高職院校治理模式轉型期行政秘書崗位問題探索與研究

[摘 要] 隨著國家高等職業(yè)教育相關文件的不斷出臺以及高等職業(yè)教育治理結構“三元化”的提出，所以許多高職院校已經開始嘗試二級管理的模式，因此對于各高職院校的系部行政秘書來說，崗位工作質量與效率也必然需要提高。從高職院校系部行政秘書的崗位工作出發(fā)，剖析目前存在的問題，探討在高等職業(yè)院校治理模式轉型時期，系部行政秘書應該具備哪些能力與素質要求，以勝任更加艱巨的本職工作。

[關 鍵 詞] 高職院校；行政秘書；崗位問題；轉型期

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2015）22-0062-02

隨著教育部《高等職業(yè)教育創(chuàng)新發(fā)展行動計劃（2015-2018）》等文件的頒發(fā)及高等職業(yè)院校治理模式的轉變，正在從“政府—大學”的二元關系向“政府—大學—社會”三元結構轉換。為進一步優(yōu)化自身結構，很多高職院校也在嘗試從一級管理到二級管理模式的轉變，賦予系部更多的權限。二級管理的實施，對系部行政秘書崗位來說提出了更高的要求。眾所周知，行政秘書崗位的工作以“繁瑣”著稱，工作職責包括日常行政，人事工作，資產管理，財務報銷，技能培訓等，在學校教育教學管理中起到重要的橋梁作用，是系部與學校、師生和社會的溝通協(xié)調的“中心”，是日常教學管理中不可或缺的。對從高職院校治理模式轉型時期行政秘書崗位問題進行研究，利于行政秘書崗位工作的順利開展，有助于系部管理整體的良性發(fā)展。

一、高職院校治理模式轉型期行政秘書崗位工作現(xiàn)狀及問題

目前，高職院校從一級管理到二級管理模式的轉變過程中，就行政秘書崗位工作中存在一些問題，進行了歸納總結。

（一）行政秘書崗位職責劃分不清晰

高職院校行政秘書的工作是學校最基層、最瑣碎的工作，工作所負責的范圍廣，行政秘書負責的具體工作沒有明晰的范圍，會造成本該由其他崗位完成的工作推給行政秘書，行政秘書手頭上的事情已經很多，現(xiàn)在還要接受本該其他崗位完成的工作，臨時加任務，不但打亂自己的節(jié)奏，可能還會造成工作效率低下甚至失誤，這都是由于學校對于行政秘書崗位工作職責劃分不清晰造成的。因此，非常有必要對行政秘書的崗位工作職責有科學的劃分。

（二）行政秘書崗位職業(yè)能力發(fā)展不受重視

在高職院校中，很多人對行政秘書的工作缺乏正確的認識和評價，大多認為學校的重點工作在往社會輸送合格的高技能人才，應加強教學師資隊伍的建設，而忽視了對行政秘書職業(yè)能力的培養(yǎng)。而行政秘書在教育教學管理中起到重要的橋梁作用，是服務于學院教育教學工作，要是工作處理不當，就會影響全系工作的正常運行。若是行政秘書缺乏系統(tǒng)的管理知識，業(yè)務不精，肯定還會影響工作效率。另外，行政秘書平時大都忙于具體事務性工作，很少有機會出去進修、提升自己。

（三）行政秘書崗位評定不合理

對行政秘書職稱評定和崗位定級方面存在不合理現(xiàn)象。對于教師的職稱評定已經有完整的評價體系，每項指標都是結合教師本職工作來制定的，所以行政秘書的職稱評定，也應該照顧到行政秘書崗位的特殊性。在崗位定級中，對于教師崗位來說，只要滿足相應等級的教師崗位聘任條件，就能成功上升等級，而且還有低崗高聘的機會，對于行政秘書管理崗位來說，即使?jié)M足了相應等級崗位聘任條件，也不一定能成功上升等級，因為每檔崗位還有名額限制，也不存在低崗高聘的機會。職稱和崗位等級是與個人工資收入對等的。工作量很大，但是得不到相對應的工資和升值空間，嚴重打擊了工作的熱情。

