：隨著城市化建設的飛速發展，我國地鐵成為了人們出行的主要工具，如何加強地鐵工程的檔案管理工作也成為人們研究的焦點。本文具體分析了我國地鐵檔案管理存在的一些不足之處，并且對檔案管理工作提出自己的一些對策，以供同仁參考。

關鍵詞：地鐵工程；檔案管理；問題；策略

隨著我國經濟的飛速發展，城市化進程也逐漸加快，地鐵成為了人們出行的一個重要工具。北京、上海、南京、蘇州等等城市，先后開始了地鐵的修建工程。地鐵工程檔案管理對日后地鐵的維護起到很重要作用，但往往也是人們最容易忽視的一部分。因此，如何建立一個科學、完善的檔案管理體系，就是當下急需解決的一個問題。

1 地鐵工程檔案管理存在的問題

地鐵工程是一項任務比較艱巨，時間跨度比較長的工程，地鐵工程檔案的管理在地鐵工程中占據很重要的比例，但是其經常得不到工作人員的重視，在地鐵檔案管理過程中存在各種各樣的問題，導致管理不嚴格，影響到了后期地鐵的服務質量。我國目前地鐵工程檔案管理主要存在如下的一些問題：

1.1 檔案內容不全面

很多地鐵工程單位在管理檔案的時候，將管理的內容只局限為地鐵的設計圖紙，對該圖紙討論階段的相關數據資料，地鐵施工準備階段的文件重視程度不高，出現了漏管的現象。很多地鐵工程管理檔案都缺少審批的相關文件、地鐵周圍停車場的規劃資料等附屬資料；另外，很多管理人員只重視某個階段的檔案管理工作，并不能做好善始善終，對檔案進行由頭至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的時候，財務結算方面的資料很容易被忽略；最后，檔案有紙質檔案，也有電子版的檔案。但是管理人員在管理檔案時，一味追求對紙質檔案的管理，而忽略了電子資料。

1.2 檔案管理人員綜合素質不高

地體工程的工作量比較大，一般都是由多個單位共同完成一項地鐵工程，每個單位的管理人員素質層次不齊，缺乏受過專業訓練的管理員，導致管理工作中會出現各種各樣的問題。

1.3 編制缺乏統一的規范

當下，我國針對地鐵工程檔案的編制缺少一個統一的規范，政府各個部門有不同的管理規范，導致檔案的編制人員在管理檔案時，無法按照統一的規格來管理，導致檔案缺乏完整性。

2 地鐵工程檔案管理策略探析

地鐵檔案管理是一項比浩大的工程，需要各單位各部門的相互配合，明確分工，才能夠保證工程檔案更加科學、合理、完善。

2.1 提高管理人員對檔案管理的重視

2.1.1 實行責任制的管理體系

地鐵檔案的管理對地鐵后期運營起到很大的作用，在管理檔案時，應當明確規定一個領導來分派管理的任務，每年年終時需對檔案管理工作完成情況進行考核，同時也應當定期對其進行評價。在單位的日常會議上，相關領導要不斷強調檔案管理的重要意義，保證全單位的員工能夠認識到檔案管理的重要性，進而進行“精品檔案”的創建工作，在地鐵工程完工時，檔案管理需要符合國家規定的標準。

領導在明確每個部門管理的檔案內容，及其相互間的隸屬關系時，要求每個部門都能有一個負責人來引領檔案的管理工作。并且要建設一張完整嚴密的地鐵工程檔案管理網絡，包括各個建設、施工、監管等在內的各個部門，明確規定每個工作人員的責任，做到獎懲分明。

2.1.2 制定規章制度，規范管理工作

鐵路工程單位應當根據我國的《檔案法》相關規定，以及鐵路共層的實際情況，來制定本單位的檔案管理規章制度，以規范檔案管理的具體流程，保證檔案的形成、收集、整理、入檔都能夠做到位。

2.1.3 宣傳工作做到位

地鐵工程的檔案時該項工程運作的真實寫照，同時也是城市建設的重要參考資料，能夠比較真實、準確地反映一項鐵路工程的質量，同時在日后的改建工作中，也能夠作為參考。要想做好檔案的管理工作，必須要使全體人員認識到檔案管理的重要性，在進行鐵路建設的同時，也不能忽視了對檔案管理的相關法律法規的學習工作。

