基建工程檔案管理的規(guī)范化模式探討

[摘要]本文主要對基建工程檔案管理的規(guī)范化模式進(jìn)行了討論，首先指出了基建工程檔案管理中存在的問題，結(jié)合基建工程建設(shè)的實(shí)際情況，分析了構(gòu)建基建工程檔案管理規(guī)范化模式的途徑，旨在構(gòu)建基建工程檔案管理規(guī)劃化模式，提高基建工程檔案管理質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]基建工程；檔案管理；規(guī)范化模式

隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作越來越受到高度重視。基建工程檔案管理是對工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、規(guī)劃、施工及竣工各個階段中形成資料、文件等進(jìn)行的整理和存檔，是基建工程項(xiàng)目建設(shè)與管理工作的直接反應(yīng)。但是在實(shí)際工作中，基建工程檔案管理效果還不夠理想，隨意性較大，對基建工程施工造成了不良影響，因而需要加強(qiáng)基建工程檔案管理的規(guī)范化模式研究。

一、基建工程檔案管理中存在的問題

隨著我國建筑行業(yè)的發(fā)展，近些年來，基建工程檔案管理工作取得了一定發(fā)展，但是在實(shí)際工作中，還存在弊端，主要表現(xiàn)在如下幾方面：

（一）對檔案管理工作沒有足夠重視

當(dāng)前，在基建工作中，很多人都對檔案管理工作沒有清晰認(rèn)識，對工程檔案管理工作沒有給予高度重視。基建工程往往施工較長，工序較為復(fù)雜，涉及到多個建設(shè)單位和部門，因而檔案管理工作也較為繁瑣，但是當(dāng)前這種輕檔案管理的工作態(tài)度，不僅使檔案管理工作缺乏有效性，而且對基建工程施工也造成了不利影響。由于檔案管理中一些重要的資料缺失，使得工程項(xiàng)目無法進(jìn)行正確考證，降低了建設(shè)單位的效益。

（二）檔案管理不夠深入

由于人們對基建工程檔案管理工作沒有給予高度重視，管理意識不強(qiáng)，導(dǎo)致建設(shè)單位的基建工程檔案管理工作不能深入開展。主要是由于基建工程施工的流動性較大，檔案管理人員的缺乏相對穩(wěn)定性，而且各個項(xiàng)目部門的管理人員沒有進(jìn)行及時有效溝通，導(dǎo)致檔案管理與實(shí)際的施工情況相脫離，并且對于檔案資料的管理，沒有專門的負(fù)責(zé)人，致使基建工程檔案管理專業(yè)化程度不高。此外，由于在基建工程施工中，沒有對相關(guān)資料進(jìn)行及時收集，導(dǎo)致基建工程檔案管理具有一定滯后性。

（三）基建工程檔案管理缺乏有效機(jī)制

通過對眾多基建工程單位的檔案管理分析后可以發(fā)現(xiàn)，檔案管理中存在的眾多問題都是沒有科學(xué)嚴(yán)格的機(jī)制所導(dǎo)致，由于對基建工程檔案管理工作沒有嚴(yán)格的約束機(jī)制，致使檔案管理工作有較大隨意性，很多檔案管理人員基本上都身兼數(shù)職，而且一些單位沒有專業(yè)化的檔案資料儲存室，導(dǎo)致檔案資料丟失、缺損現(xiàn)象嚴(yán)重。

二、構(gòu)建基建工程檔案管理規(guī)范化模式的途徑

基于基建工程檔案管理的重要性，我們要加強(qiáng)研究，針對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，采取有效措施，實(shí)現(xiàn)基建工程檔案的規(guī)范化管理。

（一）更新觀念，注重檔案管理

要強(qiáng)化基建工程檔案管理，首先建設(shè)單位的部門領(lǐng)導(dǎo)階層要提高對檔案管理工作的重視程度，以身作則，充分認(rèn)識到基建工程檔案管理對基建工程的重要作用。建設(shè)單位在日常管理工作中，需要把基建工程檔案管理上升到建設(shè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展層面上，積極響應(yīng)國家建設(shè)部門提出的方針政策，結(jié)合基建工程的實(shí)際建設(shè)情況，制度出科學(xué)化的檔案管理制度。與此同時，需要更新檔案管理人員的思想與觀念，提高對檔案管理的認(rèn)識程度，認(rèn)識到基建工程檔案管理的重要性，從而增強(qiáng)工作責(zé)任心，提高執(zhí)行力，對基建工程檔案管理工作保持高度熱情。

（二）完善制度，規(guī)范基建工程檔案管理

完善的制度是基建工程檔案管理工作順利開展的重要保障，基建工程檔案管理需要健全的規(guī)則制度來規(guī)范和引領(lǐng)。隨著建設(shè)單位的不斷壯大與發(fā)展，工程項(xiàng)目施工中有更多的施工設(shè)計(jì)要求和事宜需要整理、記錄與存檔，面對建設(shè)單位日趨復(fù)雜的管理工作，只有建立起合理、科學(xué)、嚴(yán)格的制度，對檔案管理工作中的每個環(huán)節(jié)做出詳細(xì)具體的規(guī)定，使檔案管理工作的開展有制度約束，避免隨意性，這樣才能減少工作失誤，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效化。并對基建檔案進(jìn)行分類、整理與存檔，針對管理中存在的問題，采取切實(shí)可行的應(yīng)對措施，逐步實(shí)現(xiàn)基建工程檔案管理工作的規(guī)范化。

（三）加大信息技術(shù)投入，注重管理人員的培養(yǎng)

在信息化時代，科學(xué)技術(shù)也逐漸滲透到了檔案管理工作中。基建工程檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，很多事項(xiàng)較為瑣碎，不僅需要工作人員有足夠的耐性，還需要在平時工作中不斷進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，提高工作效率。因而在新時期的檔案管理工作中，需要加大信息化技術(shù)的投入，根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)情況，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用比例，科學(xué)使用現(xiàn)代管軟件，也要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的實(shí)踐，設(shè)置檔案信息系統(tǒng)，加強(qiáng)對工程項(xiàng)目涉密檔案信息和文件銷毀環(huán)節(jié)的技術(shù)運(yùn)用與保密管理。此外，為了更好的開展基建工程檔案管理工作，需要認(rèn)識到教育培訓(xùn)工作的重要性，可以對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，使其具備更加專業(yè)和規(guī)范的檔案管理技能，努力培養(yǎng)出新時期專業(yè)技能高、紀(jì)律嚴(yán)明、的檔案管理人員。

結(jié)束語

檔案管理是基建工程日常管理中的重要一環(huán)，檔案管理質(zhì)量對基建工程施工產(chǎn)生影響，因而需要對基建工程檔案管理工作高度重視，加強(qiáng)檔案管理策略的研究，從思想觀念、管理制度及信息技術(shù)等方面入手，實(shí)現(xiàn)基建工程檔案管理的規(guī)范化，提升建設(shè)單位管理水平。

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作者簡介

林蘊(yùn)妍（1987.1），女，漢族，籍貫：廣東省廣州市，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：助理館員，單位：廣東省水利電力勘測設(shè)計(jì)研究院，主要研究方向：檔案管理.