淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

摘要：隨著我國社會主義體制建設(shè)的不斷加快與人民生活水平的不斷提高，對檔案管理工作的要求也不斷增加，檔案管理工作在發(fā)展社會主義體制過程中的重要性也不斷顯現(xiàn)。但在現(xiàn)階段的檔案管理工作存在誤區(qū)，認為檔案管理工作無足輕重，部分人群沒有看到檔案管理的重要性。文章從檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析當(dāng)今檔案管理存在的問題以及未來的發(fā)展策略，從而達到提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、提高工作效率和服務(wù)規(guī)范管理行為等管理目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；規(guī)范化；規(guī)章制度；管理方案 文獻標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2015）05-0173-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0418

當(dāng)前的檔案管理工作存在諸多的問題：人員對于檔案管理不夠重視，缺乏責(zé)任感；檔案管理的觀念落后，認識不清；不知道檔案管理的作用，工作時沒有從實際出發(fā)等。因此，要想更好地規(guī)范現(xiàn)階段的檔案管理工作，需要堅持與時俱進的原則，分清檔案管理工作的作用，以科學(xué)合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計劃；從現(xiàn)實出發(fā)，更新管理觀念，促進管理人員責(zé)任感的形成，激發(fā)其工作熱情，進而提高檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化，使其更加符合法律要求。

1 做好檔案管理工作的重要性

這一點主要從檔案管理人員的角度出發(fā)，就如何提高檔案管理人員的工作責(zé)任心，幫助檔案管理人員明確工作任務(wù)等問題提出解決方案。檔案管理工作是推進社會發(fā)展的重要因素，是單位尋求進步和發(fā)展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是企業(yè)或個人發(fā)展歷程的記錄，也是評價個人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時，檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，改進發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。

目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進市場經(jīng)濟發(fā)展，提升單位形象以及增強企業(yè)市場競爭力的作用。因此，在我國經(jīng)濟市場的經(jīng)營形式面臨著嚴峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。

2 現(xiàn)階段檔案管理工作建設(shè)中存在的主要問題

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，檔案管理作為一種傳統(tǒng)化的工作，已經(jīng)慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面是因為大多數(shù)人不知道檔案管理工作的具體內(nèi)容和作用，在了解度和認知度上存在誤區(qū)；另一方面是由于檔案管理人員素質(zhì)不高、職業(yè)素養(yǎng)較低，在對檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責(zé)任心和職業(yè)道德素質(zhì)，工作不認真、做事馬虎，沒有敬業(yè)精神的奉獻精神，對待事情敷衍了事，對于專業(yè)知識的掌握少，造成檔案管理無法發(fā)揮出其應(yīng)有的積極作用。因此，需要單位領(lǐng)導(dǎo)者從根本上給予高度的重視，不斷改進管理模式，完善管理制度，對管理人員嚴格要求，強力清除影響檔案管理工作進步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續(xù)弱化。

3 新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的主要方法

3.1 完善檔案管理工作的規(guī)章制度

要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會發(fā)展中的作用。

3.2 制定出符合時代發(fā)展要求的檔案管理方案

現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時代，隨著計算機技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續(xù)發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達成目標(biāo)。

這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識儲備量，加強管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現(xiàn)其價值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實性。

3.3 采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國家和社會服務(wù)的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的進步，并且對于企業(yè)來講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過檔案來把握市場經(jīng)濟的基本活動規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發(fā)，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。

4 結(jié)語

綜上所述，根據(jù)現(xiàn)階段的社會發(fā)展要求，完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，以科學(xué)合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發(fā)揮檔案管理的價值，提升其重要性，也可以推動社會經(jīng)濟的進步和發(fā)展。因此，檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，與時俱進，從而實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)，開拓新局面。

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作者簡介：楊燕（1983-），女，內(nèi)蒙古巴彥淖爾人，內(nèi)蒙古商貿(mào)職業(yè)學(xué)院助理館員。

（責(zé)任編輯：王 波）