外貿(mào)跟單員業(yè)務(wù)能力提升的策略分析——以寧波雨美世紀(jì)進(jìn)出口有限公司為例

石丹靜，曾 虹

（嘉興職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江 嘉興 314000）

1 外貿(mào)跟單員工作內(nèi)容與職責(zé)

（1）外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容。外貿(mào)跟單員是指出口貿(mào)易業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，在外貿(mào)業(yè)務(wù)員簽訂貿(mào)易合同后，承擔(dān)各類單據(jù)流轉(zhuǎn)，銜接備貨、訂艙、報(bào)檢、保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)等環(huán)節(jié)，協(xié)助外貿(mào)業(yè)務(wù)員按貿(mào)易合同規(guī)定交貨的業(yè)務(wù)助理，是代表公司選擇生產(chǎn)加工企業(yè)，指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度以確保合同如期完成的人員。外貿(mào)訂單簽訂后從備貨到出貨直至結(jié)匯，這一外貿(mào)流程中的所有環(huán)節(jié)都需要外貿(mào)跟單員去安排和處理。

（2）外貿(mào)跟單員的工作職責(zé)。作為一名跟單員，最重要的使命是使訂單順利地完成，而做到這個(gè)就需要履行下列工作職責(zé)。①了解客戶對(duì)產(chǎn)品的要求。在不了解產(chǎn)品的情況下跟單是一件很危險(xiǎn)的事情，自己都不了解產(chǎn)品就無法向供應(yīng)商解釋產(chǎn)品的細(xì)節(jié)問題，使供應(yīng)商了解公司對(duì)產(chǎn)品的要求，所以積極與業(yè)務(wù)員聯(lián)系，了解客戶對(duì)產(chǎn)品的要求是跟單員開展后續(xù)工作的前提。接到訂單后，需要仔細(xì)閱讀訂單，了解產(chǎn)品的包裝、交貨期等要求。②選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于跟單員來說選擇一個(gè)好的供應(yīng)商對(duì)于后期跟單業(yè)務(wù)開展是非常有利的。首先供應(yīng)商的價(jià)格要合適，在價(jià)格合適的基礎(chǔ)上選擇配合程度高的工廠，后期工作開展就會(huì)比較順利。比如：在交貨期緊張的情況下，配合程度高的工廠會(huì)將公司的產(chǎn)品提前生產(chǎn)，這對(duì)于公司趕上交貨期交貨是很關(guān)鍵的。一般來說長(zhǎng)期合作的廠家在配合程度上較好。然而在競(jìng)爭(zhēng)日益加劇的情況下，還是需要不斷開發(fā)新的供應(yīng)商，新的廠家為了尋求長(zhǎng)遠(yuǎn)合作，在合適的區(qū)域內(nèi)，會(huì)給出一個(gè)最優(yōu)惠的價(jià)格。③跟進(jìn)產(chǎn)品生產(chǎn)進(jìn)展。無論是前期的打樣還是后面的大貨，作為跟單員，與供應(yīng)商的聯(lián)系是必不可少的，尤其是打樣階段，一般客戶的對(duì)樣品交期的要求是比較短的，大概十天左右，而工廠的打樣時(shí)間需要一個(gè)星期左右，快遞到國(guó)外差不多要3天，所以免不了要催促供應(yīng)商盡早安排打樣，以留有充足的快遞時(shí)間。等到后期，在大貨生產(chǎn)完成后還要安排驗(yàn)貨，要和供應(yīng)商商量好驗(yàn)貨日期，不能等到第二天要進(jìn)倉(cāng)了，才安排QC驗(yàn)貨，一旦出現(xiàn)大的問題，需要整批貨重新包裝或者更改的話，勢(shì)必?zé)o法進(jìn)倉(cāng)，錯(cuò)過船期。所以做好一名跟單員除了要時(shí)刻跟進(jìn)產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)展，還要安排好打樣、驗(yàn)貨的日期。④處理好各單據(jù)。除了與供應(yīng)商做好溝通，跟進(jìn)貨物的生產(chǎn)情況，處理好各種單據(jù)也是跟單員的工作內(nèi)容之一。一項(xiàng)產(chǎn)品的出口要經(jīng)歷訂艙、報(bào)檢、報(bào)關(guān)等眾多環(huán)節(jié)，涉及大量的外貿(mào)單據(jù)，如：報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單、C/O、PL等。公司單證員負(fù)責(zé)制單，跟單員需要做好單據(jù)收集、保管工作，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候交給業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員寄給客戶或者交給相關(guān)部門辦理相關(guān)手續(xù)。合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、采購(gòu)單等，需要跟單員備份，并且按順序整理好，這樣如果后期客戶返單，就可以很方便地找到之前的數(shù)據(jù)，更加快速地處理好單據(jù)。

