高職院校設備的數字化管理

李偉霖， 何 華

(1.深圳職業技術學院 設備資產管理處，廣東 深圳 518055；2.深圳第二高級技工學校 應用設計系，廣東 深圳 518107)

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高職院校設備的數字化管理

李偉霖1,2， 何 華1,2

(1.深圳職業技術學院 設備資產管理處，廣東 深圳 518055；2.深圳第二高級技工學校 應用設計系，廣東 深圳 518107)

數字化浪潮席卷全球，數字化校園在中國的大學里方興未艾，高職院校的設備管理正朝著數字化的方向不斷邁進。為加快數字化管理步伐，結合本校實際系統地介紹了設備管理數字化的必要性，其中包含社會大環境以及學校自身管理的要求，并列舉出設備管理數字化的四個發展階段，具體包括建立設備資產管理系統、運用射頻識別技術以及設備共享和全生命周期管理；通過實際案例說明建立適合高職院校需求的數字化設備管理系統系統需要圍繞學校中心任務、采取必要可行的技術手段以及建設一個開放性、具有自我完善功能的系統。

高職院校； 設備管理； 數字化； 全生命周期

0 引 言

數字化(digital)是指將許多復雜多變的信息轉變為可以度量的數字、數據，再以這些數字、數據建立起適當的數字化模型，把它們轉變為一系列二進制代碼，并引入計算機內部進行統一處理。數字化管理是指利用計算機、通信、網絡、人工智能等技術，量化管理對象與管理行為，實現計劃、組織、生產、協調、服務、創新等職能的管理活動和管理方法的總稱[1]。

高等職業教育作為高等教育的一種類型，近年來發展迅猛。高職院校擁有數量龐大的設備作為開展實訓教學的物質基礎，在數字化時代背景下如何管理好這些設備是各個高職院校必須要面對的課題。

1 高職院校設備管理數字化的必要性分析

1.1 數字化管理是時代發展的必然產物

數字化是計算機和軟件技術的基礎，數字計算機的一切運算和功能都是用數字來完成。軟件中的系統軟件、工具軟件、應用軟件等，信號處理技術中的數字濾波、編碼、加密、解壓縮等都是基于數字化實現的。

目前，各行各業都已經離不開計算機和軟件技術。數字化管理表面上是一種新型信息管理系統，實際上是一場對企業現有的組織結構、管理觀念、管理方式等管理系統的革命性變革，已經超越了企業本身固有的框架和模式，體現為企業獲得持續發展的系統運作能力和新的競爭優勢[2]。

1.2 學校監察審計部門科學管理的迫切需要

政府監察審計部門不定期對學校進行檢查，往往隨機抽取幾筆固定資產憑證，要求立即提供相應的計劃審批、招標采購、供貨合同、設備處驗收入賬等等資料，但是計財處按一個合同總值入固定資產，而對應的往往是多臺設備，在設備處的管理系統按實物形態每臺設備入賬，兩個部門的賬務之間沒有一個關聯的共有字段信息，查找起來非常麻煩[3]。

目前，高職院校已成立專門的監察審計部門，對設備采購的全過程進行監督、接受校內外的投訴，這要求設備管理部門要進一步規范工作程序，提高工作效率，并且對每一步工作要留檔，隨著設備總值、總量和種類的不斷增加，原來的管理模式已經不能適應要求，采取更先進、科學的數字化管理系統勢在必行。

1.3 數字化管理是校園信息化發展的需要

校園信息化的核心就是數字化管理，它利用計算機技術、網絡通訊技術對學校的教學、科研、管理和生活服務等所有信息資源進行全面的數字化,并科學規范地對這些信息資源進行整合和集成,以構成統一的用戶管理、資源管理和權限控制;通過組織和業務流程再造,推動學校進行制度創新、管理創新,最終實現教育信息化、決策科學化和管理規范化[4]。

深圳職業技術學院從2008年開始啟動數字化校園一期工程， 目前校園系統計算機網絡系統有3萬多個信息點，全面覆蓋4大校區；與Internet相聯的接口帶寬達500 Mb/s；自主開發的網上辦公系統應用廣泛深入，已成為學校電子政務的標志性系統；目前已經上線運行的包括綜合校務、科研服務、學生工作管理、人事、設備管理等系統，正在建設并計劃在明年上線的包括財務管理、教務管理、后勤管理系統等。

1.4 數字化管理是高職院校自身發展的必經階段

2012年全國具有高考招生資格的高職專科院校共有1 288所，在校生人數已達1 000萬。伴隨高職院校的不斷發展和壯大,其在校學生規模已經成為高校學生總人數的重要組成部分，占據“半壁江山”。

