園林企業(yè)苗木材料信息庫的應(yīng)用研究

張士釗

（上海國安園林景觀建設(shè)有限公司，上海200011）

1 引言

園林施工企業(yè)苗木材料的采購金額，通常是工程項目整體采購金額中所占比重最大的一部分。苗木材料采購供應(yīng)過程中成本和質(zhì)量的把控，已成為決定整個項目成本控制和景觀效果的關(guān)鍵因素之一。建立合理、有效的苗木材料信息庫，能使企業(yè)的苗木材料采購供應(yīng)管理工作起到事半功倍的效果。本文針對園林施工企業(yè)苗木材料信息庫的建立和應(yīng)用進行了分析闡述。

2 苗木材料信息庫的建立和數(shù)據(jù)內(nèi)容

2.1 苗木材料信息庫的建立

2.1.1 苗木材料信息庫的形式

在企業(yè)采購供應(yīng)管理體系內(nèi)部設(shè)立專職人員負責(zé)苗木材料采購供應(yīng)信息庫的建立、管理和維護。企業(yè)可以根據(jù)使用需求和費用控制要求建立適合本企業(yè)的苗木材料信息庫形式，一般可以采取的形式有Excel表格形式、獨立運行的數(shù)據(jù)庫形式、作為公司ERP系統(tǒng)的一個組成模塊的形式。3種形式從費用投入角度來講，依次從低到高，從使用的方便性和管理功能來講是依次增強。

2.1.2 苗木材料總目錄

對苗木材料進行科學(xué)、合理的分類是建立數(shù)據(jù)庫的前提條件。根據(jù)企業(yè)的使用需求建立苗木材料總目錄，總目錄除了包含企業(yè)歷史采購品種外，還應(yīng)該考慮未來可能會使用到的苗木材料品種、跨地域的綠化苗木品種等，盡量使苗木材料品種覆蓋全面，避免后期出現(xiàn)需要頻繁增加補充苗木材料品種的情況。

2.1.3 苗木材料的分類目錄

根據(jù)苗木材料的植物特征、園林用途、使用習(xí)慣等建立苗木材料的分類目錄。分類目錄應(yīng)符合植物的生長特征，并結(jié)合園林行業(yè)和企業(yè)自身的使用和分類習(xí)慣。可以采用一級目錄或多級目錄的分類方式。一級目錄方式可以分為以下幾個主要項目：常綠喬木、落葉喬木、常綠花灌木、落葉花灌木、園藝造型類、竹類植物、攀緣植物、棕櫚植物、草花地被、水生植物、草坪類、草種草籽。

2.2 苗木材料信息庫的數(shù)據(jù)內(nèi)容

2.2.1 苗木材料的價格信息

苗木材料的價格信息是苗木材料信息庫中最關(guān)鍵的信息，包括供應(yīng)商對自有苗木基地中苗木材料的報價表，公司內(nèi)部用于成本控制、采購參考的苗木材料指導(dǎo)價，具體項目的詢價、比價存檔資料。

2.2.2 苗木材料供應(yīng)商的經(jīng)營和評價信息

供應(yīng)商的經(jīng)營信息包括：公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵箱、公司地址、基地地址、基地規(guī)模、主營品種、經(jīng)營業(yè)績、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等信息，能夠反映供應(yīng)商的基本經(jīng)營情況。

供應(yīng)商的評價信息包括：供應(yīng)商的分類、供應(yīng)商的綜合能力評估、供應(yīng)商的履約情況評價等信息。在苗木材料信息庫內(nèi)對供應(yīng)商進行分類、分級管理。供應(yīng)商分為協(xié)議供應(yīng)商和市場供應(yīng)商兩個大類，其中協(xié)議供應(yīng)商需通過采購人員實地考察，認同企業(yè)合作模式并簽訂長期供應(yīng)協(xié)議。在協(xié)議供應(yīng)商中根據(jù)供應(yīng)商的綜合實力和履約能力分為A、B、C3個等級，其中A、B級是評價合格的協(xié)議供應(yīng)商。只有合格的協(xié)議供應(yīng)商才有資格參與后期的詢價、比價、和采購合同簽訂流程（圖1）。

