新形勢下鄉鎮檔案管理工作中的問題及對策

呂曉敏

（重慶市墊江縣黃沙鎮政府　重慶墊江　408327）

新形勢下鄉鎮檔案管理工作中的問題及對策

呂曉敏

（重慶市墊江縣黃沙鎮政府重慶墊江408327）

新時期，鄉鎮檔案管理工作的作用越來越明顯。鄉鎮檔案管理工作是鄉鎮對已經完成的工作進行記錄、存儲的過程，能夠記錄一個鄉鎮的整個活動軌跡，能夠對鄉鎮的未來發展起到很好的指導和促進作用。對此，本文將詳細探究新形勢下鄉鎮檔案管理工作中的問題和對策。

鄉鎮檔案管理；問題；對策

引言

在鄉鎮檔案管理工作的實際工作中，很多領導對檔案管理工作不夠重視，檔案管理制度不健全，從業人員素質參差不齊。因此，很多鄉鎮檔案管理工作存在不盡人意的地方，必須進行完善和改進。

1　檔案管理在鄉鎮管理中的重要性及特殊性

1.1檔案管理的重要性

鄉鎮檔案作為鄉鎮政府各項工作正常運行的重要參考資料，對整個鄉鎮的發展進步有很大的促進作用，它是鄉鎮在歷史發展進程中的重要憑證和原始材料，鄉鎮檔案管理在鄉鎮管理中是不可或缺的重要組成部分。與此同時，鄉鎮檔案管理是否科學化、規范化直接關系到鄉鎮管理體系的優劣。

1.2檔案管理的特殊性

鄉鎮檔案服務領域廣泛，它既為鄉鎮自身服務，又關系到人民群眾的切身利益；鄉鎮檔案可利用價值高，既能為鄉鎮發展研究提供可靠資料，也能為鄉鎮發展提供規劃與決策的參考。因此，檔案管理方法也有一定的特殊性，因此必須制定相應的管理制度及措施，創新科學的管理方法，保證檔案管理的規范有效。

2　新形勢下檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理制度不夠規范

由于檔案管理工作的性質、特點決定，檔案管理在鄉鎮發展中并不能發揮明顯的促進作用。鄉鎮的主要領導對檔案工作重視不夠。例如，現在很多鄉鎮都沒有為檔案工作設立成一個專門的辦公室；在人員配備上，一般都指定由辦公室的一名或者兩名工作人員來負責檔案管理工作；由于投入不到位，在檔案室的硬件設施配備上，一般都不具備恒溫、恒濕等檔案保存條件，大多數單位還停留在對紙質檔案的保存上。

在檔案管理工作中缺乏制度性、規范性，大多數鄉鎮缺乏對檔案管理完善的工作制度，缺乏管理標準，使檔案管理工作缺乏一定的規范性。由于管理人員缺乏制度的約束，不能對檔案管理

2.2檔案管理機制不夠健全

目前，多數鄉鎮對檔案管理采取的是設立綜合檔案室或中心檔案室，依附于鄉鎮辦公室，負責一般文書檔案、科技檔案等的歸檔整理等工作。但由于鄉鎮檔案管理的特殊性使得鄉鎮在檔案管理工作中存在一定的客觀不足，往往形成除一般檔案之外的檔案出于分散管理的狀態。很容易導致檔案管理工作缺乏統一的管理，不利于檔案的安全性與完整性，使得鄉鎮檔案存在一定程度的缺失。

2.3檔案管理專業人才欠缺

大多數單位由于領導認識不到位，往往把辦公室一些缺乏一定的專業知識、文化程度不高，或者是通過各種途徑被動安排在單位上班的人員進行檔案管理工作。這些人員往往文化水平低，缺乏一定的工作能力，對檔案管理的目的和工作流程掌握不夠，不能熟練運用計算機知識，很難勝任檔案管理工作。因為檔案管理工作看似簡單，其實紛繁、復雜，如果檔案管理人員在工作中缺乏吃苦耐勞精神，缺乏敬業精神，缺乏提升工作能力的精神，往往就不能勝任本職工作。

2.4基礎設施配備差，安全隱患大

據調查現實，80%的單位沒有專門檔案庫房，而是與黨政辦公室合署辦公，這樣既不利于檔案管理，又影響正常辦公。同時，“九防”設施不健全，保管條件差，沒有配備溫濕度記錄儀、滅火器、去濕機等檔案保護專用設備的問題不同程度地存在，更有部分鄉鎮（街道）檔案室甚至成了倉庫，里面堆滿了各種雜物。

