淺談加強教學(xué)檔案管理工作的策略

摘 要：在實際工作中，為了更好地促進高校在激烈的競爭中獲得一定的發(fā)展空間，加強教學(xué)檔案管理工作，成為相對有效的一種工作策略。教學(xué)檔案作為學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動的載體材料，對于高校的日常管理工作會產(chǎn)生重要的影響。高校加強教學(xué)檔案管理的策略是：建立健全完善的教學(xué)檔案管理制度;加強教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平;加強服務(wù)意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作;注重對教學(xué)檔案的開發(fā)和利用;做好教學(xué)檔案的安全保管工作。

關(guān)鍵詞：教學(xué);檔案管理;工作策略

中圖分類號：G27 " 文獻標(biāo)志碼：A " 文章編號：1002-2589（2015）29-0106-02

在高校的管理工作中，教學(xué)檔案主要是指由教學(xué)管理及教學(xué)活動直接形成的，具有一定的保存價值的文字、聲像及圖表等各種載體材料的總稱。為了更好地進行高校教學(xué)管理工作，對教學(xué)檔案實施統(tǒng)一的、有效的管理，才能避免教學(xué)檔案分散、封閉甚至零碎等問題，才能促使高校遵循一定的規(guī)律，保持各個檔案文件之間原有的聯(lián)系。在實際工作中，高校的教學(xué)管理工作，必須重視檔案管理工作中存在的問題，并積極地尋找有效的解決策略。

一、高校進行教學(xué)檔案管理的重要性分析

在高校教學(xué)活動中，教學(xué)檔案管理工作，作為一項重要的工作，是檢查高校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準之一。為了更好地促進高校自身的發(fā)展，在教學(xué)工作中，不斷地積累經(jīng)驗，探索適合自身發(fā)展的教學(xué)檔案管理模式，是檔案高校管理工作中必須思考的問題之一。在教學(xué)檔案管理工作中，高校應(yīng)事先制定周密的實施計劃，加之合理的教學(xué)計劃，進一步推進高校教學(xué)改革事業(yè)的進步。綜合實踐工作來看，高校教學(xué)檔案是其教學(xué)活動和教學(xué)管理工作的具體表現(xiàn)，它對于提高高校教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平等方面，都具有積極的促進作用。因此，在高校教學(xué)檔案管理工作方面，積極的探究有效的管理方法，在最短的時間內(nèi)促進教學(xué)事業(yè)的改革，對于高校未來的發(fā)展具有關(guān)鍵性的意義。

二、加強高校教學(xué)檔案管理工作的策略

通常情況下，高校都會將日常教學(xué)工作及活動中存在的問題記錄在相關(guān)的教學(xué)記錄上，用以作為日后改善自身教學(xué)管理工作的重要參考資料。其次，為了更好地推進教學(xué)改革和教學(xué)研究事業(yè)的發(fā)展，重視教學(xué)檔案管理工作的實施狀況，并有針對性地探究有效的管理方法，對進一步促進高校管理工作的順利進行也具有積極的意義。

高校教學(xué)檔案，作為高校發(fā)展的記錄式檔案，對于高校制定教學(xué)管理政策，具有一定的現(xiàn)實意義[1]。重視并嚴格地貫徹正確的工作理念，是確保教學(xué)檔案管理工作順利進行下去的保障。教學(xué)檔案記錄的內(nèi)容，可以提供針對性的參考意見，有效地促使學(xué)校管理者做出相對合理、正確的管理策略。

（一）建立健全完善的教學(xué)檔案管理制度

在高校教學(xué)管理工作中，建立健全完善的教學(xué)檔案管理制度，對于加強高校教學(xué)檔案管理工作意義重大。在實際工作中，為了更好地貫徹國家教育部門頒發(fā)的政策，高校要結(jié)合自身已有的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準，制定相對應(yīng)的各項具體的管理制度。此外，在確立高校檔案管理人員的崗位管理制度工作中，對于教學(xué)檔案的采集、保管及使用方面都要安排專人負責(zé)。并通過嚴格的規(guī)范檔案管理人員的職責(zé)范圍，做到管理人員之間權(quán)責(zé)分明，避免出現(xiàn)不必要的麻煩問題[2]。相對于高校的教學(xué)工作，教學(xué)檔案管理工作通常較為復(fù)雜，高校除了依靠嚴格的管理制度進行工作，還需要在日常工作環(huán)節(jié)中不斷的宣傳教學(xué)管理檔案的重要性及進行教學(xué)檔案管理工作的必要性，促使教師和學(xué)生都能夠充分地認識到進行教學(xué)檔案管理工作的重要意義。通過一定的校園文化氛圍，強化學(xué)生對于教學(xué)檔案管理工作的認識。