圖1 供應(yīng)商分類分級

2.2.3 苗木材料的照片資料

將企業(yè)采購人員考察苗木材料供應(yīng)商苗圃時拍攝的照片及供應(yīng)商自己提供的苗木照片，錄入到信息庫內(nèi)該供應(yīng)商的苗木圖庫目錄下，保留對供應(yīng)商苗木材料的苗圃管理水平、苗木形態(tài)、整體質(zhì)量的直觀印象，作為后期對供應(yīng)商進行綜合評價的一個指標。

2.2.4 苗木材料的植物特征庫

根據(jù)企業(yè)的苗木材料總目錄，在苗木材料信息庫內(nèi)建立植物特征庫，作為企業(yè)內(nèi)部學(xué)習(xí)和查詢的資料庫。可以供企業(yè)采購部門、技術(shù)部門、設(shè)計部門、項目部人員學(xué)習(xí)和查詢使用。植物特征庫包含植物的特征照片、生長習(xí)性、園林用途、適應(yīng)地區(qū)、色葉特征、開花顏色、花期、果期、栽植要點等信息。

3 苗木材料信息庫的應(yīng)用

3.1 使企業(yè)的苗木材料采購供應(yīng)工作更加規(guī)范、透明

苗木材料信息庫向所有權(quán)限的部門和人員打開查詢功能，苗木價格信息不再是部分采購人員掌握的機密信息，苗木材料供應(yīng)商也需要從信息庫內(nèi)合格協(xié)議供應(yīng)商中擇優(yōu)選擇。使企業(yè)的苗木材料采購按照制度流程進行，保證采購供應(yīng)環(huán)節(jié)的公平、公正。在采購前、采購中、采購后的各個環(huán)節(jié)中主動接受企業(yè)各部門的監(jiān)督。

3.2 用于預(yù)算成本的控制

苗木材料受工程需求、產(chǎn)地地域、季節(jié)變化、自然災(zāi)害的影響非常明顯。如果準備不充分，經(jīng)常會出現(xiàn)投標時參照當時行情，工程開工后苗木價格出現(xiàn)明顯上漲，或者是買不到某些苗木品種的現(xiàn)象。通過建立苗木材料信息庫，收集各主要苗木產(chǎn)地的優(yōu)勢品種資源信息和價格信息，同一苗木品種近年來的價格波動區(qū)間，匯總各苗木品種市場上的存圃量情況，可以對苗木材料的后期價格走勢進行預(yù)判，根據(jù)工程的預(yù)計開工日期確定合適的材料預(yù)算成本。

3.3 用于苗木材料詢價、比價

項目準備階段，苗木材料采購工作應(yīng)遵循“控制成本、采購性價比最優(yōu)的苗木材料”的工作目標。依據(jù)信息庫內(nèi)大量的數(shù)據(jù)資源，形成采購指導(dǎo)價格。向信息庫內(nèi)具有相應(yīng)苗木材資源的合格協(xié)議供應(yīng)商發(fā)出采購價格征詢清單。通過對供應(yīng)商回復(fù)報價進行比較、分析、統(tǒng)計，結(jié)合信息庫對供應(yīng)商的苗木質(zhì)量評價、綜合實力評價，擬定苗木材料采購供應(yīng)的基準價格，基準價格與指導(dǎo)價格偏離較大的應(yīng)有合理理由，否則需對基準價格進行調(diào)整。

3.4 用于采購供應(yīng)方案管理

大型園林工程項目施工周期長，苗木材料種類較多，苗木產(chǎn)地分散，受天氣影響明顯，采購供應(yīng)組織有一定的難度。苗木材料采購供應(yīng)前需制定完備、詳細的計劃。并在信息庫內(nèi)通過產(chǎn)地優(yōu)勢的比較、價格波動的影響分析、供應(yīng)商的替代性分析，形成苗木供應(yīng)商的備選方案。由于信息庫內(nèi)合格協(xié)議供應(yīng)商都是通過考察、實地驗證、簽訂協(xié)議、認可合作方式并綜合評定合格的，當出現(xiàn)區(qū)域性的價格異常上漲、原計劃供應(yīng)產(chǎn)地出現(xiàn)極端惡劣天氣或供應(yīng)商個人原因無法履約時能夠及時采取供應(yīng)商備選方案，而不會對工程進度造成影響。

在進行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的價格支持，降低苗木材料的采購成本，既有利于供應(yīng)商的苗木材料組織，又能保證采購苗木材料的質(zhì)量。

