淺談商業銀行檔案管理

摘要金融全球化是一種不可阻擋的趨勢，它為世界經濟的發展帶來了活力，也對發展中國家的金融體系產生了巨大的影響。在對中國經濟和金融發展帶來了機遇，有利于吸引外資和先進的金融運作經驗引入國內，提高金融效率，增強核心競爭力。同時也制造了金融風險環境，加劇了銀行的脆弱性，加大了金融監管的難度，對銀行業的發展提出了嚴峻的挑戰。銀行檔案是銀行的重要信息資源，加強檔案管理，對銀行業的發展具有十分重要的理論意義和實踐價值。

關鍵詞商業銀行銀行檔案檔案管理

銀行是現代金融業的主體，是國民經濟運轉的樞紐。作為金融業的核心，銀行檔案密切地關系到客戶、企業法人、公共利益和組織的權益，關系到銀行發展前景和保障自身權益，更關系到國家金融安全和社會穩定。隨著經濟社會的高速發展，國家對于金融產品和金融交易的安全性要求越來越高，因此，銀行業對銀行檔案，特別是對最核心的業務檔案管理的安全性和穩定性方面提出了更高的要求。

一、商業銀行檔案管理現狀

（一）現狀分析

某商業銀行的前身是農村信用合作社，它是通過股份制改造成為商業銀行。目前商業銀行的檔案分類，主要有文書、會計、基建、聲像、照片、實物檔案等類；其機構設置的一般情況是，銀行總行辦公室下設有綜合檔案室，負責各類檔案的統一管理；設有專職和兼職檔案員；在保管方式上，銀行檔案采取由總行集中統一保管的方式；檔案工作評級情況，XX銀行正在積極準備新疆維吾爾自治區檔案工作二級評定相關工作；檔案數字化情況，XX銀行的檔案管理使用了檔案管理系統軟件，檔案目錄實現了數字化，對永久保管的檔案實物進行了掃描歸檔。

1.業務的擴展帶來檔案管理的多元化與復雜化。近年來，受國際經濟、金融環境變化的影響，國際銀行業經歷了一個金融創新的高潮。大量的金融新業務被創造出來，商業銀行的業務范圍得到了極大拓展，銀行業的混業經營已成為一種全球性的發展趨勢。業務拓展是商業銀行持續發展的關鍵，各大銀行業務的創新相繼出現，如黃金業務、基金理財業務、投資業務和中間業務等新品種，同時大量銀行業務文件材料也隨之產生。在市場經濟環境下銀行內部控制和審計工作逐步加強，金融分線管理受到高度重視，由此也形成了大量銀行內部管理檔案。甚至一些商業銀行的檔案庫房面積的增長速度還是趕不上檔案數量的增加。

2.機構的轉型帶來的檔案管理難度。新時期、新形勢下，伴隨著金融領域改革步伐的邁進，商業銀行檔案工作雖然取得一定成績，但仍存在不足和短板。同時，檔案管理工作中管理體制、管理方式、管理模式、管理流程、管理隊伍、管理設施等方面也暴露出一些問題。這些問題涵蓋管理活動的各個環節，并且對檔案管理工作的開展形成不小的阻力。

3.信息化的快速發展對商業銀行檔案管理帶來的沖擊。隨著信息技術的變革和企業管理的創新也對企業檔案管理提出了挑戰。銀行業務的發展加快了銀行業務檔案信息化的推進速度，也對檔案信息化建設提出了更高更嚴格的要求。業務的迅速拓展在一定程度上制約了銀行檔案信息化建設的進程。

4.商業銀行的快速發展使檔案人員嚴重不足。當前的銀行業務檔案管理，仍然處于被動局面。由于業務檔案的收集、整理、編目、保管等基礎工作的滯后或脫節，使得業務檔案的數字化和檔案著錄數據庫建設無法正常地開展，以至檔案信息化系統難以正常運行；同時也使得檔案人員不得不應付積存檔案，難以集中精力投身于檔案信息化發展和信息資源開發利用中去；日積月累，積重難返，要使商業銀行檔案管理工作步入正軌更是難上加難。