（二）加強教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

一般而言，高校的教學(xué)管理檔案，是記錄高校教學(xué)狀況及管理狀況的資料，其自身的專業(yè)性較強，加之教學(xué)管理信息也比較復(fù)雜，這些問題都要求檔案管理人員必須具備一定的技能和能力。高校在實施系統(tǒng)的教學(xué)檔案管理工作中，可以通過制定相對科學(xué)、合理的工作準則，約束檔案管理人員的日常行為。同時，結(jié)合實際工作的需要，定期為檔案管理人員進行管理技術(shù)及業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，逐漸提高工作人員的工作能力，使之可以更好地完成本職工作，促進高校教學(xué)檔案管理水平的提高。教學(xué)檔案管理工作的培訓(xùn)可以采用多種多樣的形式，例如定期舉辦經(jīng)驗交流會及組織人員參與專業(yè)班的訓(xùn)練[3]。在培訓(xùn)學(xué)習(xí)的過程中，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性，使其可以更好地參與到日后的工作學(xué)習(xí)中。此外，除了高校舉辦的專業(yè)培訓(xùn)活動之外，檔案管理人員自身也應(yīng)重視培訓(xùn)教育機會，通過不同的方式學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，為高校的教學(xué)改革及管理工作做出積極的貢獻。因此，結(jié)合高校教學(xué)檔案管理工作的實際狀況，加強教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是非常重要的一項工作。

（三）提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平

為了進一步促進高校教學(xué)檔案管理工作地發(fā)展，提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，是非常關(guān)鍵的一項工作。目前，我國社會科技水平不斷提高，更新教學(xué)管理檔案的觀念，逐漸成為一種發(fā)展的共識。檔案管理人員要掌握一定的計算機技術(shù)及一系列現(xiàn)代化科學(xué)方法，加大對教學(xué)檔案管理工作的投入，才能高效地進行檔案管理的相關(guān)工作。在當(dāng)前社會科技發(fā)展的基礎(chǔ)上，將教學(xué)管理檔案形成紙質(zhì)檔案、聲像檔案及電子檔案并存，已經(jīng)是一種必然的發(fā)展趨勢。因此，提高教學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平非常重要。教學(xué)檔案管理人員只有掌握了一定的計算機操作技術(shù)，才能在進行教學(xué)檔案的歸檔、存檔方面，精確地進行操作，為高校管理層查閱教學(xué)管理檔案提供便利[4]。如何在實際的教學(xué)工作中，提高教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化水平，使檔案管理工作能夠按照正確的機制發(fā)展下去，是高校教學(xué)管理工作中應(yīng)明確的重點問題之一。在學(xué)校的日常管理工作中，管理者應(yīng)注意積累教學(xué)活動及管理工作中存在的各種問題，積極的探究有效的解決策略，盡最大的努力，及時的解決存在的問題。其次，可以適當(dāng)?shù)匾M先進的電子設(shè)備，用于檔案管理的相關(guān)工作，不斷地提高教學(xué)檔案管理工作操作的現(xiàn)代化水平。

（四）加強服務(wù)意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作

不斷的工作實踐表明，加強服務(wù)意識，配合教師積極做好歸檔查檔工作，是當(dāng)前高校提高教學(xué)檔案管理工作的有效策略之一。在進行教學(xué)檔案管理工作時，應(yīng)積極地配合教師及時做好歸檔、查檔工作。在高校的日常教學(xué)中，一線教師每天直接接觸學(xué)生，對學(xué)生進行教育，其掌握著一手的準確材料。一線教師提供的材料，能夠直接表明每個時期的教學(xué)情況。通過積極的鼓勵教師參與到教學(xué)檔案管理工作中，可以促使一線教師深切體會到教學(xué)檔案存在的重要性以及進行教學(xué)檔案管理工作的必要性[5]。例如，將優(yōu)秀教師的演講稿、教學(xué)經(jīng)驗等都要進行系統(tǒng)的歸類。通過對這些珍貴資料的歸類，使之可以在以后的教學(xué)科研中發(fā)揮應(yīng)用的價值。此外，高校管理者應(yīng)針對教學(xué)檔案管理工作的實際狀況，制定嚴格的工作規(guī)范，使檔案管理人員都能夠自覺地遵守工作規(guī)則，按時保質(zhì)的完成自己分內(nèi)的工作。

