淺談企業檔案管理存在問題以及電子檔案的管理

摘要企業檔案與企業的各種經濟信息、情報資源一起形成企業的信息資源，在企業的項目選擇、運營模式選擇、市場定位、營銷策略的制訂上都起著參考和決策作用。隨著市場經濟的發展和企業信息的多元化，企業檔案所承載的企業信息越來越豐富，如何發揮檔案的作用并利用檔案所承載的信息為企業創造新的利潤增長點，發揮企業檔案管理的重要作用。本文通過對檔案管理存在的問題以及電子檔案管理和傳統檔案管理的對比，分析兩者之間的區別，并對電子檔案管理的優勢以及管理難點進行闡述，最后提出優化電子檔案管理的策略。

關鍵詞信息時代電子檔案傳統檔案管理

一、檔案管理存在的問題

1.檔案管理本位思想、保密意識根深蒂固。企業檔案管理工作長期以來形成的工作模式、工作意識形成了檔案管理工作的“慣性思維”。這就造成了檔案管理的被動服務，檔案的知識價值得不到合理的發揮和挖潛。知識管理的背景下，檔案信息所占企業各項信息的份額日益突出，但檔案部門并沒有成為企業重點關注的部門，甚至一度形同虛設。

2.管理過程中重實體保管、輕知識挖掘。隨著企業體制的改革，企業檔案實體管理歷經歲月洗禮，變的相對成熟。目前企業檔案的保管機制比較健全，保管手段比較先進，保管方式日趨合理。檔案實體管理方面，管理人員理順檔案收集的渠道，并對收集到位的檔案整理、鑒定、保管等也駕輕就熟。然而相對于檔案實體管理而言，企業對檔案知識的挖掘顯得薄弱很多。主要表現為：信息共享機制與知識挖掘機制不健全，忽視隱性知識的歸檔管理、檔案管理業務功能單一，缺乏可兼容性等。另外，企業檔案中出現的一些新興檔案種群，如客戶檔案、競爭情報、知識產權檔案的管理，目前可以說是薄弱環節，既缺乏可規范的操作，也沒有形成可供遵循的一般管理規則。

伴隨著計算機電子技術的高速發展，辦公的自動化以及網絡化也逐漸的普及和成熟，以前的許多要靠人工處理的工作都可以直接通過計算機或網絡來處理，在文件處理的整個過程中幾乎可以實現無紙化，同時伴隨著無紙化辦公的普及大量的電子文件也就應運而生。

二、電子檔案管理與傳統檔案管理的對比

1.電子檔案管理的歸檔方式和時間與傳統檔案管理不同。電子文件在其形成過程中需要進行隨時的數字簽名、信息認證以及加密保護，以確保電子文件在處理和傳輸過程中準確無誤，同時對檔案部門接收到的電子文件的原始性以及真實性予以保證。電子檔案的歸檔可以在文件辦理好之后隨時進行，或者也可以采取周期性的定時統一歸檔方式，電子文件形成后可以由該部門通過傳輸或備份的方式交給檔案管理部門，同時檔案管理部門對電子檔案進行編號和設置訪問限制級別，為今后查找檔案的人員提供便利。

2.電子檔案的分類和編號管理與傳統檔案有所不同。對于電子檔案的分類，檔案管理部門是在接收到電子文件后當即就對每一個文件編制一個文件號，同時將文件相應的分類號和檔案號也設置好，并且在歸檔的同時對主題詞進行標引以及著錄。隨著技術的進一步發展，電子檔案的管理也引用了先進的檢索工具，這樣用戶只要有電子檔案的文件號或者關鍵詞，就可以調閱相關的各類電子文件，這樣在很大程度上降低了檔案管理工作者的工作強度。

3.電子檔案管理的保管方式與傳統的檔案管理不同。相對于傳統的檔案而言電子檔案的文件載體容易老化一些，同時隨著計算機信息技術的發展也會涌現出更多的電子文件載體，這些都在一定程度上對電子文件的長期可讀性產生影響。有鑒于此，檔案管理部門要盡量對能夠統一格式存儲的電子檔案進行適當的格式轉換，以利于今后對電子檔案的利用。

三、電子檔案的管理過程中遇到的問題

1.電子文件比較容易被修改。由于電子文件沒有特定的字跡，因此在修改之后也找不到一絲修改過的痕跡，這不像紙質文件，可以通過字跡來分辨出文件是否已經修改過了。同時，電子文件在網絡上傳輸時，也有可能會遇到非法截獲或更改，這在防范上也是有一定難度的。

2.界定電子文件的原件比較困難。電子文件的制作是在計算機平臺上完成的，它是通過不同的媒介或網絡來進行傳播的，可以同時在多個計算機上對同一個電子文件進行展示，這也使得不同時間、不同地點、不同的人所得到的相同內容的文件就沒有區別了，不像紙質文件可以很直觀的分辨出哪一個是原件哪一個是復印件。

3.為適應信息時代計算機技術的發展，電子檔案的格式也要經常的變換。在人們全面進入信息時代以來，計算機技術無論是軟件還是硬件都在以非常快的速度變換著。因此，需要長期存儲的電子文件檔案進行格式和結構上的變換，這和電子文件的最初形式也存在一定的區別。另外，由于目前的技術有限，還沒有普及電子文件的簽署技術，也就是說還不能在每一份電子文件上進行蓋章和簽名。這也在一定程度上使得電子文件是否為原件的判斷比較困難。

四、對電子檔案管理進行優化的策略

1.建立健全電子檔案管理的制度。為了更好地做好電子檔案管理工作，檔案管理部門應該專門建立和健全電子檔案管理制度，并將該項制度納入到信息管理的科學工作程序中去。與此同時，對電子文檔的管理工作要定期地進行自查、總結以及考核。電子文件的歸檔及管理工作應該要用電子文件形成部門、檔案管理部門、計算機與信息管理部門這三者結合的方式來進行。

2.采用“雙軌制”的方式進行歸檔。為了進一步保證電子文件數據的安全，對電子文件進行歸檔時應該采用“雙軌制”。在現在的法律背景下，文件生效的主要標志就是印章和簽署，因此在現有的技術條件之下，那些有著憑證作用以及法律效力的文件其保存形式主要還是采用的紙質方式來進行。另外，由于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件很容易被修改的特點，在對電子檔案進行管理時，將那些比較重要的文件做成硬拷貝以保證數據的安全性就顯得尤為重要。就目前來講，一般使用“雙軌制”來將電子文件和紙質文件轉化為檔案，使得其形成“兩套制”的歸檔內容。換句話來說也就是在歸檔時將紙質文件和電子文件這兩種文件一起歸檔，最終形成的兩套檔案在內容上是相同的。

3.努力增強檔案管理人員的專業素養。檔案管理部門應該更加重視對檔案管理人員專業素質的培養，有利于從根本上提升電子檔案管理的作用。由于電子檔案是建立在高科技平臺上的，因此其管理人員也必須是具備一定的高科技素質的復合型人才。所以，在進一步加強檔案管理人員隊伍的建設過程中，除了要對其政治素質、文化素質以及檔案業務素質進行提高以外，還應該將計算機實用操作技巧的提高放在比較重要的位置。可以這樣說，加強對檔案管理工作人員的培訓，既有利于培養檔案管理部門的優秀人才，又可以使得檔案管理工作得到更加迅速的發展。

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