淺談數字化背景下的中小學教師人事檔案管理

黃梅菊

（南安市教育局）

淺談數字化背景下的中小學教師人事檔案管理

黃梅菊

（南安市教育局）

教師人事檔案管理是學校檔案的重要組成部分，不論是對教師個人，還是學校都起到至關重要的作用，檔案數字化是檔案管理發展的重要表現，也是當前數字化時代的必然要求。本文主要針對當前教師人事檔案管理中存在的問題進行分析，簡單闡述存在問題的原因，然后提出解決對策，以供參考。

中小學；教師人事檔案管理；問題；對策

中小學教師人事檔案是我們審視過去、認識現在、預測未來的重要依據，是學校教師歷史的記載，因此，中小學教師人事檔案管理應該得到足夠重視[1～2]。但長期以來，由于受傳統管理觀念和落后操作方式的影響，始終沒有形成教師人事檔案管理體系，這不僅對學校各項工作的推進造成嚴重影響，而且還無法適應中小學人力資源建設和發展的需要[3～4]。隨著我國教育的不斷發展，中小學教師各種檔案信息因缺乏橫向信息，越來越重復化和單一化，這樣會阻礙信息的整體利用率，同時還會束縛教師自身的發展。因此，研究中小學教師人事檔案管理模式的改革方向和創新途徑十分必要。

1　傳統中小學教師人事檔案管理存在的問題

1.1管理理念落后

認識是行動的先導，教師人事檔案管理意識不強，是我國中小學校中存在的普遍問題，大部分教師人事檔案管理員自身的思想都存在一定的局限性，由于受傳統觀念的禁錮，他們在內心深處就不重視教師人事檔案管理工作。有相關問卷調查可以看出，認為該項工作重要的教師只占有26%，這在主觀上就使得在當前的數字化背景下，中小學教師人事檔案管理工作的實施效果大打折扣。造成檔案管理員管理理念落后的原因有∶①學習領導層沒有為教師人事檔案管理職位進行明確的定位，該職位在學習的所有崗位中始終處于教輔的范疇，而且基本上都沒有應有的“薪酬”，對教師來說，職稱評定極其重要，但在部分學校中，教師檔案管理工作在職稱評定中，根本就不做任何參考。這是導致教師人事檔案管理工作人員管理理念落后的主要原因；③在傳統觀念中，教師認為教師檔案管理工作是學習和檔案工作室的事情；③關于不同級別、不同類目檔案室的創建及驗收的標準，也沒有具體細化的規定，這樣從主觀上輕視教師檔案的收集，造成大量有價值的資料缺失。

1.2管理模式無法滿足工作需求

在中小學校的教學檔案中都有教師人事檔案類目，以教師個人為單位，進行盒裝統一保存。但打開卷盒發現，里面的文件收集整理凌亂無序、不齊全，還有部分學習的教師人事檔案只是一個空殼；教師人事檔案管理工作的日常事務繁瑣，教師人事檔案的收集沒有統一的標準，加大了收集的難度；由于缺少相應的制度約束，關于中小學教師人事檔案的保管期限表和檔案范圍都沒有統一的規定，造成教師人事檔案管理工作人員在實際操作過程中無章可循；另外，檔案管理工作人員普遍存在素質不過硬、專業知識不足、知識結構老化等現象；傳統的中小學教師人事檔案管理都是紙質檔案，由于這些檔案經過多次反復的整理，很容易出現字跡不清、內容不規范等問題，而且在縫切時，也常有大小不一、隨意打洞的現象，這樣會嚴重破壞檔案的完整性，大幅降低檔案的綜合利用價值[5～6]。

檔案數字化管理是在傳統檔案管理的基礎之上進行的，傳統紙質教師人事檔案管理工作中存在的各種問題嚴重制約了中小學教師人事檔案的數字化管理，是這項類目的數字化管理進程落后于其他門類。因此，優化中小學教師人事檔案管理模式具有一定必要性。

2　實現中小學人事檔案管理數字化的優化措施

2.1訓練管理人員計算機操作能力

加強所有中小學教師人事檔案管理工作人員的培訓和選拔是確保檔案管理工作順利進行的基本保障。在對教師人事部門進行組織時，要嚴格按照人事干部必備條件和崗位職責等各方面條件挑選出業務素質和政治都過硬的干部，然后對這些選拔出來的教師人事檔案管理人員進行慎重的考察，從中選出更好的管理人員，進行重點教育和培養。①這些管理人員的綜合素質必須過硬，在他們上崗之前，讓他們全面掌握檔案管理的各方面要求，了解相關政策，規章制度、法規條例等；③他們必須具備一定的計算機操作能力，可以定期組織計算機課程，為他們培訓計算機應用能力，從中選拔優秀人才，以適應教師人事檔案管理的數字化要求；③執行持證上崗的制度，實施人事檔案管理的考核制度，項目考核過關的，才可以擁有檔案管理證，持證上崗。