實訓教學是高等職業技術教育的特色和生命力所在，是高職院校區別于普通高校的核心競爭力[5]。實訓教學需要大量的設備作為基本的物質條件，深圳職業技術學院目前共有各類設備59 556臺套，總價值6.39億。想要要管理好這些種類繁多、數量龐大、價值不菲的設備，就必須使用數字化的管理手段，實現管理手段從定性到定量的轉變。

2 高職院校設備管理方式發展的四個階段

(1) 傳統管理。1990年以前，以手工抄寫為主要手段，以設備賬、卡為主要存儲載體，以會計記賬作為各類報表的主要形式。

(2) 計算機輔助管理。1990～2003年期間，計算機逐步應用于設備管理中，起到輔助作用。打印機開始應用于設備管理中，計算機操作系統從DOS向Windows轉變。

(3) 網絡輔助管理。指通過內部局域網，利用Excel軟件進行共享，網內電腦信息分別錄入，通過服務器進行保存和更新，最后匯總成總臺賬，以便掌握整個學校設備采購的進展情況(見圖1)。

圖1 學校采購進展情況表

信息臺賬經整理可獲取各類統計數據信息，具有準確、及時、共享等特點。信息臺賬是由初級的計算機網絡輔助管理，向有良好界面人機對話的網絡查詢智能管理系統發展，是數字化校園在設備采購管理方面的初級形式[6]。

(4) 數字化管理。設備數字化管理簡單的說，就是利用現代計算機網絡技術隊設備一切日常運轉數據進行自動化采集和處理的過程[7]。

具體到高職院校而言，就是指利用已建成的數字化校園平臺，在設備管理的全過程(包括計劃、采購、驗收、入賬、維修、報損、報廢等)采用數字信息處理技術，充分整合和廣泛利用學校內外的信息資源將設備管理的全過程納入數字化管理當中，以提高管理的精度和效率。

3 設備管理數字化的發展方向

設備管理數字化的發展方向包括數字化校園中建立設備管理系統、射頻技術(RFID)應用、通過互聯網實現設備共享及利用專業軟件進行設備全生命周期管理等四方面。

3.1 數字化校園中設備管理系統的功能與實現

設備管理系統是隸屬于數字化校園管理系統中的子系統，由設備計劃、設備采購、設備驗收、設備入賬、設備維修、設備異動、設備處置、設備清查、設備使用、貴重設備、特種設備管理等模塊所組成。

各模塊具體功能描述如下：

(1) 設備計劃管理主要用于制定設備計劃工作，包括使用部門上報、職能部門評審和正式下達等步驟。具有按分類統計、評審過程記錄、各操作步驟時間自動生成、計劃下達后自動轉成采購項目等功能。

(2) 設備采購管理主要用于設備(含軟件、采購項目中所包含的家具、物料、工程等)采購全過程的管理，根據計劃管理子系統中的采購計劃來執行，并能提供具體進展程度的報表。

(3) 設備驗收管理主要包括設備的技術驗收與實物驗收，含軟件、耗材等驗收，能提供設備編碼功能，自動生成設備驗收單(包括軟件、貴重設備等)等報表。

(4) 設備入賬管理主要包括設備實物入賬和財務入賬，具有編號對應功能，將各種入賬資料(合同、驗收單、中標通知書、入庫單等)與設備編號有機對應，便于查找。

(5) 設備維修管理主要包括外修、校內集中維修、自行維修等，能根據維修項目選擇服務商，并對維修全過程(申請、執行、保修、費用結算等)進行監管。

(6) 設備異動管理分為二級部門之間、部門內部和使用方向相同、不同等多種情況，審批完成即可自動完成設備實物調賬。

(7) 設備處置管理包括設備丟失、損壞、報廢與再利用等管理，按照處置結果的不同自動轉入不同的流程。一旦獲批準處置的設備，需從設備實物數據庫中注銷其數據(數據不刪除，設置處置標記，可查詢)。

(8) 設備清查管理包括自查、部門和學校集中檢查等，能根據要求提供各種格式的清查結果，并與設備編號掃描設備有機結合，能導入掃描設備提供的數據，能與設備實物賬進行核對等。

(9) 設備使用管理主要是日常使用管理，含設備使用效益評價，能與實訓室評價管理緊密結合，且按照不同的統計口徑提供相應的設備使用情況報表。使用部門須將指定設備的使用情況和利用指定設備所做的工作績效及時進行錄入(也可以一次導入指定格式的電子表)。