3　做好新形勢下檔案管理工作的對策建議

3.1提高對檔案管理工作的認識

檔案工作其實是一個單位的歷史存在，記錄著單位的活動軌跡，往往對單位以后的工作具有指導和幫助作用。例如，人口計生部門的檔案管理工作，由于這個部門在20世紀70年代開始成立，在近兩年又開始和衛生部門進行合并，如果在以后的工作中，想對這個部門的工作進行了解和分析，部門檔案是最好的依據。因此，鄉鎮的主要領導一定要高度重視檔案管理工作，要加強對檔案工作的投入，配備必要的檔案管理設施設備，配齊配強檔案管理人員，為檔案管理工作順利開展提供強有力的組織保障。

3.2提升檔案管理人員整體素質

檔案管理是一門業務性很強的工作。因此，配備好人員，保證檔案管理工作隊伍的延續性是當前各鄉鎮（街道）所急需考慮的。①要配備好工作人員。從機關部門中抽調一批黨性強、素質高、肯吃苦的年輕同志充實到檔案管理工作隊伍中來，發揮好老同志傳、幫、帶的作用，使他們盡快成長起來，盡快進入角色；在工作上、生活上經常關心照顧他們，對干出工作成績的，在評先樹優、提檔晉級、提拔重用上優先考慮，讓他們安心本職工作，確保隊伍的延續性。②要加強學習。只有通過不斷的學習，提升自身素質，檔案管理工作人員才能適應新形勢、新發展需要。鄉鎮（街道）檔案管理人員，尤其是新進入工作人員可以向本單位老同志，上級業務部門的領導、業務骨干學習，也可以到主管部門跟班學習，盡快熟悉業務流程，進入角色；上級業務主管部門可以通過舉辦培訓班或以會代訓等形式，加大檔案管理人員的培訓力度，不斷提高鄉鎮（街道）檔案管理工作人員隊伍整體素質。同時，業務主管部門要對鄉鎮（街道）檔案管理加大監督檢查力度，應該定期進行檢查，及時發現基層工作中存在的問題，督促有關單位及時解決。做好回訪工作，對發現的問題，要建立整改臺賬，明確到人，盯住不放，直到整改工作取得實效。

3.3健全完善各項檔案管理工作制度

各單位要根據新形勢下檔案管理的有關要求，制定完善相應的工作制度和工作標準，對檔案管理人員的日常工作進行規范，使他們在工作中做到有章可循。建立完善獎懲機制，加大獎懲考核力度，打通檔案管理人員晉升渠道，推行績效工作制度，提高檔案管理工作人員積極性，從而創造性的進行工作。

3.4提高檔案信息技術運用水平

當前，信息化技術如計算機、電子傳媒等，在各個單位得到普及和應用，大多數企事業單位在科研、辦公、日常管理中都實現了自動化、信息化、無紙化。所以，單位要高度重視信息化技術在檔案管理工作中的應用。實行信息化管理，不僅可以提高工作效率，也可以使檔案管理工作流程得到進一步優化。要為檔案室配齊計算機、刻錄機、數據存儲等有關設施，要求檔案管理工作人員一定要掌握計算機專業技能并在工作中進行熟練運用，要保持檔案室恒溫、恒濕等，使電子產品、影像資料得到妥善保管。

3.5增加物質保障

檔案管理工作是一項利國利民的公益事業，是由政府主管的，這決定了它的發展必須靠本級財政投入。因此，鄉鎮（街道）要把檔案管理工作這塊經費作為剛性支出列入本級財政預算，確保檔案管理工作正常運轉。在本級財政足額投入的同時，加大對上爭取力度，以取得上級主管部門和財政的支持。結合實際，因地制宜地建設綜合檔案室，購置必要的設備，搞好各種配套保護措施，有條件的鄉鎮（街道）還可以添置溫濕度記錄儀、滅火器、去濕機等檔案保護專用設備，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞。

4　結語

檔案管理的最終目的是發揮其利用價值，利用檔案管理為鄉鎮創造良好的社會效益和經濟效益。因此，新形勢下，更應重視鄉鎮檔案管理工作。鄉鎮應自上而下清醒面對目前存在的問題，不斷創新工作思路，創新理念，真正做到檔案管理科學化、規范化。

[1]嚴永官.社會主義新農村建設中鄉鎮檔案工作的發展對策研究[J].北京檔案，2010（07）：194～195.

[2]張惠萍.加強新形勢下工會困難職工檔案管理工作的思考[J].神州，2013（11）：46～47.

[3]丁明超.鄉鎮檔案管理中存在的問題及對策[J].赤子（上中旬），2014（13）：34～35.

收稿日期：2015-8-24

G271

A

1673-0038（2015）38-0209-02

2015-9-1工作進行有效的分類、歸檔、整理，導致在利用或者尋找檔案時，要花費很多的時間和精力去查找，使檔案的利用率不能很好的發揮出來。

呂曉敏（1977-），女，檔案館員，本科，主要從事計生、項目辦理、拆近、農業檔案管理方面的工作。