富士施樂助力企業“輕盈”辦公

王哲

富士施樂助力企業“輕盈”辦公

王哲

你是否因管理文印設備耗費了大量精力？你的文件管理成本是否清晰可控？你的現有設備是否得到充分有效的利用？其實，優化辦公設備資源、提升辦公效率、降低整體辦公文印成本已經成為每個快速發展企業亟待解決的問題。而U公司已經找到了有效的方法。

U公司是全球最大的高科技建筑系統供應商，員工人數超過12萬，年收入達290億美元，業務遍布60多個國家。進入中國以來，U公司一直處于高速發展階段。然而，隨著業務的不斷擴張，公司文印方面的問題也日益凸顯，而不斷增加的設備，不僅沒有使這一情況得到緩解，反而加重了整體文印及設備管理的負擔，也令文印成本居高不下。

為解決U公司面臨的問題，富士施樂對整個公司的辦公環境和輸出設備的狀況進行了全面考察和評估。這包括評估辦公設備的數量、分布情況、采購時間、使用狀況、利用率、使用者以及使用者對設備的滿意度、期望值、需求等。富士施樂專家發現U公司的問題主要集中在：現有的200多臺設備中有部分老舊設備或故障頻發或效率低下；部分利用率不高的老式單功能設備早已無法滿足如今的高效工作需求；設備的品牌和機型雜亂，當多臺設備出現故障或需要更換耗材時，設備管理人員需要分別聯系不同品牌的客服，導致效率低下、人工成本增高。

基于這些考評結果，富士施樂為其量身定制了一套獨有的一站式服務解決方案——XOS辦公管理服務解決方案:通過移動、增加、更換和報廢一些辦公設備，使U公司的固定資產得到最優化的利用；同時，通過不斷優化輸出設備管理流程，有效控制了文印成本、提高了工作效率和管理水平，從而提升了企業核心競爭力。

通過一站式文印管理外包服務，U公司的辦公輸出設備由原來的250臺減少至200臺，機型也由此前的20種優化為4種，分別為高效低碳的富士施樂黑白數碼多功能機ApeosPort-V 4070/6080和智能低碳型彩色數碼多功能機ApeosPort-V C3373/5575。先進的文印設備不僅能滿足各部門的文印需求，統一的品牌和型號更加便于管理和維護。此外，富士施樂還為每臺設備配置了IC卡認證管理系統。這一系統可通過刷卡認證再操作設備的方式避免信息泄露，并利用使用權限的設置幫助企業加強辦公設備的管理，有效控制和管理文印成本。

在整個服務過程中，富士施樂還幫助U公司跟蹤設備的利用率、管理狀況和使用情況，并提供設備維護和耗材更換服務。這些服務讓U公司的IT工程師徹底擺脫了在設備日常維護與保養、機器故障、零配件與耗材更換等方面的后顧之憂，使他們可以將更多的時間和精力投入到更有技術含量以及和企業核心業務相關的工作當中。

富士施樂的XOS辦公管理服務為U公司的辦公設備應用和管理帶來了明顯的改善。通過這種一站式文印外包服務解決方案，U公司的文印設備管理成本減少了16%，紙張、耗材、電量等的消耗也顯著降低。U公司的相關負責人表示：“采用富士施樂XOS辦公管理服務后，辦公設備管理整體水平明顯改善，員工辦公效率和滿意度也得到有效提升。我們非常高興能和富士施樂一起享受這種雙贏的美好結果。”