如何確保企業技改技措檔案規范管理

胡佳彤

摘要：在實際發展過程中，企業技改技措項目檔案規范管理仍存在較多問題，如何解決其中存在的問題是企業發展建設的當務之急。本文從企業項目檔案規范管理存在的問題，對加強措施做了簡單介紹。

關鍵詞：技改技措 項目檔案 規范管理 措施

技改是指技術改造；技措是指技術措施、施工規程、操作規程等。技改項目實施過程的項目檔案是整個技改項目發展建設的真實反映，還是鑒定建筑項目實際質量和施工情況的重要保障。中鐵二十局集團第五工程有限公司主要利用飛狐靈通檔案管理系統軟件進行檔案錄入管理。檔案管理具有投資大、建設時間長、公眾項目繁多以及檔案資料多種多樣的特點，采取何種措施完善和加強企業技改技措項目檔案管理，促進管理工作的規范化和完整化是企業發展過程中必須解決的首要問題。

1 企業項目檔案規范管理存在的問題

1.1 管理運行機制不完善。目前，很多企業技改技措項目檔案管理仍存在運行管理機制不健全等問題，在實際歸檔過程中沒有制度作依據，檔案管理工作將很難正常開展。管理運行機制不健全還表現在各文件材料的形成、積累以及整理、歸檔等制度問題，在實際發展建設過程中嚴重阻礙企業的進步。

1.2 建設項目檔案質量不符合要求。第一，工程建設材料歸檔不齊全。在實際歸檔過程中，工程安裝及設備調試的紙質材料、照片以及聲像載體等歸檔不齊全，導致后期開發利用存在較多問題；第二，檔案整理質量與規范要求相比存在較大差距。在實際歸檔過程中檔案分類存在較多問題，資料簽字手續不完善等。

2 企業技改技措項目檔案規范管理的原則

第一，實行集中與分散管理相結合的原則。技改技措項目檔案管理設計內容非常多，無論是科研檔案、設備儀器，還是基建檔案或者文書、會計檔案均屬于技改技措項目檔案管理的范疇，因此，管理工作人員必須堅持集中與分散管理相結合的原則；第二，在實際管理過程中，技改技措項目檔案管理還應該堅持及時有序的原則，企業在下達技改技措項目檔案管理的同時還應該通知有關單位檔案管理的內容；第三，技改技措項目是企業竣工階段重要的管理內容，在實際建設過程中發揮著至關重要的作用。各部門在收到竣工時間后，相關部門檔案管理人員應該及時調整和統計相關數據，第一時間將有關數據向檔案部門匯報，進一步提高技改技措項目管理水平。

3 加強企業技改技措項目檔案規范管理的措施

3.1 從認識上著手，實現項目檔案管理的制度化。企業應該將技改技措項目檔案管理結果納入企業施工質量分析之列，從根本上提高企業管理者對技改技措項目檔案規范管理的認識，從而提高技改技措項目檔案規范管理的水平。

3.2 建立完善的歸檔制度。技改技措項目檔案管理工作具有較強系統性，在實際發展建設過程中最讓人頭痛的是歸檔的檔案不夠完整和規范化。企業應該結合自身發展實際狀況，建立健全歸檔制度。歸檔制度在實際檔案管理工作中發揮著引導性和制約性的作用，是指導和監督技改技措項目檔案管理的重要手段。只有建立健全歸檔制度，相關管理人員才能在實際管理工作中有據可循、有理可依，減少實際發展建設過程中管理不到位以及管理缺失引發的各種問題。及時歸檔，建立統一的管理機制，另外，企業還應該結合項目施工過程中的各類信息制定相關人員的職責范圍，將管理職責落實到人，全面提高檔案管理工作人員的責任心和監督意識，為強化企業技改技措項目檔案管理提供基礎保障。

3.3 各部門密切配合，企業技改技措項目檔案規范管理應該與財務管理部門和設備管理部門等緊密聯系，從而形成一個具有緊密聯系的管理網絡體系。在技改技措項目管理的過程中，各建設部門應該在日常生活中安排專業人員收集各種資料，確保這些資料能夠齊全歸檔。最后，技改技措項目管理過程中，還會形成施工企業、監理單位以及設計單位相聯系的網絡體系，各單位應該明確自身的管理責任，為檔案工作的規范化提供保障。最后，加強過程管理，確保技改技措項目檔案管理的程序化。計劃、部署、建設、檢查以及驗收的統一性是技改技措項目檔案規范管理的前提保障。以上五個同步要求技改技措項目管理與業務流程保持一致，從而確保技改技措項目檔案管理的程序化。圖1是技改技措項目管理工作計劃流程。

從管理層面上開展，對公司所屬項目各個方面進行了管理與監督：

①加強對檔案管理統計工作的落實。對于統計工作的落實，也就是對檔案管理工作各方面的總結，以及對公司項目的間接指導，通過對數據的整理發現問題、解決問題。（圖2）

②加強各基層單位檔案管理人員的管理水平和責任感。加強各基層單位檔案管理人員的管理水平和責任感是強化企業技改技措項目檔案管理的重要手段。通過檔案管理培訓提高內部工作人員對技改技措項目管理認識后，企業還應該強化內部相關人員的管理方法，加強內部相關人員的責任感。技改技措項目檔案管理在企業發展建設過程中發揮著至關重要的作用，企業內部相關人員應該高度重視檔案的收集工作，明確與企業技改技措項目檔案管理相關的各項規章制度，為檔案管理工作的順利開展打下堅實的基礎。另外，企業還應該注重檔案管理方式的多樣化。伴隨著經濟的發展，信息技術在企業發展建設過程中發揮著至關重要的作用，為了推動企業的信息化、智能化和多元化發展，技改技措項目管理方式應該向信息化發展方向轉變。在實際管理過程中，企業應該充分發揮計算機大存儲、快傳輸以及安全穩定的作用，全面提高企業技改技措項目管理水平。

4 結束語

企業技改技措項目檔案規范管理在企業發展建設過程中發揮著至關重要的作用。企業建設者應該在明確企業項目檔案規范管理存在的問題的前提下，了解企業技改技措項目檔案規范管理的原則，針對實際發展過程中存在的問題采取有效解決措施，為企業的發展建設提供動力保障。

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