3.5 用于供應(yīng)商的管理和維護

通過建立苗木材料信息庫，設(shè)立專職人員進行供應(yīng)商信息搜集、考察拜訪、協(xié)議簽約工作，不斷擴大信息庫內(nèi)供應(yīng)商規(guī)模。對信息庫內(nèi)供應(yīng)商進行分類分級管理，形成強大的供應(yīng)商儲備資源庫，建立合格簽約供應(yīng)商名錄，用以區(qū)別一般市場供應(yīng)商。對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，定期組織對信息庫內(nèi)供應(yīng)商的履約評估工作，評估內(nèi)容包括質(zhì)量達標率、供應(yīng)節(jié)點延誤情況、供應(yīng)節(jié)奏調(diào)整適應(yīng)能力、資金要求等。評估達標的，保留等級或升級；評估不合格的，予以降級處理。

苗木材料信息庫內(nèi)的合格協(xié)議供應(yīng)商是企業(yè)的寶貴財富，定期梳理信息庫的合格協(xié)議供應(yīng)商名錄，組織交流討論活動，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在采購供應(yīng)環(huán)節(jié)存在的問題和不足之處。本著對每一位的供應(yīng)商負責(zé)的態(tài)度，及時關(guān)注供應(yīng)商在供項目的進展情況，妥善解決合作過程中發(fā)生的問題和爭議。

企業(yè)逐步同優(yōu)秀苗木材料供應(yīng)商建立起戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，在某種程度上可以把供應(yīng)商當作企業(yè)的一個部門來看待。因為公司的項目成本競爭力的體現(xiàn)，最主要就是來自于公司所擁有苗木供應(yīng)商的支持力度，供應(yīng)商對每家客戶不同的政策，特別給予同行及競爭對手的政策的好壞將直接影響到企業(yè)成本競爭力的高低。

合理維護同供應(yīng)商的關(guān)系，以實現(xiàn)供應(yīng)商給予的最優(yōu)價格支持，互利共贏，謀求共同長期的健康發(fā)展，是實現(xiàn)降低采購價格、控制采購開支、降低項目成本、提升企業(yè)競爭力的有效途徑。

3.6 用于企業(yè)實力的展示

苗木材料信息庫可以作為企業(yè)實力展示的平臺。企業(yè)自有苗木基地的基地規(guī)模、苗木品種、苗木資產(chǎn)可以在信息庫中直觀展示。協(xié)議供應(yīng)商的基地規(guī)模、苗木品種、苗木資產(chǎn)也可以在信息庫中直觀顯示。這些自有基地、聯(lián)營基地、戰(zhàn)略合作企業(yè)基地的總規(guī)模、苗木品種覆蓋程度、苗木資產(chǎn)總量是非常可觀的。苗木材料信息庫經(jīng)過兩年以上的運營維護，基地總規(guī)模可以達到幾十萬畝、資產(chǎn)總量達到幾十億元的級別，覆蓋全國主要苗木產(chǎn)區(qū)，每個常用苗木品種都會有較大的庫內(nèi)存量。

這些供應(yīng)商都是通過考察、實地驗證、具有長期供應(yīng)協(xié)議、并綜合評定合格的，可以直接調(diào)用的儲備資源。企業(yè)在大型園林工程項目的投標過程中可以做到心中有底、有備無患、保障充分。同時也可以將苗木材料信息庫最為企業(yè)的重要競爭力向業(yè)主方展示。在企業(yè)融資、資產(chǎn)評估的過程中，苗木材料信息庫也可以作為企業(yè)實力展示的一個方面。

4 結(jié)語

園林企業(yè)苗木材料采購供應(yīng)工作涉及面廣、價格波動性強、供應(yīng)商管理難度大。通過建立企業(yè)苗木材料信息庫，可以有效規(guī)范采購供應(yīng)工作，有利于材料預(yù)算成本的控制，方便苗木材料詢價、比價的進行，有利于采購供應(yīng)方案的優(yōu)化，有利于供應(yīng)商的管理和維護，同時可以作為企業(yè)實力的展示平臺，對園林企業(yè)苗木材料的采購供應(yīng)管理工作具有重要意義。

[1]浙江省建設(shè)廳城建處.園林施工材料管理[M].北京：中國建筑工業(yè)出版社，2005.

[2]沈 豪.淺析園林施工企業(yè)成本控制與管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2014（2）.