痕跡化管理：提升學校中層管理能力的有效手段

【摘 要】如何在學校管理中杜絕隨意文化，追求有效管理，最大限度地減少人力物力的消耗，增強管理效益，是學校管理者都迫切希望切實解決的一個問題。如何通過痕跡化管理形成學校中層的文化自覺，有成效地促進學校的內(nèi)涵發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展，是學校文化建設不可忽略的一個方面。

【關鍵詞】痕跡化;學校管理;中層

【中圖分類號】G471 "【文獻標識碼】A "【文章編號】1005-6009（2015）03-0037-02

【作者簡介】沈斌，鄞州區(qū)邱隘實驗小學（浙江寧波，315101）

中層干部是學校管理團隊中的重要力量，是領導各部門按照學校發(fā)展規(guī)劃，積極開展日常工作的主要組織者和實施者。美國麥卡錫學校的《改革領導人》一書中曾有這樣一個論斷：學校能保持持續(xù)發(fā)展和改革，達到更高的業(yè)績，關鍵的因素不在于學校領導，而在于學校是否擁有一批懂業(yè)務、能經(jīng)營、會管理、善溝通、愿拼搏、踏踏實實、公道正派、廉潔勤政、求真務實的中層干部。

由此認為，如果說決策是“做正確的事”，那么中層干部的能力就是體現(xiàn)在怎樣“正確地做事”，這個“事”就是指決策層既定的“正確的事”。如果中層干部能在正確的基礎上高效、有序地開展工作，把復雜的事做簡單，把簡單的事做認真，把認真的事做徹底，把人的工作做到心靈深處，把制度的執(zhí)行落到實處，那學校的事業(yè)無疑就能在正確、科學的軌道上迅猛發(fā)展。同時，中層干部也會在師生員工中具有影響力和號召力。

為此，自從擔任學校管理者以來，筆者高度重視學校中層干部的選拔、培養(yǎng)和使用，經(jīng)過多年的摸索、提煉、歸納和總結(jié)，借鑒企業(yè)管理中的“痕跡化”管理策略，在學校中層干部管理中實施“痕跡化管理”。實踐證明，“痕跡化管理”既能使學校中層的管理能力、執(zhí)行能力和創(chuàng)新能力都得到了較大幅度提升，又能使學校日常管理工作更加規(guī)范，并能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而促使學校能進一步高效有序發(fā)展。

一、學校“痕跡化管理”的定位

楊沛霆教授曾對中國隨時隨地可見的不嚴謹和隨意性的現(xiàn)象深刻反省過，他認為隨意文化在中國的泛濫，完全背離了時代先進文化的要求，其結(jié)果就是制造出一個落后文化。縱觀學校教育管理，楊教授提出的“不嚴謹”和“隨意性”同樣處處存在、事事顯現(xiàn)，如何在學校管理中杜絕隨意文化，追求有效管理，最大限度地減少人力物力的消耗，增強管理效益，是學校管理者都迫切希望切實解決的一個問題。

“百度”對“痕跡化管理”的解釋是：在各種管理工作過程中，從時間和管理內(nèi)容方面，不留間隙或空白、死角的縝密的工作記錄，包括交接班記錄和留下證據(jù)。痕跡化管理最大的優(yōu)點就是通過查證保留下來的文字、圖片、實物、電子檔案等資料，可以有效復原已經(jīng)發(fā)生了的生產(chǎn)經(jīng)營活動。企業(yè)實行痕跡化管理就是讓所有的生產(chǎn)經(jīng)營管理都留下印跡，可供日后查證。

筆者在學校中層干部管理上，借鑒企業(yè)“痕跡化管理”，結(jié)合“可視化管理”，堅持推行“每事一策一思、工作一周一結(jié)、校情一旬一報、校務一期一冊”等“四個一”策略，讓學校的每項工作都及時留下痕跡，便于反思和總結(jié)。同時，通過“四個一”痕跡化管理充分發(fā)揮中層團隊的積極力量，引導中層工作走向有序、有效、快捷、干練，最終使中層干部既是獨當一面的管理人員，又是有熱情有動力的一線教師，從而更有成效地促進學校的內(nèi)涵發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展。

二、“四個一”痕跡化管理策略的落實

（一）每事一策一思：讓工作漸趨完美

每學期初，根據(jù)學校三年發(fā)展規(guī)劃，要求中層干部整理新一學期里要做的主要工作。在明確主要工作的前提下，學校要求每位中層在實際工作中必須做好“一策一思”。所謂“一策”就是在工作開始前，負責的中層必須先用心做好策劃，對每項工作的目標、工作步驟和工作細節(jié)精心策劃和設計，要求落實到每一個最細小的環(huán)節(jié)，而且對每個環(huán)節(jié)都要求必須有專人負責完成，專人負責督查落實。同時，定稿后的策劃書通過學校數(shù)字信息平臺傳送給每位教師，讓所有的老師都清楚此項工作的目標和工作進程，從而為工作的切實完成打好扎實的基礎。

所謂“一思”就是在工作完成后負責的中層必須牽頭做好反思工作，反思圍繞三方面進行，分別是成功之處、不足之處和建議。撰寫反思的不單單是中層，所有參與此項工作的老師都需要撰寫。

最后，負責的中層干部將策劃案和反思放在電腦中的同一文件夾中，以便下次再做同樣的工作時可以繼續(xù)深化完善，將反思中提出的成功之處繼續(xù)保留，不足之處予以刪除，建議在可行的前提下加入到新的策劃書中。這樣屢次反復完善后，這項工作將會做得越來越到位，漸趨完美。

