提高電力企業(yè)檔案工作水平的有效措施

[摘要]隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)管理體制的改革，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應市場經(jīng)濟的發(fā)展，所以電力企業(yè)需要建立新的檔案管理體制，來適應企業(yè)發(fā)展的需要。電力檔案工作是電力工程建設和工程驗收的基礎性工作，也是投產(chǎn)建成之后運行、維修、改建和擴建的依據(jù)。本文由檔案管理的形成出發(fā)，探討存在的問題和解決措施，完善整個檔案管理系統(tǒng)。

[關鍵詞]企業(yè)管理；檔案管理；基礎；措施

引言

隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，全世界全球一體化的進程逐漸加快，為了迎合社會的變革，電力企業(yè)也緊隨其后，向著更加具有市場競爭性的方向發(fā)展。而其中起到?jīng)Q定性因素的便是電力信息數(shù)據(jù)電子化水平、全球業(yè)務的網(wǎng)絡化和系統(tǒng)本身的自動化高度。電力企業(yè)的檔案管理作為其中基礎性的一環(huán)，發(fā)揮著十分重要的作用，影響著電力企業(yè)在市場中的競爭能力。

1、檔案的由來

“檔案”一詞在現(xiàn)代漢語詞典中的解釋是分類保存以備查考的文件和材料，顧名思義，檔案是由文件或者材料轉(zhuǎn)化而來的，是過去完成的已經(jīng)可以封存的文件，是保存起來具有后來參考意義或者指導價值的文件。所以，檔案是會產(chǎn)生參考或者指導意義的文件和資料，是企業(yè)相關檔案管理人員篩選之后的文件和資料，是按照有關標準及要求立卷歸檔后形成的文件和資料，是對今后產(chǎn)生類似問題有據(jù)可查的文件和資料，不是雜亂單一、無所用處的文件和資料，基于以上這些，電力企業(yè)中檔案管理的重要性不言而喻。

2、檔案管理工作的現(xiàn)狀

電最早是從歐洲發(fā)明的，科學家發(fā)現(xiàn)了磁生電，所以才有了后來的發(fā)電機。電確切出現(xiàn)的時間是工業(yè)革命，生產(chǎn)力的大力發(fā)展也促進了“電”的到來。電真正走進我們的社會是在上個世紀以來，快速發(fā)展也就是近幾十年的時間。電力企業(yè)也由原來的國家經(jīng)營變成了現(xiàn)在的多種體制經(jīng)營模式來適應整個市場的改變，在這個一步步走過來的過程中仍存在著許多問題。

2.1 對工作重視程度不夠

廣東經(jīng)濟快速發(fā)展的近三十多年，電力企業(yè)發(fā)展十分迅速，2000年以前，企業(yè)對檔案管理工作建設的重視不夠。由于電力企業(yè)的特殊性，如何管理電力企業(yè)檔案的指導資料較少，檔案工作人員由于各種原因?qū)υ摴ぷ鞑粔蛑匾暎頇n案不規(guī)范分門別類，儲存檔案不嚴格按規(guī)章制度執(zhí)行，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了檔案對今后企業(yè)發(fā)展提供指導的途徑，違背了當初設立檔案管理工作時服務企業(yè)的初衷。另外還有一種現(xiàn)象，有的企業(yè)對檔案管理工作投入了相當?shù)娜肆ω斄Γ怯行┑胤綄n案資產(chǎn)的管理流于形式，管理不善，沒有意識到檔案作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的憑證和記錄，本來就是寶貴的企業(yè)資產(chǎn)。

2.2 管理人員素質(zhì)有待提高

由于電力企業(yè)從事檔案工作的人員較少，一個檔案室也就2至3個人專業(yè)檔案員，檔案工作人員是在企業(yè)內(nèi)部員工挑選，導致人事部門在選擇招聘員工時并沒有考慮該招聘檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，員工在上崗前經(jīng)過地方或省級檔案局組織的上崗培訓班后，就直接上任；基本上是在崗位上邊學邊做或在遇到問題向上級部門請教的模式，因為沒有經(jīng)過專業(yè)學習過程，導致選拔上來的檔案管理工作人員對于檔案管理的工作相當陌生，對于其中發(fā)生的問題手足無措，也沒有意識到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮的基礎性和重要性作用。除了選拔人員的問題意外，企業(yè)也存在對檔案管理人員缺少系統(tǒng)的培訓和定期的檔案管理檢查、指導相關工作，使得檔案管理工作成為電力企業(yè)快速發(fā)展中脫節(jié)的一個環(huán)節(jié)。