（二）當前銀行檔案管理存在的問題

1.檔案意識薄弱。首先是領導對檔案工作的重視和支持程度不夠。從形式上看是一項軟任務，因此在領導繁多的重要議事日程上難以占據優先位置，存在著重業務，輕檔案的傾向。

其次，干部員工對檔案工作認識不足。由于對檔案工作的認識不足，致使一些兼職檔案人員僅將收集的票證資料簡單裝訂就算完事，真正從事檔案工作時間少之甚少，更談不上歸檔質量以及檔案的開發利用了。

2.檔案利用效率低下。保管檔案是開發利用的前提，而利用又是檔案工作的重中之重。平時的實際工作中，對檔案都是重管理，輕利用，只注重收集、整理、保管等環節，而忽視了對檔案資源的開發利用。

3.檔案提供利用服務不到位。服務手段落后，缺乏橫向交流。雖然大多數檔案已引進計算機等先進設備，但檔案的加工、存儲和開發利用仍處于低效率的手工操作階段，檔案信息資源相對封閉，在開發利用上沒有很好的展開橫向協作交流。

4.檔案信息資源開發不力。檔案編研存在重整編、輕研究深化的現象，缺乏深層次的、能緊跟社會經濟發展，滿足市場需求以及切合社會熱點問題，適應社會形勢的編研成果。

5.信息交流平臺不暢。商業銀行檔案查閱利用只能通過檔案管理人員查閱，缺乏一個安全、通暢、共享的信息交流平臺，反而抑制了銀行檔案的利用、交流。

二、商業銀行檔案的重要作用

商業銀行在整個經營管理過程中積累的檔案資料，是對經濟社會發展歷程的真實記錄，是對社會文明的傳承，是整個社會的寶貴財富，其價值主要體現在：

1.通過管理檔案來記錄經營管理活動全過程。銀行檔案人員通過連續地對記錄在各種載體（如紙質、膠片、光盤等等）上的各門類檔案的收集、整理、鑒定、保護、利用，能夠使銀行檔案真實、全面、系統地再現銀行經營管理活動。

2.檔案是提供服務的保障。銀行檔案所具有的專業內容，若再加上專業化的管理，就能在銀行的經營管理工作中起到服務、保障等關鍵作用，為業務人員辦理業務、為商行領導的決策、信貸資產管理、資產保全、債權追索、各類經濟案件的清查等提供了原始翔實的依據，更為防范和化解金融風險、提升優質文明服務發揮了重要的作用。

3.通過整理檔案促進內部控制。銀行檔案的收集、整理、交接、利用過程，就體現為對本單位經營管理活動的監督和控制。在案件查處和責任追究工作中銀行檔案具有的舉證作用，又促進了銀行的依法合規經營和工作效能的提升。

4.維護銀行自身與客戶的合法權益。業務檔案是銀行資產和權益的重要憑證，完整齊全的檔案有利于維護銀行自身與客戶的權益，明確地處理業務糾紛，并有效地防范和化解風險。

5.通過檔案編研來弘揚企業文化。通過銀行的文書檔案、照片檔案、聲像檔案和實物檔案的梳理、編研，可以宣傳銀行的悠久發展史、良好信譽度和驕人的業績，有利于銀行樹立良好的社會形象，增強市場競爭力。同樣，通過對檔案的整理，可以開辟專門的行史陳列室或榮譽陳列室，通過定期的參觀來教育員工，增強他們的責任感和使命感，激勵他們為企業未來發展獻計獻策，積極投身到企業壯大發展的隊伍中。

三、加強商業銀行檔案管理的對策

商業銀行的檔案工作，不同于銀行的業務經營，不能給銀行帶來直接的收入和利潤，相反還需要耗費銀行一定的人力、物力和財力。在商業銀行追求銀行價值最大化、股東回報最大化這一新形勢下，如何平衡實現銀行收益最大化與發揮銀行檔案在經營管理中價值最大化兩者之間的關系，是所有銀行檔案從業人員職責所在。具體要做好以下幾個方面的工作。

