新時期如何做好社會養老保險業務檔案管理工作探討

[摘要]隨著國家惠民政策的不斷出臺，社會保險的覆蓋面越來越廣，大部分成年國民都積極參加了社會保險。社會保險經辦機構在工作中形成的相關材料，構成了社會保險業務檔案。這些材料關系到參保對象的權益記錄和待遇享受。本文從社會養老保險最基本的業務檔案工作入手，即收集、整理、管理三個方面分析了如何做好管理工作。

[關鍵詞]新時期；社會養老；保險業務；檔案管理

隨著我國社會保險事業的飛速發展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，社會保險業務檔案作為這些變動的真實記錄和業務辦理不可或缺的原始依據，其重要性越來越顯現出來，也越來越受到經辦機構的重視和關注。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，還有力地維護了參保人員的權益。在信息化、網絡化發達的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應社會保險事業發展的客觀要求。新時期對社會養老保險檔案管理工作提出了更高標準和要求。

一、社會養老保險檔案的收集

1.對于在辦理社會養老保險過程中所形成的檔案的收集

工作人員在辦理養老保險時通常也會形成一些檔案內容，這些內容一般包括：由社會保險的經辦機構核準后可以整理的最根本的養老保險參保登記表和參保人員身份證明材料（身份證復印件、戶口本復印件等以及其它的必要文字說明材料）、經補繳人員簽字（蓋章）和繳費后所形成的養老保險費用補繳申請單、由縣（市）社保險經辦機構核準后辦理的基本養老保險費的退保申請、參保人員本人（或申請人）退保申請以及相應的身份證明材料、死亡（出國出境的定居）證明、經轄區派出所辦理的戶口注銷證明、銀行卡（折）的復印件、經縣（市）的經辦機構核準后辦理的基本養老保險賬戶轉移單、參保人員的轉移申請、參保人員和用人單位簽訂的勞動合同（或用人單位的證明）復印件、城鄉居民養老保險待遇結算單、城鄉居民領取的基本養老金、人口死亡待遇結算單、死亡證明（火化證明、注銷戶口證明、公安部門證明等）的復印件、申領申請等等。

2.社會養老保險檔案的整理

在對養老保險文件材料進行歸檔時一定要確保簽字的檔案是手續齊備的，檔案的字跡要清晰，最好使用耐久的字跡材料進行書寫，如果需要歸檔的材料是由金屬物裝訂的，一定要先把該金屬物拆卸掉以后再進行歸檔，另外對于破損或者是小于、大于A4紙張的材料，要重新進行修補、裱貼、折疊及復制之后再進行歸檔。養老保險檔案在整理過程中要求是非常嚴格的，根據社會保險管理類、社會保險費征繳類、養老保險待遇類、社會保險業務統計報表類、社會保險稽核監管類進行整理，以“件”為整理單位，實行文件級管理。按照“年度-類別-保管期限-業務環節”進行分類。根據養老保險業務經辦規程，經辦機構的表單材料作為主件在前，參保單位提供的材料作為附件在后，一般主附件材料為一件。同一單位或個人在辦理同一業務中形成的多份材料可以作為一件。“一件”是指文件實體裝訂在一起。按件使用不銹鋼釘裝訂，較厚的材料采用三孔一線裝訂。采用左側裝訂，要將左側、下側對齊；采用左上角裝訂，要將左側、上側對齊。按照“同一年度、同一類別、同一保管期限中相同業務環節”順序編制流水號，將整理后的材料按件號順序裝入檔案盒。

二、社會養老保險檔案的管理

社會養老保險檔案管理就是要維護它的嚴肅性、完整性和唯一性。要想建立起完善的檔案管理體系，就要對他們進行集中統一的管理，制定相關的檔案管理制度，優化借閱方式，可以利用信息技術建立起養老保險電子檔案，這樣就會方便用戶查閱檔案，也在一定程度上避免了檔案材料的損毀和丟失。

1.制定合理高效的社會養老保險檔案管理制度

維護檔案的完整與安全，是整個檔案管理工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案管理各環節的共同職責。因此，社會保險經辦機構和檔案管理人員在社會保險業務檔案管理工作過程中要嚴格遵守檔案管理的各項制度。

2.加大對建立社會保險檔案管理人才的培養力度

社會保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。按照“政府領導、部門配合、基層落實”的要求，根據經辦機構實際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業務檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計算機、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強聯系，通過開展業務培訓、上崗培訓、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會保險政策，準確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍，以滿足社保業務檔案管理專業化、電子化、科學化發展的要求。

3.轉變存檔方式，實現社會保險檔案的信息化管理

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件復印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數量巨大。紙質材料保存受環境限制，留存久了會有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質檔案轉變成數字檔案，制作電子檢索目錄，備份數據還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時實行社會保障號碼發放制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、社會保險號碼統一起來，通過社保檔案管理人員對個人社保檔案內容的定期增加和更新，參保人可以隨時查閱自己的檔案信息，實現現代化的社會保險檔案服務方式。

三、結語

綜上所述，社會保險業務檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業務檔案不僅是參保人員維護權益的依據，而且還是社會活動的歷史記錄，可直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，提高管理者的業務素質，確保檔案管理的完整性和安全性，實現檔案管理的目標。

參考文獻

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