（四）行政秘書崗位職業(yè)規(guī)劃缺失

很多高職院校對行政秘書崗位的定位是有偏差的，入職門檻不高，誰都能上，導致了行政秘書隊伍素質參差不齊，從現(xiàn)狀看來，很多行政秘書是非專業(yè)人士，沒有專業(yè)背景，又缺少專業(yè)知識的培訓和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導，加上行政秘書工作繁雜，付出的勞動得不到應有的理解，得不到職業(yè)認同感，感覺職業(yè)前途渺茫，沒有上升空間，造成部分人員不能安于崗位，轉崗或者轉行，又會造成崗位流動性增大，不利于系部二級管理。

二、高職院校治理模式轉型期對行政秘書崗位的具體建議

系部實行二級管理后，將會成為一個基層的綜合性辦事機構及協(xié)調部門，行政秘書將承擔較之以往更加繁重的任務。為了更好地服務于廣大師生，利于二級管理，針對目前行政秘書工作存在的問題，提出了以下建議。

（一）需要有更強的服務意識

實行二級管理后，無論是系部還是管理人員，從管理模式到工作流程，必將迎來新的挑戰(zhàn)，這就對行政秘書崗位提出了更高的要求，首先是思想上，要有更強的服務意識，杜絕工作推諉現(xiàn)象，工作時要始終保持積極的情緒，保證良好的服務態(tài)度，對領導和老師要尊重、支持，接待學生要熱情、耐心。即使工作量不能和工資待遇成正比，也要保持平穩(wěn)的心態(tài)。

（二）需要有主動分析工作的能力

以往行政秘書的工作繁忙、瑣碎，涉及面廣，往往造成工作的“被動性”，只是為了完成工作而工作，很少或者基本上不會去主動分析自己的工作。實行二級管理后，行政秘書則要改變目前工作狀態(tài)，需要對自己的工作做出預見性的判斷，要提前做好工作準備，有計劃地去安排、完成，去主動分析師生的服務需要，怎樣把工作做得更好。當然，具備主動分析工作的能力，前提需要學校對行政秘書崗位職責有明晰的劃分，做到工作有章可循，否則行政秘書深陷繁瑣的具體事務中，很難抽身有自己的獨立思考，難以為二級管理提供堅實的基礎。

（三）需要不斷提升職業(yè)能力

行政秘書很少有機會外出參觀考察、學習和工作研討，缺少接受系統(tǒng)性、專業(yè)性再教育的機會。這樣不利于治理模式轉變，加之，很多行政秘書入職門檻低、缺少專業(yè)背景，結果更是雪上加霜。因此，一方面，需要學校給行政秘書提供進修、出去交流考察、提升職業(yè)能力的機會；另一方面，行政秘書也要不斷充實自己，在工作之余能夠不斷加強自身學習，往專而精的方向努力。

（四）需要有職業(yè)發(fā)展長效規(guī)劃

職業(yè)發(fā)展長效規(guī)劃指的是行政秘書職稱評聘、崗位定級和職業(yè)定位。與其他崗位相比，行政秘書的工作更為重要，與之工作量相對應的待遇就要匹配，否則，長期在不對等的工作環(huán)境中做重復性的勞動，工作積極性和熱情遲早會消耗殆盡。在高職院校，薪資待遇是按照職稱、崗位等級來定的，那么在職稱評聘和崗位定級時，就需要學校考慮到行政秘書的工作性質，而不是評聘跟具體工作脫節(jié)，只有讓從事繁重事務的行政秘書在職稱和待遇上得到與工作量對等的回報，才能讓他們進一步激發(fā)工作熱情，提高工作效率。當然，若是學校提供了相應的條件，行政秘書就要按照要求去努力達到職稱和崗位評聘條件，不斷提高自己，不能以工作繁忙等為借口。行政秘書自己還需要明確自我職業(yè)定位，安心工作，這樣才有利于二級管理穩(wěn)定、高效的實施。另外，提高行政秘書進入的門檻，也是學校建設穩(wěn)定、專業(yè)的行政秘書隊伍的必要條件。

三、結語

就目前看來，很多高職院校已經在嘗試從一級管理到二級管理模式的轉變，學校給予系部更大的權限，那么，系部就得對學校負責，這對系部綜合管理是不小的挑戰(zhàn)，對行政秘書崗位工作也提出了更高的要求。在對行政秘書崗位實施高要求的同時，學校也要給予崗位相應的政策扶持，強調管理人員的地位和重要性，讓行政秘書隊伍穩(wěn)定、高效地發(fā)揮作用，為高職院校成功完成治理模式轉變打好堅實的基礎。

參考文獻：

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