涇惠灌區水利工程電子檔案管理淺析

施向陽

（陜西省涇惠渠管理局 陜西 三原 713800）

涇惠渠灌區素有關中“白菜心”之稱，是陜西省糧棉油主產區，灌區工農業生產在全省國民經濟中占據了舉足輕重的地位。近年來，灌區在水利工程建設和管理過程中，采用現代信息化技術，產生了大量的電子文件，形成了多種多樣的電子檔案。因此，提高電子檔案的管理水平，實現水利工程電子檔案管理的規范化便顯得十分重要。

1 水利工程電子檔案管理的特點

水利工程電子檔案，是指伴隨著水利工程的建設和管理，人們將相關檔案以電子文件的形式存儲在硬盤、磁盤或光盤等有記憶功能的設備中。其主要形式有電子文檔、圖表、報表，以及圖紙等。這些存儲設備具有容量大，占用空間小、便于修改的特點，而且節約人力、物力和財力。基于電子文件的特性，電子檔案管理有以下幾個特點。

1.1 水利工程電子檔案須借助現代化的辦公設備

水利工程電子檔案管理不再只是簡單的紙質文件管理，而需要依賴于計算機系統，包括計算機硬件、操作系統、軟件和其他設施。無論是電子文件的制作，還是歸檔整理、管理，都必須在計算機系統的支持下才能實現。離開了計算機，管理人員將難以對電子文件進行制作，保存甚或查閱，后續的管理活動更是無法展開。

1.2 水利工程電子檔案須通過檔案管理軟件實現歸檔和高速查閱

水利工程結束后，電子檔案借助計算機平臺，通過檔案管理軟件迅速歸檔，歸檔程序為：文件殺毒、格式轉換、加注檔案管理信息、設定分類號、檔號、一級類目、二級類目，錄入檔案數據庫，檢索檢查，完成電子文件歸檔。規范歸檔后，即可通過計算機和網絡高速查閱。

1.3 水利工程電子檔案管理可以實現局域內共享

電子檔案可以借助網絡系統實現局域共享。根據水利工程電子檔案等級、秘級，在管理單位授權的情況下，相關單位在授權范圍內，可通過查詢系統，迅速檢索查閱，從而實現水利工程檔案的局域內共享。

1.4 水利工程電子檔案安全性要求高

計算機系統中信息的相對獨立性及計算機環境本身的特點致使水利工程電子檔案在整編、歸檔過程中，易被篡改且不留痕跡；在遠程查閱中，容易泄密和病毒侵入，導致電子檔案不能真實的反映工程建設管理情況、甚至造成檔案的泄密和丟失，更甚者則會造成整個檔案管理系統的癱瘓。這些電子化、網絡化導致的弊端，給水利工程電子檔案管理的安全性提出了更高的要求。

電子文件檔案除上述特點外，還有電子文件信息與載體的相對分離性、載體材料和信息技術的不穩定性等。

2 灌區水利工程電子檔案管理面臨的主要問題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實性難以甄別

檔案的本質屬性是原始記錄性。電子文件與紙質文件有所不同，紙質文件的原始文件原始性、真實性、完整性較容易被確認。但電子文件具有可變性和信息載體的可分離性，計算機內存儲的電子檔案缺少筆跡特征、無書寫墨跡和新舊區別，一旦有內容被刪除或篡改，都難以甄別其完整性和真實性。

2.2 電子文件檔案信息安全問題

隨著灌區檔案管理工作電子化的全面推進、網絡的共享，檔案資料的安全問題更為突出，歸檔時的完整性、真實性很難甄別；非法訪問導致文件泄密、篡改、損壞，檔案管理人員技術水平不高導致的文件丟失等，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。

