檔案信息化管理探析

季寧

摘 要：檔案是人們獲取信息的重要來源，在人們的日常生活中所起到的作用是顯而易見的。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法與信息時代相適應(yīng)了，所以檔案信息化管理應(yīng)運而生，是檔案管理的未來發(fā)展方向。文章對檔案信息化管理的相關(guān)問題進行了重點分析，以期為檔案信息化管理工作提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；有利條件；注意問題

1 檔案信息化的概念

檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，將信息技術(shù)融入到檔案管理中，進而對檔案信息資源進行管理并提供服務(wù)。（1）實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；（2）實現(xiàn)檔案信息接收傳遞存儲和提供利用的一體化；（3）實現(xiàn)檔案信息高度共享；（4）改進檔案管理的工作模式。總而言之，檔案信息化管理是未來檔案工作的發(fā)展趨勢，值得進一步的研究和探討。

2 檔案信息化管理的必要性

檔案具有歷史性和長期性，在保存的過程中，需要特別注意周圍的環(huán)境，因為如果不小心紙質(zhì)文檔就會受到各種災(zāi)害的侵襲，嚴重的情況可能造成檔案的損毀，所帶來的經(jīng)濟損失是難以估量的，我國每年用于檔案的管理費用數(shù)字大的驚人。另外，反復(fù)查閱檔案也會很容易造成原件的損壞或丟失，這些都加大了檔案管理上的難度系數(shù)。電子文檔可以有效的解決這一難題，所以信息化的檔案管理模式是大勢所趨，是信息時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

3 檔案信息化建設(shè)的有利條件

（1）檔案信息化在我國已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間，有關(guān)的檔案管理工作所積累的經(jīng)驗可謂是很多的，對檔案信息化理論建設(shè)的目標、任務(wù)、原則、途徑和方法、信息系統(tǒng)的技術(shù)標準規(guī)范已經(jīng)比較明確了。尤其是隨著我國信息化工作的逐步深入，對檔案信息化建設(shè)的發(fā)展方向有關(guān)部門已經(jīng)很明確了，這樣就比較容易建立科學(xué)、合理、務(wù)實、完善的檔案信息化理論體系。

（2）經(jīng)過長時間的發(fā)展，我國的檔案信息化建設(shè)取得了長足的進步，在檔案信息技術(shù)推廣和應(yīng)用上表現(xiàn)得尤為突出，不但獲得了一定經(jīng)驗基礎(chǔ)，一些既具有理論基礎(chǔ)又具有實踐經(jīng)驗的檔案信息化建設(shè)專門人才也在此基礎(chǔ)上脫穎而出。這樣一來檔案工作人員的素質(zhì)有了整體性的提升，檔案信息化理論體系所需要的人才已經(jīng)有所儲備。

（3）伴隨著社會的發(fā)展和信息技術(shù)的全面普及，人們對檔案信息的需求量和利用率上是不斷攀升的趨勢，如此看來檔案信息化理論體系建設(shè)還是有一定的上升空間的，體系建設(shè)的愿望也是比較迫切的。另外，我國也在積極發(fā)展電子政務(wù)行業(yè)，這也在一定程度上為檔案信息化理論體系建設(shè)提供了比較廣闊的發(fā)展前景。

（4）在社會不斷發(fā)展社會背景下，舊有的檔案管理和利用上已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求了，必須將檔案信息服務(wù)的觀念做根本性的調(diào)整，還要提高檔案館開展社會公共服務(wù)的能力。所以各級檔案館應(yīng)加大檔案信息資源開發(fā)的利用率，并且要不斷擴大檔案信息的服務(wù)渠道，使方式更為靈活、手段更為多樣、系統(tǒng)更加全面，只有這種全新的服務(wù)模式，檔案信息化的發(fā)展才能更加長久穩(wěn)定。

（5）信息時代使得全世界的聯(lián)系更加緊密，這也為檔案信息化的建設(shè)提供了很好的交流平臺，我們可以積極借鑒發(fā)達國家比較經(jīng)驗教訓(xùn)，以便更好的發(fā)展我國的檔案信息化建設(shè)。

4 檔案信息化管理的內(nèi)容

（1）積極完善有關(guān)的政策措施，給予信息化建設(shè)最大的支撐。制定政策的工作人員應(yīng)具體問題具體分析，先要對原有的政策法規(guī)進行研究，再以實際情況進行有效補充，來進行檔案信息化建設(shè)的政策法規(guī)體系的相關(guān)完善，以便保證信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進。