2.2引進基礎設備，并構建數字化管理系統

檔案的數字化管理指的是利用數據庫技術、計算機技術、儲存技術等高新技術將各種載體的檔案信息資源轉化成數字化信息，儲存在計算機上，形成一個有序的檔案信息資料庫，并通過計算機對這些檔案進行管理。因此，教師人事檔案的數字化管理需要引進計算機等基礎設施，加大基礎設備的資金投入，完善基礎設施建設，確保檔案數字化管理的硬件齊全，充分應用信息技術，在教師人事檔案數據庫建立好后，在局域網建立中小學教師人事檔案的數字化管理系統。

將收集、整理好的檔案資料信息進行數字化處理，以每一個教師作為單位建立文件夾，將教師的紙質文件進行掃描處理，并對其格式進行轉化，文件夾的名稱就以文件相應的檔案號定義，將其存入教師的個人文件夾中。在檔案管理的數字軟件中對數據庫進行相應的條目錄入，并將檔案文件夾內的錄入與文件進行原文掛接。另外，為了確保檔案數據安全、信息不遺失，檔案目錄的圖像數據和目錄數據都需進行備份，備份的載體和方式可以盡量多樣化，對備份好的資料做好標簽，以便日后查找管理，對紙質檔案的備份管理要做好登記清單。

例如，某校根據國家人事檔案管理工作的規定，結合該校實際情況，制定教師人事檔案管理方法，其中明確規定，歸檔材料上的姓名、年紀、參加工作時間等信息與檔案上記載的內容不一樣時，需補辦手續、重新編制，這樣才能保證檔案資料的真實性。

2.3創新檔案管理方法，加強信息化管理

教師人事檔案信息化管理包括報表統計、維護數據、設置系統、信息查詢等方面，因此，檔案管理人員要明確其職責，規范檔案管理流程，實現程序化管理。①可以制定一系列的管理制度與方法，明確教師檔案管理人員的職責，除了做好教師檔案的收集與立卷工作，還要加強監督和指導教師檔案管理的利用效果；③實施制度管理人的管理方式，嚴格要求檔案管理人員按照教師人事檔案收集、保管、利用、整理的相關規章行事。使檔案數字化管理的現代化信息技術得到最大發揮，如，利用計算機技術，形成檔案自動化管理模式。在計算機上進行檔案信息的記錄、統計、登記等各項操作；借用計算機可以快速查找做各種數據資料，方便制定各種工作計劃；根據檔案的分類要求在計算機中編制程序，建立檔案信息數據庫，以便在網上查詢；由于很多中小學教師檔案的實體管理還是分散的管理模式，這會影響教師檔案的整體性、統一性，因此，可以將教師檔案實體進行集中存放，那么學校的檔案管理人員就只用維護檔案數據信息，通過計算機網絡平臺為教師提供服務，這種統一管理的模式不會受學校限制，還能增加教師流動的靈活性；在檔案數字化管理中，對教師信息進行收集時，可以通過發布網站，讓教師自己在網上填寫個人信息，然后檔案管理工作人員對這些信息進行集中處理和分析，并對對數據庫進行維護和整理，保證檔案信息的開發利用和有效管理，搭建信息資源共享的通道，實現檔案信息的再次開發和利用。

3　結束語

創新中小學教師人事檔案管理模式是一項需要長期堅持的任務，實現中小學教師檔案管理的可持續發展需要全國中小學校的檔案管理部門的積極配合，共同建立科學、規范的教師檔案管理體制。在相關體制的保障下，加強檔案管理人員的業務素質，明確檔案管理的職責；重視數字化管理的硬件投入，細化管理規則，組織培訓檔案管理人員的計算機應用能力，以提高其信息處理能力；實行持證上崗制度，促進中小學教師人事檔案管理工作邁上新臺階。

[1]黃莉雯，韋巍.信息化背景下高校教師職稱材料歸檔問題探析[J].沿海企業與科技，2013，11（02）∶73～74.

[2]陳美容.教師人事檔案管理的信息化建設探索[J].中外企業文化（下旬刊），2014，12（04）∶26～28.

[3]李春月.淺談計算機網絡技術在學校人事檔案管理中的應用[J].現代營銷，2012，09（12）∶232～234.

[4]陳美容.教師人事檔案管理的信息化建設探索[J].中外企業文化（下旬刊），2014（4）∶28.

[5]韋艷.淺談計算機網絡技術在學校人事檔案管理中的應用[J].數字化用戶，2013（26）∶159.

[6]高平.淺談教師的人事檔案在教育教學中的作用[J].閱讀與鑒賞（上旬刊），2011，14（01）∶69～70.

G637.2

A

1673-0038（2015）11-0113-02

∶2015-2-25

∶黃梅菊（1976-），女，館員，本科，從事人事檔案管理工作。