2.3 管理手段相對落后

電力企業(yè)由于在地方上市場競爭不強，缺乏危機意識和創(chuàng)新意識。一直以來，由于受到檔案管理工作思維定勢的影響，造成了檔案管理只是與辦公自動化系統(tǒng)同一系統(tǒng)管理，沒有專門的軟件系統(tǒng)，對檔案的錄入、查詢等造成不便。對科技檔案的收集也存在不足，由于工程管理部門人員對檔案收集的不夠重視，施工單位對提供工程檔案不夠配合，造成檔案的收集嚴重拖欠和延遲。企業(yè)的檔案管理者安于現(xiàn)狀，嚴重缺乏現(xiàn)代企業(yè)的創(chuàng)新意識，企業(yè)未將企業(yè)整體信息化進程與檔案管理工作相結(jié)合，從而導致電力企業(yè)對檔案管理工作投入不足，即使加大了人力財力的投入，也難以找到合適的途徑方法完成信息化改革。管理手段的落后，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

3、提高工作水平的措施

3.1 提高重視程度

檔案是人類對已經(jīng)發(fā)生的事情的總結(jié)，是人類社會的精華，會對今后再產(chǎn)生類似問題的時候有著重要的借鑒意義，所以加強對電力企業(yè)檔案管理重要性的認識力度。為了提高重視程度，就要不斷加強對檔案管理工作建設的宣傳力度。必須把檔案管理工作作為一項十分重要的工作，特別是檔案的管理者，建立科學的管理體制，加強企業(yè)檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)的檔案管理人員，并設立嚴格的計劃去一步步提升企業(yè)的檔案管理水平。監(jiān)督工程管理部門對不完善提供施工資料的施工單位進行考核，如未在規(guī)定時間內(nèi)移交資料，檔案室拒絕在檔案移交書上簽字蓋章。為了使檔案管理工作得到員工的認識，可以定期舉辦檔案工作相關的知識競賽和知識講座，通過不同形式的宣傳，讓所有的企業(yè)員工從上到下認識到企業(yè)檔案管理工作的重要性。

3.2 提高人員選拔

檔案管理工作要的是高素質(zhì)的人才，所以在公司招聘人才時需要認真考慮，對其嚴格的進行篩選，選拔專業(yè)人才。而且還要加強對現(xiàn)職員工的培養(yǎng)，在現(xiàn)代社會中，一個好的企業(yè)只有能培養(yǎng)自己所需的人才才能在市場中屹立不倒，所以不能忽視對內(nèi)部人員的培養(yǎng)，尋找人才的同時也要考慮到對自身員工的專業(yè)技術培訓，實施一系列的培養(yǎng)手段提高員工的素質(zhì)。為了提高員工的工作積極性，還要適當?shù)牟扇」膭畲胧┕膭顔T工自學，加快專業(yè)化隊伍和兼職隊伍的建設。一方面可以為檔案管理人員提供參與專業(yè)培訓的機會，將實際與理論相結(jié)合，同時在培訓中除了課堂講授專業(yè)知識以外，還要加入實際的操作部分；另一方面還可以為檔案管理工作人員提供交流的機會和發(fā)展的空間，良好的選拔機制才能吸納更多優(yōu)秀人才，為專業(yè)隊伍的建設奠定良好的基礎。

3.3 采用信息化管理模式

隨著信息化趨勢的加強，傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能使用。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理理念，企業(yè)的檔案信息化建設包括：檔案信息網(wǎng)絡建設、檔案信息技術的應用，檔案信息人才隊伍的培養(yǎng)等。檔案工作的信息化是促進企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎，通過檔案信息化建設不僅能夠提高工作效率，更能實現(xiàn)對信息資源的集中處理。企業(yè)領導要充分認識到企業(yè)檔案信息化的重要意義，根據(jù)需要將其納入整個企業(yè)的信息化建設進程中去，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

3.4 健全管理機制

管理機制是做好檔案管理的保證，只有完整的管理機制，才能為管理工作提供指導的文件，才能少犯錯誤。要按照國家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項工作流程，嚴格責任分工、規(guī)范過程管控、形成閉環(huán)管理。同時要建立檔案管理機構(gòu)負責，企業(yè)所有部門參與的檔案管理領導機構(gòu)，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡。

結(jié)語

總之，當今社會發(fā)展的方向就是信息化程度越來越高，它對電力企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，首先要從企業(yè)管理者們做起，認識到檔案管理工作的重要性和基礎性的作用，其次要從選拔人員抓起，選擇檔案管理專業(yè)出身的人才，這樣對于檔案管理工作才能不陌生，出現(xiàn)問題有辦法解決，并且也要注重內(nèi)部人才的培養(yǎng)，結(jié)合多種方式，最后要健全管理體制，完善工作制度。

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