2.3 電子文件檔案的不穩定性

電子文件檔案的穩定性，一方面有賴于計算機軟、硬件系統的穩定性。伴隨著科技的高速發展，計算機的軟、硬件系統，尤其是軟件系統，更新換代速度不斷加快，導致由于存儲格式升級而引起的電子文件需要及時轉化的問題層出不窮。另一方面依賴于存儲設備的穩定性。存儲電子文件的載體在不斷地升級更新，部分載體存在壽命短，無法長久保存的問題。再者，電子文件檔案比較容易受損。在存儲設備受到碰撞、被電磁干擾等情況下，其內存儲的數據都可能無法使用。

2.4 電子文件檔案管理復合型人才缺乏

水利工程檔案管理的電子化，對檔案管理人員，提出了更高要求，要求管理人員既要精通檔案管理業務知識，還要具備計算機技術和網絡知識。在灌區原有檔案管理人員，計算機和網絡知識水平相對不高，缺乏復合型檔案管理人才。

3 提高水利工程電子檔案管理水平的措施

3.1 檔案管理介入電子檔案系統的初始設計階段

由于紙質文件管理過程中存在不同的控制手段，因而在電子檔案系統最初的設計過程中，設計人員就應充分考慮各個管理階段的不同要求，設計出格式標準的電子文件以及功能合理的電子檔案管理系統。

3.2 初期對電子檔案進行必要的技術處理

檔案管理人員必須身體力行，投入到新型文件的歸檔工作中，對電子文件的接受、處理和存儲工作進行必要的指導。管理人員需要履行起保護電子文件原始信息的職責，在了解文件流通、重組的詳細過程后，及時將已歸檔的文件設置為“只讀性”文件，以保護文件的原始信息，避免在后續工作中被修改，提高文件的可靠性。

3.3 加強對電子檔案的保存

電子檔案以文件形式存儲在以化學磁性材料為載體的設備中，其被記錄在介質層上的數據信息密封于免于磁場、灰層、水分以及有害氣體影響的保護層內，因而從理論上講，電子檔案能夠長期保存。但是，在已有的科學技術和經驗基礎上，電子檔案在存儲設備中能否實現長久保存依然存在疑問，相應的證據仍需檔案管理人員進一步的研究和探討。因此，在現階段，檔案管理人員必須對需要長久保存的電子檔案進行定期復制，以避免數據、信息丟失的情況發生。

3.4 統一電子檔案歸檔的結構標準

在信息化迅猛發展的今天，工程電子文件的產生速度也在不斷加快，量的提高要求質的保證。因此，檔案部門應在確保工程電子檔案內容的真實性、可靠性的基礎上，考慮我國的實際情況，制定一套科學、合理、統一的電子檔案歸檔的結構標準，為全面推行和實現電子檔案的管理奠定堅實的基礎。

3.5 培養復合型的檔案管理人員

電子檔案與傳統紙質檔案的最大區別在于計算機系統的介入。計算機系統高速、海量的數值計算功能以及不斷擴大的存儲空間為檔案管理注入新鮮的血液，方便了檔案的編輯、檢索、保存等，極大地提升了檔案管理的可操作性。與此同時，電子檔案的出現也對檔案管理者提出了新的要求，檔案管理者需要在具備檔案學的專業知識基礎上，熟練地掌握與檔案管理相關的計算機知識和軟件操作技術。因此，加快培養一批同時具備管理和技術能力的復合型人才成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。一是要提高服務意識、樹立服務思想，變被動服務為主動服務。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓和學習活動，促進業務交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網絡、信息化等相關專業知識領域的學習，為下一步檔案數字化建設，檔案信息化管理打下扎實的基礎。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業培訓提升管理人員的業務能力和水平。

4 結語

高速發展的計算機技術使電子檔案的存儲和處理實現數字化，互聯網的出現更將進一步加快檔案信息收取和傳播的速度。檔案管理人員應積極投身到電子檔案建設和管理的熱潮中，在確保檔案信息真實性、可靠性的基礎上，實現電子檔案準確、快速地傳播。作為水利系統的檔案管理人員，更應緊跟時代步伐，切實履行自己的職責，為加快電子檔案的現代化建設做出貢獻，更好地服務水利工程的建設和管理。陜西水利