1.增強全行員工的檔案意識。一方面，要及時搜集本行各類檔案的利用效果，積極宣傳利用檔案成功維護銀行權益、為銀行經營管理提供優質服務的典型事例，使全行員工了解銀行各類檔案的內容、作用和收集范圍，在日常工作中自覺做好檔案的收集整理工作；另一方面，檔案室可以采取定期、不定期或集中征集的方式，面向全行員工征集能夠記錄本行歷史、主要職能活動和各項業務發展，具有保存價值的照片檔案、實物檔案和音像檔案，并為員工利用本行檔案提供便利。通過這些活動，增強全行上下對檔案工作的參與意識和積極支持。

2.經營業績和檔案管理要兩手抓。由于檔案發揮其價值的間接性，若商業銀行只重視經營管理，而沒有給予檔案工作相應的重視與支持，檔案工作就會制約業務發展和風險控制的發展，最終必然影響本單位經營管理整體水平的提高。為促使商業銀行各項工作的健康良好開展，應當做到兩手抓，建立與現代商業銀行發展相適應的銀行檔案管理體制，從實際出發，因“行”制宜，建立相應的檔案工作機構。檔案工作應同業務工作一樣同計劃、同檢查、同落實、同總結，將基層支行的檔案工作完成情況納入績效考核中去，與業務工作一樣同步發展，共同提高。

3.增強服務意識，提高服務質量。檔案工作只有貼近本行業務，增加服務功能，提高信息服務質量，才能提高檔案工作的地位，贏得本行各部門對檔案工作的支持。首先，在服務內容上要緊緊圍繞商業銀行經營發展的需要，優化檔案結構，豐富資料種類，積極開發檔案信息資源；其次，在服務方式上銀行檔案部門可以發揮自身檔案品種齊全、時間連續、分類科學、檢索方便的優勢，為領導科學決策獻計獻策，為各業務口經營需要提供準確、高效、快捷的數據資料。

4.提高從業人員素質。檔案工作是一項非常重要的工作，同時也是一項繁瑣而又默默無聞的工作。全面加強商業銀行系統檔案的管理，首先要注意挑選既熟悉銀行財會業務，又熱愛檔案工作的員工來擔任檔案員；其次要保持檔案人員的相對穩定；第三要不斷提高檔案人員的業務水平。通過組織外出參觀學習交流、開展檔案工作檢查評比等方式，提高檔案隊伍的整體素質和凝聚力，促進檔案工作順利開展。

5.大力開發檔案資源，編研特色材料。在內容上服從于本行的市場競爭策略和發展戰略，形成自己有別于同業的獨特優勢。編研材料要緊密圍繞經營管理活動，關注業務發展動態和市場熱點，跟蹤主流媒體宣傳重點，使編研內容客觀翔實，題材廣泛。同時優化檔案結構，豐富資料種類，通過對銀行檔案資源的深度挖掘和充分利用，使之為銀行帶來經濟效益和社會效益，不斷為銀行創造價值。

6.優化服務，加強協作交流。（1）大力宣傳室藏，亮出家底，有針對性地開展檔案陳列展覽，開展咨詢服務等。（2）要加快網絡化建設，將檔案文獻轉化為檔案信息數據庫，使用戶能方便快捷地利用檔案信息資源，從而提高檔案的服務能力。（3）加強協作交流，建立檔案協作小組，定期或不定期開展協作組活動，探討和交流檔案工作。（4）建立計算機檢索系統，編制多種檢索工具，增加檢索途徑，最大限度地揭示檔案信息，以滿足從不同角度查找檔案的需求，為檔案利用提供條件，使檔案的開發利用更方便、快捷、準確、及時，從而更好地提高工作效率和服務質量。

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