(10) 貴重設備管理包括貴重設備管理使用情況，能完成針對貴重設備使用的各種檢查報表，對貴重設備建立管理檔案，專人管理、持證上崗、專門評價。

(11) 特種設備管理包括特種設備管理使用情況，具有自動提醒年檢、操作人員持證上崗及提醒定期維護等功能。

目前，深圳職業技術學院已開通基于數字化校園下的設備資產管理系統，設備管理工作初步實現數字化。

3.2 射頻識別技術在設備管理中的應用

射頻識別(Radio Frequency Identification，簡稱RFID)技術是一項利用射頻信號通過空間耦合(交變磁場或電磁場)實現無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息大道識別目的的技術。射頻識別是一種利用射頻信號自動識別來獲取對象的相關數據，這種通信方式是無接觸式的，可用于識別高速運動物體并可同時識別多個射頻卡，操作快捷方便，識別工作無須人工干預，并且在油污大、粉塵嚴重等多種惡劣的環境發揮作用。基本的射頻識別系統一般由電子標簽(射頻卡)、讀卡器、主機等部分組成[8]。

設備清查是設備管理中不可或缺的重要組成部分，可以利用RFID自動識別和數據采集技術來構建數字化的設備清查系統，具體操作過程：員工選擇巡檢路線后利用所述的RFID手持數據采集器讀出安裝在設備上的所述的RFID設備標簽,通過藍牙、GPRS或USB接口線上傳巡檢數據至中心服務器內并與中心服務器的數據庫中的數據信息進行比較、推斷,自動打印出清查數據與服務器原有數據中不一致的部分，從而得出設備清查結論。

3.3 利用互聯網技術實現設備共享

共享管理模式以網絡和信息采集技術為支撐, 實現教學儀器設備統一配置、統一管理、預約使用、有償服務的新型運行機制。這樣的管理模式, 打破了傳統的管理方式, 使教學儀器設備管理更加科學化、規范化。這種管理模式在形式上需要相應的硬件支撐, 即以信息采集系統和網絡管理平臺系統( 共享儀器儀設備網絡管理平臺) 為載體。

2005年，經國家發改委、財政部、教育部批準，“211工程”二期開展高校儀器設備和優質資源共享系統(CERS)專項建設，在全國高校層面上系統整合大型儀器設備資源，探索共享機制，促進高校間的儀器設備共享，并積極為全社會服務[9]。在CERS網站(http://www.cers.edu.cn)中，可以查詢到2 000余臺大型儀器設備、30余個大型科學儀器示范機組、70個高等學校校級共享平臺共享信息，并且可以通過儀器所在院校的網頁進行使用申請和預約。

目前，上海交通大學、四川大學、浙江大學、山東大學等也紛紛在學校網頁中建立設備共享頁面，基本實現了大型設備的校內外共享。

3.4 利用軟件技術進行設備全生命周期管理

設備的全生命周期管理是指從設備的選購直到設備淘汰或報廢的整個過程中對設備實施的必要的、全面合理的管理。設備的全生命周期管理大體要經歷三個階段: 設備的前期管理、設備使用中的管理以及設備的后期管理[10]。

設備的前期管理，也稱早期失效階段。早期失效出現在產品壽命的較早時期，產品裝配完成即進入早期失效期，其特點是故障率較高，且隨工作時間的增加迅速下降。早期故障主要是由于制造工藝缺陷和設計缺陷暴露產生。

設備使用中的管理，也稱恒定失效段或偶然失效段，其故障由裝備內部元器件、零部件的隨機性失效引起，其特點是故障率低，比較穩定，因此是裝備主要工作時段。

設備的后期管理，也稱耗損失效段，其特點是故障率迅速上升，導致維修費用劇增，其故障原因主要是結構件、元器件的磨損、疲勞、老化、損耗等引起，修復后難以恢復到固有可靠性水平，設備應該退役報廢。

設備全壽命周期管理系統通過對成本、診斷、維修工時、備件等相關信息的準確錄入和共享、綜合分析，并且能根據分析結果進行預報和采取針對性措施，以達到降低維修成本和設備故障率的目的。目前，國內高校中還基本上沒有實行設備全生命周期管理的模式，而現有的設備管理模式存在不少問題。現借鑒企業的設備全生命周期管理模式，可解決現存問題、進一步提升設備管理水平和管理績效[11]。

4 建立適合高職院校的數字化設備管理系統

(1) 圍繞學校中心任務。2012年下半年，深職院根據產業結構轉型升級對技能型人才素質的新要求和學生可持續發展的需要，以高度的創新使命變革教育理念和人才培養機制，率先提出了“文化育人、復合育人、協同育人”的育人理念。