2.2 明確各部門負責管理的范圍

在鐵路工程檔案管理的過程中，除了要按照國家的檔案管理標準，當地的檔案管理標準，同時還要結合工程的實際情況，細化各個部門管理的具體內容和范圍，尤其是要明確各個子單位應當管理的檔案。這樣才可以保證工程在開始時，各個部門的相關人員就能夠開展自己的檔案管理工作，做到管理過程有條不紊，保證檔案資料的完整性。單位應當組織專業的檔案管理人員通過會議進行討論、修改和完善，從而使得最終檔案范圍能夠覆蓋所有的專業，使每個管理人員都能明確自己管理的內容，提高管理的效率。

2.3 分類編號具體化

檔案的編號分類即需要體現出其專業性，也需要體現出每個檔案的特點。在制定檔案號的時候，不能只將案卷名作為檔案的編號，這樣缺乏科學性。在對檔案進行分類編號時，應當充分地運用現代化的信息技術，方便日后的檔案檢索。同時，檔案也應當體現出每個地鐵線路之間的差別和專業性。對于地鐵在后期維護工作中的檔案，也應當及時整理、入檔，方便日后的查找。

科學的編號應當包括以下四個部分，分別是項目號、種類號、所屬類目的編號以及案卷的順序編號。這樣能夠使管理者一目了然，方便管理人員查找檔案。比如在制定項目號是，可以以地鐵的標段代號作為一個劃分的標準，從而保證檔案能夠完整地體現地鐵施工的各個階段。這同時也對檔案管理者提出了高要求，其不斷要了解每個地鐵的劃分方式，同時也要了解每個地鐵路線、階段的具體特點，了解地鐵的現實變動情況等等。

2.4 重視對竣工檔案的管理

很多單位在地鐵竣工時，并不重視竣工檔案的管理，導致檔案缺乏完整性?？⒐n案主要是指竣工的圖紙，其能夠反映出地鐵的整體樣貌。因此，要保證竣工檔案的科學性和精確性，就需要使竣工圖紙真實性得到保證，這并非是一件容易的事情，它需要包括施工方、監管方、建設方、設計方等各個單位的相互配合。在制定竣工圖紙時，一定要明確圖紙的質量標準、制作要求，對圖紙的編制進行嚴格的管理。并且，在制定圖紙過程中如若出現了人員變動，一定要名且每個人員的責任，確保目錄和具體內容能夠保持一致。

2.5 信息化管理技術的充分運用

地鐵工程檔案的管理是地鐵建設的真實記錄，其是城市規劃工作中的重要參考資料，隨著經濟的不斷發展，工程檔案管理的重要性也日益突出。隨著信息技術的不斷發展，我國已經邁入了信息化的時代，地鐵檔案管理工作也應當緊隨時代發展的步伐，采用信息化的管理技術，來對地鐵工程的檔案進行管理、歸類，是得所有工作向自動化、信息化的方向發展。運用信息化技術來管理地鐵工程檔案主要有如下幾種做法。

第一，將紙質化的檔案電子化。運用計算機，將記錄在紙上檔案的數據錄入電腦中，建立一個電子檔案，能夠長時間的保管，并且隨時方便查閱，查閱結果比較精準并且節約了大量的時間。

第二，充分運用計算機自帶了文字處理技術，將檔案根據需要，按照年份、項目名、所述類別等等進行歸類，方面日后的檢索工作。

3 結束語

地鐵工程檔案是整個地鐵工程的重要組成部分，其因為自身具有的復雜性、綜合性，內容涉及到地鐵工程的各個技術部門。只有在地鐵施工過程中，各個部門在重視地鐵施工建設的同時，也能夠通過相互的分工合作，加強對檔案的管理，才能夠保證整個檔案的真實性、準確性和完整性，為日后的地鐵建設和城市規劃提供重要的參考。

參考文獻

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[2]宋潔城市交通建設工程檔案管理的問題與對策。城建檔案2006.03.

[3]許輝交通工程檔案質量剖析與管理控制。經濟科技檔案2005.10.

作者簡介

何勝蘭（1986-），女，漢，四川達州，成都地鐵有限責任公司，助理館員?。