2 跟單員工作開展乏力的原因

（1）對(duì)產(chǎn)品的熟悉度不夠。無論從事什么工作，都要對(duì)工作內(nèi)容有一個(gè)充分的了解。對(duì)于跟單員而言，充分了解所跟進(jìn)的產(chǎn)品是至關(guān)重要的，然而很多跟單員對(duì)這一點(diǎn)并不是特別重視。就寧波雨美公司而言，主營(yíng)箱包類產(chǎn)品，作為跟單員就不能僅局限于對(duì)產(chǎn)品的材質(zhì)、包裝方式、用途等表面的了解，還需了解產(chǎn)品logo的印刷方式，面料是否需要上漿或者涂層，輔料是不是常用的尺寸，是否需要開版。這些產(chǎn)品相關(guān)參數(shù)跟單員必須了然于心，否則很可能會(huì)陷入一種“人云亦云”的狀態(tài)，供應(yīng)商說什么就是什么，自己無法對(duì)產(chǎn)品有一個(gè)預(yù)估。而在公司很多跟單員都沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，一心只是想快點(diǎn)完成工作，可以跟進(jìn)下一個(gè)訂單，這樣會(huì)導(dǎo)致后期的結(jié)果與的預(yù)期不一樣，最終造成客戶對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量不滿意，需要重新打樣，嚴(yán)重的話需要重新生產(chǎn)大貨。所以對(duì)產(chǎn)品的了解還包括對(duì)產(chǎn)品面料的了解，對(duì)產(chǎn)品工藝的了解，對(duì)各種印刷方式的了解，這些對(duì)于跟單員跟進(jìn)好一個(gè)訂單是非常重要的。

（2）與其他部門業(yè)務(wù)銜接不暢。跟單員的工作因?yàn)樯婕暗牟块T和環(huán)節(jié)多，而整個(gè)合同必須在有限的時(shí)間內(nèi)完成，所以需要若干項(xiàng)工作同時(shí)開展，而不是一個(gè)工作結(jié)束了再處理下一個(gè)，習(xí)慣了按部就班工作的新晉跟單員往往難以適應(yīng)。在寧波雨美公司，跟單員要和多個(gè)部門打交道，如：業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部，還要和單證員溝通，在這種的情況下，一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)就會(huì)導(dǎo)致其他部門的工作無法順利開展。就打樣來說，跟單員既要去工廠拿樣品還要預(yù)約國(guó)際快遞，還需要拍樣品照片給業(yè)務(wù)員，無論哪一項(xiàng)沒有處理好都會(huì)影響到業(yè)務(wù)員后續(xù)工作的開展。

（3）工作的使命感不強(qiáng)。朝九晚五的上班時(shí)間除外，對(duì)于跟單員而言，休息時(shí)間也會(huì)需要處理訂單。工廠基本是全年無休的，那么作為和工廠聯(lián)系的跟單員也需要時(shí)刻“在線”，有時(shí)工廠有問題要詢問，無論是不是周末都要處理好；有時(shí)打樣的樣品來不及快遞，周末就要自己去工廠拿；也可能工廠趕不上交貨期，就需要提早和業(yè)務(wù)員溝通好，以便業(yè)務(wù)員可以和客戶反饋。對(duì)于很多跟單員而言，占用周末休息時(shí)間是難以接受的，總覺得一個(gè)星期的工作已經(jīng)很累了，周末應(yīng)該是用來輕松娛樂的，周末加班是不合常理的。因此會(huì)出現(xiàn)“臭著臉”去加班或者故意不去工廠取樣品的情況，這對(duì)于一筆訂單的完成是有很大的阻礙的，延遲寄送樣品，就會(huì)使產(chǎn)品完工推遲，就無法在交貨期內(nèi)完成訂單。其實(shí)這些都是因?yàn)楣ぷ魇姑胁粡?qiáng)，作為一名跟單員就要有一種精神，心中時(shí)刻有訂單，讓自己時(shí)刻保持最佳狀態(tài)，以一種輕松的心情投入工作。

