優化人事代理人員檔案管理的探索

呂艷妍

（南安市人事人才公共服務中心）

優化人事代理人員檔案管理的探索

呂艷妍

（南安市人事人才公共服務中心）

隨著社會主義經濟體制的變化，我國市場經濟體制出現一種新型的用人制度，人事代理是一種新的人事管理方法，目前，人事代理人員檔案的管理還存在一些問題，如人們對這項工作的重要意義缺乏足夠的認識、缺乏完善的規范與制度等，這些問題限制了人員檔案管理在實踐中的發展。本文以優化人事代理人員檔案管理展開探討，并提出相關應對措施，使人員檔案管理能夠更好地發展與實施。

人事代理；檔案管理；發展

早在幾年前，就開始實行人事代理制度，按相關的規章制度，人事代理機構要對人事代理人員的人事檔案進行統一管理，這種管理制度就是把分散的人事代理人員用集約型管理模式集中起來，對人事管理制度進行優化。人事代理制度的實施減輕了企業用人單位的負擔，使事業單位原本繁瑣的人事變得更加簡單[1～2]。檔案管理是人事管理的核心，在人事管理中的作用無可替代。但同時，它在實際應用中也存在著一些問題，亟待解決。本文對此做出探討，希望能在實際應用中起到借鑒作用。

1　人事代理人員檔案管理的重要意義

人事代理人員檔案管理不僅為事業、企業單位的工作提供了有效、便捷的服務，還能為廣大的社會群眾服務。它在儲備、挖掘、運用廣大社會人士信息的同時，還可以為服務對象保護隱私，尊重服務對象的選擇，在有知情權的同時要避免服務對象的個人信息外漏。人事檔案可以被運用于各個行業中，如經濟、文化、政治等各個方面，這些領域與社會各界人士的生活息息相關，它們都離不開人事檔案的管理。人事檔案管理既能做到高效率，又可以很好的維護客戶的隱私權[3～4]。由此可見，人事代理人員檔案管理可以很好地處理保密和利用客戶資源之間的關系。

2　我國人事檔案管理存在的現狀

2.1人們對人事檔案管理的意識不足

人們對人事檔案管理的認識還不夠全面，有待加強改進。有關數據調查結果表明，有50%的社會人士認為工作中最重要的是能力，人事檔案對工作起不到多大作用；有10%的人認為人事檔案對于自己生活中的影響無足輕重；其余人則認為選擇職業是自己的自由，但是檔案還是應該保留。數據調查結果顯示，有一半的人認為人事檔案沒有用。在16萬個國有單位和非國有單位代替保存的三四百萬的人事檔案管理中，至少有1/3的人事管理與主人失去聯系[5～6]。這些數據說明社會人士對人事管理認知的淺薄。人事管理一直在幕后作業，很少會引起社會人士和相關領導的重視，導致人事檔案管理的硬件設備落后，相關工作人員的待遇低，所以在實際操作中也存在著很多問題。

2.2人事代理制度不健全、管人人員綜合素質不高

目前，不少單位普遍存在人事代理制度不健全的現象，如，醫院的人事代理不健全就表現在醫院和人事代理機構兩者沒有明確的分工，這樣會使人事代理分工的作用大大降低。剛入職醫護人員的人事檔案需經過醫院的管理人員整理、完善，人事代理的職能沒有得到體現。除此之外，人事管理工作人員的素質不夠，會直接影響檔案管理的發展，影響人事管理水平的辦事效率。

2.3檔案管理模式滯后、信息化水平低

由于分工不明確，導致人事管理沒有體現自己的職能，造成代理人員與檔案分離的現象，導致人員工資的變化、職稱的變化、履歷和學位的提升都不能及時的與代理機構進行溝通和完善。在當前人事管理中，會有不便查閱資料這種現象發生。通常情況下人事代理的程序，被服務對象必須要持有身份證、介紹信等有效證件才能到人事管理處查閱到資料，這樣會浪費不必要的時間，所以人事管理需要完善其管理體系。

3　人事檔案管理的優化策略

3.1加強工作人員管理意識，提高檔案信息準確度

目前，一些企業的管理制度不夠完善，一些企業原本就對人事管理工作不夠重視、分工不明細、流程不標準等，給工作帶來困擾，造成部分人員資料不全，不能在第一時間更新資料，在人員進行調整時因為資料的缺乏，給其帶來了困擾。有關事業單位要重視這方面的問題，加強對檔案管理工作的重視程度，管理人員要做到積極地配合事業、企業單位的人事部門，彌補檔案的缺失，學會從中查漏補缺，完善缺乏的檔案內容。完善相關的管理制度，改善代理人員檔案缺乏的問題，以便單位各項工作可以順利開展。除此之外，還可以透過媒體，使人事檔案被大眾所了解。讓人們了解相關的工作具體事項、內容、功能，將相關規章制度公開、公正化，提高人事檔案的社會認可度，增強大眾的主觀能動性，利用好這個途徑，讓人事管理制度取得更好的發展。

