檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)探析

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檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)探析

姜海龍

（四平市教育科學(xué)研究所，吉林四平136000）

摘要：檔案管理是基礎(chǔ)性的工作，其成效直接影響到組織和機(jī)構(gòu)日常工作的開(kāi)展，對(duì)組織未來(lái)的發(fā)展造成極大的影響。通過(guò)對(duì)檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)進(jìn)行探析，旨在加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，為組織機(jī)構(gòu)的進(jìn)一步發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；檔案數(shù)字化

1　檔案管理人員應(yīng)具備基本業(yè)務(wù)能力

（1）應(yīng)有的業(yè)務(wù)素質(zhì)。無(wú)論是任何工作或職位都要求員工具有應(yīng)有的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員更不能例外，檔案管理員要能夠在工作崗位上運(yùn)用熟練的業(yè)務(wù)技能有條不紊的進(jìn)行工作。同時(shí)，檔案管理是一項(xiàng)相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎@就對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力提出新的要求。首先，檔案管理人員需要應(yīng)用自身的能力確保檔案的完整性和安全性。無(wú)論是紙質(zhì)檔案或者電子檔案，這都要求管理人員保證檔案能夠安全完整的被保存。以紙質(zhì)檔案為例，管理人員需要為紙質(zhì)檔案尋找安全合適的儲(chǔ)存空間，并根據(jù)具體的環(huán)境向組織或機(jī)構(gòu)申請(qǐng)?zhí)砑酉鄳?yīng)的設(shè)備，為檔案的存儲(chǔ)提供更適應(yīng)的環(huán)境。

（2）應(yīng)有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力。隨著社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。檔案管理人員要要不斷學(xué)習(xí)與進(jìn)步，發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性不斷提高自身的能力與素質(zhì)。在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)智能化與信息化，這就要求檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化信息設(shè)備，要具備相應(yīng)的能力與素質(zhì)應(yīng)用先進(jìn)的管理理念和方法進(jìn)行數(shù)字化管理。因此，檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，要在短時(shí)間內(nèi)掌握應(yīng)有的技巧與能力，以此提高工作的效率。

（3）擁有一定的創(chuàng)新能力。目前，市場(chǎng)對(duì)于創(chuàng)新型人才的需求更加迫切，只有擁有一定的創(chuàng)新能力才能更好地適應(yīng)千變?nèi)f化的市場(chǎng)，以此迎合市場(chǎng)的發(fā)展。同樣，檔案管理人員只有不斷創(chuàng)新，才能解決在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，并創(chuàng)新管理的方法與理念，不斷優(yōu)化管理的方法，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

2　檔案管理人員應(yīng)具備正確的價(jià)值觀

檔案管理工作具有一定的特殊性，同時(shí)檔案管理本身就較為繁瑣和枯燥，它要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的耐心，能夠在平凡的崗位上默默地付出，并長(zhǎng)期忍受這份工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

（1）提升工作成就感。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理崗位的離職率相對(duì)較高，其主要原因并不在于其薪酬和待遇，而是在于這份工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，檔案管理工作沒(méi)有較大的難度和挑戰(zhàn)性，卻需要管理人員忍受這份工作的平凡甚至枯燥。但是，多數(shù)人無(wú)法長(zhǎng)期堅(jiān)持，并不具有足夠的意志力堅(jiān)守在崗位上。從根本上說(shuō)，缺乏正確的人生價(jià)值觀直接影響到檔案管理人員的意識(shí)與理念，導(dǎo)致其無(wú)法勝任這份工作。

（2）具有足夠的責(zé)任心。檔案管理工作需要管理人員具有足夠的責(zé)任心，能夠明確自身的工作職責(zé)和義務(wù)，能夠在工作崗位上嚴(yán)于律己，確保檔案管理的質(zhì)量。調(diào)查顯示，大部分檔案管理人員并不能長(zhǎng)期保持應(yīng)有的責(zé)任心，其無(wú)法在長(zhǎng)期的工作中嚴(yán)格要求自己，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理混亂，無(wú)法為組織的運(yùn)行與建設(shè)提供強(qiáng)有力支撐。

（3）豎立正確的人生價(jià)值觀。檔案管理人員必須要擁有正確的人生價(jià)值觀，才能產(chǎn)生足夠的責(zé)任心，才能領(lǐng)悟無(wú)私奉獻(xiàn)和艱苦奮斗的精神。在這種背景

下，檔案管理人員才會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的真正意義與巨大貢獻(xiàn)，并以此不斷激勵(lì)自己，主動(dòng)積極地學(xué)習(xí)與提升，最終成為擁有更高能力、更強(qiáng)責(zé)任心的優(yōu)秀人才。