（2）建立檔案信息化建設(shè)的工作機構(gòu)和宣傳工作。在檔案信息化建設(shè)的具體實施過程中是需要一定的工作機構(gòu)完成的，所以建立相關(guān)的工作機構(gòu)在檔案信息化建設(shè)中是必要的也是必須的。宣傳也是有效推進我國檔案信息化建設(shè)的重要力量，總而言之將工作機構(gòu)和宣傳工作行之有效的開展起來，有利于檔案信息化管理工作。

（3）加大資金的投入力度。信息化建設(shè)所包括的范圍是比較廣泛的，需要多方面通力配合，這就需要經(jīng)費的支出，我國現(xiàn)階段的信息化建設(shè)的資金缺口還是比較大的，所以各級政府應(yīng)該重視檔案工作信息化建設(shè)，不斷加大對其的投入力度，積極支持其建設(shè)。

（4）設(shè)計總體方案，制訂發(fā)展規(guī)劃，從總體上保障信息化建設(shè)的順利進行。有總體方案，檔案工作信息化建設(shè)的各項工作才能有條不紊的展開。其幾乎涵蓋了檔案信息化建設(shè)的全部內(nèi)容，都是保證檔案工作信息化建設(shè)順利開展的前提和基礎(chǔ)。

5 檔案信息化管理應(yīng)注意的幾個問題

5.1 檔案信息的分類管理

檔案本身具有一定的保密性，不是所有的人都可以對所有信息進行查詢。所以，檔案管理時，工作人員要特別注意檔案的級別，只有具備了一定資格的人才能對相關(guān)的檔案信息進行查閱，這樣做也是為了有效防止檔案的泄露。

5.2 檔案信息的規(guī)范化管理

檔案的信息所涵蓋的內(nèi)容是十分廣泛的，想要使使用者方便、快捷、準確地查找到符合身份要求的檔案信息，檔案信息的規(guī)范化管理的重要性就得以很好的體現(xiàn)。如聲音、圖像、視頻等資料是直接放在檔案數(shù)據(jù)中還是以O(shè)LE形勢存在？檔案使用者只能瀏覽這些信息還是允許下載使用這些信息？這些都要相關(guān)人員制定一個比較統(tǒng)一規(guī)范的標準，進而更好的推進檔案信息的規(guī)范化管理。

5.3 檔案信息的安全性管理

計算機的發(fā)展過程中，不安全因素也越來越多，所以信息的安全性是值得注意的大事，未經(jīng)批準開放的檔案和檔案信息不能出現(xiàn)在網(wǎng)上。安全措施有防火墻、路由器和使用者身份鑒別等技術(shù)，這些都是比較常規(guī)的措施，而對于那些比較重要的檔案信息就要格外小心，雙備份、自恢復(fù)技術(shù)和信息加密存儲等技術(shù)是不錯的選擇，這樣就算是有病毒和黑客的入侵，檔案信息系統(tǒng)也不會全面癱瘓。即使信息泄密，不法分子也會因為無法解密信息而無計可施，進而使檔案信息沒有被泄密，檔案信息還可以正常運行。

5.4 檔案信息管理人員的管理

檔案信息化水平與管理人員的素質(zhì)高低有著直接關(guān)系，應(yīng)重視和培養(yǎng)。要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養(yǎng)其責(zé)任感和使命感，定期的組織檔案信息人員進行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主要有計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、現(xiàn)代管理技術(shù)知識等方面，努力培養(yǎng)出既具有理論基礎(chǔ)和具有實踐經(jīng)驗的檔案信息化管理的專業(yè)人才。

6 結(jié)束語

通過文章的分析使我們了解到檔案信息化已經(jīng)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是電子政務(wù)壯大起來對檔案工作的必然要求所在，這是無法改變的事實，面對這樣的發(fā)展趨勢，相關(guān)人員必須有一個比較清醒的認識。總之在未來的檔案信息化管理中既有挑戰(zhàn)也有機遇，但機遇是大于挑戰(zhàn)的，針對這一點我們應(yīng)該有充分的信心。雖然現(xiàn)階段我國的檔案信息化建設(shè)還處于初級階段，還有很長的路要走，未來也會有很多的困難，面對它們，檔案工作者首先應(yīng)有一個準備，無論是心理上的還是工作中的，然后本著認真負責(zé)的工作作風(fēng)，任何問題就可以迎刃而解了。我們完全有理由相信我國的檔案信息化管理將會穩(wěn)步推進，會有越來越好的發(fā)展，前景廣闊。

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