3.2提高工作人員綜合素質，加快辦事速度

隨著社會經濟和全球信息化、網絡化的快速發展，人與人之間的溝通與交流也越來越方便、完善，通訊的發達使世界變成了一個地球村，在這樣的環境，我們應該積極學習國外先進管理技術，改變舊的管理模式，將封閉式改為開放式，變單一的管理方式為多樣化的管理方式，建立正確的人事管理制度，完善人事檔案管理的服務宗旨，以便更好的為社會各級人士服務。同時，還要提高從事人事代理檔案管理工作人員的基本素質，要求相關工作人員不斷汲取新知識，完善自身的知識體系，提高自己的業務能力和整體素質，增強自己的主觀能動性，堅決遵守職業要求和宗旨。摒棄傳統的管理方式，運用內容新穎、多樣化、開放性的管理手段實施管理。企業要加強資訊平臺的功能，對相關的硬件設施進行優化升級。改變繁縟的細節，讓代理人員的查詢工作變得簡潔明了，相關工作人員要具備耐心、細心的工作品質，這樣服務質量才能得到提升。除此之外，硬件設備也要有所完善，資料庫里溫度幅度不能變化太大，要做好防潮、防水、防發霉的準備工作。

3.3利用信息化對人事檔案進行遠程查詢

人事管理是一項需要長期堅持的工作，創新其管理模式不僅僅是形式上的變化，其創新方法不能只是權宜之計，而是需要能夠維持其長久發展的途徑[7]。在信息化越來越發達的今天，相關部門可以依靠信息技術查閱相關代理人員的檔案，通過網絡平臺知曉各界社會人士的職稱、學歷、納稅等情況，要認真的對其做好歸屬分類。例如，一些準備就業的往屆畢業生、出國留學生或是在企業、事業單位中辭職或是被辭職的工作人員等流動人員。這些人員的流動會增加人事檔案管理的難度，人事代理人員是隨著人員流動不斷增加的。在這類情況下，運用信息技術的發展，建立電子數據庫，可以減輕人事管理的任務量，方便存儲、整理、接送、提取等程序的順利進行，能夠及時的更新消息，比如提取檔案、定級轉正，這些都為代理人員節省了不少工作時間，提高人事檔案管理的信息化水平。

例如，某市于2014年對人才市場進行改革，該市人才市場原來屬于市人事局的下屬單位，現在將其改為公司，并到工商局進行企業注冊登記，由“市人才交流服務中心”改為“市人才交流服務有限公司”，以公司的形式進行運作，改變以往過于行政化的人才市場模式，真正發揮人才市場的作用。這次轉變使人才市場像獵頭公司一樣，幫助企業和政府引進高端人才。同時，將人事檔案數據化、信息化，最終形成一個龐大的信息數據庫，通過統計、分析這些大量的數據信息，可以對社會人才需求以及人才的流動趨勢等進行預測。除此之外，還可以通過求職信息和應聘信息進行海量分析，這樣可以精準的為政府提供決策依據。

4　結束語

要想使人事代理中的檔案管理工作得到發展，就必須在管理機制方面進行改革和創新。目前，我國檔案管理服務體系還未完全形成，目前的相關政策主要是針對管理方面，而其服務功能相對較弱，因此，完善人事檔案綜合服務政策體系是當務之急。明確人事檔案管理的職責，制定相關程序，劃分開放范圍，對人事代理人員的檔案管理模式進行不斷的優化，對檔案進行合理、規范、高效的利用，做到有法可依、有章可循，構建靈敏高效的信息檢測和反饋系統，使我國人事檔案管理事業進入科學有序的發展軌道。

[1]李玉琴.優化人事代理人員檔案管理的探索[J].江蘇衛生事業管理，2013，24（03）：33～34.

[2]王海萍.加強人事代理人員檔案管理工作的思考[J].按摩與康復醫學（下旬刊），2011，02（07）：232～233.

[3]胡浩媛.淺議流動人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].廣西政法管理干部學院學報，2014，29（03）：127～129.

[4]張軍.基于流動人員的人事檔案管理研究[J].企業家天地（下旬刊），2011，12（05）：78～79.

[5]趙志鴻，劉志敏，沈維，等.當前人事檔案管理中面臨新問題的研究[J].科學之友，2011，11（12）：94～95.

[6]戴威，譚正東.淺析人事代理中的檔案管理問題[J].江蘇水利，2011，11（06）：47～48.

[7]閆宏顯，杜淅泉.進一步規范流動人員人事代理工作的探索[J].人才資源開發，2012，12（10）：15～16.

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1673-0038（2015）18-0155-02

2015-4-10