（4）人際關(guān)系的處理能力不強(qiáng)。跟單員的工作需要與業(yè)務(wù)部、供應(yīng)商、貨代等多個(gè)部門的工作人員打交道，就需要具備要有良好的人際關(guān)系處理能力，這會(huì)使跟單員工作開展得更輕松，更方便。在企業(yè)中，不會(huì)處理人際關(guān)系也是一個(gè)很嚴(yán)重的情況。常常可見這樣的情況，身處職場(chǎng)，有些人可以在談笑風(fēng)生中和其他部門的人打好關(guān)系，做好訂單，而有的跟單員遇到一點(diǎn)工作上的不順就要和別人爭(zhēng)得面紅耳赤。善于溝通的跟單員，能夠與各個(gè)部門銜接自如，把訂單處理得如魚得水。相反，有些業(yè)務(wù)員缺乏良好的人際溝通技巧，在訂單跟進(jìn)過程中處處受阻，這種情況會(huì)打擊跟單員的自信心，也會(huì)影響到訂單的完成。

3 外貿(mào)跟單員能力提升策略

（1）增加對(duì)產(chǎn)品的熟悉程度。跟單員是外貿(mào)業(yè)務(wù)員與供應(yīng)商之間聯(lián)系的橋梁，只有熟悉了產(chǎn)品，才可以在雙方之間起到溝通作用。針對(duì)跟單員對(duì)產(chǎn)品的熟悉度不夠的問題，應(yīng)該讓跟單員多去樣品室熟悉產(chǎn)品；另外也應(yīng)該創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)讓新晉的跟單員在到工廠車間參觀產(chǎn)品生產(chǎn)，了解每一個(gè)生產(chǎn)的步驟，熟悉生產(chǎn)產(chǎn)品的細(xì)節(jié)，這樣有利于跟單員了解生產(chǎn)工藝，對(duì)以后跟進(jìn)類似產(chǎn)品的訂單也有很大的幫助。

（2）實(shí)時(shí)更新工作流程表格。古語(yǔ)說得好“好記性不如爛筆頭”，跟單員的工作比較繁雜，事情多了會(huì)記不住，跟單員應(yīng)該根據(jù)工作流程建立一個(gè)表格，每做好一項(xiàng)就記錄一下完成時(shí)間，完成情況，每天都可以打開文件確認(rèn)一下，這樣就不易出錯(cuò)，能更好地安排好自己的工作。對(duì)于一些較細(xì)的工作，應(yīng)該記錄在隨身攜帶的筆記本里，按不同訂單或者供應(yīng)商做好分類匯總，這樣可以更好地完成每一筆訂單。

（3）增強(qiáng)員工的工作使命感。現(xiàn)如今各個(gè)公司都很重視企業(yè)文化的建設(shè)，力圖讓員工對(duì)企業(yè)有歸屬感，更加努力地工作。長(zhǎng)期周末時(shí)間加班，會(huì)讓員工比較反感，員工不僅無法好好休息，也不會(huì)愉悅地開展工作。針對(duì)這一點(diǎn)，可以用加班工資和福利吸引員工，多勞多得，這樣就可以調(diào)動(dòng)員工的積極性，不會(huì)讓跟單員不情不愿，也可以增強(qiáng)員工的向心力，以更加飽滿的熱情投入工作。

（4）跟單員的自我提升。以上的三點(diǎn)都是從企業(yè)層面提出對(duì)策以期提高跟單員的工作能力，而跟單員的自我提升也是非常重要的。作為一名跟單員首先要有不斷提升自我的想法，否則外界所做的努力都無法真正起到作用。另外，在有了想要自我提升的想法之后，還需要積極地采取行動(dòng)，多總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，反思自我，找出工作中的不足之處，加以改進(jìn)。遇到工作上的難處，應(yīng)虛心向前輩請(qǐng)教，也可多瀏覽外貿(mào)類論壇，學(xué)習(xí)其他外貿(mào)跟單員的工作經(jīng)驗(yàn)。處處做有心之人，不斷在工作中歷練，長(zhǎng)久的積累之后必將鍛煉為一名優(yōu)秀的外貿(mào)跟單員。