3　提高檔案管理人員素質(zhì)的措施

（1）系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)。調(diào)查研究顯示，傳統(tǒng)的企業(yè)與組織并沒(méi)有真正重視檔案管理工作，或者說(shuō)沒(méi)有投入相應(yīng)的人力與物力對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)。在多數(shù)組織或機(jī)構(gòu)中，檔案管理工作是由文員承擔(dān)的，而組織對(duì)文員的培訓(xùn)通常不包括檔案管理的技術(shù)與方法，這就導(dǎo)致檔案管理人員并沒(méi)有接受應(yīng)有的培訓(xùn)，其素質(zhì)與能力無(wú)法得到應(yīng)有的提高。同時(shí)，組織開(kāi)展的培訓(xùn)應(yīng)該將理論與實(shí)踐相互結(jié)合，不但要鞏固檔案管理人員的理論，更要組織其參與到實(shí)踐中，并在實(shí)踐工作中將理論轉(zhuǎn)變?yōu)樽陨淼哪芰Γ诓粩喟l(fā)現(xiàn)問(wèn)題、思考問(wèn)題和解決問(wèn)題的過(guò)程中獲得進(jìn)一步提升。此外，在檔案管理人員的培訓(xùn)中，組織應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的交流。通過(guò)有效的交流，檔案管理人員可以將實(shí)踐工作中遇到的共性問(wèn)題進(jìn)行梳理，找到有效的解決方案。同時(shí)，在交流過(guò)程中，檔案管理人員可以分享自己在工作中的心得體會(huì)，包括自己對(duì)這份工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)負(fù)面思想的解決辦法等等。通過(guò)有效的交流，檔案管理人員不斷在相互學(xué)習(xí)的過(guò)程中提高自身的素質(zhì)，同時(shí)也在相互勉勵(lì)中優(yōu)化自身的人生價(jià)值觀。

（2）有效的考核制度。組織管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到只有激發(fā)檔案管理者自身的學(xué)習(xí)欲望和奮斗動(dòng)力，才能更好的引導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)與提升。因此，組織應(yīng)該建設(shè)更有效的考核制度，給予檔案管理人員足夠的壓力與動(dòng)力，促使其主動(dòng)積極的學(xué)習(xí)與進(jìn)步，提高其創(chuàng)新和學(xué)習(xí)能力。

（3）優(yōu)化人才隊(duì)伍。不斷優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍，才能從整體上提高檔案管理人員的素質(zhì)與能力，才能進(jìn)一步提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，新鮮血液的注入能夠帶來(lái)更先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與理念，這就可以讓原有的檔案管理人員通過(guò)交流與學(xué)習(xí)逐步提高自身的檔案管理能力與技術(shù)。其次，優(yōu)秀人才的加入可以帶來(lái)更先進(jìn)的思想，在思想的碰撞中，檔案管理人員才能進(jìn)行思維碰撞，通過(guò)相互的交流與學(xué)習(xí)，檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力與創(chuàng)新能力可以得到一定的提高。同時(shí)，組織對(duì)外招聘優(yōu)秀的檔案管理人才可以給現(xiàn)有的工作人員帶來(lái)一定的壓力，促使其不斷提高自身的能力與素質(zhì)，以此增加自身的競(jìng)爭(zhēng)力，這就同時(shí)達(dá)到了提高檔案管理人員素質(zhì)以及優(yōu)化人員意識(shí)的目的。因此，要在人力資源管理的角度進(jìn)行改革，要改革對(duì)外招聘的方式與理念，積極招收具有更強(qiáng)專(zhuān)業(yè)能力、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和優(yōu)秀意識(shí)的檔案管理人才。

An Exploration into Necessary Quality of Archive Management Personnel

JIANG Hai-long

（Siping Institute of Educational Science，Siping，Jilin 136000，China）

Abstract:Thearchivesmanagementisafundamentalwork，itsperformancedirectlyaffectthedailyworkoforganizationsand institutions and it has a great effects on organization's future development.This paper analyzed the necessary quality of archives managementpersonnel，aimmingatstrengtheningtheconstructionofarchivesmanagementpersonnel staff，andprovidingpowerful support for the further development of organizations and institutes.

Key words:archive management；personnel quality；digital archive

作者簡(jiǎn)介：姜海龍（1983-），男，吉林四平人，大學(xué)本科，助理館員，主要研究方向：檔案管理。 彭禮，男，湖南長(zhǎng)沙人，管理學(xué)碩士，講師，主要從事經(jīng)濟(jì)學(xué)、投資理財(cái)學(xué)及高教管理研究工作。

收稿日期：2015-08-17 book=73,ebook=732015-08-18

文章編號(hào)：2095-980X（2015）09-0070-01

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類(lèi)號(hào)：G271.6