（二）總結(jié)一周一次：在細節(jié)中見管理

細節(jié)，是一種管理文化，細節(jié)之中見大道，細節(jié)之中見管理。為了培養(yǎng)中層關注細節(jié)，做好細節(jié)，具備反思的習慣和能力，學校要求每一位中層每周必須撰寫一份總結(jié)。總結(jié)分四部分：一周工作成效、一周問題梳理、尋找一周感動、下周工作展望，于每周五下班前上交校長室。

一周工作成效：以日志式對自己部門的工作進行整理，既是對過去一周工作的小結(jié)，也是對本部門工作的一份肯定，在回顧中更清楚地了解本周工作的完成情況。

一周問題梳理：人無遠慮，必有近憂，回顧一周工作中存在的問題，對本周工作開展中的困惑、問題進行梳理，讓中層干部在梳理的過程中反思自己的管理行為，為下一步的整改做好準備。同時，這樣的回顧，也能使校長室迅速發(fā)現(xiàn)學校運行中存在的問題，能在盡可能短的時間內(nèi)解決。

尋找一周感動：會感動的人會更好地珍惜生活，會感動的人會更好地服務于他人。學校要求中層干部必須搜集老師們在日常工作中帶來的感動，關注各類不經(jīng)意間展現(xiàn)在我們面前的美好事物，將我們內(nèi)心的感動每周以文檔的形式寫下來，然后校長室整合所有感動，呈現(xiàn)給全體教師，共享美好心情。這既能促使中層干部用更機敏的眼光去發(fā)現(xiàn)和關注學校里老師們涌現(xiàn)出的美好，同時也讓教師們深切感受到自己的付出引起了大家的共鳴。讓每一個老師都逐漸感受到在學校里自己不可或缺。

下周工作展望：凡事預則立，不預則廢。明確的下周展望，是為了下一周的工作有預見性、有可操作性、有可檢查性，能分清輕重緩急，更加明確工作的目的性，從而合理地分配一周的工作時間，提高工作效率。也只有樹立了“先緊后松”的工作理念和習慣，逐漸養(yǎng)成有序工作的習慣，中層的工作才會更高效，更輕松，從而漸漸養(yǎng)成一種積極的工作方式。

“一周一結(jié)”工作制，促使中層們學會了關注細節(jié)、學會了反思、學會了提煉，培養(yǎng)了敏銳的觀察力。同時，每周一個總結(jié)也使他們每學期工作總結(jié)變得易如反掌，高效高質(zhì)。

（三）校情一旬一報：讓校園事人人曉

我們的工作往往是重結(jié)果、輕過程，重目標、輕細節(jié)。學校里發(fā)生的事情往往要等期末工作總結(jié)時才會有所涉及、匯總和告知全體老師。這樣的一種工作方式使大多數(shù)老師對學校日常工作漠不關心，很少主動詢問，學校的集體凝聚力和向心力明顯不足。鑒于這種現(xiàn)狀，學校提出編撰“工作簡報”，一旬一期。

工作簡報先由各職能部門整理每旬的工作小結(jié)，并由各部門將學校和相關老師獲得的各級各類榮譽、學校開展的各項活動、公開課開設情況、工作中的感動、校長聽課等情況，以簡報的形式呈現(xiàn)給全體教師閱覽。

工作簡報的制訂，對中層干部提出了新的要求，要求他們在一周一結(jié)的基礎上具備整理、處理信息的能力。簡報的展示，既能讓全體教師更加清晰、明確地感受到學校管理的具體細節(jié)，充分了解學校常態(tài)工作以及教師個體所取得的榮譽、工作動態(tài)，又能讓教師們在橫向?qū)Ρ群涂v向?qū)Ρ戎校l(fā)現(xiàn)標桿，找到差距，激發(fā)工作熱情，從而使他們對學校工作更加用心、上心、盡心。

（四）校務一期一冊：尊重師生的付出

工作量化，肯定教師工作中的點點滴滴，無疑是最尊重教師們辛勤付出的一種做法。鑒于這個理念，學校在每學期期末教師會議上，為每位教師送上一本工作回顧冊，將全校教師在一學期中所做的點滴以看得見、摸得著的方式，通過“校務書”這個載體進行全程展現(xiàn)。

這本工作回顧冊記載整個學校一學期所有工作，細致到老師、學生、家長參與的每一項工作或活動。通過這本冊子，老師們能清楚地了解這一學期學校開展的各項工作情況，自己在學習工作中的貢獻力度。

這本冊子主要有十一塊內(nèi)容：學校工作日志、學校及師生獲得的所有榮譽、學校工作計劃和總結(jié)、教師外出培訓記錄、教師公開課情況一覽表、校長聽課記錄、校內(nèi)各項活動開展情況匯總、教師任課任職情況一覽表、學生情況一覽表、身邊的感動匯總、學校制定實施的各項工作條例等。這本冊子的內(nèi)容涉及學校的各個職能部門，需要中層及老師們同心協(xié)力，方能把它編撰完整。它提出的最大挑戰(zhàn)就是要求每一個中層必須關注學校的每一項工作，并且對每項工作都做好整理和記錄。

三、結(jié)語

海爾集團張瑞敏說過，能夠把簡單的事情天天做好就是不簡單，把公認容易的小事情做到極致就是奇跡。“四個一”痕跡化管理策略就是努力追求將學校日常管理中看似簡單的事，引導中層干部做細、做實、做好、做到極致，并同時學會反思、學會提煉，讓它逐漸成為中層的一種自覺行為。久而久之，這樣的管理就會內(nèi)化為團隊的思想品質(zhì)，最后呈現(xiàn)出一種自覺內(nèi)生的行為文化，從而使中層成為學校高效、有序、科學發(fā)展和內(nèi)涵發(fā)展的重要推動力量。