論工程檔案編制質量管理

曾云云

(隆陽區城建檔案館，云南 保山 678000)

論工程檔案編制質量管理

曾云云

(隆陽區城建檔案館，云南 保山 678000)

工程檔案是建設項目全過程的原始、真實記錄，其是建設工程檔案工作的核心命題。本文首先分析了檔案的內涵與價值，進而結合工作實際，探討了工程檔案編制質量管理的提升措施，這對建設工程檔案管理工作的開展有一定的參考價值。

工程檔案 編制 質量管理 措施

一、檔案的內涵與價值

（一）檔案的內涵

檔案是組織和個人在特定社會活動中形成的，基本形式包括兩方面，也即檔案信息的載體形式；信息內容的紀錄方式。工程檔案是由施工過程中直接形成和使用的資料轉化而來，并不是事后編寫或另外收集的材料，因此具有原始性。從檔案的價值來看，一般說來，檔案在歷史研究的功能最為大家所熟知，許多歷史學者認為檔案與史學研究兩者是不可分割的整體，也即史學研究因檔案而穩固，檔案因史學研究而彰顯。就工程檔案而言，其不只對相關的學術研究有幫助，對施工、監督方等更是具有相當重要的意義。

（二）工程檔案的價值

對施工企業而言，各施工單位可以借助過往形成的工程檔案，為以后的施工進行良好的準備與學習。對組織內部而言，施工組織也可以通過各時期形成的工程檔案，對內作為憑證、參考、溝通和互動的工具；對組織外部而言，工程檔案可以說明該組織的施工情況與發展歷程，了解其施工效果與效率。事實上，作為信息世界的一份子，工程檔案是珍貴的一手施工記錄物，其功能包括累積先前的施工經驗與知識、證明施工組織的運行效率、促進不同利益相關者之間的互動與凝聚、以及提供施工權利的合法正當性，同時也是了解和認同組織自身、社會要求的來源，也是傳播市場、社會與文化價值的媒介。由此看來，工程檔案不僅只是一種傳達信息的媒介，更是形塑施工組織資產與先前施工情況的重要材料。因此，若是沒有編制并保存完整確實的檔案資料，除會造成知識與經驗的斷裂和證據憑證的消失外，更重要是許多歷史發展脈絡與事件真相將可能無法原貌在未來無法重現，使得施工組織及其利益相關者的整體記憶與資產喪失其原有的真實與完整性。

二、工程檔案編制質量管理的提升措施

（一）完善工程檔案編制的制度與責任體系

首先，完善檔案編制的相關制度。目前在工程檔案的編制過程中，存在著一定的問題，而這些問題歸根結底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點工作。一是對于編制程序與管理程序進行強化。建設單位在整個建設工程招投標、合同簽訂等的過程中，應當在標書與合同中添加關于工程檔案方面的內容與要求。二是構建檔案的臨時檢查規范。這種制度體系應當由工程建設的主管部門進行領導，進而將檔案編制部門、城建檔案管理部門等的工作融合進來，對于整個施工過程中的檔案編制情況進行定期的檢查，從而及早發現問題所在，并加以改進。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設單位或是施工單位、管理單位，都應當設置專兼職人員崗位，進行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門取得聯系，確保落實好檔案編制過程中的各項工作。

其次，完善檔案編制的責任體系。建設、施工單位及各參建單位應依照法律法規相關規定，自覺履行建立和完善建設工程檔案的職責。建設與施工單位對工程檔案的重視程度，是建設工程檔案歸檔是否完整、準確的關鍵因素。建設單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務的同時，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確保竣工文件的形成與施工進度同步，工程驗收交接與建設工程檔案同步交接。對于設計修改較多的建設工程，施工單位應及時做好竣工圖的修訂編制工作。

（二）強化組織宣傳工作

一是在工程檔案編制中加強倡導職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發點，因此了解檔案來源的職能內容與性質成為非常重要的工作，這也即在現行以內容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎，因此檔案部門應加強倡導職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對檔案編制與保存的重要性。其次，在實際的檔案編制過程中，應當根據工程內容進行分類，并根據工程不同工作的特征來進行分類編制。在這種背景下，工程檔案編制過程中，有必要在編制規范中明確工程內容的類別，從而以指導具體編制工作的有針對性。

二是強化檔案編制部門的主動權。在檔案的形成過程中，檔案部門扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門的心理因素會影響編制工作的進行。基本來看，檔案部門通常會認為自身對具體的施工業務知識與能力有所欠缺，因此無法在檔案編制的內容上扮演積極的功能。此外，檔案部門也會傾向于將自己定位為只是一個檔案保存單位，只要確實保管好業務單位所需的檔案即可。再加上檔案部門也普遍認為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內部的地位低微，更使得檔案人員認為檔案部門的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強本身在工程檔案編制內容方面的知識與技能外，還應加強與業務單位人員的合作，多加培養對工程業務專業性的了解，讓自己具備更多的專業知識與技能，爭取在檔案編制內容方面的主動權，這也可以使其在工程組織內部扮演更積極的角色。

（三）提升檔案部門人員的業務水平

一是協助工程檔案人員建立工程內部的職能輪廓。除強調和倡導職能分析的重要性，改變編制標準重點外，檔案部門還應制訂相關的分析方法或策略，積極協助各施工團體進行本身的職能分析工作，并進而將這一工作與檔案編制工作相結合。此外，檔案部門還可扮演協調的角色，借助協助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應從企業整體的立場著眼，決定其檔案編制的優先級。

二是推廣檔案專業培訓與教育。普遍說來，工程檔案人員的檔案編制意識薄弱，并且對工程價值的內涵、形成過程與應用等方面的了解有限，使得他們在工程檔案的編制決策上無法扮演更積極的角色。因此，加強工程檔案編制人員的相關知識與技能，使之認識到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎。為此，建議檔案管理部門定期開辦相關課程，提供工程檔案人員更多進修的機會，來強化他們的專業知識與技能。此外，也建議檔案管理部門與大專院校相關科系合作，通過設置學科的方式，在正式教育機構當中培育更多的工程檔案編制專業人員。

（三）充分應用信息化技術

在檔案編制過程中，信息化技術的應用的突出體現是充分應用數字技術來對資料進行收集、分類、編碼、儲藏等工作。這種數字技術的應用能夠有效的提升檔案編制的效率。當然，在使用過程中，也應當注重如下兩個方面的問題：一是數字技術應用的安全性問題，必須做好防火墻技術，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術的水平，從而能夠確保各種較為先進的技術得到有效的利用。

三、結語

總體而言，新時期檔案工程工作需要我們解放思想，轉變觀念。要跳出檔案框框看檔案。樹立為工程建設服務，為城市建設服務，為經濟建設服務的理念，立足建設工程檔案，抓好檔案質量。

[1]曹立莉. 如何做好建設工程檔案的收集工作 [J]. 城建檔案. 2011 (08)

[2]胡斌. 對建設工程檔案形成單位指導方法的探討 [J]. 城建檔案. 2011 (08)

[3]連海青. 重點建設工程檔案管理重在落實 [J]. 建筑. 2011 (18)

TU723

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1007-6344（2015）05-0063-01