（五）注重對教學(xué)檔案的開發(fā)和利用

在高校教學(xué)檔案管理工作中，除了應(yīng)嚴格按照科學(xué)的機制進行，還應(yīng)注重對教學(xué)檔案的開發(fā)和利用。在教學(xué)工作中，學(xué)校一旦忽略了開發(fā)和利用的工作環(huán)節(jié)，就會直接導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作失去自身的一定價值。加強教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，可以通過深入研究具有突出價值的教學(xué)檔案，得出有效的結(jié)論，使之可以為高校的教學(xué)工作、教學(xué)研究、管理部門及學(xué)生服務(wù)，極大的提高教學(xué)檔案的利用率。并在教學(xué)檔案利用的過程中，激發(fā)檔案管理人員自身的責(zé)任感，使其可以積極的發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性的完成自己分內(nèi)的工作。此外，注重對教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，也是教學(xué)檔案管理工作效率提高的具體表現(xiàn)之一[6]。只有切實地將教學(xué)檔案管理工作的成果應(yīng)用到具體的教學(xué)工作及管理工作中，才能進一步發(fā)揮教學(xué)檔案自身的價值，才能更好地促進高校進行教學(xué)改革工作，為學(xué)生的學(xué)習(xí)創(chuàng)造良好的氛圍。因此，高校在日常管理工作中，注重對教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，嚴格的督促檔案管理人員進行工作，才能更好地促進教學(xué)檔案管理工作順利地開展下去。

（六）做好教學(xué)檔案的安全保管工作

眾所周知，高校教學(xué)管理檔案的工作程序相對煩瑣，在教學(xué)檔案的保存過程、借閱過程、返還過程等幾個環(huán)節(jié)中，不同的學(xué)校實施的工作程序也不同。高校應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展的實際狀況，制定相應(yīng)的管理制度，并在實施管理制度的過程中，進一步完善檔案管理工作的具體問題。當(dāng)前，隨著高校教學(xué)管理檔案數(shù)量的大量增加，電子檔案成為教學(xué)檔案管理中一種重要的方式。電子檔案的形成和管理，都需要檔案管理人員具備一定的專業(yè)技術(shù)。信息技術(shù)時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及發(fā)展雖然給我們帶來了極大的便利，但是虛擬網(wǎng)絡(luò)空間卻存在著巨大的安全威脅。高校教學(xué)電子檔案的保管，需要檔案管理人員利用專門的軟件，實現(xiàn)檔案管理的便捷目的，同時注意檔案管理的嚴密性問題，避免檔案信息的不適當(dāng)披露，給學(xué)校的管理工作帶來不必要的麻煩。在進行教學(xué)檔案管理的環(huán)節(jié)中，做好安全保管的工作，是確保檔案管理工作保密性的基本前提之一。高校在教學(xué)管理活動中，應(yīng)重視檔案管理中保管檔案的時候，必須重視保密性的問題。一些涉及學(xué)校管理機密的問題，必須有效的進行控制，以免影響學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，給學(xué)生的成長帶來不利影響。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，教育教學(xué)改革逐漸獲得發(fā)展。在高校教學(xué)檔案管理工作中，強化檔案人員對于管理工作的重視性。并結(jié)合高校教學(xué)管理發(fā)展的狀況，進一步分析教學(xué)檔案管理工作中存在的問題，通過采取科學(xué)、有效的措施予以糾正。同時，在校園文化發(fā)展方面，加入教學(xué)檔案管理工作的具體方法，有效的促進學(xué)校教學(xué)檔案管理工作水平提高。因此，在高校教學(xué)檔案管理工作中，重視管理人員的素質(zhì)及管理能力對于做好教學(xué)檔案管理工作非常有利。

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