淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

摘要：隨著我國社會主義體制建設的不斷加快與人民生活水平的不斷提高，對檔案管理工作的要求也不斷增加，檔案管理工作在發展社會主義體制過程中的重要性也不斷顯現。但在現階段的檔案管理工作存在誤區，認為檔案管理工作無足輕重，部分人群沒有看到檔案管理的重要性。文章從檔案管理的現狀出發，分析當今檔案管理存在的問題以及未來的發展策略，從而達到提高檔案管理工作人員的職業素養、提高工作效率和服務規范管理行為等管理目標。

關鍵詞：檔案管理；重要性；規范化；規章制度；管理方案 文獻標識碼：A

中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2015）05-0173-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.0418

當前的檔案管理工作存在諸多的問題：人員對于檔案管理不夠重視，缺乏責任感；檔案管理的觀念落后，認識不清；不知道檔案管理的作用，工作時沒有從實際出發等。因此，要想更好地規范現階段的檔案管理工作，需要堅持與時俱進的原則，分清檔案管理工作的作用，以科學合理的方法制定出適合檔案管理人員的工作計劃；從現實出發，更新管理觀念，促進管理人員責任感的形成，激發其工作熱情，進而提高檔案管理的科學性和規范化，使其更加符合法律要求。

1 做好檔案管理工作的重要性

這一點主要從檔案管理人員的角度出發，就如何提高檔案管理人員的工作責任心，幫助檔案管理人員明確工作任務等問題提出解決方案。檔案管理工作是推進社會發展的重要因素，是單位尋求進步和發展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業素質，是企業或個人發展歷程的記錄，也是評價個人素養的依據。檔案管理工作的規范化，既可以滿足檔案工作在現代社會發展的需要，也可以為決策者在制定工作規劃時提供詳實的資料，幫助決策者做出科學合理的適合單位長期使用的發展規劃。同時，檔案也是決策者了解單位現階段發展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，改進發展規劃，調整工作結構的重要依據。

目前，規范檔案管理工作，可以起到促進市場經濟發展，提升單位形象以及增強企業市場競爭力的作用。因此，在我國經濟市場的經營形式面臨著嚴峻挑戰的條件下，如何有效地發揮檔案管理工作的作用，提升其社會功能和價值，完善檔案管理的工作方式，真實地反映單位的具體情況尤為重要。

2 現階段檔案管理工作建設中存在的主要問題

隨著信息技術的不斷發展和網絡時代的來臨，檔案管理作為一種傳統化的工作，已經慢慢淡出了人們的視線，造成大部分人都形成了檔案管理工作不重要的認知，認為這是一個可有可無的工作。這一現象的出現，一方面是因為大多數人不知道檔案管理工作的具體內容和作用，在了解度和認知度上存在誤區；另一方面是由于檔案管理人員素質不高、職業素養較低，在對檔案管理這一工作沒有足夠的重視，缺乏責任心和職業道德素質，工作不認真、做事馬虎，沒有敬業精神的奉獻精神，對待事情敷衍了事，對于專業知識的掌握少，造成檔案管理無法發揮出其應有的積極作用。因此，需要單位領導者從根本上給予高度的重視，不斷改進管理模式，完善管理制度，對管理人員嚴格要求，強力清除影響檔案管理工作進步的毒瘤，防止檔案管理觀念繼續弱化。

3 新形勢下檔案管理工作規范化的主要方法

3.1 完善檔案管理工作的規章制度

要想更好地規范檔案管理工作，首先應該使檔案管理的基礎工作穩定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學化、合理化、規范化的保證。雖然我國政府針對檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發展的基礎不動搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過程提供了有力的幫助。但隨著社會的不斷發展、檔案管理工作的進步、管理設施的不斷優化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創新、與時俱進。要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識，工作上有緊迫感，不斷學習相關知識以提高自身的職業素養，加強法制教育，幫助管理人員明確相關法律法規，保證其工作行為的合法化。單位領導者應該不斷完善制度建設，從單位檔案管理工作的實際出發，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發揮檔案管理在社會發展中的作用。

3.2 制定出符合時代發展要求的檔案管理方案

現階段屬于信息技術高速發展的信息時代，隨著計算機技術的普及，網絡被廣泛地應用于人們的生產生活中，這就為檔案管理工作在新時代的繼續發展帶來了巨大的挑戰，如何做好新時期的檔案管理工作以及如何推動檔案管理工作的創新發展是管理人員現階段的首要達成目標。

這就要求管理人員要結合以往的工作經驗，分析并歸總出工作的特點，提高管理者的服務質量和知識儲備量，加強管理人員的專業技能和管理能力的培訓，以現代化的管理方法取代傳統的管理方案，以機器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實現其價值。但是，網絡信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強日常的管理、鑒定和保管等相關工作，保證檔案的完整性和真實性。

3.3 采用科學的管理方法，提升檔案管理職能

檔案管理工作是為了國家和社會服務的一項工作，加強檔案管理工作，可以推進國家的經濟建設和社會發展的進步，并且對于企業來講，優秀的企業管理者可以通過檔案來把握市場經濟的基本活動規律和發展方向。檔案管理工作的管理內容就是檔案，而檔案具有被利用的價值，這同時也是檔案管理工作存在的價值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開發，有效利用檔案的價值，才能夠更好地完成本職工作。因此，檔案管理者應該掌握科學的管理方法，學習先進的檔案管理技術，以科學的方法和先進的管理手段來完成對于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續工作進行得更加順利；對于一些利用價值比較高的檔案，應該復制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時，檔案管理人員也應該結合本單位實際的工作情況，對于檔案管理工作中不完善的地方及時地改進，更正管理錯處。

4 結語

綜上所述，根據現階段的社會發展要求，完善檔案管理工作制度，加強檔案管理工作規范化建設，以科學合理的辦法提升檔案管理部門的職能，不僅可以最大化地發揮檔案管理的價值，提升其重要性，也可以推動社會經濟的進步和發展。因此，檔案管理工作的相關人員應該積極抓住發展機遇，迎接挑戰，不斷創新，與時俱進，從而實現檔案管理工作科學化、規范化的目標，開拓新局面。

參考文獻

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作者簡介：楊燕（1983-），女，內蒙古巴彥淖爾人，內蒙古商貿職業學院助理館員。

（責任編輯：王 波）