高職院校以掌握技能為主的專業化人才培養模式愈來愈不適應社會經濟發展，復合型人才培養應運而生，并已成為社會迫切的需求，也是高職教育改革的重點[12]。培養復合型人才需要大力推行拓展專業，拓展專業的教學經常需要使用本部門以外的設備，我們正在推進貴重設備的校內共享工作，在設備資產管理系統中初步建立起了貴重設備信息的共享，將開發網上預約及使用登記、統計等功能。為保證此項工作的順利開展，已在2014年計劃中專門立項以解決利用數字化校園等相關技術對已有貴重設備進行共享的問題。

(2) 采取必要可行的技術手段。為保證教學、科研和管理工作的有序運行，充分發揮設備的使用效益，高職院校應對在賬設備進行定期清查，做到賬物相符。此外，通過全面清查才能發現設備管理中實際存在的深層次問題并及時解決，進而提高管理隊伍的業務能力和職業素養，提高設備的使用效率[13]。

為進一步做好設備年度清查工作，我們已購買了最新的富立葉CM380A設備掃描槍，配合正方軟件股份有限公司開發的資產離線盤點及資產設備管理系統使用，具備生成及導出盤點任務、離線盤點、上傳盤點數據、自動比對、生成盤點結論等功能，能使設備清查工作的效率和質量得到極大的提高。

(3) 建設一個開放性、具有自我完善功能的系統。

數字化設備管理系統的建立是實現設備管理數字化的第一步，還必須對系統不斷進行改進，使其具備自我完善功能，適應實際工作不斷變化的需要。

首先，應建立先進的信息數據處理系統，針對設備管理過程中隨時出現的新情況，應通過建立先進的信息數據處理系統，對出現的問題不斷予以改進，實現決速而準確的反應。其次，建立科學有效的績效評估系統，設立可行的績效評價指標，用客觀的數字信息和可計量指標，對工作進展情況進行評估，將各項投入與績效結合起來進行考評[14]。

5 結 語

數字化內容產業已逐步成為當代社會發展中的主流產業, 未來更是前途無量[15]。設備管理的數字化是社會發展的必然產物，伴隨下一代互聯網技術的不斷發展，各種先進的技術手段層出不窮，高職院校設備管理數字化之路一定會越走越寬，在計劃采購、臺賬管理、設備清查、設備共享、設備全生命周期管理等方面取得更大的突破，使設備管理工作水平再上新臺階，為教學和科研一線提供堅實的物質保障。

[1] 什么是數字化管理 [J].求知,2003(2):38.

[2] 司道君.略論企業數字化管理[J].商場現代化,2011(3):18-19.

[3] 盧 明.高校實驗室建設及管理信息化初探—設備采購網絡輔助管理的成功案例[C]//廣東省高校實驗室工作學術年會征文.

[4] 任亞楠.數字化校園方案與設計[J].科技創新導報,2009(29):159，161.

[5] 李偉霖.論高職院校的實訓室建設與實訓教學方法[J].實驗技術與管理,2012，29(5):355-357.

[6] 盧 明.高校實驗室建設及管理信息化初探—設備采購網絡輔助管理的成功案例[C]//廣東省高校實驗室工作學術年會征文.

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[15] 賈麗學,鄭 欣,楊曉蘭.文化產業的數字化趨勢探索[J].北京郵電大學學報(社會科學版)， 2009,11(1):7-10.

Digital Approach of Equipment Management in Higher Vocational Colleges

LIWei-lin1,2,HEHua1,2

(1. Equipment Office, Shenzhen Polytechnic，Shenzhen 518055, China; 2. Department of Application Design,Shenzhen Senior Technical School, Shenzhen 518107, China)

Digital wave is sweeping the world, and emerging in China’s university campuses. It leads to that the management of equipment in higher vocational colleges constantly moves to the direction of digital, this is to meet with the objective requirement of social development. This paper systematically demonstrates the necessity of digital equipment management, including social environment and the requirements of the school’s own management. Shenzhen polytechnic is taken as an example, the paper lists the four stages of development of digital equipment management to show the process of completely manual operation to the fully digital evolution. The development direction of the digital equipment management includes to establish equipment asset management system, to use the radio frequency identification technology, to realize equipment sharing, and to carry out total life cycle management. By the actual example, it also shows that the digital equipment management system needs around school center tasks, takes the necessary and feasible technology to construct an open operation, and has the function of self-improvement.

vocational colleges; equipment management; digital approach; life cycle

2014-07-25

深圳市教育學會課題(ZD-2011035)

李偉霖(1973-)，男，廣東清遠人，碩士，經濟師，設備資產管理處主任科員，研究方向為高等教育研究。

Tel.：13600190100，0755-26731782； E-mail:13600190100@139.com

G 482.0

A

1006-7167(2015)05-0274-04